Ежегодный основной отпуск: порядок предоставления и оплаты (И.Б. Ланина, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 11, июнь 2007 г.)

Ежегодный основной отпуск: порядок предоставления и оплаты

Законодатель предусмотрел социальные гарантии для граждан, работающих по трудовым договорам. Так, согласно ч. 5 ст. 37 Конституции РФ и ст. 114 Трудового кодекса РФ таким работникам гарантирован ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.

На основании ст. 115 ТК РФ продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска - 28 календарных дней*(1). Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск, в частности работникам моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ), педагогическим работникам образовательных учреждений (ст. 334 ТК РФ). По соглашению между работником и работодателем отпуск может быть разделен на части, но хотя бы одна из этих частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ).

Как следует из ст. 122 Трудового кодекса РФ, оплачиваемый отпуск должен предоставляться за каждый отработанный год, т.е. за период с числа, когда работник был принят на работу, до этого же числа следующего года (рабочий год) и т.д. Право на отпуск за первый год работы возникает у сотрудника не ранее чем через шесть месяцев исполнения трудовых обязанностей.

При расчете стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, кроме времени фактической работы учитывается и включаемое в этот стаж в соответствии со ст. 121 ТК РФ время, в частности:

когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с законодательством, трудовым (коллективным) договором или локальными нормативными актами организации сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные и выходные дни;

вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

В статье 121 ТК РФ перечислены также невключаемые в такой стаж периоды. Если они имели место, границы рабочего года сотрудника должны быть смещены на соответствующее количество календарных дней. Например, если в течение рабочего года работнику предоставлялся отпуск без сохранения заработной платы продолжительностью свыше 14 календарных дней (если подобных отпусков было несколько, их продолжительность суммируется).

Напомним, что время, за которое предоставляется отпуск, т.е. соответствующий рабочий год, отражается в разделе VIII "Отпуск" личной карточки работника (форма N Т-2*(2)). Указываются вид отпуска, за какой период он предоставляется (соответствующий рабочий год), даты начала и окончания, количество дней отпуска и основание (номер приказа и дата его издания).

Некоторым категориям работников отпуск может быть предоставлен авансом, т.е. до истечения рабочего года (6 месяцев). Независимо от продолжительности работы у работодателя отпуск может быть предоставлен работникам:

не достигшим 18 лет - в любое удобное для них время (ст. 122, 267 ТК РФ);

работающим по совместительству - одновременно с отпуском по основной работе (ст. 286 ТК РФ).

Независимо от отработанного времени очередной отпуск предоставляется также женщинам перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (ст. 122 ТК РФ), а также мужчинам в период нахождения их жен в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Есть и другие категории работников, которые имеют право на досрочное получение отпуска. Отпуск в этих случаях предоставляется и оплачивается полностью.

Отпуск за второй и последующие годы работы предоставляется в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной графиком. Он утверждается работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года и обязателен как для работодателя, так и для работника (ст. 123 ТК РФ).

Перенос отпуска и изменение его продолжительности

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала. Если этот срок был нарушен либо работника вообще не предупредили о времени начала отпуска, работник вправе потребовать переноса отпуска на другое время (ст. 124 ТК РФ). Предупредить о начале отпуска можно, ознакомив сотрудника с приказом (распоряжением) (форма N Т-6*(3)) или выдав ему отдельный документ (извещение, уведомление). По соглашению между работником и работодателем отпуск переносится и в случае нарушения срока оплаты времени отпуска (в силу ст. 136 ТК РФ отпускные выплачиваются не позднее чем за три дня до его начала).

В исключительных ситуациях, когда направление работника в отпуск в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной работе предприятия, допускается переносить отпуск на следующий рабочий год (с согласия работника). В таком случае отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Статья 124 ТК РФ запрещает перенос отпуска на другой год два раза подряд. Перенос отпуска несовершеннолетним работникам, а также сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, запрещен - им отпуск должен предоставляться ежегодно.

Иногда по производственным причинам возникает необходимость отозвать специалиста из отпуска. Согласно ст. 125 ТК РФ это допускается только с его согласия. Неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Отзыв работника из отпуска оформляется соответствующим приказом по организации. В этом документе указывается, когда администрация предоставит ему неиспользованную часть отпуска. В график отпусков обязательно вносятся соответствующие изменения.

Заработная плата отозванному из отпуска сотруднику начисляется уже с первого дня работы. Отпускные должны быть пересчитаны, и их часть (за время со дня официального вызова из отпуска) возвращена организации. Возврат может быть произведен как в кассу предприятия, так и путем зачета в счет начисленной заработной платы с согласия работника.

Запрещено отзывать из отпуска:

работников моложе 18 лет;

беременных женщин;

сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска может быть увеличена в случаях:

временной нетрудоспособности работника;

исполнения работником во время отпуска государственных обязанностей, если для этого законом установлено освобождение от работы, а также в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации. Таким образом, если работник во время отпуска заболел, отпуск продлевается на количество дней нетрудоспособности (болезни). Работник может выйти на работу и в соответствии с графиком отпусков, а на количество дней нетрудоспособности взять отпуск в другое время. Обратите внимание: при выдаче больничного листа по уходу за заболевшим членом семьи отпуск не продлевается, так как этот случай не предусмотрен ТК РФ.

Порядок расчета оплаты отпуска

Как уже упоминалось, на время отпуска за работником сохраняются место работы (должность) и средняя заработная плата. Порядок расчета средней заработной платы содержится в ст. 139 ТК РФ и в Положении об особенностях порядка исчисления средней заработной платы*(4) (далее - Положение).

Расчет средней заработной платы

При расчете средней заработной платы (далее - среднего заработка) учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые в соответствующей организации независимо от их источников (п. 2 Положения), в частности:

заработная плата, выданная в неденежной форме либо начисленная работникам:

- по тарифным ставкам (должностным окладам) за отработанное время,

- по сдельным расценкам,

- в процентах от выручки от реализации продукции (выполнения работ, оказания услуг);

комиссионное вознаграждение;

денежное вознаграждение лицам, замещающим государственные должности;

гонорар, начисленный в редакциях средств массовой информации и организациях искусства;

разница в должностных окладах работников, перешедших на нижеоплачиваемую работу (должность) с сохранением размера должностного оклада по предыдущему месту работы (должности);

надбавки и доплаты к тарифным ставкам (должностным окладам) за профессиональное мастерство, классность, квалификационный разряд (классный чин, дипломатический ранг), выслугу лет (стаж работы), особые условия государственной службы, ученую степень, ученое звание, знание иностранного языка, работу со сведениями, составляющими государственную тайну, совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания, увеличение объема выполняемых работ, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, руководство бригадой;

выплаты, связанные с условиями труда, в том числе обусловленные районным регулированием оплаты труда (в виде коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате);

премии и вознаграждения, включая вознаграждение по итогам работы за год и единовременное вознаграждение за выслугу лет;

прочие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда работодателя.

Обратите внимание: материальная помощь при расчете среднего заработка не учитывается.

Период, за который определяют средний заработок, называют расчетным. Из расчетного периода исключается время*(5), когда:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ либо он получал пособие по временной нетрудоспособности (по беременности и родам);

сотрудник не имел возможности выполнять свою работу из-за простоя по вине работодателя, или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, или в связи с забастовкой, в которой сам не участвовал;

работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами или инвалидами с детства;

работник освобождался от работы в соответствии с законодательством РФ.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска используется расчетный период, равный 12 календарным месяцам, предшествовавшим отпуску. К примеру, работник уходит в очередной отпуск с 15 мая 2007 г. Расчетный период для исчисления среднего заработка в этом случае - с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г.

Согласно ст. 139 ТК РФ организации вправе отказаться от общеустановленного расчетного периода и установить иной период: три, шесть месяцев и т.п. Между тем необходимо учитывать, что положение работников не может быть ухудшено по сравнению с установленным законодательно. Чтобы это проверить, бухгалтеру придется делать два расчета (по ТК РФ и установленному в организации порядку). Положение о порядке исчисления оплаты отпусков должно быть зафиксировано в коллективном договоре.

Поскольку первый раз в ежегодный отпуск работник вправе пойти уже через шесть месяцев после начала трудовой деятельности у данного работодателя, установленный ТК РФ расчетный период он полностью не отработает. В этом случае расчетным периодом будет срок со дня приема на работу до 1-го числа месяца, в котором работник пойдет в отпуск.

Не исключен и такой случай: за расчетный период работнику фактически не начисляется заработная плата или это время исключается из расчетного периода - например, все 12 месяцев он находился на больничном. Для расчета среднего заработка принимаются предшествовавшие расчетному периоду 12 месяцев (или иной срок, принятый организацией в качестве расчетного периода).

Теперь рассмотрим ситуации, которые могут возникнуть при наличии работников, которым по законодательству отпуск предоставляется в любое время (независимо от продолжительности работы у работодателя). Например, гражданин, не достигший 18 лет, принят на работу с 1 июня 2007 г., а с 19 июня 2007 г. ему предоставлен очередной отпуск. В этом случае для расчета среднего заработка принимаются фактически отработанные работником дни, т.е. с 1 по 18 июня 2007 г.

Случается, хотя и редко, что фактически работнику не начислялась заработная плата либо у него нет отработанных дней. Тогда средний заработок определяется исходя из тарифной ставки установленного работнику разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения. Допустим, работник - ликвидатор аварии на Чернобыльской АЭС, принят на работу с 1 февраля 2007 г. С этого же числа ему был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы сроком на четыре месяца. А с 1 июня 2007 г. он написал заявление о предоставлении ему очередного отпуска*(6). Расчет среднего заработка за время отпуска в связи с отсутствием расчетного периода должен быть произведен из расчета установленного оклада.

Учет премий и вознаграждений. При расчете среднего заработка учитываются:

разовые премии;

ежемесячные премии и вознаграждения;

премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц;

вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год.

Порядок их учета установлен п. 14 Положения. Начисленные в расчетном периоде разовые премии включаются в расчет среднего заработка в полном объеме, если они отражены в положениях об оплате (премировании) работников организаций (см. письмо Минтруда России от 10 июня 2003 г. N 1139-21). Таким образом, организация должна закрепить порядок учета ежемесячных премий в своих локальных нормативных актах. Это может быть приказ по учетной политике, коллективный договор, положение по премированию или положение по оплате труда. Можно выбирать максимальную премию, премию за более ранний период времени и т.д.

Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются не более одной выплаты за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода.

Пример 1. Работнику предоставлен отпуск с 18 июня по 15 июля 2007 г. Расчетный период с 1 июня 2006 г. по 31 мая 2007 г. отработан полностью. В расчетном периоде ему были начислены премии:

2006 г.

в июне: по итогам работы в апреле 2006 г. - 500 руб. и в мае 2006 г. - 1000 руб.;

июле - 1000 руб.;

августе - 900 руб.;

сентябре - 900 руб.;

октябре - 1000 руб.;

ноябре - 1100 руб.;

декабре - 1200 руб.;

2007 г.

в январе - 1300 руб.;

феврале - 1300 руб.;

марте - 1500 руб.;

апреле - 1800 руб.;

мае - 1800 руб.

В июне, еще до ухода работника в отпуск, ему начислена премия за работу в мае - 1500 руб.

Несмотря на то что в июне 2006 г. были начислены премии за разные месяцы (апрель и май), учитываться при расчете среднего заработка будет только одна премия за одни и те же показатели, какая - организация выбирает сама. Предположим, что решено учитывать большую по величине премию. Премия, начисленная в июне 2007 г., не учитывается, поскольку начислена не в расчетном периоде. Все остальные премии учитываются в полном объеме, поскольку начислены хоть и за одни и те же показатели, но в разных месяцах расчетного периода.

Общая сумма премий, учитываемых при расчете среднего заработка, составляет 14 800 руб. (1000 руб. + 1000 руб. + 900 руб. + 900 руб. + 1000 руб. + 1100 руб. + 1200 руб. + 1300 руб. + 1300 руб. + 1500 руб. + 1800 руб. + 1800 руб.).

Пример 2. Условия аналогичны предыдущему примеру. Допустим, что в расчетном периоде работнику были начислены премии по разным показателям:

август 2006 г.

по итогам работы в июле 2006 г. - 1500 руб.;

за экономию электроэнергии в июле 2006 г. - 350 руб.;

ноябрь 2006 г.

по итогам работы в октябре 2006 г. - 1800 руб.;

за экономию электроэнергии в октябре 2006 г. - 450 руб.;

май 2007 г.

по итогам работы в апреле 2007 г. - 1800 руб.;

за экономию электроэнергии в апреле 2007 г. - 400 руб.

Все премии учитываются в полном объеме, так как они начислены в разных месяцах расчетного периода и за разные показатели. Общая сумма премий, учитываемых при расчете среднего заработка, составит 6300 руб. (1500 руб. + 350 руб. + 1800 руб. + 450 руб. + 1800 руб. + 400 руб.).

Премии и вознаграждения по одним и тем же показателям за период работы, превышающий один месяц, учитываются не более одной выплаты в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Пример 3. Работник уходит в отпуск с 28 мая 2007 г. на 28 календарных дней. Расчетный период с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г. отработан полностью. В расчетном периоде работнику начислена премия за выполнение работы по конкретному договору в сумме 36 000 руб. Работы по договору велись в течение 18 месяцев.

При расчете среднего заработка эта премия будет учтена в размере 1/18 за каждый месяц расчетного периода:

36 000 руб. : 18 мес. х 12 мес. = 24 000 руб.

Пример 4. Используем условия примера 3. Предположим, что в расчетном периоде работнику начислены премии:

в мае 2006 г. - по итогам работы за I квартал 2006 г.;

июле 2006 г. - по итогам работы за II квартал 2006 г.;

октябре 2006 г. - по итогам работы за III квартал 2006 г.;

январе 2007 г. - по итогам работы за IV квартал 2006 г.;

апреле 2007 г. - по итогам работы за I квартал 2007 г.

Так как расчетный период - 12 месяцев (четыре квартала), должны быть учтены только четыре из пяти начисленных квартальных премий. Какая премия не будет учитываться, организация выбирает сама в соответствии с локальными нормативными актами.

Пример 5. Используем условия примера 3 и установим, что в расчетном периоде работнику начислены премии:

в июле 2006 г. - по итогам работы за I полугодие 2006 г.;

январе 2007 г. - по итогам работы за II полугодие 2006 г.

Расчетный период содержит два полугодия, потому премии будут учтены при расчете среднего заработка полностью.

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения. Обратите внимание: при расчете среднего заработка учитывается только вознаграждение по итогам работы за предшествующий календарный год, поэтому, если в расчетный период попадают подобные вознаграждения за два года, учитываться будет только начисленное за предшествующий год.

Пример 6. Работнику предоставлен отпуск с 14 мая по 10 июня 2007 г. Расчетный период с 1 мая 2006 г. по 30 апреля 2007 г. отработан полностью. В этом периоде ему начислены вознаграждения:

по итогам работы за 2006 г. - 12 000 руб.;

за выслугу лет (стаж работы) - 6000 руб.

При расчете среднего заработка указанные суммы будут учтены в полном объеме, поскольку это разные виды вознаграждений: 18 000 руб. [(12000 руб. : 12 мес. х 12 мес.) + (6000 руб. : 12 мес. х 12 мес.)].

Помните, что, если на момент ухода работника в отпуск вознаграждение по итогам работы за предшествующий год еще не было начислено и средний заработок был рассчитан без учета этого вознаграждения, в дальнейшем оплату за отпуск необходимо пересчитать.

Если время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключались периоды, указанные в п. 4 Положения, премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка пропорционально времени, отработанному в расчетный период.

Исключение из этого правила - ежемесячные премии, выплачиваемые вместе с заработной платой за данный месяц. Они начисляются уже с учетом отработанных дней.

Пример 7. Условия аналогичны примеру 6 со следующими изменениями: в июле 2006 г. работник был в основном отпуске (28 календарных дней), а в феврале 2007 г. - на больничном (10 рабочих дней). Остальное время расчетного периода отработано полностью. В расчетном периоде работнику были начислены премии:

в июле 2006 г.: по итогам работы за II квартал 2006 г. - 5000 руб.;

октябре 2006 г.: по итогам работы за III квартал 2006 г. - 4000 руб.;

январе 2007 г.: по итогам работы за IV квартал 2006 г. - 6000 руб.;

апреле 2007 г.: по итогам работы за I квартал 2007 г. - 5000 руб.

При определении среднего заработка премии будут учтены в сумме 17 600 руб. [(5000 руб. + 4000 руб. + 60