Вопрос: Согласно условиям трудовых договоров организация обеспечивает сотрудников служебными автомобилями и оплачивает расходы на их содержание. Путевые листы сотрудники не предоставляют. Признаются ли расходы организации на содержание данных автомобилей доходом сотрудников, который подлежит налогообложению НДФЛ? ("Московский налоговый курьер", N 1-2, январь 2008 г.)

Согласно условиям трудовых договоров организация обеспечивает сотрудников служебными автомобилями и оплачивает расходы на их содержание. Путевые листы сотрудники не предоставляют. Признаются ли расходы организации на содержание данных автомобилей доходом сотрудников, который подлежит налогообложению НДФЛ?

Согласно статье 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определенной в соответствии со статьей 212 НК РФ.

В статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать реквизиты, установленные данной статьей.

Первичным документом, подтверждающим произведенные расходы на горюче-смазочные материалы, является путевой лист, унифицированная форма которого утверждена постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78.

В путевом листе указываются номер и дата выдачи, серия и номер автомобиля, его марка, цель поездки, информация о конкретном месте следования, показания спидометра, остаток горючего при выезде и возвращении. Указанные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. На основании этих данных определяется фактический расход на горюче-смазочные материалы по конкретному автомобилю.

Таким образом, для признания расходов на горюче-смазочные материалы в целях налогообложения прибыли необходимо наличие чеков АЗС (документов, подтверждающих факт оплаты горюче-смазочных материалов) и правильно оформленных путевых листов, подтверждающих фактический расход бензина на производственные цели. Наличие чеков АЗС при отсутствии путевого листа не подтверждает целесообразность осуществленных сотрудником расходов.

В пункте 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного письмом ЦБ РФ от 04.10.93 N 18, предусмотрено, что лица, получившие деньги под отчет, обязаны предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах. Основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н, в частности наименование документа (формы), код формы, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении), наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

Документами, подтверждающими материальные затраты подотчетного физического лица, могут служить товарные чеки, накладные с приложением кассовых чеков или квитанции к приходным ордерам, подтверждающие оплату данного товара (работы, услуги).

В случае если оправдательные документы на приобретение товара или за оказанную работу (услугу) отсутствуют либо оформлены с нарушением установленных требований, суммы, выданные подотчетному лицу на хозяйственные расходы, подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ.

Следовательно, при отсутствии путевых листов сумма компенсационных расходов на оплату бензина за пользование сотрудниками служебных автомобилей подлежит включению в налоговую базу таких сотрудников.

Согласно статье 226 НК РФ российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также постоянные представительства иностранных организаций в РФ, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, за исключением доходов, в отношении которых исчисление и уплата налога осуществляются в соответствии со статьями 214.1, 227 и 228 НК РФ, признаются налоговыми агентами, обязанными исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму НДФЛ. При невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан в течение одного месяца с момента возникновения соответствующих обстоятельств письменно сообщить в налоговый орган по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме задолженности налогоплательщика.

ГАРАНТ:

Разъяснения подготовлены на основании официального письма УФНС России по г. Москве исх. N 28-11/097861 от 12 октября 2007 г., подписанного заместителем руководителя Управления ФНС России по г. Москве советником государственной гражданской службы РФ 2-го класса Т.А. Пыхтиной