Незаменимый помощник - бэк-офис ("БДМ. Банки и деловой мир", N 5, май 2007 г.)

Незаменимый помощник - бэк-офис

До сих пор многие руководители небольших и средних компаний, работающих на рынке ценных бумаг, уделяют бэк-офису недостаточно внимания, считая его второстепенным, дублирующим учетным придатком. Такой подход не просто недальновиден - он может нанести серьезный вред бизнесу.

Стандартный финансовый учет в компаниях, в том числе работающих на рынке акций, ориентирован в основном на подготовку отчетов для налоговых и других контролирующих организаций. Для них оперативность и, главное, аналитичность представляемой отчетности не являются существенными факторами.

Однако прибыль финансовой организации зависит не только от стоимости купленных или проданных ценных бумаг, но и от скорости обращения активов. Порой в течение дня проходит несколько разнонаправленных сделок с одними и теми же бумагами. Только недальновидные руководители могут не задумываться, к каким финансовым последствиям для компании или банка может привести несвоевременное выполнение обязательств и отсутствие оперативной информации о состоянии активов. В лучшем случае в ходе заключенных сделок трейдеры станут продавать чужие бумаги. В худшем - будет потеряна часть активов самой компании.

Именно бэк-офис обеспечивает учет и оперативный контроль активов, которыми располагает компания. Поэтому для финансовых структур четко работающий бэк-офис - жизненная необходимость.

Правила для всех

Современные финансовые рынки устроены таким образом, что проблемы одной компании могут стать "головной болью" всех участников. Создание профессиональных ассоциаций и стандартизация критических бизнес-процессов - сложившаяся общемировая практика. Эти превентивные меры естественной саморегуляции позволяют защитить рынок от недальновидных, а порой и откровенно преступных действий.

В нашей стране за соблюдением стандартов деятельности на рынке ценных бумаг, в том числе стандартов ведения внутреннего учета операций внимательно наблюдает Национальная ассоциация участников фондового рынка - НАУФОР. Членство в этой влиятельной организации предусматривает строгое исполнение принятых ею стандартов. А это, в свою очередь, призвано обеспечить - и действительно обеспечивает - высокий уровень профессионализма и защиты интересов клиентов входящих в НАУФОР компаний.

Стандарты утверждает Совет директоров ассоциации. Затем, в соответствии с Федеральным законом "О рынке ценных бумаг", их согласовывают с Федеральной службой по финансовым рынкам. Положения стандартов в первую очередь адресованы как раз бэк-офисам компаний - членов ассоциации, и сфера их применения достаточно широка. К ней относится организация и ведение внутреннего учета сделок, в том числе срочных, и операций с ценными бумагами, которые проводят профессиональные участники рынка.

Утверждаемые НАУФОР стандарты устанавливают единые требования к ведению внутреннего учета сделок, счетов внутреннего учета, а также к составлению и представлению клиентам отчетов по сделкам, совершенным в их интересах. Это в значительной мере упрощает работу как сотрудникам компаний, так и их партнерам. Кроме того, стандарты призваны унифицировать содержание разрабатываемых в организациях правил ведения внутреннего учета, что значительно облегчает работу менеджмента.

Важно, что выгоду от стандартизации получают не только отдельные компании, но и весь рынок. Ведь при соблюдении стандартов существенно снижается вероятность совершения случайных или преднамеренных действий, способных дестабилизировать рынок и негативно отразиться на всех его игроках. По сути, без соблюдения определенных стандартов стать полноправным участником финансового рынка просто невозможно.

Проблемы и решения

В последнее время финансовые рынки растут взрывными темпами, что приводит к нехватке квалифицированных кадров, в том числе и специалистов бэк-офиса. Сегодня при подборе персонала работодатель вынужден ориентироваться исключительно на предыдущий профессиональный опыт будущего сотрудника и его квалификационный аттестат. Однако не секрет, что наличие аттестата еще не говорит о достаточной профессиональной подготовленности. На фондовом рынке аттестат 1.0 получают специалисты, сильно различающиеся по своим функциям. Например, трейдеры и специалисты бэк-офиса.

Отсюда такая распространенность так называемых "ошибок ввода". Их еще называют "человеческим фактором". Понятно, что такое качество, как "аккуратность", особенно приветствуется у сотрудника бэк-офиса. Но рассуждения на тему "надо аккуратнее и внимательнее работать" - обычно только маскируют первопричины допущенных ошибок. Основная задача правильной организации работы бэк-офиса заключается не в том, чтобы "работать аккуратнее", а в том, чтобы разработать процедуры, по возможности исключающие ошибки вообще.

Чем крупнее компания, тем большее количество документации проходит через бэк-офис. Соответственно и специализация сотрудников становится все более узкой. Однако внутри бэк-офиса обязательно должна существовать взаимозаменяемость работников. А значит, каждый специалист должен иметь представление обо всех операциях, которые проводятся данным бэк-офисом.

Таким образом, при значительном увеличении объема заключаемых сделок любая преуспевающая инвестиционная компания или банк со временем сталкиваются с необходимостью автоматизировать деятельность бэк-офиса. При этом выбранное программное обеспечение должно соответствовать требованиям регулятора, предъявляемым к внутреннему учету с использованием автоматизированных систем.

Проблема сертификации программ автоматизации работы бэк-офиса стоит сегодня достаточно остро. Сложившаяся практика приводит к тому, что профессиональный участник рынка не защищен от проблем, связанных с невозможностью ведения учета в соответствии с требованиями регулятора. В ряде случаев он рискует вообще потерять лицензию. Помимо этого перед ним стоит задача защититься от случайного или намеренного искажения вводимой информации, что может негативно сказаться при принятии ответственных управленческих решений. Приобретая программный продукт, компания вынуждена тратить дополнительные деньги не только на то, чтобы настроить программу "под себя", но и на то, чтобы привести ее к соответствию требованиям регулятора.

Проблемы и перспективы развития программного обеспечения для автоматизации бэк-офисов обсуждались на всероссийском форуме "Управление бэк-офисом в финансовых компаниях: передовые практики", который прошел в марте в Москве. Все участники форума согласились с тем, что программное обеспечение бэк-офиса призвано решать три важнейшие задачи. Во-первых, обеспечивать контроль и оперативный учет, в том числе управленческий. Во-вторых, приводить учет в соответствие с нормативными документами и позволять легко перестраиваться при изменении нормативной базы. В-третьих, давать независимость от сотрудников и на уровне процессов предотвращать возможность случайного или преднамеренного искажения данных.

Отдел контроля, методологии и профессионального аудита НАУФОР периодически проводит проверки деятельности членов ассоциации. Опыт таких ревизий показывает, что далеко не всегда автоматизированные системы отвечают требованиям, предъявляемым Порядком ведения внутреннего учета. Помогая компаниям учиться на чужих ошибках, ассоциация регулярно публикует на своем сайте и в журнале "Вестник НАУФОР" обзоры типовых нарушений.

Кроме того, НАУФОР возобновила разработку сертификационных программ для персонала бэк-офиса. Такие программы будут включать специализированный учебный курс и заканчиваться квалификационным экзаменом.

НАУФОР - Национальная ассоциация участников фондового Рынка. Общероссийская саморегулируемая организация, объединяющая профессиональных участников фондового рынка: брокеров, дилеров, управляющих ценными бумагами и депозитариев.

Ассоциация существует уже более 12 лет и объединяет около 400 компаний. Филиалы НАУФОР действуют в 14 крупных городах России.

В настоящее время действует вторая по счету редакция Стандартов. Их предыдущая версия была разработана в 1996 году и послужила прототипом для создания первого нормативного акта в области регулирования и стандартизации внутреннего учета профучастников. Он назывался "Временное положение об учетных регистрах и внутренней отчетности профессиональных участников рынка ценных бумаг" и был утвержден Постановлением ФКЦБ РФ N 21 от 26.11.1996.

Современная версия Стандартов разработана на основе Порядка ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами. Он утвержден постановлениями ФКЦБ России N 32, Министерства финансов N 108н от 11.12.2001 (с последующими изменениями и дополнениями) и Методических рекомендаций по ведению внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональных участников рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами. Методические рекомендации утверждены распоряжением N 1124/р от 18.09.2002.

Эти документы учитывают не только требования, предъявляемые нормативными актами федеральных органов исполнительной власти по рынку ценных бумаг к ведению внутреннего учета, но и обобщают опыт организаций - членов ассоциации в данной области.

"БДМ. Банки и деловой мир", N 5, май 2007 г.