Комментарий к письму Минфина РФ от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252 (Е.Б. Семенова, "Нормативные акты для бухгалтера", N 11, июнь 2007 г.)

Комментарий к письму Минфина РФ от 2 мая 2007 г. N 03-03-06/1/252

Отправляя сотрудника в командировку, фирма обязана возместить его расходы на проезд. Для этого работник должен сдать в бухгалтерию оправдательные документы - билеты или проездные, которые подтвердят, что он действительно был в пути. Только в этом случае компания обязана выдать деньги сотруднику и может включить данные расходы в налоговую себестоимость. Иногда таких документов может и не быть. Как поступить в этом случае? Расскажем обо всем по порядку.

Общие правила

Прежде всего отметим, что командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен только штатный сотрудник компании, с которым заключен трудовой договор. Поездку работника, с которым оформлен гражданско-правовой договор (например, подряда или поручения), командировкой не считают. Если такому работнику возмещают расходы по той или иной поездке, то сумма возмещения является частью его вознаграждения по договору.

Командированному работнику оплачивают суточные, расходы по найму жилого помещения и по проезду к месту командировки и обратно.

Вот о последнем виде расходов и рассказали финансисты в опубликованном письме. Расходы по проезду, возмещаемые командированному работнику, включают:

- стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.);

- оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов;

- оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;

- стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта;

- сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы на проезд Налоговым кодексом не ограничены. Зачастую налоговые инспекторы стараются "восполнить" законодательный пробел собственными силами. В частности, они требуют оплачивать расходы командированного лица на транспорт при поездке:

- железнодорожным транспортом - в пределах стоимости проезда в купе скорого фирменного поезда;

- водным транспортом - в пределах стоимости каюты V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты II класса речного судна и каюты I категории судна паромной переправы;

- воздушным транспортом - в пределах стоимости перелета в салоне экономического класса.

Основной аргумент инспекторов - данные затраты экономически необоснованны. Однако подобных норм в налоговом законодательстве нет. Более того, билетов тех или иных классов в продаже может попросту не быть. Поэтому данные расходы можно учесть в размере фактических затрат. Причем с недавнего времени этой точки зрения придерживается и Минфин. Так, в письме финансового ведомства от 21.04.2006 N 03-03-04/2/114 сказано, что фирма вправе оплатить перелет бизнес-классом.

Возможна ситуация, когда работник в процессе поездки меняет город, куда он командирован. Тогда он должен вернуть прежний билет (если на этот момент сотрудник не доехал до места командировки) и приобрести новый. Как подчеркнули финансисты в комментируемом письме, стоимость как нового, так и старого билета (за минусом сумм, возвращенных транспортной компанией) можно включить в налоговые расходы. Но при условии, что смена места командировки обусловлена производственной необходимостью.

Если документов нет

Ситуация усложняется, если сотрудник проездные документы потерял. В этом случае он может отправиться в кассу и попросить выдать копию билета. Если она будет заверена транспортной компанией, фирма сможет включить расходы на проезд в налоговую себестоимость.

В иностранных аэропортах в последнее время происходит активное внедрение электронных билетов. Чтобы пройти регистрацию, надо предоставить загранпаспорт и сообщить код электронного билета. Такая система не предполагает переноса данных на какой-либо бумажный носитель. В этой ситуации командированный сотрудник должен попросить авиакомпанию предоставить распечатку билета.

Добавим, что руководитель фирмы может разрешить вернуть деньги и без необходимых бумаг. Однако тогда сумму возмещения в налоговых затратах учесть будет нельзя. Кроме того, ее придется включить и в доход сотрудника. Следовательно, она будет облагаться налогом на доходы.

Е.Б. Семенова,

аудитор

"Нормативные акты для бухгалтера", N 11, июнь 2007 г.