Компенсация за неиспользованный отпуск (О.С. Шмелева, "Зарплата", N 5, май 2007 г.)

Компенсация за неиспользованный отпуск

В некоторых случаях сотрудник не использует положенный ему по закону отпуск. Например, он увольняется или, наоборот, не может и на день оставить свое рабочее место. В статье мы рассмотрим порядок расчета компенсации, начисления "зарплатных" налогов, а также бухгалтерский и налоговый учет такой выплаты.

Компенсация при увольнении

В большинстве случаев компенсацию за неиспользованный отпуск платят именно при увольнении работника.

Общие положения

При увольнении работника необходимо выплатить ему денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. Об этом говорится в статье 127 ТК РФ и пункте 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках, которые утверждены НКТ СССР от 30.04.1930 N 169 (далее - Правила). Есть и другой вариант: неиспользованные отпуска можно предоставить работнику перед тем, как он уволится (за исключением увольнения за виновные действия). Это так называемый отпуск с последующим увольнением. Последний день такого отпуска и будет считаться днем увольнения. Однако второй вариант возможен только на основании письменного заявления работника.

Обратите внимание: даже если работник не был в отпуске больше двух лет, что запрещено законом (ст. 124 ТК РФ), при увольнении ему положена компенсация за весь период. Ведь, как уже было сказано, выплачивать компенсацию следует "за все неиспользованные отпуска".

Есть еще одна тонкость: сотрудникам, с которыми заключены гражданско-правовые договоры, компенсация за неиспользованный отпуск не положена, так как нормы Трудового кодекса не распространяются на них.

Порядок выплаты компенсации

Как подсчитать количество дней отпуска, за которые выплачивается компенсация при увольнении?

Рассчитывая компенсацию, следует учесть все основные и дополнительные неиспользованные отпуска сотрудника за все время его работы в организации. При этом право работника на компенсации не зависит от причины его увольнения.

Если сотрудник увольняется не отработав 11 месяцев, дни отпуска, за которые необходимо выплатить компенсацию, рассчитывают пропорционально отработанным месяцам (п. 28 Правил). При исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, дни, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а дни, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Таким образом, право на компенсацию при увольнении есть только у сотрудников, которые проработали в организации не менее половины месяца.

Определив количество отработанных месяцев, рассчитывают дни, подлежащие компенсации. При этом исходят из того, что на каждый месяц работы приходится 2,33 дня отпуска (28 дн. : 12 мес.). Это справедливо только для отпусков продолжительностью 28 календарных дней. Если сотруднику был положен и дополнительный отпуск, количество дней отдыха возрастет пропорционально отработанному времени. Рассчитывая размер компенсации, пользуются теми же правилами, что и при подсчете среднего заработка за время отпуска.

Определяя неиспользованные дни отпуска, можно получить дробное количество дней. В трудовом законодательстве порядок их округления не предусмотрен, но и не запрещен. Значит, этот вопрос оставлен на усмотрение организации. Если вы решили округлять дни до целых чисел, делайте это в пользу сотрудника, а не руководствуйтесь правилами арифметики (письмо Минздравсоцразвития России от 07.12.2005 N 4334-17).

Пример 1. С.Н. Иванов работает в ООО "Весна" с 11 января 2007 года. Предположим, что 30 июля 2007 года он увольняется. В организации установлена пятидневная рабочая неделя. Месячный оклад С.Н. Иванова составляет 10 000 руб. Определим сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Решение. Рассчитаем количество дней, за которые положена компенсация. С.Н. Иванов проработал 6 полных месяцев и больше половины седьмого. Значит, компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитываем исходя из 7 месяцев (6 мес. + 1 мес.). Количество дней отпуска, подлежащих оплате, составит:

28 дн. : 12 мес. х 7 мес. = 16,33 дн.

Определим среднедневной заработок сотрудника. Расчетный период - с 11 января по 30 июня 2007 года. В январе С.Н. Иванов отработал 15 рабочих дней, заработная плата за этот месяц составила 8 824 руб. (10 000 руб. : : 17 дн. х 15 дн.).

При расчете среднедневного заработка необходимо перевести отработанные дни января в календарные. В данном случае следует применить коэффициент 1,4.

Средний дневной заработок сотрудника равен:

(8 824 руб. + 10 000 руб. х 5 мес.) : (5 мес. х 29,4 + 15 дн. х 1,4) = 350,14 руб.

Сумма компенсации за неиспользованный отпуск составит:

350,14 руб. х 16,33 дн. = 5 717,79 руб.

ЕСН и НДФЛ

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении работника не облагается ни ЕСН (п. 2 ст. 238 НК РФ), ни взносами на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ). Также не нужно начислять взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 4 постановления Правительства РФ от 02.03.2000 N 184).

НДФЛ придется удержать и перечислить в бюджет. Эта выплата не входит в перечень не облагаемых налогом сумм (п. 3 ст. 217 НК РФ). Когда же необходимо перечислить НДФЛ?

Датой получения сотрудником дохода при выплате компенсации является не последний день месяца, как при оплате труда (п. 2 ст. 223 НК РФ), а момент фактической выплаты дохода (п. 1 ст. 223 НК РФ). Компенсация - это не плата за выполнение трудовых обязанностей, а оплата времени отдыха сотрудника, даже не состоявшегося (ст. 106 и 107 ТК РФ). Так считают в Минфине России, о чем свидетельствует пункт 1 письма этого ведомства от 01.11.2004 N 03-05-01-04/68.

Значит, НДФЛ необходимо перечислить в день:

- перевода суммы компенсации на счет работника;

- получения денег в банке на выплату компенсации через кассу организации;

- следующий за выплатой компенсации (при наличии других источников выплаты компенсации).

Эти сроки установлены в пункте 6 статьи 226 Налогового кодекса.

Налог на прибыль

Компенсацию за неиспользованный отпуск можно включить в состав расходов при расчете налога на прибыль (п. 8 ст. 255 НК РФ). Это касается даже компенсаций, которые выплачивают за отпуска, не использованные работником в течение двух и более лет.

Казалось бы, такая ситуация невозможна, так как при расчете налога на прибыль можно учесть только компенсации в соответствии с трудовым законодательством. Трудовой кодекс запрещает не отпускать сотрудника в отпуск два и более года подряд, даже с согласия работника. Однако организация обязана выплатить работнику, который увольняется, компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Это означает, что и компенсации за отпуска, не использованные в течение двух и более лет, можно включить в состав расходов на оплату труда (письмо Минфина России от 20.05.2005 N 03-03-01-02/2/90).

Порядок отражения компенсации в целях налогообложения зависит от метода учета доходов и расходов, который использует организация. Если это метод начисления, затраты отражают в составе расходов в месяце их начисления (п. 4 ст. 272 НК РФ), как и в бухгалтерском учете.

У метода начисления есть определенная специфика: момент признания расходов в виде компенсации зависит от того, к прямым или косвенным расходам она будет отнесена (ст. 318 НК РФ). Все предприятия, которые занимаются производством и реализацией продукции или работ, должны определить перечень прямых расходов в своей учетной политике (п. 1 ст. 318 НК РФ). Организации, оказывающие услуги, вправе учитывать все прямые расходы в месяце их осуществления, не распределяя на остатки незавершенного производства (п. 2 ст. 318 НК РФ).

В чем же заключается разница между учетом прямых и косвенных затрат? Прямые затраты отражают в составе расходов по мере реализации продукции, в стоимости которой эти затраты учтены. Косвенные - в последний день месяца, в котором они были начислены (п. 2 ст. 318 НК РФ). Распределить компенсацию за неиспользованный отпуск между прямыми и косвенными расходами несложно: если компенсация начислена производственным работникам - это прямые затраты, если административному персоналу - косвенные.

При кассовом методе определения налога на прибыль компенсацию включают в расходы в момент ее фактической выплаты работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК РФ).

Бухгалтерский учет

Компенсацию за неиспользованный отпуск, связанную с увольнением, отражают в бухгалтерском учете в составе расходов по обычным видам деятельности, а именно в составе расходов на оплату труда (п. 8 ПБУ 10/99).

Начисление и выплату компенсации оформляют следующими учетными записями:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44...) Кредит 70

- начислена компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением;

Дебет 70 Кредит 50 (51)

- выдана из кассы (перечислена на счет сотрудника) компенсация за неиспользованный отпуск, связанная с увольнением.

Ответственность за нарушение трудового законодательства

Если организация не выплатит работнику компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, при проверке трудовая инспекция может привлечь ее к административной ответственности согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях. В этом случае руководителю грозит штраф от 500 до 5 000 руб., самой организации - от 30 000 до 50 000 руб.

На практике возможна ситуация, при которой компенсацию за неиспользованный отпуск не выплатят по вине главного бухгалтера. Например, директор издал приказ о выплате компенсации, а главный бухгалтер не выполнил это распоряжение. Причины могут быть разными, вплоть до невнимательности. Тогда директор в рамках трудовых отношений вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание. Согласно статье 192 ТК РФ это может быть выговор, замечание или увольнение. Последняя из перечисленных мер наказания предусмотрена пунктом 5 статьи 81 ТК РФ. В нем сказано, что работодатель может уволить сотрудника в случае неоднократного неисполнения им трудовых обязанностей без уважительных причин, если работник имеет дисциплинарное взыскание.

Отметим, что узнать о нарушении инспекторы могут во время плановой проверки или от самого сотрудника, которому при увольнении не была выплачена компенсация за неиспользованные отпуска. Помимо штрафа сотрудники трудовой инспекции потребуют, чтобы организация выплатила работнику всю причитающуюся ему сумму.

Частные случаи

Увольнение в порядке перевода. Иногда работник увольняется в порядке перевода. Обязана ли в этом случае организация, в которой он работал, выплатить ему компенсацию? Или сотрудник сможет взять неиспользованный отпуск на новом месте работы?

При увольнении работника по любым основаниям, в том числе в порядке перевода, организация обязана выплатить ему компенсацию за неиспользованный отпуск. При переводе сотрудника в другую фирму трудовой договор с ним расторгают (п. 5 ст. 77 ТК РФ). Других вариантов Трудовой кодекс не предусматривает. Кроме того, новый работодатель не обязан учитывать неиспользованные отпуска по прошлому месту работы (п. 1 Правил).

Увольнение совместителя. Увольняя совместителя, организация также должна выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. Совместителям отпуска предоставляются на тех же основаниях, что и штатным работникам (ч. 2 ст. 287 ТК РФ). Выплатить компенсацию следует и в том случае, если сотрудник работал на условиях внутреннего совместительства (п. 31 Правил).

Размер компенсации определяют исходя из заработка, полученного по совместительству.

Запрет "двух лет". Как уже упоминалось, сотрудник не может работать без отпуска более двух лет. В противном случае и организации, и ее руководителю грозит административный штраф согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях.

Однако предприимчивые бухгалтеры нашли способ обойти запрет "двух лет". Они увольняют работника, выплачивают ему компенсацию за неиспользованный отпуск, а следующим днем вновь принимают на работу. Правда, подобные манипуляции вряд ли устроят сотрудников трудовой инспекции, особенно если они будут постоянными.

Метод увольнения-компенсации используют и ради простой экономии на налогах. Например, вместо отпускных, которые облагаются ЕСН, бухгалтеры начисляют работнику компенсацию, уволив его в день начала отпуска. После того как сотрудник использует отпуск, его вновь принимают на работу. Однако такие действия скорее всего приведут к спору с налоговыми инспекторами.

Компенсация не нужна. Платить компенсацию за неиспользованный отпуск, даже если сотрудник сменил место работы, нужно не всегда. Например, если работник переведен в другое обособленное подразделение организации. Обособленное подразделение не является отдельным юридическим лицом (п. 3 ст. 55 ГК РФ), а значит, не может быть работодателем (ст. 20 ТК РФ). Поэтому при переводе работника из одного подразделения в другое смены работодателя не происходит. Подобный перевод не является увольнением, следовательно, компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении выплачивать не надо (ст. 127 ТК РФ).

Аналогичная ситуация возникает, если работника переводят в другую организацию по причине реорганизации. Ведь после реорганизации трудовые отношения сотрудника и организации не прекращаются (ст. 75 ТК РФ) и смены работодателя не происходит. Значит, о компенсации и речи быть не может.

Компенсация без увольнения

Теперь рассмотрим, в каком порядке выплачивать сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск, если он не увольняется.

За какое число дней начислять компенсацию?

С 6 октября 2006 года этот вопрос перестал быть проблемным, так как в Трудовой кодекс были внесены изменения (Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ). До этого дня специалисты ориентировались на разъяснения Минтруда России (письмо от 25.04.2002 N 966-10). В нем говорилось, что стороны трудового договора могут сами решить, какую именно часть отпуска они заменят компенсацией.

Теперь денежной компенсацией можно заменить только ту часть каждого ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. И если сотрудник использовал 22 дня отпуска из положенных ему 28, выбора у него нет. Оставшиеся 6 дней отпуска работник может только догулять, на компенсацию он претендовать не вправе.

Ни в коем случае нельзя заменять денежной компенсацией любые ежегодные отпуска беременным женщинам и работникам младше 18 лет (ст. 126 ТК РФ). Нельзя выплачивать деньги вместо дополнительного отпуска сотрудникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда. Впрочем, все эти ограничения существовали и ранее, до октября 2006 года, когда статья 126 Трудового кодекса стала действовать в новой редакции.

Пример 2. Ежегодный оплачиваемый отпуск А.В. Смирнова составляет 42 календарных дня (28 календарных дней - основной отпуск и 14 календарных дней - дополнительный).

Работник использовал 28 дней основного отпуска и 4 дня дополнительного, то есть всего 32 дня. Кроме того, у него осталось 14 дней дополнительного отпуска за прошлый год. Определим количество дней, за которые будет выплачена компенсация за неиспользованный отпуск.

Решение. С учетом норм статьи 126 Трудового кодекса, на основании письменного заявления А.В. Смирнову положена компенсация за 24 дня:

- 10 дней (42 дн. - 32 дн.) дополнительного отпуска за текущий год;

- 14 дней дополнительного отпуска за прошлый год.

Расчет компенсации

Порядок расчета компенсации следует из пункта 8 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213, и решения Верховного суда РФ от 13.07.2006 N ГКПИ06-637. На основе этих документов можно вывести следующую формулу:

/-------------------\   /---------\   /---------------------------------\

| Сумма компенсации |   | Средний |   |Количество дней неиспользованного|

|за неиспользованный| = | дневной | х | ежегодного отпуска, превышающее |

|       отпуск      |   |заработок|   |       28 календарных дней       |

\-------------------/   \---------/   \---------------------------------/

Расчет налогов

ЕСН, страховые взносы. Сотрудники Минфина России полагают, что компенсация за неиспользованный отпуск не облагается ЕСН, только если она выплачена при увольнении сотрудника (письмо Минфина России от 16.01.2006 N 03-03-04/1/24). Если сотрудник продолжает работать, то с суммы компенсации ЕСН платить необходимо.

Поскольку подобные выплаты уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль (п. 8 ст. 255 НК РФ), значит, на их сумму необходимо начислить единый социальный налог. Такая точка зрения выражена в письмах Минфина России от 10.07.2002 N 04-04-04/97 и от 16.01.2006 N 03-03-04/1/24*(1). С мнением финансового ведомства согласны и налоговые служащие. Об этом свидетельствует письмо УФНС России по г. Москве от 15.08.2005 N 21-11/57993.

НДФЛ. С этим налогом все ясно. НДФЛ необходимо удерживать и перечислять в бюджет (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Налог на прибыль. Согласно пункту 8 статьи 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда входят компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством. Как мы уже упоминали, в настоящее время можно компенсировать часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

По мнению сотрудников Минфина России, компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль, если дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, а установлен только коллективным договором. Об этом говорится в письме Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/1/284. При расчете налога на прибыль не учитываются расходы на оплату дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (п. 24 ст. 270 НК РФ). Следовательно, и компенсацию за такие отпуска учесть нельзя.

При расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию, которую выплатили за отпуска, не использованные в течение двух и более лет. Главное, чтобы компенсация была выдана в соответствии с Трудовым кодексом, то есть заменяла только часть отпуска, превышающего 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску.

В трудовом договоре необходимо указать на возможность выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, если сотрудник не берет отпуск. Об этом напоминают налоговые работники (письмо МНС России от 20.02.2004 N 02-5-10/6).

Если компенсация не начислена

Бухгалтер может забыть начислить компенсацию, но спустя какое-то время обнаружить свою ошибку. Чтобы избежать ответственности, о которой говорилось выше, следует начислить компенсацию и постараться выплатить ее сотруднику, даже если он уже уволен.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерский учет необходимо внести соответствующие исправления. При этом следует руководствоваться правилами пункта 11 Указаний о порядке составления и представления бухгалтерской отчетности, утвержденных приказом Минфина России от 22.07.2003 N 67н.

Если ошибка найдена за текущий год, внести исправления необходимо в том месяце, когда ошибка была обнаружена. Если ошибка будет обнаружена в следующем году, но до утверждения годового отчета, необходимо внести исправительные записи в декабре прошлого года.

При выплате компенсации уже уволенному работнику сумму отражают по счету 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". Счет 70 "Расчеты с персоналом по плате труда" использовать уже нельзя, так как сотрудник больше не работает в организации. В учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 20 (23, 25, 26, 44...) Кредит 76

- начислена компенсация за неиспользованный отпуск уволенному работнику;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50 (51)

- выплачена компенсация за неиспользованный отпуск уволенному работнику.

Если вы нашли ошибку, когда годовой отчет уже утвержден, исправления в бухгалтерский учет прошлого года, как и в бухгалтерскую отчетность, вносить нельзя. Начислите компенсацию в момент обнаружения ошибки как убытки прошлых лет, выявленные в отчетном году (п. 11 ПБУ 10/99).

В этом случае в учете необходимо сделать следующие записи:

Дебет 91-2 Кредит 76

- начислена компенсация за неиспользованный отпуск уволенному работнику;

Дебет 76 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50 (51)

- выплачена компенсация за неиспользованный отпуск уволенному работнику.

Налог на прибыль

В налоговый учет тоже необходимо внести исправления. Если организация определяет налог на прибыль по методу начисления, необходимо учитывать сумму компенсации в том месяце, в котором она действительно должна быть начислена (п. 1 ст. 272 и п. 1 ст. 54 НК РФ). Поэтому придется пересчитать облагаемую прибыль и налог за прошлые отчетные периоды. Подавать уточненные декларации не обязательно. Не начислив компенсацию своевременно, вы завысили налог на прибыль. Налоговый кодекс требует представить уточненную декларацию в обязательном порядке в случае ошибки, повлекшей к занижению налога (п. 1 ст. 81 НК РФ). С другой стороны, в указаниях по заполнению декларации по налогу на прибыль сказано, что сдать уточненную декларацию необходимо, если произошло любое искажение налоговой базы за прошедшие налоговые периоды (подп. 2 п. 3.2 приложения 2 к приказу Минфина России от 07.02.2006 N 24н). Чтобы избежать споров с налоговиками, уточненную декларацию лучше сдать.

Если при расчете налога на прибыль организация использует кассовый метод, сумму компенсации следует учесть в составе расходов в момент ее выплаты работнику (подп. 1 п. 3 ст. 273 Налогового кодекса). Корректировать налог на прибыль за прошедшие периоды не придется.

О.С. Шмелева,

главный бухгалтер ЗАО "Стройреконструкция"

"Зарплата", N 5, май 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Данную позицию финансовое ведомство занимает и по сей день. Это подтвердила на семинаре, организованном журналом "Зарплата", заместитель начальника отдела налогообложения доходов граждан и единого социального налога Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России Любовь Алексеевна Котова.