Питание работников: бесплатный бизнес-ланч в кафе (А.А. Караваев, "Зарплата", N 5, май 2007 г.)

Питание работников: бесплатный бизнес-ланч в кафе

Многие работодатели готовы обеспечивать сотрудников обедами. Вариантов организации питания множество, и каждый из них имеет свои налоговые последствия. Рассмотрим налоговые аспекты питания работников в кафе и способы его учета.

Как правило, небольшие фирмы не могут содержать столовую. Можно заключить договор с кафе, расположенным недалеко от офиса, и таким образом решить проблему питания сотрудников. Однако сначала работодателю следует разобраться в том, сколько налогов придется уплачивать и от чего они зависят.

Налогообложение расходов на питание работников

В связи с обеспечением работников бесплатным питанием могут возникнуть вопросы об уплате некоторых налогов и взносов:

- НДФЛ;

- ЕСН и пенсионных взносов;

- взносов на травматизм;

- налога на прибыль.

Персональные налоги и взносы

НДФЛ. Оплата организацией питания своих работников относится к доходам, полученным физическим лицом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Доход работника включает и соответствующую сумму налога на добавленную стоимость (п. 1 ст. 211 НК РФ). Сумма расходов на питание конкретного работника подлежит обложению налогом на доходы физических лиц по ставке 13% в соответствии с пунктом 1 статьи 224 Налогового кодекса. В третьем разделе формы 2-НДФЛ сумму дохода, полученного в виде оплаты питания, необходимо показать отдельно.

В графе "Код дохода" указывается код 2510 (приложение N 2 к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@). Справка о доходах 2-НДФЛ заполняется по итогам года на основании формы 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц". В этом документе ежемесячно фиксируется сумма дохода каждого сотрудника, полученная в виде оплаты питания. Форма документа утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

Единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование. Если затраты на бесплатное питание в виде бизнес-ланча признаются в качестве расходов на оплату труда, они включаются в облагаемую базу по единому социальному налогу (п. 1 ст. 237 НК РФ). Если бесплатные обеды работников не предусмотрены ни в трудовом, ни в коллективном договоре, эти расходы не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль согласно статье 255 Налогового кодекса. Следовательно, на эти расходы не будет начисляться ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Согласно пункту 4 статьи 237 Налогового кодекса стоимость бесплатных обедов работников при расчете налогооблагаемой базы по единому социальному налогу учитывается исходя из их рыночной цены, включая НДС.

Взносы на обязательное пенсионное страхование начисляются на стоимость бесплатных обедов так же, как ЕСН. Согласно пункту 2 статьи 10 Федерального закона от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" объектом обложения страховыми взносами и базой для начисления страховых взносов являются объект налогообложения и налоговая база по единому социальному налогу.

Взносы на травматизм. В пункте 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184, сказано, что страховые взносы рассчитываются с начисленной по всем основаниям оплаты труда работников. На суммы бесплатных обедов, относящиеся к расходам на оплату труда, необходимо начислять взносы на травматизм.

Налог на прибыль

Бесплатное питание работников обходится работодателю недешево. Он несет затраты. Возникает вопрос: уменьшат ли эти затраты налогооблагаемую прибыль, или источником их финансирования являются собственные средства предприятия?

Стоимость обедов в кафе организация может включить в состав расходов на оплату труда. Согласно статье 255 Налогового кодекса расходами на оплату труда признаются начисления работникам в денежной или натуральной форме, в частности, связанные с их содержанием и предусмотренные нормами законодательства Российской Федерации, трудовыми или коллективными договорами.

Трудовое законодательство обязывает работодателя выдавать бесплатно молоко или другие равноценные пищевые продукты тем работникам, которые заняты на работах с вредными условиями труда. При работе с особо вредными условиями труда работодатель должен обеспечить сотрудникам лечебно-профилактическое питание (ст. 222 ТК РФ). Эти затраты в пределах установленных норм безусловно относятся к расходам на оплату труда. Такой вывод можно сделать на основании пункта 4 статьи 255 Налогового кодекса.

В остальных случаях работодатель обязан предоставлять сотрудникам только время для отдыха и питания. В статье 108 Трудового кодекса сказано, что перерыв на обед должен длиться не более двух часов и не менее 30 минут. Его конкретная продолжительность устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка.

Таким образом, на основании законодательных норм затраты на стандартное питание работников не могут быть включены в состав расходов на оплату труда. Но признать такие затраты в уменьшение облагаемой базы по налогу на прибыль все-таки можно. Затраты на питание работников можно учесть в составе расходов на оплату труда, если предусмотреть обязательство работодателя финансировать бесплатные или льготные обеды в трудовых контрактах или коллективных договорах (п. 25 ст. 270 НК РФ).

Представители УМНС России по г. Москве в письме от 08.04.2003 N 26-12/19111 пояснили, что затраты на питание сотрудников можно учесть в составе расходов на оплату труда, если в трудовом договоре содержится ссылка на пункт коллективного договора о бесплатном или льготном питании работников. Минфин России уточнил, что нормы коллективного договора о предоставлении бесплатного или льготного питания обязательно должны быть отражены в трудовом договоре (письмо от 03.03.2005 N 03-03-01-04/1/87). Таким образом, учитывая рекомендации этих двух ведомств, в трудовом договоре необходимо дать ссылку на соответствующий пункт коллективного договора.

Как оформить документы

При организации питания работников в кафе необходимо иметь следующие документы:

- внутренние правила предоставления питания работникам;

- договор с кафе и сопроводительные документы.

Внутренние документы фирмы

Коллективный договор и трудовые договоры. Порядок налогообложения расходов на питание работников во многом зависит от того, как составлены трудовые и коллективный договоры. Это не значит, что в тексте коллективного договора нужно подробно описывать технологию предоставления сотрудникам питания. В разделе, посвященном оплате труда, достаточно зафиксировать, что "работодатель обязуется предоставить работникам бесплатные обеды".

В трудовых договорах следует дать ссылку на коллективный договор: работнику предоставляется возможность получать бесплатное питание в соответствии с положениями действующего коллективного договора. Конкретный порядок организации бесплатного питания можно прописать в приказе по предприятию или в отдельном положении. Ссылку на эти документы можно дать и в коллективном, и в трудовом договоре.

Положение о бесплатном питании работников. В этом документе описывают конкретный порядок предоставления работникам бесплатного питания, который избран фирмой. Главное, чтобы установленные правила позволяли подсчитать, на какую сумму питался каждый работник. Например, можно установить, что в обеденный зал кафе сотрудники допускаются по списку, представленному фирмой. Это возможно в том случае, если численность работников не превышает 20-30 человек. Образец положения о порядке обеспечения работников бесплатным питанием по списку представлен ниже.

На фирмах с большей численностью штатных сотрудников уместно применение талонной схемы бесплатного питания. На талоне должна быть подпись главного бухгалтера, оригинал печати и срок действия. Образец талона на питание смотрите на с. 90.

Образец положения о порядке обеспечения работников бесплатным
питанием по списку

                                                              ООО "Ротор"

                                                               Утверждено

                                                    приказом генерального

                                                          директора N 421

                                                от "29" декабря 2007 года

                                                              Николаев

                                                            ------------

                                                          (Г.К. Николаев)

Положение
О порядке обеспечения работников ООО "Ротор"
бесплатным питанием по списку

1. Настоящее положение распростроняется на работников, которые заключили трудовой договор с ООО "Ротор".

2. Ежедневно по рабочим дням С 12.00 до 15.00 работникам предоставляются бесплатные обеды в кафе "Крестьянский дворик", расположенном по адресу: ул. Крайняя, д. 4.

3. Работник имет право на бесплатный обед на основании персонального пропуска, форма которого установлена администрацией ООО "Ротор". Администратор кафе "Крестьянский дворик" фиксирует факт предоставления работнику бесплатного обеда в журнале посещения. Предоставление питания по пропуску другого лица не допускается.

4. По окнчании календарного месяца бухгалтерия определяет стоимость фактически предоставленного каждому работнику питания и включает в его облагаемый НДФЛ доход.

5. В случае отказа работника от обедов в кафе "Крестьянский дворик" их стоимость в денежной форме не компенсируется

N 12345 Серия НГ Талон на получение обеда в кафе "Крестьянский дворик" на апрель 2007 г. ------------------- на 100 рублей --------------- Главный бухгалтер (подпись) Иванова А.А. Иванова Место для штампа

Талоны на питание относятся к бланкам строгой отчетности (п. 2 Положения об осуществлении наличных денежных расчетов без применения ККМ, утвержденного постановлением Правительства РФ от 31.03.2005 N 171, далее - Положение). Их применение требует соблюдения норм пункта 16 Положения. Удобнее весь документооборот талонов отразить в положении о питании.

Образец положения о порядке обеспечения работников бесплатным
питанием по талонам

                                                              ООО "Довод"

                                                               Утверждено

                                                    приказом генерального

                                                           директора N 35

                                                  от "9" января 2007 года

                                                               Онипко

                                                            ------------

                                                            (Д.Н. Онипко)

Положение
О порядке обеспечения работников ООО "Довод"
бесплатным питанием

1. Настоящее распространяется на всех работников, состоящих в трудовых отношениях с ООО "Довод".

2. Право на получение бесплатного обеда в кафе "Крестьянский дворик", расположенного по адресу: ул. Крайняя, д. 4. предоставляется работнику в обмен на талон установленной формы.

3. Талоны выдаются работникам перед началом очередного календарного месяца в количестве, соответствующем числу рабочих дней.

4. Лицо ответственное за выдачу талонов, делает запись в журнале регистрации талонов на питание*(1)

5. По окончании календарного месяца использованные талоны передаются в бухгалтерию, работники которой определяют стоимость фактически предоставленного каждому работнику питания и включают в его облагаемый НДФЛ доход.

6. Если работник не использовал талон на питание, он обязан сдать его отвественному лицу, о чем тот делает запись в журнале регистрации талонов на питание.

7. Комиссия, назначаемая приказом генерального директора 000 "Довод, ежемесячно сверяет количество выданных и возвращенных талонов по журналу регистрации талонов на питание с количеством использованных талонов за календарный месяц. По результатам сверки составляют сличительную ведомость по форме N ИНВ-19, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88. Акт сверки, а также конверт с комплектом талонов за месяц опечатываются комиссией, проводившей сверку. Данные документы, а также журнал регистрации талонов хранятся в течение пяти лет с даты последней записи.

Фирма может заключить договор на обслуживание работников с ближайшим кафе. В договоре оговаривается цена стандартного набора блюд, количество ежедневных порций, порядок выдачи обедов. Главное - возможность персонифицировать стоимость питания каждого работника.

Как правило, оплата по договору осуществляется в предварительном порядке по безналичному расчету. По истечении календарного месяца кафе представляет заказчику развернутый отчет, на основании которого можно определить стоимость фактически съеденных каждым работником обедов, чтобы можно было персонифицировать его доход.

На основании данных отчета кафе бухгалтерия имеет возможность рассчитать сумму дохода, полученного в натуральной форме каждым работником, и соответственно удержать НДФЛ.

Стороны составляют акт сверки взаиморасчетов, определяют сумму дебиторской или кредиторской задолженности. Эти документы в совокупности с данными внутренних документов по учету затрат на питание являются основанием для расчета налогов и формирования бухгалтерских записей.

Бухгалтерский учет

В бухгалтерском учете затраты на организацию бесплатного питания работников, которое предусмотрено коллективным договором и представляет собой одну из форм оплаты труда, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5 и 8 ПБУ 10/99). Данные расходы учитываются так же, как и заработная плата.

Если порядок предоставления питания работникам не оговорен ни в трудовом, ни в коллективном договоре, расходы на его организацию считаются прочими (п. 11 ПБУ 10/99) и отражаются на счете 91 субсчет 2 "Прочие расходы".

Пример 1. ООО "Ротор" оплатило по безналичному расчету обеды сотрудников в сумме 20 956,80 руб. Какие проводки должен сделать бухгалтер, если бесплатное питание работников гарантировано коллективным договором?

Решение. Бухгалтер сделает следующие проводки:

Дебет 76 Кредит 51

- 20 956,80 руб. - оплачено бесплатное питание работников;

Дебет 70 Кредит 76

- 20 956,80 руб. - отражена стоимость бесплатных обедов в составе фонда оплаты труда работников;

Дебет 20 Кредит 70

- 20 956,80 руб. - стоимость обедов включена в расходы на производство продукции.

НДФЛ со стоимости обедов удерживают из суммы заработка, начисленного в денежной форме. Для удобства расчетов данные отчета кафе включают в расчетно-платежную ведомость отдельной графой в раздел "Начислено" и отдельной графой в раздел "Удержано". Таким образом, НДФЛ удерживают со всех сумм дохода работника за истекший месяц с учетом "обеденных" льгот.

Пример 2. Возьмем данные о расходах на питание Л.Г. Кузьменко из отчета кафе "Крестьянский дворик" о количестве и стоимости обедов, предоставленных работникам ООО "Ротор" за апрель 2007 года. Допустим, тариф взносов на травматизм равен 0,9%. Л.Г. Кузьменко родился в 1963 году. В апреле сумма расходов на обеды по сотруднику составила 1 888 руб. (94,4 руб. х 20 рабочих дней), сумма заработной платы по окладу - 21 000 руб., премия - 30% от оклада. Детей у работника нет, права на вычет в размере 400 руб. в апреле он не имеет. Необходимо рассчитать заработную плату по всем основаниям, начислить, удержать налоги и взносы, сделать проводки.

Решение.

Дебет 20 Кредит 70

- 21 000 руб. - начислена заработная плата по окладу;

- 6 300 руб. (21 000 руб. х 30%) - начислена премия;

- 1 888 руб. - в состав оплаты труда включена стоимость питания;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет "Расчеты по НДФЛ"

- 3 794 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 13% - начислен НДФЛ с доходов за апрель;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН в ФСС"

- 846,45 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 2,9% - начислен единый социальный налог в фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН в ФБ"

- 5 837,60 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 20% - начислен единый социальный налог в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН в ФФОМС"

- 321,07 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 1,1% - начислен единый социальный налог в ФФОМС;

Дебет 20 Кредит 69 субсчет "Расчеты по ЕСН в ТФОМС"

- 583,76 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 2% - начислен единый социальный налог в ТФОМС;

Дебет 69 "Расчеты по ЕСН в ФБ" Кредит 69 субсчет "Расчеты по пенсионному страхованию"

- 4 086,32 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб.) х 14% - начислены пенсионные взносы;

Дебет 70 Кредит 50

- 23 506 руб. (21 000 руб. + 6 300 руб. + 1 888 руб. - 1 888 руб. - 3 794 руб.) - выдана на руки заработная плата.

Образец отчета кафе "Крестьянский дворик"

Отчет
о количестве и стоимости обедов,
предоставленных работникам ООО "Ротор"
в апреле 2007 года

N п/п	Дата								Итого обедов
	Стоимость обеда, руб.	94,4	94,4	94,4	94,4	94,4	...	94,4
	ФИО сотрудника ООО "Ротор"	2 апр	3 апр	4 апр	5 апр	6 апр		28 апр
1	Аникеев А.А.	1	0	1	1	1		0	19
2	Богомолов В.А.	1	1	1	1	1		1	21
3	Вольский Н.Н.	1	1	1	1	1		1	21
4	Дмитриев А.Н	0	1	1	1	1		1	21
5	Зайцев В.А.	1	0	0	0	0		1	17
6	Кузьменко Л.Г.	1	1	1	1	1		0	20
7	Лыжин А.Г.	1	1	1	1	1		1	21
8	Мурзиков В.Ю.	1	1	1	1	1		1	21
9	Протасов Е.Н.	0	0	1	1	1		1	19
10	Токарский С.Б.	1	1	1	1	1		1	21
11	Яковлев Н.А.	1	1	1	1	1		1	21
12	Итого	9	8	10	10	10		9	222

Всего предоставлено 222 обеда

на общуюю сумму: 20 956,80 руб.

Двадцать тысяч девятьсот пятьдесят шесть рублей 80 копеек

Генеральный директор               Белкин                П.П. Белкин

                               --------------

Главный бухгалтер                 Трушкина               Е.Е. Трушкина

                               --------------

Администратор                      Штольц                Г.Х. Штольц

                               --------------

Образец журнала регистрации талонов на питание

                                Журнал регистрации талонов на питание

 Апрель 2007 года

N п/п	Дата	ФИО	Выдача талонов				Подпись работника	Возврат талонов				Подпись работника
			Кол- во	с N	по N	Сумма		Кол- во	с N	по N	Сумма
35	30.03.07	Кедров И.Н.	21	100101	100121	2 100	Кедров
36	30.03.07	Крылышкин А.К.	21	100122	100142	2 100	Крылышкин	11	100133	100143	1 100	Крылышкин
37	30.03.07	Мотылев Р.Е.	21	100143	100163	2 100	Мотылев
38	30.03.07	Носов Н.Ш.	21	100164	100184	2 100	Носов
			84			8 400		11			1 100

     Использовано за месяц 73 талона на сумму 7 300 руб. (Семь тысяч триста)

     Ответственный          Носов           Н.Ш. Носов

                        -------------

А.А. Караваев,

налоговый консультант

"Зарплата", N 5, май 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Образец заполнения журнала регистрации талонов на питание смотрите в приложении к статье - Примеч. ред.