Табель учета рабочего времени (О.С. Елисеева, "Зарплата", N 5, май 2007 г.)

Табель учета рабочего времени

Трудовое законодательство обязывает работодателя вести табель учета рабочего времени. О том, как его заполнить, вы узнаете в статье.

В некоторых компаниях не считают нужным вести табель. Чтобы составить этот документ, требуется определенное время. Кто-то из сотрудников должен выполнять эту работу, а держать штатного табельщика невыгодно.

Зачем нужен табель

Табель - универсальный источник информации об использовании рабочего времени. В этом документе содержатся сведения и о фактически отработанных часах, и о неотработанном времени. Табель дает возможность понять, как провел время, отведенное для исполнения трудовых обязанностей, каждый сотрудник и как оно используется подразделением или предприятием в целом. Данные табеля можно применять для подтверждения трудового стажа конкретного работника, анализа эффективности структуры предприятия, оптимизации штатного расписания, составления статистических отчетов по труду.

Для бухгалтера табель в первую очередь первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он в развернутом виде подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности - исполнение работником обязательств по трудовому договору. Как собственно и требует статья 9 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Для налоговиков отсутствие данного документа - повод пересмотреть правильность начисления или удержания "зарплатных" налогов. Как правило, при проведении проверки ревизоры сверяют данные по отработанным дням, указанным в табеле, с данными по выплате заработной платы. И если, например, работнику начислена зарплата за неотработанные дни, компанию могут обвинить в завышении расходов, а следовательно, и в занижении суммы налога на прибыль. Согласно статье 122 Налогового кодекса подобное нарушение грозит штрафом в размере от 20 до 40% неуплаченной суммы налога. Кроме того необходимо и довнести в бюджет недостающий налог, а также пени.

Если работодатель не ведет табель учета рабочего времени, то в соответствии с пунктом 1 статьи 120 Налогового кодекса ему грозит штраф в размере 5 000 руб. за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Известен такой прецедент арбитражной практики - постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.11.2005 по делу N 14249/2005. Судьи поддержали позицию налоговой инспекции. С компании, которая не вела табель, взыскали штраф в размере 5000 руб.

При проведении проверки правильности расчета пособий по временной нетрудоспособности табель учета рабочего времени могут затребовать контролеры Фонда социального страхования, а также инспекторы Пенсионного фонда. Представители трудовой инспекции на основании табеля могут оценить, не нарушены ли права работников, например, в части соблюдения норм о сверхурочных часах. Согласно статье 5.27 Кодекса об административных правонарушениях за несоблюдение трудового законодательства предусмотрен штраф: для организаций - от 30 000 до 50 000 руб., для руководителей - от 500 до 5000 руб. Директор, "попавшийся" на подобном нарушении второй раз, рискует быть дисквалифицированным на срок от одного года до трех лет.

Таким образом, табель учета рабочего времени является:

- документом, который позволяет учесть фактически отработанное сотрудником время;

- первичным документом по учету расчетов с персоналом;

- основанием для признания расходов на оплату труда, уменьшающих облагаемую базу по налогу на прибыль;

- базой статистических расчетов.

Как заполнить табель

Госкомстат России утвердил две унифицированные формы табеля учета рабочего времени: N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда" и N Т-13 "Табель учета рабочего времени" (постановление от 05.01.2004 N 1, далее - постановление N 1).

Чем отличаются две формы табеля

Форма N Т-12 может быть использована в любой организации не только для учета рабочего времени сотрудников. С ее помощью можно контролировать соблюдение режима рабочего времени. В тех компаниях, где временной учет и расчеты с персоналом по оплате труда ведутся раздельно, допускается заполнение раздела 1 "Учет рабочего времени". Вносить сведения в раздел 2 "Расчет с персоналом по оплате труда" не обязательно.

В некоторых компаниях этот раздел заполняют. В таком случае сумму оплаты труда, начисленную по одному основанию на один корреспондирующий счет, показывают в первом блоке колонок - графы 18-22. При расчете для каждого работника видов оплаты труда в корреспонденции с различными счетами заполняться могут графы 18-34.

Форма N Т-13 используется исключительно для учета рабочего времени. Но только в том случае, когда установлена автоматическая система контроля присутствия работников и данные о входе-выходе можно заносить в табель через компьютер.

Составляем табель

За каждый календарный месяц табель составляется в единственном экземпляре. В случае увольнения одного или нескольких работников в начале месяца можно составить на них отдельный дополнительный табель. В таком случае бухгалтерия произведет окончательный расчет их заработной платы. Дублировать эти данные в табеле за месяц не следует. За один месяц табель будет составлен на двух отдельных листах.

Как правило, обязанность вести табель возлагается на руководителя структурного подразделения (или его заместителя). В компаниях с небольшим штатом - на секретаря или бухгалтера с функциями кадровика. Обязанность вести табель должна быть прописана в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника, которому она поручена.

Учет рабочего времени ведут методом сплошной регистрации явок или неявок на работу. В табеле фиксируют и сокращенное рабочее время (например, в предпраздничный день), и опоздания сотрудников.

Отметки в табеле о причине неявки на работу, особом режиме работы, работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий труда должны производиться на основании документов, перечисленных в постановлении N 1:

- листок нетрудоспособности;

- справка о выполнении государственных или общественных обязанностей;

- заявление о работе по совместительству;

- письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и др.

В графах 4 и 6 формы N Т-12 на учет времени по одному работнику отведено две строки. Допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени. Например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Определенный вид рабочего времени обозначается определенным стандартным буквенным кодом. В верхней строке проставляют код рабочего времени за каждый день месяца, в нижней - количество часов. Буквенные коды приведены на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13.

При заполнении табеля с помощью кодов возникает ряд специфических моментов. Например, работник А.И. Новиков отработал 3 мая полный рабочий день. В табеле за май, в верхней части ячейки с числом 13 напротив фамилии сотрудника следует проставить Я и в нижней - 8. 4 мая А.И. Новиков уехал в командировку. Значит, в этот день в верхней части ячейки необходимо поставить К, а в нижней - ноль. В этом случае кодом К обозначаются также выходные и праздничные дни, приходящиеся на период командировки.

Возможно, работник является внутренним совместителем. В этом случае в табеле его фамилия будет указана два раза. В одной строке будет учтено время, посвященное основной работе, а во второй - время работы по совместительству. Это удобно, потому что на крупных предприятиях сотрудник может работать по совместительству в другом подразделении. Аналогично учитывают сверхурочную работу в том случае, если работник вынужден задержаться в связи с невыходом сменщика.

Выходные и праздничные дни, как правило, обозначают буквой В. При этом в нижней клеточке ставят нули. Однако если работник находится в отпуске, то в табеле кодом ОТ следует отмечать не только рабочие, но и выходные дни. Это связано с тем, что оплачиваемый отпуск предоставляется сотруднику исходя из количества календарных дней. Праздничные дни (ст. 112 ТК РФ), приходящиеся на период отдыха, напротив, следует учитывать под кодом В, так как они исключаются из ежегодного отпуска и не оплачиваются на основании статьи 120 Трудового кодекса.

С 2007 года пособие по временной нетрудоспособности рассчитывается за календарные дни болезни (п. 8 ст. 6 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Поэтому в табеле учета рабочего времени дни временной нетрудоспособности, приходящиеся на выходные и праздничные дни, необходимо отмечать символом Б.

Если на момент заполнения табеля документов, подтверждающих причину отсутствия работника, нет, можно сделать отметку о неявке по невыясненным причинам (НН). Когда работник представит документы, оправдывающие его отсутствие (например, больничный лист), или, наоборот, будет признан факт прогула, табельщик должен будет внести соответствующие изменения. Образец заполнения второй страницы формы N 12-Т приведен на с. 102.

Заполненный табель должен подписать руководитель подразделения, затем его проверяет инспектор по кадрам. Какие ошибки можно допустить при заполнении табеля? Как правило, ошибки возникают, если к заполнению табеля относятся формально - в конце месяца всем сотрудникам ставят восьмерки или другое стандартное количество часов отработанного времени (например, 7,2 часа - для работников, которые трудятся 36 часов в неделю).

Во время круглосуточных дежурств на одном рабочем месте посменно могут трудиться несколько человек, например трое или четверо. Общее количество их рабочих часов не может превышать 24. Но не всегда заполняющий табель обращает внимание на такие мелочи и в конце месяца может перепутать, какой сотрудник работал 12 часов, а какой - 4. В итоге согласно табелю один день работники трудились 32 часа в течение суток, а на следующий - 16. Может измениться и число рабочих часов, отработанных за месяц каждым работником. У одного сотрудника отмечено неотработанное время, а у другого - переработка, которую следует оплатить в повышенном размере (ст. 152 ТК РФ).

После проверки табель передают в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата.

В связи с тем что зарплату необходимо выплачивать два раза в месяц (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), то и сведения об отработанном времени должны попадать к бухгалтеру не реже чем один раз в полмесяца.

                                                               Унифицированная форма N Т-12       

                                                               Утверждена постановлением Госкомстата

                                                               России от 05.01.04 N 1                            

                                                                                         /---------\

                                                                                         |   Код   |

                                                                                         |---------|

                                                                           Форма по ОКУД | 0301007 |

                                                                                         |---------|

                            ООО "Фокус"                                          по ОКПО | 0301007 |

--------------------------------------------------------------------------               |---------|

                     (наименование организации)                                          |         |

                                                                                         |         |

---------------------------------------------------------------------------------------------------/

              (наименование структурного подразделения)

                                          /--------------------------------\/----------------------\

                                          |               |                ||   Отчетный период    |

                                          |Номер документа|Дата составления||----------------------|

                                          |               |                ||    с     |    по     |

                                          |---------------+----------------||----------+-----------|

                                          |      5/07     |  31 мая 2007   ||1 мая 2007|31 мая 2007|

                                          \--------------------------------/\----------------------/

                                                Табель                

                                         учета рабочего времени      

                                         и расчета оплаты труда     

 1. Учет рабочего времени                                                 2-я страница формы N Т-12

 Начало таблицы. См. окончание

Номер по порядку	Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия)	Табель- ный номер	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	Итого от- работано за I поло- вину меся- ца
1	2	3	4															5
1	Комаров А.А. начальник отдела	0124	в	от	от	от	от	от	от	от	в	от	от	от	от	от	от	0
			0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0
2	Лютикова Е.П. заместитель начальника отдела	0034	в	я	я	я	в	в	я	я	в	я	я	в	в	я	я	9
			0	8	8	8	0	0	8	7	0	8	8	0	0	8	8	71
3	Говоров А.Ю. заместитель старший менеджер по продажам	0058	в	б	б	б	б	б	б	я	в	я	я	в	в	я	я	5
			0	0	0	0	0	0	0	7	0	8	8	0	0	8	8	39
4	Клязьмина Е.Д. заместитель менеджер по продажам	0128	в	я	я	я	в	в	я	я	в	к	к	к	к	к	я	6
			0	8	8	8	0	0	8	7	0	0	0	0	0	0	8	47
5	Никонова О.Л заместитель менеджер по продажам	0104	в	я	я	я	в	в	я	я	в	я	я	в	в	я	я	9
			0	8	8	8	0	0	8	7	0	8	8	0	0	8	8	71
	заместитель

 Окончание таблицы. См. начало  

16	17	18	19	20	21	22	23	24	25	26	27	28	29	30	31	Итого отра- бота- но за II поло- вину меся- ца	Итого отработано за месяц						Коли- чество неявок, дней (часов)	Из них по причинам		Коли- чество выход- ных и празд- ничных дней
																	дней	часов
																								код	Коли- чество дней (часов)
																		всего	из них
																			сверх- уроч- ных	ноч- ных	выход- ных, празд- ничных
6																7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17
от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	от	я	1	1	8					30	от	30	10
0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	8	8
я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	12	21	167								10
8	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	8	8	8	8	96
я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	12	17	135					6	6	6	10
8	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	8	8	8	8	96							48		48
я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	я	я	12	18	143					5	к	5
8	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	8	8	8	8	96							40		40
я	я	я	в	в	я	я	я	я	я	в	в	я	я	нн	нн	10	19	151					2	нн	2	10
8	8	8	0	0	8	8	8	8	8	0	0	8	8	0	0	80							16		16

 Ответственное лицо           зам. начальника отдела      Лютикова       Лютикова Е.П.

                             ------------------------    ----------    ---------------

 Руководитель

 структурного подразделения      начальник отдела         Комаров        Комаров А.А.

                             ------------------------    ----------    ---------------

 Работник кадровой службы          инспектор ОК           Нифонова       Нифонова К.Ю.

                             ------------------------    ----------    ---------------

О.С. Елисеева,

экономист по труду ООО "Вершина"

"Зарплата", N 5, май 2007 г.