Приложение N 2. Методические указания по ведению штатных расписаний таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС России

Приложение N 2
к Положению об организационно-штатной
работе в таможенных органах
Российской Федерации и в учреждениях,
находящихся в ведении ФТС России

Методические указания
по ведению штатных расписаний таможенных органов и учреждений, находящихся в ведении ФТС России

I. Общие положения

1. Штатное расписание является формой первичной документации по учету труда и его оплаты и применяется для оформления структуры и штатной численности таможенных органов, учреждений, находящихся в ведении ФТС России (далее - таможенные органы), в соответствии с Положением и уставами учреждений, находящихся в ведении ФТС России.

2. Штатное расписание в целях разграничения полномочий между кадровыми и финансово-бухгалтерскими подразделениями целесообразно условно разделить:

1) на штатно-должностную структуру (с графы 1 по 7 и примечание);

2) на финансовую часть (с 8 по 11 графы).

Штатно-должностная структура содержит перечень структурных подразделений, наименование штатных должностей с указанием квалификации, количество штатных единиц должностей.

Финансовая часть включает должностные оклады, оклады по специальному званию, надбавки, доплаты, поощрения и прочие выплаты, входящие в планируемый фонд оплаты труда должностных лиц и работников, установленные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

3. Штатное расписание утверждается приказом таможенного органа.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом таможенного органа.

4. За основу формы штатного расписания таможенного органа взята унифицированная форма штатного расписания (форма N Т-3), утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

В соответствии с порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20 "Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации", в унифицированные формы первичной учетной документации (форма N Т-3) при необходимости можно вносить дополнительные реквизиты, оставляя все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации без изменения (в том числе код, номер формы, наименование документа).

Для удобства в работе допускается разбивка граф формы штатного расписания на необходимое количество подграф со своими заголовками.

5. Утвержденное штатное расписание хранится в отделе документационного обеспечения таможенного органа, его копии с приложением всех приказов о внесении в него изменений - в кадровом и финансово-бухгалтерском подразделениях.

6. На основании утвержденного штатного расписания в кадровом и финансово-бухгалтерском подразделениях составляются электронные формы штатного расписания, которые могут содержать дополнительные в сравнении с утвержденной формой штатного расписания графы, необходимые для организации работы со штатным расписанием в указанных подразделениях.

Образец электронной формы штатного расписания для кадрового подразделения представлен в приложении N 9 к Положению. В кадровом подразделении к штатному расписанию дополнительно прилагаются информационно-аналитические таблицы (организационно-штатная структура таможенного органа, соотношение по категориям должностей сотрудников и государственных гражданских служащих, а также перечень должностей сотрудников, государственных гражданских служащих и работников).

Электронную форму штатного расписания, которую ведет финансово-бухгалтерское подразделение, оформляют в соответствии с приложением N 1 к Положению.

7. В РТУ базы данных штатных расписаний в части штатно-должностной структуры и информационно-аналитических таблиц по всем подчиненным таможенным органам ведет организационно-штатное подразделение РТУ.

В ФТС России базы данных штатных расписаний, в части штатно-должностной структуры и информационно-аналитических таблиц по всем таможенным органам ведет организационно-штатный отдел УК ФТС России.

II. Порядок заполнения штатного расписания таможенного органа

8. При заполнении штатного расписания необходимо указывать:

1) наименование таможенного органа, например: "Ингушская таможня";

2) код таможенного органа по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);

3) день, с которого оно вступает в силу, например: "с 27 апреля 2005 г.";

4) дату и номер приказа таможенного органа, которым утверждено штатное расписание, а также количество штатных единиц должностных лиц и работников, например, "Приказом Ингушской таможни от 20 апреля 2005  г. N 25", "Штат государственных гражданских служащих в количестве 34 единиц", "Штат сотрудников в количестве 47 единиц", "Штат работников в количестве 6 единиц";

5) в графе "Наименование" наименования структурных подразделений таможенного органа в том порядке, в каком они расположены в таблице 1 приложения N 9 к Положению, согласованном с ФТС России и доведенном до сведения таможенного органа в виде распоряжения ФТС России, а также в соответствии с Классификатором наименований структурных подразделений таможенных органов, утвержденным приказом ФТС России, в единственном числе в именительном падеже, как правило, без сокращения, за исключением случаев, когда для подразделения определенной специализации в соответствии с приказами ФТС России предусмотрено наименование, состоящее из аббревиатуры или буквенно-цифрового кода;

(Для специализированных РТУ, учреждений, находящихся в ведении ФТС России, наименования подразделений должны соответствовать наименованиям подразделений в структуре, которая была согласована с ФТС России.)

6) в графе "Код" (предназначена для обобщения и систематизации информации при обработке данных средствами вычислительной техники) - код структурного подразделения таможенного органа в соответствии с Классификатором наименований структурных подразделений таможенного органа;

(Графа "Код" заполняется для всех должностей, входящих в состав структурного подразделения, при этом для должностей без специализации указывается код этого структурного подразделения. Если в структурном подразделении имеются должности со специализацией, то для таких должностей и для должностей, не входящих в состав каких-либо структурных подразделений и сгруппированных под заголовком "Отдельные должности", указываются коды тех структурных подразделений, вместо которых созданы эти должности. Например, в структурном подразделении "Отдел кадров" для должности "Главный государственный таможенный инспектор" со специализацией "По психологической работе" в графе "Код" указывают код отдела психологической работы.)

7) в графе "Должность" наименования штатных должностей, которые входят в соответствующее структурное подразделение таможенного органа, например, "Начальник отдела", "Главный государственный таможенный инспектор", "Специалист по кадрам 5 - 8-го разряда", наименования должностей, соответствующих им специальных званий или классных чинов, а также категорию должности работников в единственном числе в именительном падеже, как правило, полностью, без сокращений, за исключением случаев, когда общими перечнями должностей сотрудников, государственных гражданских служащих, должностей и профессий работников предусмотрено иное;

8) в графе "Специальное звание, классный чин, категория должности" наименования штатных специальных званий сотрудников, классных чинов государственных гражданских служащих и категорий должностей работников, например, "Подполковник таможенной службы", "Референт государственной гражданской службы Российской Федерации 1 - 3-го класса", "Рабочий";

9) в графах "Государственные гражданские служащие", "Сотрудники", "Работники" количество единиц соответствующих должностей;

10) в графах с 8 по 11 диапазоны предельных значений размеров показателей, входящих в фонд оплаты труда должностных лиц и работников и планируемых в соответствии с нормативными и иными правовыми актами Российской Федерации;

11) в графе "Примечание" специализацию штатной должности, например, "По психологической работе", и (или) наименование населенного пункта, где расположено подразделение таможенного органа, в котором введена должность.

9. Итог штатной численности в конце каждого структурного подразделения подводится по должностям "Государственные гражданские служащие", "Сотрудники", "Работники", например, "Итого:", если подразделение структурированное, то после "Итого:" ставится "Всего по отделу (посту, службе и т.д.):", а в конце штатного расписания - "Всего по штатному расписанию:".

III. Порядок внесения изменений в штатное расписание

10. Изменения в штатное расписание таможенного органа вносятся в соответствии с приказом таможенного органа.

Начальник таможенного органа имеет право самостоятельно перераспределять только должности внутри таможенного органа* без изменения установленной штатной численности в пределах установленного фонда должностных окладов должностных лиц и работников с соблюдением нормативов, установленных Положением.

11. Кадровое подразделение вносит изменения в электронную форму (см. приложение N 9 к Положению) утвержденного штатного расписания, а также в штатно-должностную структуру (см. приложение N 1 к Положению, графы с 1 по 7 и примечание), как правило, на электронном носителе в формате Microsoft Excel (при отсутствии необходимого компьютерного обеспечения - на бумажном носителе).

Финансово-бухгалтерское подразделение вносит изменения в электронную форму штатного расписания (см. приложение N 1 к Положению) в соответствии с порядком, установленным начальником таможенного органа.

В данных подразделениях изменения вносят должностные лица (работники), на которых возложены соответствующие функции.

12. Для контроля за правильностью внесения изменений в штатное расписание таможенного органа должностные лица соответственно кадрового и финансово-бухгалтерского подразделений должны проводить по необходимости, но не реже одного раза в квартал сверку электронных форм штатного расписания таможенного органа.

Данные о сверке вносят в таблицу "Справка "Учет изменений" в виде записи, например, "Сверка проведена 01.07.2005. Расхождений нет".

Все изменения, вносимые в штатное расписание, учитывают в таблице "Справка "Учет изменений", начиная со дня вступления в силу первоначально утвержденного штатного расписания.

Электронную базу измененных штатных расписаний рекомендуется вести в хронологическом порядке, то есть в соответствии с издаваемыми приказами (каждой электронной версии штатного расписания соответствует один или несколько приказов об изменениях).

Приказ таможенного органа об изменении штатного расписания следует учитывать, как правило, в день его вступления в силу.

______________________________

* Поскольку в соответствии с п. 9.6 Положения о Федеральной таможенной службе установление численности таможенного органа является компетенцией ФТС России, а в соответствии с п. 1 ст. 402 Таможенного кодекса Российской Федерации таможенный пост является таможенным органом, изменение и перераспределение численности таможенного поста не является компетенцией его начальника.