Приложение 9 (рекомендуемое). Форма и правила заполнения

Приложение 9

Рекомендуемое

Форма и правила заполнения

Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2

ВЕДОМОСТЬ МНЗ__________Зав. N ____________________ (Архивное обозначение)

Владелец __________________________  Лист _______________________________

Идентификатор тома ________________  Продолж. на листе __________________

N тома/кол. томов _________________  Плотность записи ___________________

Код системы _______________________  На носителе занято _________________

Дата создания МНЗ ______________

Инв. N  подл.	Обозначе- ние документа	Наимено- вание документа	Изм.	Идентифи- катор файла	Контроль- ная характери- стика	Примеча- ние

       Изготовил             Личная подпись           Расшифровка подписи

При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 3

Инвентарная книга учета МН и МНЗ

Инв. N	Заводской номер	Тип и емкость МН	Дата хранения	Архивное обозначение МНЗ	МН поступил		МН выдан		Списано	Примечание
					Откуда и дата	Фамилия и подп. принявшего	Куда и дата	Фамилия и подп. получателя

Заполнение инвентарной книги учета МН И# МНЗ

В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН;

в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона первого листа)

Форма 4а

Карточка учета МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)

Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент		Кол. прогон.	Подпись и дата возврата	Примечание
			Фамилия	Подпись

Форма 4б

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

(Код предприятия)	Лист				(Архивное обозначение)
	Продолж. на листе				Вид МН		Инв. N
Выдача МНЗ
Дата	Основание	Вид работы	Абонент		Кол. прогон.	Подпись и дата возврата		Примечание
			Фамилия	Подпись

Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п. 5.1 настоящего стандарта);

в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)			(Обозначение)
	Продолж. на листе				(Идентификатор файла)
		Кол. томов			Вид ДМ	Инв. N		Дата
Подразд.		Подл. на предпр.			П
Вид МН	Архивное обозначение МНЗ				Д
	П	КК	К	Изменения				Новый инв. N
				Изм.	N извещения		Дата
Применяемость:

Форма 5а

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Учет копий
Абонент	Основание и дата	Вид носителя	Кол. экз.	N документа и дата	Списано		Примечание
					N документа	Дата

Форма 5б

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

(Код предприятия)	Лист	(Наименование)		(Обозначенне)
	Продолж. на листе
Применяемость
Дата	Обозначение		Дата	Обозначение

Форма 5в

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона второго и последующих листов)

Применяемость
Дата	Обозначение	Дата	Обозначение

Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п. 5.1);

в графах "Архивное обозначение МНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему ахривное# обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соотвествующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии и дату списания;

в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1, 1.2; 1.3 и т. д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;

в графе "Дата" - дату восстановления;

в графе "Новый инв. N" - Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

в первой строке указывают:

в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;

в графе "Дата" - дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

в графах "Изменения" - прочерк;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

в графе "Новый инв. N" - аннул.

Форма 6

Абонентская карточка
(лицевая сторона)

Лист	Абонентская карточка Фамилия, и., о.___________Таб.N______Тел._________ Должность_______________Отдел, цех________________						(Буква по алфавиту)
Продолж. на листе
Обозначение ДМ		Архивное обозначе- ние МНЗ	Зав. N МН	Выдан		Возвращен
				Подпись	Дата	Подпись	Дата

Форма 6а

Абонентская карточка
(оборотная сторона)

Обозначение ДМ	Архивное обозначение МНЗ	Зав. N МН	Выдан		Возвращен
			Подпись	Дата	Подпись	Дата

Форма 7

Расписка

на выдачу _________________ из __________ до _____________19 _________ г.

Табельный N _________________________ Отдел, цех ________________________

Фамилия, и., о. _________________________________________________________

Обозначение ДМ	Архивное обозначение МНЗ	Вид МН	Зав. N

Получил ___________________ " _______ " _________________ 19 _________ г.

           личная подпись

Форма 8

Книга регистрации извещений об изменении

Дата	Обозначение		N изм.	Код изм.	Кол. листов с приложен.	Кем выпущено	Дата проведения	Сдано (подпись и дата)	Примечание
	извещения	измен. документа

Форма 9

Опись N

передаваемых МН с _____________________________________ документами (МНЗ)

на ______________________________________________________________________

                  наименование темы, изделия, программы

N п/п	Заводской N	Вид МН	Примечание

Приложения:

1. Магнитные носители данных _____________________________________ (кол.)

2. Ведомости МНЗ _________________________________________________ (кол.)

Составил ________________________________________________________________

              должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата

Форма 10

Ведомость документов на носителях данных

1. В графе "N сноски" указывают порядковый номер строки.

В графе "Обозначение" указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.

В графе "Наименование" указывают наименование документа.

В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.

2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу "N сноски" допускается исключать.