Контрагент: проверка на чистоту (С. Город, "Практический бухгалтерский учет", N 8, август 2007 г.)

Контрагент: проверка на чистоту

Как строить отношения с контрагентами? Этот вопрос каждый решает для себя сам. Самое главное - правильно оценить степень хозяйственного риска и личность контрагента.

Проще говоря, вот обратился к вам покупатель. Вы о нем ничего не знаете и ранее с ним не работали. Можно ли как-то проверить контрагента?

Ни для кого не секрет, что предпринимательская деятельность - дело рискованное. Стремление избежать риска или хотя бы минимизировать его - забота каждого предпринимателя. Конечно, мы не в силах повлиять на изменения в нормативных актах, на действия правительства (по крайней мере, большинство из нас не в состоянии этого сделать). Утешает то, что основные проблемы поджидают предпринимателей не в горних сферах политики, а в повседневной деятельности и в отношениях с контрагентами.

Для тех, кто торопится

Алгоритм проверки "чистоты" юридического лица будет следующим:

запросить у контрагента копии учредительных документов;

получить выписку из ЕГРЮЛ;

при необходимости проверить наличие лицензии;

собрать максимум информации из всех источников - открытых, закрытых и дружественных;

на основе всего изложенного принять решение о сотрудничестве (или отказе от него).

Далее надо проверить полномочия лица, подписывающего договор, а именно:

что лицо, подписывающее договор, и лицо, указанное в нем в качестве представителя, совпадают;

что лицо, подписывающее договор, имеет полномочия в соответствии с учредительными документами или надлежащим образом выданную доверенность.

Для ПВОЮЛ все несколько проще:

запросить у контрагента копии свидетельства о регистрации и свидетельства о постановке на учет;

получить выписку из ЕГРИП;

собрать максимально доступный объем информации;

проверить личность лица перед

подписанием договора. Если вы считаете, что этого достаточно, то можете дальше не читать.

Пара замечаний

Каждому предпринимателю было бы нелишним разработать пакет собственных договоров. Это можно сделать самостоятельно (слава богу, недостатка в специализированной литературе сейчас нет) или же заказать юристу. На мой взгляд, последнее предпочтительнее, поскольку профессиональный юрист может помочь избежать распространенных ошибок.

Если у вас есть собственные проекты, то вы более или менее гарантированы от неприятных сюрпризов, связанных с невнимательным изучением договоров. Положа руку на сердце, практически каждый из нас вряд ли читает условия, набранные мелким шрифтом внизу страницы. Да и к условиям договора часто подходят формально, в полной уверенности, что во всех случаях можно договориться. А когда возникает конфликт, выясняется, что ряд условий договора (в основном это касается штрафных санкций и вопросов с доставкой) вообще подписавшему его незнакомы.

Наконец, собственный пакет типовых договоров - визитная карточка предпринимателя, показатель его профессионализма и солидности.

Хороший журнал лишним не бывает

Опыт хозяйственной деятельности и судебных разбирательств показывает, что учет движения документации никогда не бывает лишним. С помощью журналов регистрации вы всегда сможете проследить сами и при необходимости продемонстрировать (третьим лицам, проверяющим или в суде) движение документов. Наличие журналов может подтвердить или опровергнуть в суде заявления:

о направлении или получении претензий;

осуществлении переписки по предмету и существу договора и т.д.

Для небольшого предприятия или предпринимателя, как правило, достаточно двух журналов учета:

входящей документации;

исходящей документации - и двух реестров:

заключенных договоров;

контрагентов.

Реестр контрагентов

По поводу этого реестра надо дать несколько пояснений. Составлять его лучше на основе журнала учета договоров. В этом реестре содержатся обычно сведения о контрагенте:

его фирменном наименовании;

юридическом и фактическом адресе;

фамилии, имени и отчестве руководителя или индивидуального предпринимателя;

почтовом и электронном адресе, а также телефоне.

В этом же реестре целесообразно указывать данные о существе и порядке исполнения сделки:

предмет договора;

вид и сроки исполнения обязательств;

суммы, подлежащие оплате или получению.

Летучие голландцы

Ведение бизнеса через несуществующие фирмы или без государственной регистрации - явление, увы, нередкое. Контакты с такими "предпринимателями" могут выйти боком. В самом лучшем случае это, например, отказ в возмещении НДС или признание сделки недействительной, в худшем - уголовная ответственность.

Удостоверьтесь, что ваш потенциальный контрагент действительно имеет регистрацию. Для этого достаточно попросить у них первичные регистрационные свидетельства:

о государственной регистрации юридического лица;

государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя;

постановке на налоговый учет.

Впрочем, стоит еще проверить их подлинность и актуальность. Это можно сделать, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о вы даче выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Возможно, что налоговая инспекция откажет в выдаче выписки на основании того, что данного юридического лица не существует или данный индивидуальный предприниматель не зарегистрирован. В таком случае это станет прямым указанием на то, что обратившийся к вам человек не тот, за кого себя выдает.

Осторожно: "однодневка"!

Довольно прибыльной формой бизнеса было и остается использование так называемых фирм-"однодневок", т.е. контор типа "Рога и копыта", которые регистрируются по поддельным, утерянным или украденным документам на фиктивных учредителей, в руководителях у них тоже какие-то странные люди, да и по адресу регистрации ими и не пахнет.

Иметь дело с "однодневками" можно, но не нужно. Помимо ситуации, когда товар отгружен, а обратиться за деньгами некуда, существует нешуточный налоговый риск. Если налоговая инспекция в ходе проверки обнаружит "однодневку", то, как правило, начинается встречная проверка всех ее контрагентов. А дальше возникают подозрения и неприятные вопросы, что в итоге вполне может привести к пересчету сумм налогов или, что еще хуже, к уголовному преследованию.

Не поленитесь и запросите первичные регистрационные документы. Нелишним было бы получить нотариально заверенные копии учредительных документов организации.

Если вам удастся получить копию баланса контрагента - прекрасно! Еще лучше, если он подтверждает наличие у нее большого объема собственных средств, что позволяет с большой долей уверенности утверждать, что фирма пришла на рынок и уходить оттуда не собирается.

Конечно, получение сведений из госреестров стоит денег. Для экономных больше подходит другой вариант. Часть информации, содержащейся в реестре юридических лиц, предоставляется в открытом доступе. Заходим на сайт http://egrul.nalog.ru/fns/ и вводим данные интересующей вас организации. На худой конец можно использовать и неофициальные базы данных, т.е. нелегально полученные копии закрытой информации налоговых органов.

Можно самостоятельно получить выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (это будет стоит 200 руб. или 400 - в зависимости от срочности) или поручить это посреднику (эта услуга в Москве стоит от 1500 до 2500 руб.).

Некоторые налоговые инспекции формируют "черные списки" фирм-"однодневок", а также граждан, на которых зарегистрировано чрезмерное количество юридических лиц. Если ваш контрагент присутствует в таком списке, то это серьезный сигнал.

Помните, что если у вас на руках будут доказательства проведения предварительной проверки контрагента, то это позволит вам в споре с налоговыми органами (а также в суде) доказать свою добросовестность, а также то, что вы проявили достаточную степень предусмотрительности.

Как насчет лицензии?

В случае если работы, выполняемые вашим контрагентом, являются лицензируемыми, то необходимо потребовать заверенную копию лицензии со всеми приложениями.

Помните, что отсутствие лицензии в случаях, когда закон требует ее наличия, означает отсутствие у вашего контрагента гражданской правоспособности. Это может привести к признанию договора недействительным.

Отсутствие лицензии у контрагента также влечет за собой невозможность учета расходов по оплате его услуг в целях налогообложения.

Первый этап пройден! Что дальше?

Теперь, когда у вас на руках:

свидетельство о государственной регистрации;

свидетельство о постановке на налоговый учет;

устав;

лицензия;

выписки из ЕГРЮЛ и ЕГРИП;

доказательства того, что юридическое лицо действительно зарегистрировано и не является "однодневкой", - самое время проверить полномочия того, с кем вы собираетесь подписывать договор.

Довольно часто уже в суде контрагент отказывается от своей подписи в договоре или ссылается на то, что лицо, подписавшее договор, не имело на это полномочий. И если договор признается незаключенным, то нарушитель получает реальный шанс снизить санкции или вообще избежать их.

Чтобы не попасть в такую ситуацию, придерживайтесь простых правил.

Если ваш контрагент - ПБОЮЛ, то он должен поставить подпись на договоре собственноручно. Разумеется, перед подписанием договора необходимо удостовериться в личности человека, подписывающего договор, попросить его паспорт или иной документ, который может подтвердить его личность.

Что до юридических лиц, то тут дела сложнее. Есть две категории лиц, которые имеют право подписать договор от имени юридического лица:

единоличный исполнительный орган (т.е. человек, представляющий организацию в силу закона);

представитель по доверенности.

Полномочия директора

Единоличный исполнительный орган (директор, генеральный директор) вправе представлять организацию с момента назначения. Соответственно основным документом, подтверждающим его полномочия, является протокол общего собрания участников (для ООО) или протокол общего собрания акционеров (для АО). Поэтому протокол является первым документом, копию которого необходимо получить.

Заметим, что из полученной вами выписки из ЕГРЮЛ следует, что именно этот человек числится в реестре налоговой инспекции как единоличный исполнительный орган данного юридического лица.

Из устава организации становится ясно:

не истек ли срок полномочий генерального директора. Понятно, что если указанный в уставе срок с момента назначения генерального директора уже истек, то полномочий он не имеет. (Заметим, что в небольших организациях обычно просто проводят собрание участников или акционеров, на котором руководитель назначается повторно, часто задним числом, с момента, когда его полномочия истекли.);

имеются ли какие-либо ограничения на заключение сделок генеральным директором. Часто собственники бизнеса устанавливают требование об одобрении сделок, заключаемых на суммы выше какого-то предела или на заключение сделок с имуществом, имеющим особую ценность.

Представитель по доверенности

Итак, в гражданско-правовых отношениях без доверенности от имени юридического лица может действовать только один человек, для остальных нужна доверенность.

Если вы имеете дело с представителем по доверенности, то порядок действий следующий:

удостовериться в личности (попросив паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);

проверить порядок оформления доверенности (доверенность от имени организации может быть подписана только его единоличным исполнительным органом и должна быть заверена печатью);

проверить указание даты совершения доверенности (помните, что доверенность без даты недействительна);

проверить, не истек ли срок, на который выдана доверенность;

проверить объем полномочий, который передается данной доверенностью. Из доверенности должно следовать, что представившее ее вам лицо полномочно на совершение подобных сделок, не имеет ограничений по суммам или видам сделок либо эти ограничения не относятся к вашему случаю.

Важно помнить, что гендиректор не может передоверить больше полномочий, чем имеет сам. Иными словами, при проверке доверенности придется проверить и полномочия генерального директора (см. выше).

Необычная деятельность

Несколько слов о таком понятии, как "крупная сделка".

Это сделка или несколько взаимосвязанных сделок, связанных с приобретением или отчуждением имущества, стоимость которого составляет более 25% от стоимости имущества общества за последний отчетный период, если уставом общества не предусмотрен более высокий размер крупной сделки (см. п. 1 ст. 46 Федерального закона от 08.02.98 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 1 ст. 78 Федерального закона от 26.12.95 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Противоположность крупной сделки - сделка, осуществляемая в порядке обычной хозяйственной деятельности, т.е. совершение сделок в соответствии с основными видами деятельности, предусмотренными его уставом.

Чтобы убедиться, что сделка совершается в рамках обычной хозяйственной деятельности, достаточно посмотреть копию устава и полученную вами в налоговой инспекции выписку из ЕГРЮЛ (в которой содержатся коды Госкомстата, указывающие на основные виды деятельности организации). Для окончательного разрешения сомнений следует запросить дополнительную информацию, например копию баланса.

С. Город,

адвокат

"Практический бухгалтерский учет", N 8, август 2007 г.