Расчеты с использованием корпоративных банковских карт (И. Перелетова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2007 г.)

Расчеты с использованием корпоративных банковских карт

Расчеты с использованием банковских карт в России получают все более широкое распространение. Банковская пластиковая карта - это именное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров или услуг, а также получения наличных денег в банкоматах и банках. Корпоративная банковская пластиковая карта открывается на конкретного сотрудника, несмотря на то что при ее открытии и дальнейшем использовании переводятся средства организации с ее расчетного счета, а не личные средства сотрудника. То есть практически сотрудник получает доступ к одному из счетов юридического лица.

Порядок эмиссии и использования банковских карт определен Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.04 г. N 266-П (далее - Положение). Согласно Положению банковские карты бывают трех видов: расчетные (дебетовые), кредитные и предоплаченные.

Расчетная (дебетовая) карта предназначена для совершения операций ее держателем в пределах установленной банком-эмитентом суммы денежных средств. Расчеты по этому виду карт осуществляются за счет денежных средств клиента, находящихся на его банковском счете, или за счет кредита, предоставляемого банком-эмитентом клиенту в соответствии с договором банковского счета при недостаточности или отсутствии на банковском счете денежных средств (овердрафт).

Кредитная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются за счет денежных средств, предоставленных банком-эмитентом в пределах установленного лимита в соответствии с условиями кредитного договора.

Предоплаченная карта предназначена для совершения ее держателем операций, расчеты по которым осуществляются банком-эмитентом от своего имени, и удостоверяет право требования держателя предоплаченной карты к кредитной организации-эмитенту по оплате товаров (работ, услуг, результатов интеллектуальной деятельности) или выдаче наличных денежных средств.

Конкретные условия предоставления денежных средств для расчетов по операциям, совершаемым с использованием банковских карт, порядок возврата предоставленных денежных средств, порядок документального подтверждения предоставления и возврата денежных средств, а также начисления и уплаты процентов по указанным денежным средствам определяются в договоре банка с клиентом.

Положением определен круг операций, которые может проводить организация или индивидуальный предприниматель с использованием банковских карт:

получение наличных денежных средств в рублях для осуществления на территории Российской Федерации расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплата в рублях расходов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;

иные операции в валюте Российской Федерации на территории Российской Федерации, в отношении которых законодательством Российской Федерации, в том числе нормативными актами Банка России, не установлен запрет (ограничение) на их совершение;

получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации;

иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства Российской Федерации.

Рассмотрим порядок учета операций при использовании корпоративных карточных счетов на конкретном примере.

Пример. 11 января 2007 г. организация открывает сотруднику корпоративную расчетную карту "Visa" в рублях для оплаты представительских и прочих расходов организации и перечисляет на карту 30 000,00 руб. 12 января сотрудник расплатился с использованием карты "Visa" за официальный прием, организованный в ресторане для представителей других организаций, прибывших для проведения переговоров с целью установления взаимного сотрудничества. 15 января сотрудник приобрел представительские продукты для буфетного обслуживания во время проведения переговоров с контрагентами. В этот же день сотрудник представил в бухгалтерию отчет о проведении мероприятия, утвержденный руководителем организации, и авансовый отчет о суммах, затраченных на приобретение представительских продуктов. 16 января подписан приказ по организации о направлении сотрудника в командировку в Германию сроком на 5 дней с 22 января 2007 г. Цель командировки - решение различных вопросов перед подписанием контракта на поставку организацией товара на экспорт. Рассчитав необходимый сотруднику размер аванса на командировочные расходы, 17 января бухгалтер организации перечисляет на корпоративный карточный счет сумму 35 000,00 руб. Сотрудник имеет многократную визу, авиабилеты приобретены заранее за счет аванса, находящегося в авиакассе. 22 января сотрудник вылетел в командировку в Германию, а 26 января пересек границу при возврате в Россию.

В соответствии с письмом Минтруда и Минфина России от 17.05.96 г. N 1037-ИХ суточные выплачиваются:

со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник;

со дня пересечения государственной границы при возвращении в Россию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

По возвращении из командировки 30 января 2007 г. сотрудник представил в бухгалтерию утвержденный руководителем авансовый отчет со всеми необходимыми документами (копия загранпаспорта с отметками о пересечении границы, счет из гостиницы, документы по операциям с картой и пр.). Согласно авансовому отчету 22 января 2007 г. сотрудник оплатил проживание в гостинице - 800 евро (за период с 17-00 ч. 22 января по 10-30 ч. 26 января 2007 г. - 4 дня), а также снял в банкомате сумму наличных - 200 евро. Согласно выписке банк списал рублевые эквиваленты этих сумм (по курсу банка на 22 января 2007 г. - 34 руб. 55 коп. за 1 евро) в общей сумме 34 550 руб. 00 коп. Кроме того, банк списал с карточного счета сумму комиссии за эту операцию в размере 345 руб. 50 коп. Выписка банка по карточному счету получена 5 февраля 2007 г., и комиссия банка отражена в учете заключительными оборотами января. Тогда же отражены операции по покупке иностранной валюты.

Даты совершения операций в иностранной валюте определяются в соответствии с приложением к ПБУ 3/2006 (а также с ПБУ 10/99). Датой признания командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета, а датой совершения операции по банковским счетам - дата поступления или списания валютной суммы с банковского счета. Таким образом, в бухгалтерском учете записи по конверсионной операции производятся на сумму в рублях, исчисленную по курсу, установленному Банком России на дату списания денежных средств с карточного счета, т.е. на 22 января 2007 г.

Пересчет же суточных для определения размера расходов на командировки, если они выплачиваются в валюте, отличной от валюты, в которой установлены их размеры, производится по курсу на дату составления отчета - 30 января 2007 г.

Нормы суточных, установленные локальным нормативным актом организации для Германии, составляет 65 долл. США в сутки, что соответствует предельным размерам суточных, уменьшающим налогооблагаемую прибыль организации, установленным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.05.05 г. N 299. Выплачиваться суточные будут в евро. Нормы расходов на гостиницу также установлены в пределах, рекомендованных приказом Минфина России от 2.08.04 г. N 64н, и составляют 200 евро в сутки.

Официальный курс евро по курсу Банка России:

на 22 января 2007 г. - 34,4173 руб. за 1 евро;

на 30 января 2007 г. - 34,3212 руб. за 1 евро.

Официальный курс доллара США по курсу Банка России:

на 30 января 2007 г. - 26,5747 руб. за 1 долл. США.

Пересчет суточных, нормированных в долларах США в евро, производится исходя из кросс-курса Банка России (т.е. соотношения курсов этих валют, установленных Банком России) на дату операции. Датой операции по расчету рублевого эквивалента командировочных расходов в иностранной валюте признается дата утверждения авансового отчета. Соотношение курса евро к доллару США на 30 января 2007 г. составило 1,2915 (т.е. 1 евро равен 1,2915 долл. США (34,3212 / 26,5747). Таким образом, суточные - 65 долл. США в сутки, пересчитанные в евро по кросс-курсу Банка России на 30 января 2007 г., составят 50,33 евро в сутки. Организация должна компенсировать сотруднику за 5 дней командировки 201,32 евро (в валюте за 4 дня с момента пересечения границы при выезде в командировку до дня пересечения границы Российской Федерации при возвращении из командировки), а также 100 руб. за день пересечения границы при въезде в Россию по нормам, установленным в организации.

Таким образом, общая сумма суточных, которые подлежат выплате сотруднику, составит:

(50,33 евро х 4 дня) х 34,3212 руб. за 1 евро = 6909,54 руб. + 100 руб. = 7009,54 руб.

Сотрудник получил в банкомате 200 евро, что по курсу на дату составления отчета 34,3212 руб. за 1 евро равно 6864,24 руб. Организации следует доплатить сотруднику 145,30 руб. (7009,54 - 6864,24).

Бухгалтер отразит все эти операции следующими записями:

N п/п	Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма валюты (евро)	Курс	Сумма, руб.	Основание
		Дебет	Кредит
1	11 января 2007 г. Перечислены денежные средства на корпоративный карточный счет	55.4.1	51			30 000,00	Выписка банка, платежное по- ручение, рас- поряжение на перевод
2	15 января 2007 г. Отражено использование средств с карточного счета на оплату официального приема	71.1	55.4.1			25 000,00	Авансовый от- чет, документ по операции с картой (слип)
3	Отражены расходы на официальный прием, орга- низованный в ресторане ресторане	26 (44)	60			25 000,00	Авансовый от- чет, счет рес- торана
4	Произведена оплата счета ресторану	60	71.1			25 000,00	Авансовый от- чет, счет рес- торана
5	Отражено использование средств с карточного счета на оплату представительских продуктов	71.1	55.4.1			2478,00	Авансовый от- чет, документ по операции с картой (слип)
6	Произведена оплата счета магазину	60	71.1			2478,00	Авансовый от- чет, счет рес- торана
7	Оприходованы представи- тельские продукты	10.1	60			2100,00	Авансовый от- чет, кассовый чек, приход- ный ордер фор- мы М-4
8	Выделен НДС со стоимости продуктов	19	60			378,00	Счет-фактура магазина
9	17 января 2007 г. Перечислены денежные средства на корпоративный карточный счет	55.4.1	51			35 000,00	Выписка банка, платежное по- ручение, рас- поряжение на перевод
10	30 января 2007 г. Отражена оплата счета гостиницы по курсу Банка России на дату операции (22.01.07 г.)	71.1	55.4.1	800,00	34,4173	27 533,84	Авансовый от- чет, документ по операции с картой (слип)
11	Отражено получение наличных в банкомате по курсу Банка России на дату операции (22.01.07 г.)	71.1	55.4.1	200,00	34,4173	6883,46	Авансовый от- чет, документ по операции с картой (слип)
12	Отражена курсовая разница за период с 22.01.07 г. по 30.01.07 г.	91.2	71.1	1000,00 (800+200)	34,4173 - 34,3212	96,10	Бухгалтерская справка-расчет
13	Списаны командировочные расходы в части оплата счета гостиницы по курсу на 30.01.07 г.	20, 26, 44	71.1	800,00	34,3212	27 456,96	Авансовый от- чет, документ по операции с картой (слип)
14	Списаны командировочные расходы в части суточных на территории Германии	20, 26, 44	71.1	201,32	34,3212	6909,54	Авансовый от- чет, бухгалте- рская справка- расчет
15	Списаны командировочные расходы в части суточных на территории России	20, 26, 44	71.1			100,00	Авансовый от- чет, бухгалте- рская справка- расчет
16	Выплачена из кассы сумма недополученных суточных (7009,54-6864,2 4)	71.1	50.1			145,30	Расходный кас- совый ордер и бухгалтерская справка-расчет
17	31 января 2007 г. Отражен убыток от разницы курсов при конвертации валюты 22.01.07	91.2	55.4.1	1000,00	34,55 - 34,4173	132,70	Выписка банка, бухгалтерская справка-расчет
18	Отражена комиссия банка за проведение конверсион- ной операции	76 91.2	55.4.1 76			345,50	Выписка банка по карточному счету

Для контроля правильности отражения операций по конвертации рублей бухгалтеру рекомендуется сравнить остаток на карточном счете по выписке банка и по данным бухгалтерского учета. В примере сумма остатка на карточном счете согласно выписке составляет 2626,50 руб. Сверяем сумму остатка на карточном счете по выписке с данными бухгалтерского учета. По данным бухгалтерского учета сальдо счета 55.4.1 складывается из следующих поступлений и расходов:

N п/п	Поступило на счет		Списано со счета
	Наименование операции	Сумма, руб.	Наименование операции	Сумма, руб.
1	Перечислены средства с расчетного счета	30 000,00	Оплачен прием в ресторане	25 000,00
2	Перечислены средства с расчетного счета	35 000,00	Оплачены представительские продукты	2478,00
3			Оплачен счет гостиницы в Германии	27 533,84
4			Сняты наличные при команди- ровке	6883,46
5			Отражен убыток от конверта- ции валюты	132,70
6			Отражена комиссия банка	345,50
	Итого	65 000,00	Итого	62373,50
	Сальдо по карточному счету	2626,50

Сальдо по бухгалтерскому учету совпадает с выпиской, следовательно, расчет убытка при конвертации сделан правильно.

И. Перелетова,

генеральный директор ЗАО "Консалтинговая группа "Зеркало"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 35, август 2007 г.