Посчитаем отпускные (О.В. Давыдова, "Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2007 г.)

Посчитаем отпускные

Как известно, все работники имеют право на ежегодные оплачиваемые отпуска. Когда оно возникает у принятого на работу сотрудника? Каким образом определяется средний заработок работника для оплаты отпуска, в том числе в случае выплаты ему премии (вознаграждения), повышения оклада? Ответы на эти вопросы с учетом различных нюансов даны в настоящей статье.

Хочу в отпуск

В первую очередь определим, когда у работника возникает право на использование отпуска. Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. За первый год работы у конкретного работодателя право на отпуск возникает у сотрудника уже через шесть месяцев непрерывной работы (за исключением случаев, когда работник может заявить о своем желании уйти в отпуск и до истечения этого срока). За второй и последующие годы работы отпуск может предоставляться в любое время. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется на основании графика (форма N Т-7*(1)) (ст. 123 ТК РФ).

Также необходимо учитывать, что право на отпуск зависит от стажа работы. Он определяется по правилам ст. 121 ТК РФ. В этой статье указаны периоды, включаемые и не включаемые в стаж работы. Итак, стаж работы складывается из:

- времени фактической работы;

- периодов, когда работник фактически не работал, однако за ним в соответствии с действующим законодательством, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность);

- времени вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- периода отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине.

К периодам, не включаемым в стаж работы, относятся:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие отстранения его от работы по ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Пример 1.

В ООО "Точка" 3 декабря 2006 г. приступила к работе новая сотрудница. В период с 5 по 24 февраля 2007 г. ей был предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. С 14 по 18 мая 2007 г. работница находилась в служебной командировке, с 4 июня по 21 октября 2008 г. - в отпуске по беременности и родам, с 22 октября 2008 г. по 15 августа 2011 г. - в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Сотрудница ООО "Точка" была в отпуске без сохранения заработной платы в течение 21 дня, поэтому этот период не включается в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Время нахождения в служебной командировке включается в стаж работы, поскольку в соответствии со ст. 167 ТК РФ в этот период за работником сохраняется место работы (должность). Период нахождения работника в отпуске по беременности и родам также входит в стаж работы, а вот отпуск по уходу за ребенком - нет.

Определим стаж работы сотрудницы за первый год работы. Если бы в первый год работы все периоды включались в трудовой стаж, то он составил бы время с 03.12.2006 по 02.12.2007. Однако работница была в отпуске без сохранения заработной платы в течение более чем 14 дней, поэтому стаж работы увеличился на 21 день, то есть составил период с 03.12.2006 по 23.12.2007.

Отметим еще два момента. Во-первых, время ежегодного оплачиваемого отпуска также включается в стаж работы, во-вторых, по желанию сотрудницы работодатель обязан предоставить ей ежегодный оплачиваемый отпуск перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком, причем независимо от стажа работы у данного работодателя.

Обратите внимание: ст. 124 ТК РФ введен запрет на непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Как отметил Минфин в Письме от 20.05.2005 N 03-03-01-02/2/90, этот запрет носит абсолютный характер, другими словами, даже если сам работник не возражает против этого и есть его письменное соглашение (на перенос отпуска еще на один год), все равно работодатель обязан предоставить отпуск.

Пример 2.

Соколова В.А. не воспользовалась правом на отпуск за период работы с 1 апреля 2005 г. по 31 марта 2006 г. и с 1 апреля 2006 г. по 31 марта 2007 г. За какой рабочий период необходимо предоставить отпуск в первую очередь?

Очередной оплачиваемый отпуск может быть предоставлен работнице за любой из двух периодов, так как трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 N 473-6-0).

Хочу денег

Разобравшись, положен ли работнику отпуск, можно смело перейти к расчету отпускных. Для расчета суммы, которую необходимо выплатить работнику не позднее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), определяется размер средней заработной платы. Последняя в первую очередь зависит от выплат, предусмотренных системой оплаты труда и применяемых у конкретного работодателя. Перечень возможных выплат (причем он является открытым) приведен в п. 2 Положения*(2). Отметим, что данное положение применяется в части, не противоречащей трудовому законодательству.

Расчет среднего заработка для оплаты отпуска производится исходя из заработной платы, начисленной за предшествующие 12 календарных месяцев (ст. 139 ТК РФ). Календарным месяцем признается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28-е (29-е) число включительно). Правда, Трудовым кодексом предоставлена возможность использовать для расчета средней заработной платы иные периоды. Главное - предусмотреть их в коллективном договоре, локальном нормативном акте (причем этот выбор распространяется на все случаи определения средней дневной заработной платы, установленные ТК РФ). Воспользовавшись данным правом, организация усложнит себе жизнь, поскольку каждый раз при расчете отпускных необходимо будет одновременно производить дополнительный расчет исходя из общеустановленного порядка с целью проверки того, не ухудшилось ли финансовое положение работников.

Итак, сумма отпускных определяется по одной из следующих формул:

СЗ = СДЗк х Кдо, где:

СЗ - средний заработок;

СДЗк - средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях;

Кдо - количество календарных дней отпуска;

СЗ = СДЗр х Рдо, где:

СДЗр - средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях;

Рдо - количество рабочих дней отпуска.

В свою очередь, СДЗк (кстати, СДЗ применяется во всех случаях, в том числе и при использовании суммированного учета рабочего времени*(3)) рассчитывается следующим образом:

СДЗк = ЗП / (12 х 29,4), где:

ЗП - заработная плата, начисленная за последние 12 календарных месяцев;

12 - число календарных месяцев;

29,4 - среднемесячное число календарных дней. Поясним, откуда взялась эта цифра. Согласно п. 12 Положения с целью определения СДЗ из расчетного периода исключаются праздничные нерабочие дни, установленные федеральным законом. В настоящее время они определены ст. 112 ТК РФ и составляют 12 дней. Следовательно, наша величина вычислена путем решения такого математического выражения: ((365 - 12) дн. / 12 мес.).

Пример 3.

Продавцу магазина Смирновой К.Л. в соответствии с графиком отпусков предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск с 10.09.2007 на 28 календарных дней. Смирнова К.Л. работает в магазине с 06.03.2006. Период до отпуска отработан полностью. Заработная плата, начисленная за расчетный период (с 01.09.2006 по 31.08.2007), составляет 155 600 руб.

Средний дневной заработок для оплаты отпуска Смирновой К.Л. равен 441,04 руб. (155 600 руб. / (12 мес. х 29,4 кал. дн.)), следовательно, сумма отпускных составит 12 349,12 руб. (441,04 руб. х 28 кал. дн.).

Формула расчета СДЗк усложнится, если в расчетном периоде будут периоды, подлежащие исключению из него на основании п. 4 Положения (исключаются, соответственно и начисленные суммы (ЗПиск)), или один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью. Периоды, перечисленные в п. 4 Положения, совпадают с теми, которые исключаются при определении пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам (более подробно об этих периодах изложено в статье Е.Н. Моряк "Составляющие для расчета пособий", N 7, 2007, стр. 79-81). В указанных случаях СДЗк на основании п. 9 Положения определяется так:

СДЗк = (ЗП - ЗПиск) / (ОМ х 29,4 + Кд), где:

ОМ - количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;

Кд - количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;

Кд = Рд х К, где:

Рд - количество рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время;

К - коэффициент, равный 1,4.

Обратите внимание: указанный коэффициент не применяется, если работник с суммированным учетом рабочего времени полностью отработал месячную норму рабочего времени, хотя работал не каждый день. Это связано с тем, что в данном случае расчетный период отработан полностью (Письмо Роструда от 21.12.2006 N 2163-6-1).

Пример 4.

Изменим условия примера 3. Смирнова К.Л. с 16 по 26 апреля 2007 г. была на больничном, в связи с этим она получила пособие по временной нетрудоспособности в размере 5 140,90 руб.

На основании пп. "б" п. 4 Положения период болезни работницы исключается из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не учитывается в ЗП. Исходя из этого, СДЗк равен 442,27 руб. ((155 600 - 5140,90) руб. / (11 мес. х 29,4 кал. дн. + 12 раб. дн. х 1,4)), отсюда СЗ - 12 383,56 руб. (442,27 руб. х 28 кал. дн.).

Если отпуск в соответствии с ТК РФ предоставляется в рабочих днях (так, два рабочих дня за каждый месяц работы должны отгулять работники, занятые на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ)), то СДЗр определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели. Количество рабочих дней в не полностью отработанных месяцах в этом случае рассчитывается путем умножения рабочих дней по календарю пятидневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время, на коэффициент 1,2 (п. 10 Положения).

Отметим, порядок подсчета количества календарных и рабочих дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода применяется при расчете СДЗ независимо от установленной продолжительности рабочей недели (п. 7 Письма ЦБ РФ от 01.09.2003 N 129-Т). Кроме того, п. 9, 10 Положения применяются при расчете СДЗ для оплаты отпусков работников, работающих на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня).

Недостаток данных

Может возникнуть ситуация, когда для расчета СЗ не хватает данных. Такое возможно, например, если работник за расчетный период не имеет фактически начисленной заработной платы или отработанных дней либо этот период состоит из времени, исключаемого из расчетного периода согласно п. 4 Положения. Выход из данной ситуации предложен в п. 5 Положения - нужно воспользоваться суммой заработной платы, начисленной за предшествующий период, равный расчетному. Например, расчетный период - с 01.03.2006 по 28.02.2007 - состоит из периодов, исключаемых из расчетного. Тогда сумма отпускных будет рассчитана исходя из величины заработной платы, начисленной с 01.03.2005 по 28.02.2006.

Еще одна ситуация приведена в п. 6 Положения: за расчетный период и до него работнику не начислялась заработная плата и у него нет отработанных дней. При таком раскладе СЗ зависит от суммы заработной платы, начисленной за дни, отработанные работником в месяце предоставления отпуска.

Пример 5.

Ключевая С.В. работает в ООО "Мишка" с 3 сентября 2007 г. С 24-го числа этого же месяца ей предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней (перед отпуском по беременности и родам). Заработная плата Ключевой С.В. за сентябрь 2007 г. составила 12 500 руб.

Средний дневной заработок для оплаты отпуска Ключевой С.В. составляет 595,24 руб. (12 500 руб. / (15 раб.дн. х 1,4)), следовательно, работнице будут выплачены отпускные в размере 8 333,36 руб. (595,24 руб. х 14 кал. дн.).

Крайняя ситуация - за расчетный период, до него и до отпуска зарплата не начислялась, отработанных дней нет. Как в этом случае поступить, сказано в п. 7 Положения - использовать тарифную ставку установленного работнику разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения.

Под влиянием премий и вознаграждений

Начисленные за расчетный период премии и вознаграждения учитываются при определении среднего заработка в порядке, предусмотренном п. 14 Положения. Прежде чем переходить к нему, обратим внимание на следующую фразу из п. 14 Положения: премии и вознаграждения, фактически начисленные за расчетный период. Что это означает? Это выплаты, начисленные в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода и не после него (письма Роструда от 03.05.2007 N 1263-6-1, от 03.05.2007 N 1233-6-1).

Пример 6.

В июне 2007 г. сотруднице было начислено вознаграждение за выполнение индивидуального плана продаж в мае 2007 г., в июле 2007 г. - премия за выполнение общего плана продаж во II квартале текущего года. Расчетный период - с июля 2006 г. по июнь 2007 г.

При определении среднего заработка работника для оплаты отпуска будет учтено вознаграждение, начисленное в июне 2007 года (в пределах расчетного периода). Премия за II квартал 2007 года в расчете не участвует.

Теперь обратимся к вышеназванному порядку. Учтите, возможность установления коллективным договором иного порядка учета премий и вознаграждений действующим законодательством не предоставлена (Письмо Роструда от 06.07.2007 N 2387-6-1). Итак, в отношении ежемесячных премий и вознаграждений установлено такое правило: можно учитывать только одну выплату за одни и те же показатели за каждый месяц расчетного периода. Аналогичное требование предъявлено к премиям и вознаграждениям за период работы, превышающий один месяц (не более одной выплаты за одни и те же показатели в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода). Например, если квартальная премия начислена в пределах расчетного периода, то она учитывается при определении среднего заработка для оплаты отпуска в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода (Письмо Роструда от 03.05.2007 N 1263-6-1).

Вознаграждение по итогам работы за год, единовременное вознаграждение за выслугу лет (стаж работы), иные вознаграждения по итогам работы за год, начисленные за предшествующий календарный год, учитываются в размере 1/12 за каждый месяц расчетного периода независимо от времени начисления вознаграждения.

Если работником время, приходящееся на расчетный период, отработано не полностью или из него исключены определенные периоды на основании п. 4 Положения, то премии и вознаграждения учитываются не в полном объеме, а пропорционально отработанному времени. Другими словами, сумму премий делят на количество рабочих дней в расчетном периоде (исходя из пяти -, шестидневной рабочей недели) и умножают на количество дней, фактически отработанных работником в расчетном периоде (также по календарю пяти -, шестидневной рабочей недели) (Письмо ФСС РФ от 14.03.2007 N 02-13/07-1985). Это не относится к премиям и вознаграждениям, уже начисленным пропорционально отработанному времени (они учитываются исходя из фактически начисленных сумм). Если данный момент не учесть, то премии, начисленные работникам, отработавшим неполный расчетный период, будут учтены в уменьшенном размере (Постановление ФАС УО от 05.03.2007 N Ф09-327/07-С1).

Пример 7.

Морозко С.В. с 17 сентября 2007 г. предоставлен очередной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Работнику установлен должностной оклад в размере 20 000 руб. По итогам работы за 2006 г. в январе 2007 г. ему было выплачено вознаграждение - 50 000 руб. С 12 по 16 февраля 2007 г. работник находился в командировке (зарплата за дни командировки составила 4 720 руб.), 19 и 20 июня 2007 г. - проходил обязательный медицинский осмотр (зарплата в размере среднего заработка за эти два дня - 1 900 руб.). Количество рабочих дней в расчетном периоде (01.09.2006 - 31.08.2007) составляет 249. Сотрудник работает по календарю пятидневной рабочей недели.

Сначала определим величину заработной платы, начисленной в расчетном периоде:

- с сентября 2006 по январь 2007 года - 100 000 руб. (5 мес. х 20 000 руб.);

- за февраль 2007 года - 14 736,84 руб. (20 000 руб. / 19 раб. дн. х 14 раб. дн.). Зарплата, начисленная за время нахождения в командировке, не учитывается;

- с марта по май 2007 года - 60 000 руб. (20 000 руб. х 3 мес.);

- за июнь 2007 года - 18 000 руб. (20 000 руб. / 20 раб. дн. х 18 раб. дн.). Зарплата в размере среднего заработка за два дня прохождения обязательного медицинского осмотра в расчете не участвует;

- с июля по август 2007 года - 40 000 руб. (20 000 руб. х 2 мес.).

Кроме того, при определении среднего заработка учитывается вознаграждение, начисленное по итогам работы за предыдущий год в январе 2007 года. Если бы работник отработал полностью расчетный период, то вознаграждение было бы учтено в полном объеме, то есть в размере 50 000 руб. (50 000 руб. х 1/12 х 12 мес.). Однако необходимо учесть, что работник пять дней находился в командировке и два дня - на медосмотре, поэтому вознаграждение учитывается пропорционально отработанному времени, то есть в размере 48 594,38 руб. (50 000 руб. / 249 раб. дн. х (249 - 7) раб. дн.).

Таким образом, общие начисления составляют 281 331,22 руб. (100 000 + 14 736,84 + 60 000 + 18 000 + 40 000 + 48 594,38).

Теперь рассчитаем количество календарных дней в отработанных в расчетном периоде месяцах. Часть расчетного периода (10 месяцев) отработана полностью, поэтому за это время количество календарных дней равно 294 (10 мес. х 29,4 кал. дн.). Количество календарных дней, приходящихся на отработанное время в феврале 2007 года, - 19,6 (14 раб. дн. х 1,4), в июне 2007 года - 25,2 (18 раб. дн. х 1,4). Общее количество календарных дней, отработанных в расчетном периоде, - 338,8 (294 + 19,6 + 25,2).

Настала очередь определить средний дневной заработок. Он равен 830,38 руб. (281 331,22 руб. / 338,8 кал. дн.), следовательно, средний заработок для оплаты отпуска работника составляет 23 250,64 руб. (830,38 руб. х 28 кал. дн.).

Повышение оклада

При расчете отпускных важно помнить о том, что на их размер может повлиять повышение тарифных ставок (должностных окладов, денежного вознаграждения) (ТС). Спросите: как? Это зависит от того, когда произошло повышение.

Первый случай - ТС увеличена в расчетном периоде. В этом случае выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные за предшествующий повышению период времени, повышаются на соответствующие коэффициенты. Последние получаются путем деления ТС, установленной в месяце наступления отпуска, на ТС каждого из месяцев расчетного периода.

Пример 8.

Кладовщице ООО "Карамель" в сентябре 2007 г. предоставлен очередной оплачиваемый отпуск продолжительностью 20 календарных дней. Расчетный период отработан ею полностью. На момент ухода в отпуск оклад работницы составлял 15 000 руб. С января по июнь 2007 г. она получала ежемесячно 12 000 руб., до этого - 10 000 руб.

С целью приведения выплат, учитываемых при определении среднего заработка, в соответствие с увеличенным окладом на момент наступления отпуска необходимо воспользоваться повышающими коэффициентами: 1,25 (15 000 руб. / 12 000 руб.) и 1,5 (15 000 руб. / 10 000 руб.). Итак, в расчете среднего заработка участвует зарплата, начисленная:

- за сентябрь - декабрь 2006 года - 40 000 руб. (10 000 руб. х 4 мес.). После индексации ее размер составляет 60 000 руб. (40 000 руб. х 1,5);

- за январь - июнь 2007 года - 72 000 руб. (12 000 руб. х 6 мес.). Проиндексированная величина составляет 90 000 руб. (72 000 руб. х 1,25);

- за июль - август 2007 года - 30 000 руб. (15 000 руб. х 2 мес.).

Общая сумма выплат равна 180 000 руб. (60 000 + 90 000 + 30 000), отсюда средний заработок для оплаты отпуска - 10 204 руб. (180 000 руб. / (12 мес. х 29,4 кал. дн.) х 20 кал. дн.).

Второй случай - повышение ТС произошло после расчетного периода, но до наступления отпуска. Индексации не избежать, ей подвергается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Пример 9.

Администратору магазина с 13 августа 2007 г. предоставлен отпуск на 14 календарных дней. Расчетный период отработан полностью, начисленная за этот период заработная плата составляет 300 000 руб. (25 000 руб. х 12 мес.). С 1 августа 2007 г. должностной оклад администратора с 25 000 повышен до 30 000 руб.

Для повышения среднего заработка, исчисленного за расчетный период, используется коэффициент, равный 1,2 (30 000 руб. / 25 000 руб.).

Сумма отпускных, подлежащих выплате администратору, равна 14 285,71 руб. (300 000 руб. / (12 мес. х 29,4 кал. дн.) х 14 кал. дн. х 1,2).

Третий возможный случай - повышение ТС произведено в период нахождения работника в отпуске. В данной ситуации повышается только часть среднего заработка (с даты повышения ТС до окончания отпуска).

Пример 10.

Изменим условия примера 9. Должностной оклад администратора увеличен с 15 августа 2007 г.

Администратор получит сумму отпускных в размере 13 945,58 руб. Она складывается из среднего заработка для оплаты отпуска, рассчитанного:

- до повышения оклада, равного 1 700,68 руб. (300 000 руб. / (12 мес. х 29,4 кал. дн.) х 2 кал. дн.);

- после повышения оклада, составляющего 12 244,90 руб. (300 000 руб. / (12 мес. х 29,4 кал. дн.) х 12 кал. дн. х 1,2).

Обратите внимание: в примерах мы не стали усложнять расчеты, поэтому выплаты, начисленные за расчетный период, составлял только оклад. Напомним, что выплат может быть намного больше. Они перечислены в п. 2 Положения. При повышении ТС на коэффициент повышения необходимо увеличить все выплаты, учитываемые при расчете среднего заработка, включая начисленные премии и вознаграждения (об этом сказано, в частности, в письмах Роструда от 29.06.2007 N 2228-6-1, от 29.06.2007 N 2227-6-1).

В заключение отметим, что изложенный в статье порядок расчета среднего заработка для оплаты отпусков применяется в отношении не только основных сотрудников, но и работающих по совместительству (п. 19 Положения).

О.В. Давыдова

"Торговля: бухгалтерский учет и налогообложение", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

*(2) Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утв. Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213.

*(3) Решение ВС РФ от 13.07.2006 N ГКПИ06-637, письма Роструда от 10.01.2007 N 16-6, от 21.12.2006 N 2163-6-1.