Приказ Минюста РФ от 23 августа 2000 г. N 250 "Об утверждении Положения о Департаменте делопроизводства"

В соответствии с пунктом 4 приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 12 июля 2000 г. N 205 "О дополнительных мерах по укреплению исполнительской дисциплины в центральном аппарате Минюста России" и на основании приказа Министерства юстиции Российской Федерации от 2 августа 2000 г. N 1234-к "О внесении изменений в структуру Департамента делопроизводства центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации" приказываю:

Утвердить Положение о Департаменте делопроизводства согласно приложению.

Министр

Ю. Чайка

Положение
о Департаменте делопроизводства
(утв. приказом Минюста РФ от 23 августа 2000 г. N 250)

Настоящее Положение определяет назначение, задачи, функции, права и организацию деятельности Департамента делопроизводства Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Департамент).

I. Общие положения

1. Департамент является структурным подразделением центрального аппарата Министерства юстиции Российской Федерации (далее - Министерство).

2. В своей деятельности Департамент руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными и федеральными законами, указами, распоряжениями и поручениями Президента Российской Федерации, постановлениями, распоряжениями и поручениями Правительства Российской Федерации, Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации, нормативными правовыми актами Министерства, настоящим Положением.

3. Структура и штатное расписание Департамента утверждаются приказом Министра юстиции Российской Федерации.

4. Руководитель Департамента подчиняется непосредственно Министру юстиции Российской Федерации либо одному из заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей.

5. Руководитель Департамента, его заместители назначаются на должность и освобождаются от должности Министром юстиции Российской Федерации.

6. Работники Департамента обязаны соблюдать законодательство Российской Федерации, требования служебных инструкций, правила внутреннего трудового распорядка и этические нормы поведения работников, хранить государственную и служебную тайну, повышать квалификацию, лично отвечать за состояние дел на порученном участке.

7. Ответственность работников Департамента, их права, обязанности и социальные гарантии определены законодательством Российской Федерации о труде, Федеральным законом "Об основах государственной службы Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами и должностными инструкциями.

8. В Департаменте хранятся и используются по назначению гербовая печать Министерства, факсимиле Министра юстиции Российской Федерации, иные печати и штампы, предусмотренные Положением о Министерстве юстиции Российской Федерации и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации.

II. Основные задачи Департамента

9. Основными задачами Департамента являются:

1) организация и обеспечение функционирования в соответствии с нормативными правовыми актами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства единой централизованной системы делопроизводства;

2) контроль за исполнением требований нормативных правовых актов Министерства по вопросам организации делопроизводства в системе Министерства;

3) совершенствование форм и методов документирования и документооборота на основе современной вычислительной, копировально-множительной и организационной техники, методическое обеспечение делопроизводства в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства и его территориальных органах;

4) организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины в центральном аппарате Министерства;

5) организация приема граждан руководителями Министерства и работниками структурных подразделений центрального аппарата, обеспечение рассмотрения и централизованного учета и анализа письменных и устных обращений граждан;

6) обеспечение защиты сведений, составляющих государственную тайну, режима секретности при обращении с секретными документами;

7) организация работы архива Министерства в соответствии с законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами;

8) организация работы справочной службы Министерства;

9) контроль за организацией и состоянием делопроизводства в территориальных органах Министерства.

III. Основные функции Департамента

10. Для выполнения указанных задач Департамент осуществляет следующие функции:

1) обеспечивает прохождение входящих документов (прием, регистрацию, учет, хранение, доставку в структурные подразделения) в центральном аппарате Министерства; осуществляет учет, регистрацию и рассылку организационно-распорядительных документов Министерства;

2) подготавливает входящую корреспонденцию от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей федеральных органов исполнительной власти, глав субъектов Федерации для докладов через аппарат Министра юстиции Российской Федерации Министру юстиции Российской Федерации, а также для рассмотрения его заместителями, направляет документы, поступившие из территориальных органов Министерства и иных организаций, по принадлежности в соответствующие подразделения Министерства;

3) осуществляет справочно-информационную работу по организационно-распорядительным, входящим и исходящим документам, взаимодействие с соответствующими структурными подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппаратов палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных министерств и иных федеральных органов исполнительной власти по вопросам получения, прохождения и отправки документов и материалов, а также совершенствования делопроизводства;

4) организует отправление исходящей корреспонденции через Государственную фельдъегерскую службу Российской Федерации по почте и с нарочными;

5) обобщает данные структурных подразделений центрального аппарата Министерства об объемах документооборота, проводит систематический анализ служебной переписки, составляет единую сводку;

6) вносит предложения руководству Министерства по совершенствованию делопроизводства в центральном аппарате, в том числе по сокращению и оптимизации документооборота;

7) накапливает, систематически обновляет и использует справочно-информационную базу данных;

8) проводит комплексные проверки по вопросам организации делопроизводства и работы с архивными документами в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства и его территориальных органах;

9) обеспечивает прием, регистрацию, централизованный учет и направление поступающих в Министерство обращений граждан на рассмотрение и разрешение в структурные подразделения центрального аппарата Министерства по принадлежности, осуществляет рассмотрение обращений граждан в порядке, установленном федеральными законами и нормативными документами;

10) осуществляет совместно со структурными подразделениями центрального аппарата Министерства анализ обращений граждан, связанных с работой органов и учреждений юстиции, и подготовку аналитических записок о характере этих обращений в Министерство;

11) организует прием граждан руководством Министерства, руководителями и работниками структурных подразделений центрального аппарата по вопросам, относящимся к компетенции Министерства;

12) осуществляет прием граждан в приемной Министерства;

13) осуществляет контроль за организацией работы с письмами и обращениями граждан в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства;

14) осуществляет особый контроль за сроками прохождения и рассмотрения жалоб и обращений граждан, направляемых в Министерство из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и иных органов государственной власти;

15) осуществляет контроль за соблюдением сроков и порядка исполнения структурными подразделениями центрального аппарата Министерства указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, совещаний у заместителей Председателя Правительства Российской Федерации и заседаний комиссий, созданных при Правительстве Российской Федерации, парламентских запросов, обращений и запросов членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

16) обеспечивает оперативное направление исполнителям документов, поставленных на контроль;

17) осуществляет своевременное информирование подразделений центрального аппарата и руководства Министерства о нарушениях сроков рассмотрения контрольных документов;

18) контролирует исполнение требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации при подготовке проектов документов, а также порядок представления согласованных проектов документов для доклада Министру юстиции Российской Федерации через аппарат Министра юстиции Российской Федерации;

19) осуществляет в соответствии с нормативными правовыми актами и Инструкцией по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации редакторско-корректорскую проработку проектов документов за подписью Министра и его первых заместителей, а также при рассылке документов в территориальные органы Министерства, иные органы и учреждения юстиции;

20) представляет через аппарат Министра юстиции Российской Федерации информацию Министру юстиции Российской Федерации или его заместителям о случаях неисполнения или несвоевременного исполнения документов, в том числе по результатам предварительного контроля, направляет руководству Министерства представления о привлечении должностных лиц, виновных в несвоевременном, ненадлежащем исполнении или неисполнении контрольных документов, а также документов, подготовленных с нарушениями требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством;

21) направляет запросы в территориальные органы Министерства с целью выяснения состояния организации в них делопроизводства;

22) обобщает данные территориальных органов Министерства об объемах документооборота и состоянии делопроизводства в них, осуществляет анализ этих данных, при необходимости готовит информацию для доклада руководству Министерства;

23) разрабатывает методические рекомендации по организации делопроизводства в центральном аппарате и территориальных органах Министерства;

24) разрабатывает и осуществляет мероприятия по обеспечению режима секретности, контролирует исполнение требований действующего законодательства в области защиты государственной тайны;

25) осуществляет совместно с Департаментом государственной службы и кадров в установленном порядке оформление и переоформление допусков работникам Министерства к документам, содержащим сведения, составляющие государственную тайну, контролирует сроки их действия;

26) осуществляет совместно с Управлением собственной безопасности и Главным управлением исполнения наказаний мероприятия по определению эффективности инженерно-технических средств охраны режимных помещений;

27) разрабатывает и организует исполнение сводной номенклатуры дел Министерства, отбор и принятие на временное хранение документов, образующихся в деятельности Министерства;

28) осуществляет подготовку и передачу документов постоянного хранения в Государственный архив Российской Федерации в соответствии с действующими нормативами и номенклатурой дел;

29) организует работу центральной экспертной комиссии Министерства по определению ценности и состояния документального фонда центрального аппарата, актирование и уничтожение документов с истекшими сроками ведомственного хранения;

30) осуществляет в соответствии с графиком, утвержденным в установленном порядке, прием на архивное хранение документов структурных подразделений центрального аппарата Министерства, законченных делопроизводством;

31) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Министерства в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел;

32) разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам архивного дела и делопроизводства;

33) отвечает на запросы граждан и организаций о предоставлении архивных справок и копий документов ведомственного хранения;

34) организует и осуществляет выполнение машинописных и копировально-множительных работ;

35) осуществляет учет объемов централизованных копировальных и печатных работ в Министерстве;

36) организует рациональное использование персональных ЭВМ, множительной техники, факсимильных аппаратов и другой оргтехники, имеющейся в распоряжении Департамента;

37) ведет альбом унифицированных форм документов, осуществляет проверки соответствия используемых в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства бланков действующим стандартам;

38) организует при наличии финансирования регулярное переиздание телефонных справочников Министерства и его территориальных органов, изготовление или приобретение справочно-информационных и методических материалов, а также организационно-технических средств, необходимых для обеспечения делопроизводства.

IV. Обязанности и права руководителя Департамента

11. Руководитель Департамента:

1) запрашивает и получает от структурных подразделений центрального аппарата Министерства и его территориальных органов материалы и информацию, необходимые для доклада руководству Министерства;

2) вносит на рассмотрение руководства Министерства предложения, направленные на совершенствование деятельности центрального аппарата Министерства и его территориальных органов в части ведения делопроизводства, повышения уровня исполнительской дисциплины, обеспечения режима секретности при работе с документами, рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

3) направляет на исполнение в соответствующие структурные подразделения центрального аппарата Министерства и его территориальные органы документы, не требующие доклада Министру юстиции Российской Федерации и его заместителям;

4) возвращает исполнителям для доработки документы и материалы, подготовленные с нарушением требований Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации и других нормативных правовых актов;

5) требует от работников структурных подразделений центрального аппарата Министерства, отвечающих за делопроизводство, строгого соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства, исполнения поручений и соблюдения режима секретности при работе с документами;

6) организует совместно с Департаментом государственной службы и кадров направление на учебу работников Департамента;

7) проводит совещания, семинары по вопросам, относящимся к компетенции Департамента;

8) представляет интересы Министерства в организациях и учреждениях по вопросам, входящим в компетенцию Департамента;

9) дает рекомендации и разъяснения по вопросам, входящим в компетенцию Департамента, являющиеся обязательными для структурных подразделений центрального аппарата Министерства и его территориальных органов;

10) использует в установленном порядке информационные банки данных, системы связи, в том числе правительственную связь.

12. Руководитель Департамента обязан:

1) осуществлять руководство деятельностью Департамента, определять направления работы и меры по ее совершенствованию;

2) организовывать взаимодействие Департамента с соответствующими структурами Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, министерств и иных органов государственной власти Российской Федерации, структурными подразделениями центрального аппарата Министерства;

3) в пределах своих должностных полномочий своевременно принимать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и организовывать их рассмотрение руководством и структурными подразделениями центрального аппарата Министерства в порядке, установленном федеральными законами и нормативными документами;

4) хранить государственную тайну, соблюдать конфиденциальность служебной переписки, телефонных переговоров и иной служебной информации, не подлежащей разглашению в соответствии с законодательством, обеспечивать сохранность документов, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения.

13. Руководитель Департамента имеет право:

1) давать разрешение на ознакомление с оригиналами и выдачу копий документов, предусмотренных сводной номенклатурой дел, а также на регистрацию, заверение документов печатями, штампами Министерства, проведение других операций с документами в случаях, не предусмотренных соответствующими инструкциями и регламентами;

2) распределять обязанности между своими заместителями;

3) в соответствии с Инструкцией по делопроизводству Министерства юстиции Российской Федерации визировать организационно-распорядительные документы и исходящую корреспонденцию Министерства, контролировать соблюдение порядка их оформления и согласования;

4) самостоятельно принимать решения по вопросам, относящимся к сфере деятельности Департамента, представлять его без доверенности во всех государственных, общественных и коммерческих организациях;

5) готовить предложения, подписывать и визировать в установленном порядке документы, связанные с деятельностью Департамента;

6) вносить предложения о назначениях работников Департамента, их поощрениях и наложении взысканий, аттестации, присвоении им классных чинов, представлять их к государственным и иным наградам, утверждать должностные инструкции;

7) определять порядок и режим работы отделов Департамента, утверждать текущие и перспективные планы работы Департамента;

8) требовать от работников центрального аппарата и подведомственных организаций Министерства исполнения регламентов, инструкций и других нормативных документов, соблюдения правил оформления служебной переписки.