Ситуационная комната как инструмент поддержки принятия управленческих решений (И. Иванова, "Финансовая газета", N 45, ноябрь 2007 г.)

Ситуационная комната как инструмент поддержки принятия
управленческих решений

Условия жизни и деятельности человека изменяются со временем. Рынок и конкуренция диктуют свои условия. Чтобы оставаться на уровне преуспевающих и повышать свою конкурентоспособность, компании должны совершенствоваться и оперативно реагировать на изменяющуюся рыночную среду. При этом вместе с ростом компании возрастает и потребность в точном, оперативном и достоверном получении информации, принятии взвешенного управленческого решения, а также в прогнозировании дальнейших тенденций.

Прогнозирование - одна из самых востребованных, но при этом и самых сложных задач анализа. Проблемы при ее решении обусловлены многими причинами: недостаточное качество и количество исходных данных, изменения среды, в которой протекает процесс, воздействие субъективных факторов. Однако именно качественный прогноз является ключом к решению большинства бизнес-задач.

Известный большинству читателей закон исходных данных Спенсера гласит:

каждый может принять правильное решение, располагая достаточной информацией;

хороший руководитель способен принять решение, располагая недостаточной информацией;

идеальный руководитель может принять решение, не зная абсолютно ничего.

Если учесть тот факт, что крупные корпорации и холдинги имеют несколько направлений бизнеса, то их руководителям быть в курсе событий становится все труднее. При этом необходимость принимать управленческие решения является повседневной обязанностью руководителя. Взаимосвязь его ранга с объемами информации, которую ему необходимо проанализировать для принятия решения, можно представить в виде модели (см. рисунок).

"Рис. "Взаимосвязь ранга руководителя с объемами информации"

Чем выше ранг руководителя, тем больше информации он должен проанализировать для принятия решения. При этом информация для анализа может быть самой разнообразной, от формализованных и структурированных отчетов до справочной, выполненной сотрудником в произвольной форме. Объемы предоставленной информации могут колебаться от уровня "недостаточно" до уровня "избыточно". Такой подход негативно сказывается на принятии решения, что может повлечь за собой ряд негативных факторов, например ослабить позицию компании на рынке.

Ситуационные комнаты

При поиске механизмов принятия управленческих решений сегодня все больший интерес вызывают информационные системы поддержки принятия решений (Decision Support Systems, DSS), а именно ситуационные центры (или ситуационные комнаты). Ситуационные комнаты - это виртуальные комплексы рабочих мест для высших должностных лиц, организованные специальным образом. Специальная организация заключается в предоставлении возможности задействовать в ситуационной комнате различные аналитические технологии, средства моделирования ситуаций и мощные механизмы визуализации. Это в свою очередь позволяет оперативно предоставить полную информацию о значении и динамике контролируемых параметров и процессов, быстро локализовать появившуюся проблему, помочь разобраться и найти оптимальное решение.

Обычно руководители последовательно изучают проблему как по всему спектру смежных вопросов, так и путем анализа деталей этой проблемы. Основная сложность данного процесса для руководителя (как и для любого человека) состоит в возможности восприятия максимально полной информации по изучаемой проблеме за минимальный промежуток времени. Чрезвычайно трудно обработать массив разнородной информации, зачастую представленной в виде колонок "сухих" цифр, причем не просто обработать, а обработать оперативно, концентрируясь на важных данных и оставляя вне зоны внимания те детали, которые не влияют на решение проблемы и поэтому не представляют значительного интереса. Назначение ситуационной комнаты заключается в обеспечении наглядного предоставления информации, что упрощает ранжирование информации по степени ее важности. Такие комнаты сегодня очень популярны за рубежом. Там они работают в структурах власти, крупных корпорациях и банках. Важно отметить, что в России также уже используются ситуационные комнаты (или ситуационные центры), разработанные с учетом зарубежного опыта применения. Подобные решения установлены в Администрации Президента Российской Федерации, в Совете безопасности, МЧС.

Ситуационные комнаты позволяют осуществлять мониторинг, оценку и прогнозирование ситуаций по таким основным направлениям, как политика, экономика, технологии, менеджмент, чрезвычайные ситуации, транспорт, экология, социальная сфера, энергетика, правопорядок, оборона, торговля, промышленность, финансы. Ситуационная комната может работать в следующих режимах:

текущий мониторинг, т.е. отображение фактической ситуации в компании, филиалах корпорации, государственных структурах;

плановое обсуждение проблем, т.е. запланированное обсуждение докладов и аналитических отчетов по проблемным ситуациям для принятия соответствующих решений;

чрезвычайный режим, т.е. оперативное принятие мер и контроль за исполнением решений по непредвиденным, кризисным и чрезвычайным проблемам.

Известно, что для российской действительности наиболее характерным является чрезвычайный режим из-за географической распределенности страны с большим населением и неравномерным уровнем инфраструктуры. В связи с этим руководители вынуждены принимать решения на основе визуальной информации и в достаточно сжатые сроки.

Компоненты ситуационной комнаты

Ситуационная комната при всей кажущейся доступности - это достаточно сложный информационно-аналитический продукт, который может включать следующие компоненты:

подсистема сбора данных (ручной ввод и/или интеграция с уже имеющимися информационными системами);

очистка данных (дублирование информации);

хранение данных (хранение истории данных);

аналитическая обработка данных;

визуальное отображение;

средства динамического (имитационного) моделирования и прогнозирования;

аудио- и видеоконференцсвязь;

подсистема синхронного перевода;

подсистема технологического телевидения (для обеспечения видеосъемки докладчиков, участников совещания);

подсистема озвучивания (использование акустических систем);

подсистема источников аудио-, видеосигналов (должна включать технические средства, предназначенные для обеспечения возможности демонстрации презентационных материалов, а также другой видеоинформации с распространенных видеоносителей);

подсистема документирования (используется для записи и каталогизирования проводимых в зале мероприятий) и т.д.

Данный список может быть дополнен. Следует иметь в виду, что в определенный момент любой дополнительный компонент может стать необходимым атрибутом комнаты. Естественное наполнение ситуационной комнаты будет зависеть от организационной структуры компании и поставленных целей. Если это крупная, территориально распределенная компания, имеющая представительства в других городах или странах, то системы видеоконференцсвязи станут для нее одним из самых важных элементов.

Необходимо отметить, что эффект от компьютеризации ситуационных комнат во многом зависит от методов сбора информации, структурирования данных, используемых технологий анализа. Большой объем достоверной информации о различных аспектах ситуации - это залог эффективности принимаемых решений, поэтому развертывание ситуационной комнаты наиболее эффективно в тех организациях, где есть система автоматизации управления деятельностью предприятия.

В ситуационной комнате часто используется технология так называемого светофора (индикация цветом), где каждый цвет несет определенную смысловую нагрузку и обозначает текущую ситуацию. Например, зеленый цвет означает "отлично", желтый - "переходное состояние", красный - "плохо". Таким образом, руководитель получает моментальную и, главное, наглядную картину ситуации. Это позволяет ему моментально вычленить кризисные участки, обратить внимание на переходные значения и не отвлекать ресурсы на анализ нормально развивающихся событий.

Еще одна задача, которую успешно решает ситуационная комната, - это предоставление возможности перейти на более низкий уровень детализации информации и получить различные отчеты, графики и другие данные, связанные с обсуждаемой проблемой. Причем уровень детализации может быть задан руководителем произвольно, с использованием специальных режимов. Приведем пример: губернатор одной из областей зафиксировал по некоторым районам невыполнение намеченных мероприятий по приоритетным национальным проектам. В ситуационной комнате он может немедленно проанализировать проблему и получить информацию о причинах невыполнения, а также принять решение о дальнейших действиях. Это позволит сразу вмешаться в чрезвычайную ситуацию и принять меры, способные устранить проблему самым эффективным образом.

Проекты по созданию ситуационных центров

До внедрения решения руководитель должен понять, под какие задачи будет создаваться его ситуационная комната. Это решение - не типовой продукт, так как его архитектура проектируется под конкретную задачу и под специфику компании.

Проект внедрения комнаты начинается с обследования предприятия, именно на данном этапе консультанты помогут разработать требования к будущему инструменту управления. Далее последует стандартный набор процедур, среди них - разработка решения, его внедрение и сдача в эксплуатацию.

"Энвижн Груп" - это системный интегратор федерального уровня, реализующий в настоящее время ряд проектов по созданию ситуационных центров, в том числе и для государственных организаций, что влечет за собой повышенные требования к реализации проекта, такие, как жестко выдержанные сроки реализации проекта, ограничения по бюджету, нестандартность решения. Сегодня в рамках проекта для государственного заказчика силами исполнителя была намечена реализация краткосрочных и среднесрочных целей заказчика. Реализация краткосрочных задач прошла в несколько этапов: обследование на территории заказчика, определение бизнес-требований, сбор и анализ первичной информации, определение целей будущей системы. На основе этой информации сотрудники "Энвижн Груп" разработали решение в виде двух подсистем: подсистема сбора информации (ввода данных) и подсистема анализа данных и формирования отчетности.

Использование подсистемы ввода данных способствовало исключению возможности дублирования информации, а также ввода неточных и некорректных данных. Подсистема анализа данных и формирования отчетности позволила осуществлять мониторинг ситуации по заданным критериям в режиме реального времени. Помимо этого было спроектировано хранилище данных, в котором будет аккумулироваться вся необходимая исходная информация.

Следующий этап проекта подразумевает интеграцию с уже существующими информационными системами заказчика.

На завершающем этапе планируется дальнейшее дополнение перечня показателей для более глубокого и детального анализа ситуации и выбора дальнейших стратегий развития. Такая традиционная автоматизация, где сначала реализуется нижний уровень управления (уровень исполнителей), а затем уровни среднего и высшего звеньев, применяемые к построению ситуационной комнаты, позволяет быстро отреагировать на изменения требований и пожеланий заказчика.

В заключение хотелось бы еще раз подчеркнуть, что ситуационная комната имеет в нашей стране хорошие перспективы для роста и развития. Однако никакая прекрасно оснащенная по последнему слову техники комната не решит всех проблем компании. Это лишь инструмент, который может облегчить труд менеджера, руководителя, директора, подсказать варианты развития той или иной ситуации. При этом последнее слово - принятие решения и ответственность за него - остается за человеком.

И. Иванова,

аналитик отдела систем поддержки принятия решений "Энвижн Груп"

"Финансовая газета", N 45, ноябрь 2007 г.