Приложение 3. Примерное Положение об архиве таможни

Приложение 3

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 78

Примерное Положение об архиве таможни 2*

1. Общие положения

1.1. Документы таможни, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

До передачи на государственное хранение эти документы временно хранятся в таможне.

1.2. Таможня обеспечивает сохранность, учет, отбор, упорядочение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, образующихся в ее деятельности. В соответствии с правилами обеспечивает своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, проводятся силами и за счет таможни.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации должностные лица таможни несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.3. В таможне для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.

Таможня обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием, кадрами.

1.4. Деятельностью архива руководит заведующий архивом, либо его функции возлагаются на инспектора, ответственного за ведение архива.

1.5. В своей работе архив таможни руководствуется положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации, приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и регионального таможенного управления, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), методическими документами соответствующего госархива и настоящим положением.

1.6. Архив таможни работает по планам, утверждаемым начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации, и отчитывается перед ним в своей работе.

1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива таможни осуществляет соответствующий госархив.

2. Состав документов архива

В архив поступают:

2.1. Законченные делопроизводством документы:

- постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности структурных подразделений таможни;

- временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности;

- по личному составу.

2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу таможенного органа-предшественника.

2.3. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных таможенных органов, непосредственно подчиненных таможне.

2.4. Личные фонды ведущих сотрудников таможни.

2.5. Служебные и ведомственные издания.

2.6. Научно-справочный аппарат (НСА) к документам архива.

3. Задачи и функции архива

3.1. Основными задачами архива являются:

3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения.

3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно-справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.

3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой России.

3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве таможни.

3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

3.2.1. Принимает (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывает и хранит документы отделов таможни.

3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение.

3.2.3. Составляет и представляет (не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможни и ЭПК соответствующего госархива.

3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.

3.2.5. Создает, пополняет, совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с НСА соответствующего государственного архива.

3.2.6. Организует использование документов:

- информирует руководство и работников таможни о составе, содержании документов архива;

- выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов в целях служебного или научного использования;

- исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.

3.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе ЭК таможни.

3.2.8. Оказывает методическую помощь в составлении номенклатуры дел таможни, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив.

3.2.9. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива, отдела документационного обеспечения и защиты информации, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.

3.2.10. Ежегодно представляет в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

3.2.11. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации.

4. Права архива

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях таможни.

4.2. Запрашивать от структурных подразделений таможни сведения, необходимые для работы архива с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.

5. Ответственность заведующего архивом

Заведующий архивом (инспектор отдела документационного обеспечения и защиты информации, ответственный за работу архива) несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.