Приложение 14. Примерные должностные обязанности инспектора, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении таможни (на таможенном посту)

Приложение 14

к приказу ГТК РФ

от 12 февраля 1996 г. N 78

Примерные должностные обязанности
инспектора, ответственного за делопроизводство в структурном подразделении таможни (на таможенном посту)

1. Общие положения

1.1. Инспектор, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении таможни ( в т.ч. на таможенном посту), назначается приказом по таможне по представлению начальника структурного подразделения.

1.2. Инспектор, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении в своей деятельности руководствуется приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного управления, таможни, Положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), а также настоящими должностными обязанностями.

1.3. Инспектор непосредственно подчинен начальнику структурного подразделения, методически - начальнику отдела документационного обеспечения и защиты информации.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является обеспечение правильного учета, своевременной передачи документов руководству структурного подразделения и исполнителям, контроль за прохождением документов и возвратом их в отдел документационного обеспечения и защиты информации.

2.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

- знать требования Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- получать в отделе документационного обеспечения и защиты информации входящую корреспонденцию (нерегистрируемую - по реестрам, регистрируемую - под расписку) с экземпляром регистрационно-контрольной карточки;

- сдавать на регистрацию в отдел документационного обеспечения и защиты информации документы, полученные сотрудниками подразделения непосредственно от других организаций;

- просматривать полученную корреспонденцию и передавать ее на рассмотрение руководителю структурного подразделения или непосредственно исполнителю в соответствии с резолюцией руководителя таможни, с внесением необходимых отметок в регистрационно-контрольные карточки или реестры;

- переносить резолюцию руководителя структурного подразделения на регистрационно-контрольную карточку и передавать документ на исполнение под расписку на карточке;

- вести учет движения документа от исполнителя к исполнителю в пределах структурного подразделения;

- осуществлять ознакомление сотрудников структурного подразделения с документами информационного характера;

- осуществлять контроль за сроками исполнения документов;

- сообщать в отдел документационного обеспечения и защиты информации фамилии исполнителей по документам, поставленным на контроль;

- периодически напоминать исполнителям о сроках исполнения документов;

- принимать меры для своевременного снятия с контроля исполненных документов или продления срока исполнения;

- проверять правильность оформления исполненных документов (наличие виз, номера дела по номенклатуре, отметки об исполнении и др.);

- переносить сведения об исполнении документа на карточку и передавать ее вместе с документом инспектору отдела документационного обеспечения, осуществляющему контроль;

- формировать исполненные документы в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения;

- готовить к сдаче в архив таможни дела структурного подразделения, составлять сдаточные описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения;

- готовить предложения по изменению и дополнению номенклатуры дел структурного подразделения и вносить ее для рассмотрения в отдел документационного обеспечения и защиты информации.