Вопрос: Во время длительной заграничной командировки сотрудник осуществил расходы из собственных средств и документально их подтвердил. Просим разъяснить порядок компенсации сотруднику таких расходов. Можно ли компенсировать их в валюте? ("ЭЖ Вопрос-Ответ", N 10, октябрь 2007 г.)

Во время длительной заграничной командировки сотрудник осуществил расходы из собственных средств и документально их подтвердил. Просим разъяснить порядок компенсации сотруднику таких расходов. Можно ли компенсировать их в валюте?

Сотруднику, направленному в служебную командировку, работодатель обязан возмещать: расходы по проезду и по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (ст. 168 ТК РФ). Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Пунктом 11 письма ЦБР от 04.10.1993 N 18 предусмотрена выдача под отчет сумм на служебные нужды, в том числе на командировки.

Ни Трудовой кодекс РФ, ни письмо ЦБР не обязывают организацию выдавать аванс на предстоящие расходы. Однако Трудовой кодекс обязывает возмещать расходы работника в размере и порядке, предусмотренных коллективным договором или локальным нормативным актом организации.

Если таким внутренним документом организации предусмотрена выдача аванса на командировку, то неисполнение данного условия может быть расценено как нарушение трудового законодательства, что влечет наложение: на должностных лиц организации - штрафа от 500 до 5000 руб.; на организацию - штрафа от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Таким образом, организация обязана возместить работнику подтвержденные им расходы в соответствии с принятым в организации порядком.

По нашему мнению, эти расходы организация вправе возместить в валюте, учитывая при этом положения ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 N 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле". Ведь оплата и (или) возмещение расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ, а также погашение неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, относятся к разрешенным валютным операциям (подп. 9 п. 1 ст. 9 Закона N 173-ФЗ).

Если эти расходы возмещаются в рублях, то, по нашему мнению, сумма в рублях должна быть рассчитана исходя из валютной задолженности организации по курсу на дату погашения задолженности организации перед работником.

На основании какого документа и в какой сумме должны быть возмещены расходы работника?

В данном случае использование типовой формы авансового отчета может показаться некорректным. Однако, учитывая, что в форме N АО-1 предусмотрена строка "перерасход", считаем возможным использовать эту форму и для возмещения расходов работнику.

Перечень, размеры расходов, а также документы, на основании которых возмещаются расходы, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.

Обратите внимание! Этими документами может быть предусмотрено возмещение расходов, которые в соответствии с главой 25 НК РФ могут быть признаны экономически не обоснованными или не подтвержденными документально. Это необходимо учитывать при исчислении налога на прибыль.

А. Ильин,

эксперт АКДИ "ЭЖ"

1 октября 2007 г.

"ЭЖ Вопрос-Ответ", N 10, октябрь 2007 г.