Путевые листы: новые разъяснения ("Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.)

Путевые листы: новые разъяснения

Путевые листы, как правило, становятся одним из основных объектов налоговой проверки. Допущенные в них неточности приводят к доначислению налогов. Поэтому и бухгалтеру желательно тщательно следить за правильным оформлением этих документов.

Важные подробности

Компания не может учесть расходы на покупку топлива в налоговом учете либо вычесть по ним НДС, если она не оформила путевые листы*(1) либо допустила в них ошибки или не предъявила чиновникам. С такими обвинениями проверяющих сталкиваются многие. Даже те, кому листы не нужны.

Вот случай из недавней практики. Инспекторы затребовали у продавца товаров путевые листы. Тот их не предоставил. Налоговая инспекция его оштрафовала на 50 руб. за каждый не представленный документ. На первый взгляд, заслуженно. Ведь фирма не соблюдала официальные требования. Но она и не могла их выполнить. Товар отпускался на условиях самовывоза покупателем. Это указал суд, отменив штраф.*(2) Добавим - условие о самовывозе лучше прописать в договорах с клиентами или в выставляемых им счетах. Данные контракты (счета) предъявите в инспекцию, если она запросит путевые листы. Обычно после таких пояснений ревизоры снимают свои вопросы.

Теперь о ситуациях, когда вы эксплуатируете машину. Тут к чекам на бензин путевые листы прикладывают обязательно. Иначе расходы на топливо нельзя будет учесть при налогообложении прибыли. Так полагают и инспекторы, и арбитражные суды.*(3) Причем надо избегать общих слов в документе. В частности, не следует в него вносить нераскрытые маршруты: "по республике", "по району", "по области" и т.д. Из них нельзя понять - обоснованно списан бензин или нет. Значит, его стоимость не уменьшает облагаемую прибыль - так считает Минфин.*(4)

С ним можно поспорить, но спокойнее все же расшифровывать информацию.

В путевом листе либо приложении к нему отдельно пишем каждую поездку. Если она внутри города, то детализацию желательно проводить до пункта назначения. Это банк, инспекция, склад поставщика на такой-то улице... В прочих маршрутах допускается укрупнение. Скажем: "Москва - Ногинск, ООО...".

Из документа

При наличии иных первичных учетных документов,... подтверждающих наличие затрат на приобретение ГСМ, расходы на его приобретение не могут быть исключены из состава затрат в связи с тем, что расход бензина, топлива подтвержден путевыми листами, оформленными с нарушением.

Пост. ФАС Московского округа от 19.01.2005 г. N КА-А40/11847-04

Такое перечисление - работа кропотливая. Зато она избавляет от споров с проверяющими. Ее не обязательно должен выполнять бухгалтер. Приказом руководителя компании эта задача нередко закрепляется за другим сотрудником. К примеру, водителем или начальником транспортного цеха.

Вести ли путевые листы "упрощенцам", которые платят 6-процентный налог, и "вмененщикам"? Да, лучше их заполнять. Так проще контролировать водителей и легче пройти проверку по налогу на доходы физических лиц. Инспекторы смотрят - сданы ли "подотчетниками" документы на суммы, выделенные для покупки ГСМ. К таким документам относят и путевые листы.

О датах и нормах

В некоторых предприятиях составляют путевые листы не ежедневно, а сразу за несколько дней. Это разрешено.*(5) Только следует записывать маршрут каждой поездки. Норма не применима к автотранспортным организациям. У них листы должны оформляться каждый день. Исключение предусмотрено для тех случаев, когда водитель работает непрерывно больше суток. Например, если он был направлен в командировку.

Кроме наличия листа, инспекторы могут проверить километраж поездки и нормы списания топлива. Поэтому бухгалтеру желательно отслеживать эти сведения. В частности - внесены ли показания спидометра и данные по разделу "Движение горючего". Контролеры часто смотрят именно заполнение этих строк.

Еще ревизоры должны оценивать - обоснованны ли затраты на бензин. Для этого они сравнивают применяемые компанией нормы списания ГСМ с нормами, которые введены Минтрансом.*(6) Превышение ведомственных лимитов раньше обязательно приводило к доначислению налога на прибыль. Оно неправомерно. Налоговый кодекс позволяет списывать все оправданные расходы на топливо. Это неоднократно подтверждали и суды.*(7) Добавим, что "минтрансовские" нормы никогда не поступали на регистрацию в Минюст. Более того, они не публиковались ни в "Российской газете", ни в "Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти". А такие документы "не влекут правовых последствий, как не вступившие в силу, и не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На указанные акты нельзя ссылаться при разрешении споров".

Теперь проверяющие стали осторожнее. Они нередко признают нормы, которые были утверждены руководителем самой фирмы. Конечно, те должны быть разумны и аргументированы. Аргументом в пользу собственных норм может стать акт замера расхода топлива (см. образец). Он показывает фактическое потребление бензина. Пригодятся и иные доводы. Это - данные инструкции по эксплуатации, климатические особенности, специфика работы транспорта. Вдобавок, повышенный расход или километраж любой шофер объяснит массой причин. Среди них: необходимость объездов, пробки, особенности двигателя и т.п.

Эльвира Митюкова генеральный директор ООО "Академия успешного бизнеса":

Арендатор вправе учесть при налогообложении расходы на ГСМ "исходя из фактического пробега автомобиля" - сообщал Минфин России.*(8) Этот пробег виден из путевых листов. Следовательно, их надо выписывать, доказывая обоснованность затрат.

                                                              "Утверждаю"

                                                     Генеральный директор

                                                                ООО "Кон"

                                             ______________  Иванов И. С.

                                                      28 сентября 2007 г.

                         Акт контрольного замера

         нормы расходного топлива _________________ (вид топлива)

                 для автомашины _________________ (марка)

     Комиссия в составе:

_________________________________________________________________________

             (фамилия, имя, отчество, должность; не менее трех

_________________________________________________________________________

                     человек, один из них - водитель)

составила настоящий  акт  о  том  что  ею  28  сентября  2007  произведен

контрольный замер расхода топлива на автомобиль ________________ (марка),

государственный номер ________________ пробегом на расстояние ___________

по маршруту ____________________________________________________________.

     В ходе замера установлено:

     На начало контрольного замера в баке было __________________________

(цифрами и прописью) литров бензина марки ________________.

     На конец контрольного замера в баке осталось _______________________

(цифрами и прописью) литров бензина марки ________________.

     Дозаправки и сливания топлива в ходе замера не производились.

     Итого расход бензина за время замера составил ______________________

(цифрами и прописью) литров.

     Показания спидометра

     На начало замера __________________________ (цифрами и прописью) км.

     На конец замера ___________________________ (цифрами и прописью) км.

     Итого пробег во время замера составил _____________________ (цифрами

и прописью) км.

     В  результате контрольного  замера определен  расход (при нормальных

условиях) топлива на 1 км пробега __________________ (цифрами и прописью)

и на 100 км пробега _________________ (цифрами и прописью) км.

     Дата, подписи представителей комиссии, расшифровки подписей

Арендные вопросы

Допустим, что вы эксплуатируете не собственную, а арендованную машину. Тут также нужны путевые листы.

Арендатор не обязан их составлять только в одном случае. Если стоимость топлива оплачивает владелец машины. Но эта ситуация редка. Она должна быть специально прописана в договоре аренды. Такой вывод следует из статьи 646 Гражданского кодекса. Кроме того, арендатору необходимы бумаги, показывающие получение услуг. Это может быть, например, акт, в котором указан маршрут поездок транспорта.

Путевые листы нужны и когда вместо арендной платы сотруднику выдается компенсация за использование его личного автомобиля.*(9) Впрочем, компенсация обычно невыгодна для фирм. Она лишь частично учитывается при расчете налога на прибыль. В затраты позволено списать всего 1200 руб. в месяц. Или 1500 - когда объем двигателя машины превышает 2000 куб. см. Сюда включены все издержки по эксплуатации машины: стоимость бензина, оплата ремонта и т.д. Так полагает Минфин.*(10) Вдобавок, сверхнормативную сумму компенсации финансовое ведомство требует облагать налогом на доходы. Сразу скажем, что такое требование незаконно. Нормы, которые применяют при расчете налога на прибыль, нельзя применять и к налогу на доходы физлиц. От последнего пока освобождена вся установленная предприятием компенсация. Такого мнения придерживается Высший Арбитражный Суд России.*(11)

Алгоритм действии бухгалтера по проверке путевого листа

  /--------------------------------------------------------------------\

  |              Схема проверки путевого листа бухгалтером             |

  \--------------------------------------------------------------------/

                   |

 /-----------------------------------\        /-------------------------\

 |Вопрос N 1. Расшифрован ли  маршрут|  Нет   |Лист возвращаем водителю.|

 |              поездки?             |-------|   Требуем дооформить.   |

 \-----------------------------------/        \-------------------------/

               Да                                          

 /-----------------------------------\                      |

 | Вопрос N 2. Указан ли километраж, |  Нет                 |

 |    движение ГСМ, прочие данные,   |----------------------/

 |     требуемые в путевом листе?    |

 \-----------------------------------/

               Да  

 /-----------------------------------\        /----------------------------------------\

 |    Вопрос N 3. Соответствует ли   |  Да    |          Проверка закончена.           |

 |         расход ГСМ нормам,        |-------|      Путевой лист принят к учету.      |

 |       одобренным Минтрансом?      |        |Все расходы уменьшают облагаемую прибыль|

 \-----------------------------------/        \----------------------------------------/

               Нет                                                

 /-----------------------------------\                             |

 |    Вопрос N 4. Соответствует ли   |  Да                         |

 |  расход ГСМ нормам, утвержденным  |-----------------------------/

 |   директором налогоплательщика?   |

 \-----------------------------------/

               Нет 

 /-----------------------------------\        /-------------------------------------------------\

 |Вопрос N 5. Обоснован ли перерасход|  Нет   |При налогообложении прибыли учитываем лишь норма-|

 |       объяснениями водителя       |-------|тивный расход. Остальную сумму взыскиваем с води-|

 |         (его начальника)?         |        | теля или включаем в его доход, облагаемый НДФЛ  |

 \-----------------------------------/        \-------------------------------------------------/

               Да  

 /-----------------------------------\        /--------------------------\

 |  Вопрос N 6. Готовы ли доказывать |  Да    |Приказом по фирме увеличи-|

 |      обоснованность расходов      |-------|ваем норматив. Весь расход|

 |            налоговикам?           |        |уменьшает облагаемую базу |

 \-----------------------------------/        \--------------------------/

                   |                          /---------------------------------\

                   |                    Нет   |  Прибыль уменьшают нормативные  |

                   \-------------------------|расходы. Остаток включаем в доход|

                                              |   сотрудника, облагаемый НДФЛ   |

                                              \---------------------------------/

"Актуальная бухгалтерия", N 9, сентябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Форма путевого листа утв. пост. Госкомстата России от 28.11.1997 г. N 78

*(2) Пост. ФАС Северо-Западного округа от 05.06.2007 г. N А56-59351/2005

*(3) Определение ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.05.2007 г. N А74-5922/2005-Ф02-7253/2006

*(4) Письмо Минфина России от 20.02.2006 г. N 03-03-04/1/129

*(5) Письмо Минфина России от 16.03.2006 г. N 03-03-04/2/77

*(6) Утв. Минтрансом России 29.04.2003 г. (рук. документ Р3112194-0366-03)

*(7) Пост. ФАС Уральского округа от 10.06.2002 г. N Ф09-1180/02АК

*(8) Письмо Минфина России от 13.02.2007 г. N 03-03-06/1/81

*(9) Письмо Минфина России от 29.12.2006 г. N 03-05-02-04/192

*(10) Письмо Минфина России от 16.11.2006 г. N 03-03-02/275

*(11) Пост. Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 г. N 10627/06