Вопросы кадровой службы: персональные данные (С. Валова, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2007 г.)

Вопросы кадровой службы: персональные данные

Основным документом, регламентирующим отношения между работодателем и работником, является трудовой договор, при заключении которого следует учитывать положения Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон о персональных данных). Он вступил в силу с 1 января 2007 года и регулирует отношения в области сбора, изменения и передачи сведений федеральными органами государственной власти РФ и ее субъектов, а также юридическими и физическими лицами с использованием средств автоматизации и без них. Цель этого закона - защита прав и свобод человека при обработке его персональных данных, в том числе прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Согласно ст. 2 Закона о персональных данных любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе:

- фамилия, имя, отчество;

- год, месяц, дата и место рождения;

- адрес;

- семейное, социальное, имущественное положение;

- образование;

- профессия;

- доходы и другая информация, признаются персональными данными.

Этот перечень не является закрытым - в него можно включить практически все сведения о работнике, которые получает работодатель.

Помимо этого ст. 10 и 11 Закона о персональных данных установлены специальные данные, в отношении которых действуют повышенные меры защиты от несанкционированной обработки и распространения. Это информация, касающаяся:

- расовой, национальной принадлежности;

- политических взглядов, религиозных или философских убеждений;

- состояния здоровья, интимной жизни физического лица, а также биометрические персональные данные - сведения, характеризующие физиологические особенности человека.

Принципы и условия обработки информации

Обработка персональных данных включает все действия и операции с ними, в том числе сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (передачу), обезличивание, блокировку и уничтожение. Согласно закону это обычные хозяйственные операции учреждения, с которыми часто сталкивается как руководитель, так и бухгалтерская служба.

В соответствии с п. 1 ст. 6 Закона о персональных данных обработка данных возможна только с согласия работника. Поэтому при оформлении сотрудника на работу необходимо получить от него письменное заявление о согласии на обработку данных. В таком заявлении работник в обязательном порядке должен сообщить:

- фамилию, имя, отчество, свой адрес, номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдачи и органе, его выдавшем;

- наименование и адрес учреждения, которое получило согласие на использование персональных данных;

- цель обработки данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых согласен работник;

- перечень действий, на которые дается согласие, общее описание используемых учреждением способов обработки сведений;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва (п. 4 ст. 9 Закона о персональных данных).

Представим образец заявления работника.

Руководителю музыкального театра,

расположенного по адресу:

г. Н.Новгород, ул. Неизвестная, д. 6,

Иванову Ивану Ивановичу

от Сидорова Петра Михайловича

(паспорт N 33 00 612745, выдан

Ленинским ОВД г. Н.Новгорода

25.02.2001)

Заявление

Я, Сидоров Петр Михайлович, даю свое согласие на сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (передачу), обезличивание, блокировку и уничтожение своих персональных данных:

- фамилия, имя, отчество;

- год, месяц, дата и место рождения;

- адрес;

- семейное, социальное, положение;

- образование;

- профессия;

- доходы, полученные мной в данном учреждении,

для передачи в налоговую инспекцию по форме 2-НДФЛ и органы ПФР индивидуальных сведений о начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и данных о трудовом стаже.

Передача персональных данных разрешается на срок действия трудового договора.

Подтверждаю, что ознакомлен с положением о защите персональных данных, права и обязанности в области защиты персональных данных мне разъяснены.

15.01.2007 подпись (Сидоров П.М.)

Согласие работника не требуется, если обработка данных:

- проводится в целях исполнения договора, одной из сторон которого является такой работник, то есть не нужно дополнительное разрешение на выписку доверенностей, если это связано с исполнением его трудовых обязанностей, указания данных в приказах, расчетно-платежных, инвентаризационных ведомостях, товарных накладных и т.д.;

- ведется в статистических или иных научных целях при условии обязательного обезличивания персональных данных;

- необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если невозможно получить его согласие на обработку данных;

- нужна для доставки почтовых отправлений организациями почтовой связи, осуществления операторами электросвязи расчетов с пользователями за оказанные услуги связи, а также для рассмотрения претензий пользователей услугами связи;

- ведется в рамках профессиональной деятельности журналиста либо научной, литературной или иной творческой деятельности при условии, если при этом не нарушаются права и свободы субъекта (п. 2 ст. 6 Закона о персональных данных).

Кроме того, не требуется согласие физического лица на обработку данных, подлежащих опубликованию в соответствии с федеральными законами, в том числе персональных данных кандидатов на выборные государственные или муниципальные должности, а также лиц, замещающих государственные должности, должности государственной гражданской службы.

При обработке персональных данных работников в связи с трудовыми отношениями работодателям следует руководствоваться гл. 14 ТК РФ.

Обязанности работодателя в отношении персональных данных

Работодатель, получивший доступ к персональным данным, должен обеспечить их сохранность и предотвратить несанкционированный доступ к информации. Для этого он обязан принять необходимые организационные и технические меры защиты, используя шифровальные (криптографические) средства, исключающие уничтожение, изменение, блокировку, копирование и распространение персональных данных. Использование и хранение биометрических данных вне информационных систем могут осуществляться только на таких материальных носителях информации и с применением такой технологии ее хранения, которые обеспечивают ее сохранность.

Обязанность кадровой службы вести личные дела предусмотрена только для государственных учреждений ст. 44 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации". Другие бюджетные учреждения могут самостоятельно разработать порядок сбора и хранения информации о сотрудниках. Для этого руководитель должен утвердить положение о персональных данных работника. Это внутренний документ организации, его разрабатывает отдел кадров или юридический отдел. С ним также нужно ознакомить всех сотрудников под роспись.

К положению о защите персональных данных также составляется перечень лиц, которые имеют доступ к такой информации, оформить этот документ можно либо приказом, либо приложением к указанному положению. Доступ к личным данным также разрешен специально уполномоченным лицам, например работникам милиции или прокуратуры. Им предоставляются сведения о сотрудниках в необходимом для работы объеме.

Приведем рекомендуемый образец приказа по бюджетному учреждению.

Приказ N 25 от 10.01.2007
"О лицах, уполномоченных на получение и доступ
к персональным данным работников учреждения"

Устанавливается список лиц, имеющих право на доступ и получение персональных данных, а также на сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (передачу), обезличивание, блокировку, уничтожение по бюджетному учреждению

___________________________________________________________________________________________________

                   (наименование бюджетного учреждения)

Фамилия Имя Отчество	Должность
Иванов Иван Иванович	Начальник отдела кадров
Петрова Мария Ивановна	Юрист учреждения
Николаева Елена Петровна	Главный бухгалтер
Петрова Светлана Борисовна	Бухгалтер по заработной плате

Руководитель подпись (Ф.И.О.)

Работодатель также в случае личного обращения работника за информацией, касающейся его персональных данных, или его письменного запроса либо через законного представителя обязан предоставить ее в течение 10 рабочих дней с даты получения запроса. В случае отказа следует дать мотивированный ответ, руководствуясь положениями указанного закона в срок, не превышающий семи рабочих дней со дня получения запроса. Информацию о персональных данных работодатель обязан предоставить работнику безвозмездно (п. 3 ст. 20 Закона о персональных данных).

Права физического лица в отношении персональных данных

Сотрудник вправе в любое время посмотреть свое личное дело и сделать копии нужных ему документов (ст. 89 ТК РФ), а также на основании ст. 14 Закона о персональных данных:

- получить сведения об операторе (в данном случае работодателе), месте его нахождения;

- требовать уточнения своих данных, их блокировки или уничтожения в случае, если они являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;

- получить данные в доступной форме (в них не должны содержаться сведения, относящиеся к другим лицам);

- иметь доступ к своим данным через законного представителя или на основании письменного запроса. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность (паспорт), сведения о дате его выдачи и выдавшем его органе, а также собственноручную подпись работника либо его законного представителя.

Работник при обращении или запросе имеет право на получение информации, касающейся обработки его данных, в том числе содержащей:

- подтверждение факта обработки данных, а также ее цель;

- способы обработки данных, применяемые работодателем в учреждении;

- сведения о лицах, которые имеют доступ к данным работника или которым он может быть предоставлен;

- перечень обрабатываемых данных и источник их получения;

- сроки обработки данных, в том числе сроки их хранения;

- сведения о юридических последствиях обработки персональных данных.

Право работника на доступ к своим персональным данным ограничивается, если:

- обработка данных, в том числе полученных в результате оперативно-розыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности и охраны правопорядка;

- обработка данных ведется органами МВД, задержавшими данное лицо по подозрению в преступлении либо по обвинению в рамках уголовного дела либо применившими к нему меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением случаев, предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством РФ;

- предоставление персональных данных нарушает конституционные права и свободы других лиц.

Ответственность за нарушение порядка обработки персональных данных

Согласно ст. 24 Закона о персональных данных на лиц, виновных в нарушении его требований, возлагается гражданская, уголовная, административная, дисциплинарная и иная предусмотренная законодательством РФ ответственность. На настоящий момент административная ответственность для операторов (за исключением лиц, для которых обработка персональных данных является профессиональной деятельностью и подлежит лицензированию) предусмотрена только:

- за отказ в предоставлении гражданину собранных в установленном порядке документов, материалов, непосредственно затрагивающих права и свободы гражданина, либо их несвоевременное предоставление, непредоставление иной информации в случаях, предусмотренных законом, либо предоставление гражданину неполной или заведомо недостоверной информации (ст. 5.39 КоАП РФ);

- за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения персональных данных (ст. 13.11 КоАП РФ);

- за разглашение информации, доступ к которой ограничен федеральным законом (за исключением случаев, когда ее разглашение влечет за собой уголовную ответственность), лицом, получившим к ней доступ в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей (ст. 13.14 КоАП РФ).

С. Валова,

зам. главного редактора журнала "Автономные организации:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 12, декабрь 2007 г.