Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту)

Приложение

к приказу ГТК РФ

от 26 февраля 1996 г. N 102

Типовая инструкция
по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту)

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция введена в действие с 1 июля 1996 г.

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту) *1) подготовлена Управлением делами ГТК России в целях совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работа с ними и утверждена Государственным таможенным комитетом Российской Федерации *2).

1.2. Типовая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможнях и на таможенных постах Российской Федерации.

1.3. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения и защиты информации в системе таможенных органов Российской Федерации разработаны в соответствии с законами Российской Федерации, актами высших органов государственного управления по вопросам принятия и оформления управленческих решений, осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования информационного обеспечения. государственными стандартами в области документоведения и автоматизированной обработки информации.

1.4. Документы таможен являются собственностью государства, и вопросы их сохранности регулируются нормативно-методическими документами Государственной архивной службы России.

1.5. Положения Типовой инструкции распространяются и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемых и других, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документов должны отвечать требованиям настоящей инструкции.

1.6. Порядок работы с секретными документами, документами, содержащими сведения ограниченного распространения ("Для служебного пользования"), устанавливается специальными инструкциями.

1.7. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в таможнях возлагается на начальников таможен, в структурных подразделениях таможен - на начальников структурных подразделений.

1.8. Ведение делопроизводства, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможен единой системы работы с документами, методическое руководство данной работой и обучение работников основам делопроизводства осуществляются отделом (группой) документационного обеспечения и защиты информации.

1.9. Задачи, функции, порядок работы отделов (групп) документационного обеспечения и защиты информации регламентируются Типовым положением об отделе (группе) документационного обеспечения и защиты информации таможни (таможенного поста) (приложение 1).

1.10. Начальник структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников подразделения с нормативными и методическими документами.

1.11. Права, обязанности и ответственность работников отделов (групп) документационного обеспечения и защиты информации и ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях определяются должностными инструкциями, утверждаемыми начальником таможни (примерные должностные инструкции сотрудникам отдела документационного обеспечения и защиты информации даны в приложениях 2.1 - 2.11).

1.12. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения начальника таможни или структурного подразделения. При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию начальника таможни или структурного подразделения передаются другому сотруднику.

1.13. Должностные лица таможен обязаны выполнять требования Типовой инструкции при подготовке и оформлении документов, в процессе их исполнения, обработки, хранения и использования.

2. Документирование управленческой деятельности таможни

Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или на других носителях по установленным правилам наличия и содержания управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

2.1. Состав управленческих документов таможни (таможенного поста) определяется ее компетенцией и функциями, управленческими действиями по реализации этих задач, единоначальным порядком разрешения вопросов.

В соответствии с действующим Таможенным кодексом Российской Федерации, нормативными документами ГТК России в таможнях разрабатываются следующие основные виды управленческих документов:

Организационно-распорядительные:

- приказ;

- распоряжение;

- инструкция;

- положение;

- структура и штатное расписание;

- регламент работы.

Информационно-справочные:

- протокол;

- акт;

- письмо;

- докладная записка;

- объяснительная записка;

- справка;

- телеграмма;

- телефонограмма;

- ориентировка;

- заявление;

- план;

- отчет.

С заинтересованными организациями таможни могут принимать совместные документы в форме приказа, распоряжения (если организация издает одинаковые с таможней по форме распорядительные документы) или "совместного решения", которые имеют правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

2.2. Отдел (группа) документационного обеспечения и защиты информации осуществляет работу с вышеперечисленными видами документов.

Другие виды документов (бухгалтерские, статистические, по оформлению грузов, материалы дознаний, документы по контрабанде и личному составу и т.д.) направляются по реестру для учета, обработки, контроля, исполнения и хранения в структурные подразделения таможни.

2.3. В структурные подразделения таможни, на таможенные посты нормативные документы вышестоящих таможенных органов передаются в виде копий.

2.4. Распорядительный документ таможни может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой таможни, регионального таможенного управления или ГТК России. Действие распорядительного документа таможни может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

3. Порядок подготовки и оформления документов

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как исторических источников.

Документ должен, как правило, оформляться на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Документ имеет юридическую силу при наличии следующих обязательных реквизитов: наименование Государственного таможенного комитета Российской Федерации, наименование таможенного управления, наименование таможни - автора документа, название вида документа (кроме писем), заголовок к тексту, дату, индекс, текст, визы, подпись, отметку об исполнении и направлении его в дело.

Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (приложения 3,4). В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа. его обработка и т.д. *3)

документы, независимо от того, печатаются они на чистом листе или на бланке, оформляются на бумаге следующих форматов: А4 (210х298 мм) И А5 (210х148 мм).

Для подготовки документов в таможне применяется два вида бланков: общий бланк (приложение 5) и бланк письма (приложение 6).

На основе общего бланка могут быть разработаны бланки для других видов документов (приказов, распоряжений, протоколов, актов и т.д.) (приложение 5.1).

Общие правила оформления бланков даны в приложении 7.

Правила оформления реквизитов документов

Расположение реквизитов на бланках документов должно соответствовать ГОСТ 6.38-90.

3.1. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланке таможни.

На бланках с угловым расположением реквизитов изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на верхнем поле бланка над серединой строк наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Диаметр изображения не более 20 мм.

3.2. Эмблема организации - эмблема таможенных органов Российской Федерации утверждена Указом Президента Российской Федерации от 03.12.94 N 2152 "Об утверждении описания и рисунков флага и эмблемы таможенных органов Российской Федерации, размещения указанной эмблемы на транспортных средствах, а также рисунка вымпела морских и речных судов таможенных органов Российской Федерации".

3.3. Наименования Государственного таможенного комитета Российской Федерации, таможенного управления, таможни (автора документа) - указываются на бланках в точном соответствии с положением о них.

Сокращенные наименования ГТК России, регионального таможенного управления, таможни применяются в том случае, если они официально зафиксированы в соответствующих положениях. Сокращенные наименования помещаются на бланках вслед за полными.

3.4. Наименование структурного подразделения указывается на внутренних документах, оформленных не на бланках, например: докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, акт и т.д., в том случае, если этого требует содержание документа. Название указывается в соответствии с утвержденной структурой таможни, положением об этом подразделении.

3.5. При оформлении реквизита "Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа и т.д." следует указывать справочный номер телефона (справочной службы, приемной, дежурной службы).

Номер телефона должен записываться следующим образом:

Тел. 262 16 90

Порядок и форма записи сведений о почтовом и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам (приложение 8).

3.6. Название вида документа должно соответствовать компетенции таможни, содержанию управленческих решений. Название вида документа указывается на приказах, протоколах, справках, записках и других документах (кроме писем).

3.7. Датой документа является дата его подписания (приказ. письмо), утверждения (план, положение, устав), принятия (для протокола - дата проведения совещания, заседания).

Документы вступают в силу с момента их подписания (утверждения) или в соответствии с законодательством, если в тексте не предусмотрена другая дата.

Дата документа, а также содержащиеся в тексте даты оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год.

Например: 2 марта 1995 года следует оформить 02.03.95.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, и при визировании документов допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например: 2 марта 1995 г.

На документах, составленных совместно с другими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа).

Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются.

3.8. Индексация документов в делопроизводстве - это проставление при регистрации порядковых регистрационных номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индекс документа состоит из индекса структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и регистрационного номера документа.

Например, индекс исходящего письма состоит из следующих элементов 04-15/125, где 04 - индекс структурного подразделения, 15 - номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения, 125 - порядковый исходящий регистрационный номер письма.

На распорядительных документах указываются только порядковые регистрационные номера, которые присваиваются с начала календарного года в пределах каждого вида документа.

Например: приказ N 12, протокол N 4.

На документах, составленных совместно с несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Например: 01-456/146/1095

3.9. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

3.10. Реквизит "Место составления или издания" оформляется в соответствии с классификатором "Система обозначения объектов административно-территориального деления, а также населенных пунктов (СОАТО). Сокращение "г." при обозначении городов "Москва" и "Санкт-Петербург" не ставится.

3.11. Гриф ограничения доступа к документу обозначает степень распространения информации, содержащейся в нем (например, ограниченного распространения - ДСП) и определяется автором документа.

Гриф ограничения доступа располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов "Адресат" или "Гриф утверждения".

3.12. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила.

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже:

Борзинская таможня

Отдел документационного

обеспечения и защиты

информации

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата:

Начальнику

Борзинской таможни

Цыримпилову Б.Н.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Начальникам таможенных постов

Документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "Копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается, каждый экземпляр должен быть подписан. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который оформляется в соответствии с Почтовыми правилами в следующем порядке: почтовый индекс, республика, область, город, номер почтового отделения, улица, номер дома. Данный реквизит проставляется при однократном обращении корреспондентов.

Особенностью адресования корреспонденции в города Москва, Санкт-Петербург, Сочи является то, что перед номером отделения связи проставляется буквенный индекс, например: Москва, И-347.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам, в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее отпечатанными адресами.

При адресовании документа гражданам сначала печатается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

Образцы адресования документов даны в приложении 9.

3.13. Особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций. должностных лиц или граждан, является утверждение документа.

Документы утверждаются начальником таможни или его заместителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится посредством грифа утверждения или издания соответствующего приказа. Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Образцы оформления грифа утверждения и Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, даны в приложениях 10 и 11.

3.14. Резолюция - указания руководителя по содержании и срокам исполнения документа.

В состав резолюции должны входить элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Резолюция пишется на документе в правой верхней части первого листа документа или на специальном бланке для резолюции, или на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, кроме полей.

Если для написания резолюций используются специальные бланки или резолюция пишется на отдельном листе бумаги, приложенном к документу, на нем указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

Не рекомендуются резолюции типа "на рассмотрение", "на исполнение", так как они не формулируют конкретного действия.

Если указание дается нескольким должностным лицам, то основным исполнителем документа является лицо. указанное в резолюции первым, ему предоставляется право созыва соисполнителей, направления запросов, сбора и обработки предложений и замечаний соисполнителей.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

3.15. Заголовок документа - краткое изложение содержания документа, состоит из одной фразы, отвечающей на вопрос "О чем?".

Заголовки к тексту таких документов, как инструкция, штатное расписание, протокол, правила, должны сочетаться в падеже с наименованием документа.

Например: "Должностная инструкция (кому?) инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации".

Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно. В необходимых случаях в документах большого объема составляются подзаголовки.

Заголовок и подзаголовки помещаются в левой части листа перед текстом без кавычек и не подчеркиваются.

Заголовок не составляется к тексту документа, подготовленного на бланке формата А5, а также к телеграммам, телефонограммам.

3.16. Отметка о контроле проставляется в том случае, если в резолюции или в тексте документа даны указания по его исполнению или доведению до сведения, требующие дальнейшей проверки его прохождения в таможне.

Отметка о контроле проставляется на документах в виде условного обозначения (буква "К") или штампа "Контроль" на поле документа напротив реквизита "Заголовок к тексту".

3.17. Текст документа - выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Правила подготовки текстов отдельных видов документов приведены в разделе 4 настоящей инструкции.

Методика составления текста документа дана в приложении 12.

3.18. Оформление приложений

Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте (приказы, распоряжения) или после текста документа перед подписью (письмо). Приложения, оформленные к различным документам, должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название: заголовок; подпись лиц, ответственных за содержание: дату: отметки о согласовании и т.д.). которые размещаются в правом верхнем углу первого листа приложения.

Образцы оформления отметок о наличии приложений даны в приложении 13.

При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д., знак "N" перед цифровым обозначением не ставится.

Сведения о наличии приложений к планам, отчетам, протоколам. письмам, не названных в тексте документа, перечисляются после текста с указанием количества листов в каждом приложении.

Если к документу прилагается документ с приложением, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: заключение Постоянной комиссии Минфина от 16.10.95 N 58 и приложение к нему, всего на 31 л. в 3 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме: Приложение на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

3.19. Подпись документа

В состав реквизита "Подпись" входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Образцы оформления подписей даны в приложении 14.

Документы, направляемые таможней в вышестоящие таможенные органы и сторонние организации, подписывает только начальник таможни или, по его распоряжению, один из его заместителей.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают начальник таможни и главный бухгалтер.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии.

При подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими должностными лицами не равных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При отсутствии руководителя, подпись которого заготовлена на проекте документа, документ может быть подписан другим руководителем (в соответствии с порядком замещения), при этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.

Не допускается подписывать документ с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Право подписи документов, направляемых в таможни и на таможенные посты, может быть предоставлено руководителям структурных подразделений таможни и начальникам таможенных постов в пределах их компетенции.

3.20. Внешнее согласование документа (согласование с другой организацией) может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования (если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций) или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Реквизит "Гриф согласования" состоит из слова согласовано (печатается прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Реквизит "Гриф согласования" располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования, при этом делается отметка на документе.

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то на согласуемом документе указываются реквизиты протокола или письма.

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Образцы оформления грифа согласования даны в приложении 15.

3.21. Виза

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой. которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна.

Проекты приказов визируются всеми руководителями, в адрес которых содержатся поручения, на "Листе согласования", который является оборотной стороной последнего листа документа (приложение 16).

Отправляемые адресатам документы визируются на лицевой стороне последнего листа экземпляра документа, остающегося в таможне, ниже подписи (письма, телеграммы, справки и другие виды отправляемых документов).

На лицевой стороне первого экземпляра последнего листа документа ниже подписи визируются проекты планов, отчеты, акты, докладные и объяснительные записки, заявления, телефонограммы.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Проект документа должен быть завизирован исполнителем (автором), руководителем структурного подразделения (автора). руководителями структурных подразделений (чьи интересы затрагивает содержание документа), юридической службой, отделом документационного обеспечения и защиты информации, заместителем начальника таможни, курирующим вопросы, содержащиеся в проекте документа.

Образцы визирования документов даны в приложении 17.

3.22. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также содержащих обязательства и гарантии, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью.

Перечень документов, которые требуют заверения, дан в приложении 18.

Печать, воспроизводящая наименование таможни, проставляется на следующих документах:

- копиях документов, направляемых в другие организации;

- размноженных экземплярах распорядительных документов;

- на справках, подтверждающих факты, связанные с трудовой деятельностью работников.

Список ответственных лиц, чья подпись может быть заверена печатью, воспроизводящей наименование таможни, утверждается приказом начальника таможни.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ, и подлинной подписи.

Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются начальником таможни.

Другие виды таможенных документов заверяются специальными печатями и штампами, что оговорено в нормативных документах по различным направлениям деятельности таможни.

3.23. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.

Таможня может выдать заверенные копии только тех документов, которые создаются в таможне.

Копия документов выдается по разрешению руководителей таможни (в т.ч. начальников отделов).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удостоверения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел таможня может изготовить копии документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

Копия с документа воспроизводится рукописным, машинописным способами (при этом текст документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка) или средствами оперативной полиграфии.

Копия документа должна быть заверена должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие подлиннику.

Например:

Верно:   Инспектор отдела кадров                    подпись  (расшифровка

         Дата                                                   подписи)

При пересылке копии документа в другие организации или при выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью отдела кадров или отдела документационного обеспечения и защиты информации.

3.24. Отметка об исполнителе (составителе документа) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

Фамилия исполнителя и номер его телефона располагаются в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа документа. Инициалы исполнителя не указываются, например:

Иванов 222 97 86

При необходимости ниже фамилии исполнителя документа и номера его телефона допускается указывать индекс машинистки (первые буквы имени и фамилии, количество отпечатанных экземпляров и дату печатания), например:

                            Иванов 222 97 86

                            ин 3 28.08.95

3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

- краткие сведения об исполнении (при отсутствии документа, свидетельствующего об исполнении) или (при наличии такого документа) ссылка на дату его исполнения и номер;

- слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

     В дело ______                Подпись             Расшифровка подписи

     Дата

В случае, если документ не требует письменного ответа, свидетельствующего об исполнении, на документе делается отметка, например: Сообщено А.В.Смирнову (содержание сообщения) по телефону 345-67-89 12.10.95

     В дело _________             Подпись             Расшифровка подписи

     Дата

3.26. Отметка о переносе информации с бумажного документа на машинные носители включает запись: "Информация перенесена на машинный носитель", подпись лица, ответственного за перенос данных, и дату переноса.

3.27. Отметка о поступлении (регистрации) располагается в правом нижнем углу первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенное наименование таможни, дата поступления документа и его входящий номер. Отметка о поступлении наносится на документ штампом для регистрации (приложение 19 п.5).

4. Оформление отдельных видов документов

4.1. Приказ - распорядительный документ, издается начальником таможни во исполнение нормативных документов ГТК России, регионального таможенного управления, а также по вопросам, входящим в компетенцию начальника таможни, в целях решения основных и оперативных задач.

Проект приказа разрабатывается структурным подразделением или несколькими структурными подразделениями по поручению руководства или по собственной инициативе.

Приказы оформляются на общих бланках таможни или специальных бланкахприказа (приложение 5.1) с заполнением следующих реквизитов: наименование вида документа (приказ, при оформлении на общем бланке), дата, номер, заголовок к тексту, подпись, визы.

К приказу составляется заголовок, отвечающий на вопрос "О чем?". Заголовок печатается с левой стороны бланка без кавычек и не подчеркивается, точка в конце заголовка не ставится.

Приказы подразделяются на приказы по основной деятельности и по личному составу.

4.1.1. Приказы по основной деятельности издаются во исполнение решений вышестоящих таможенных органов или инициативно.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части кратко излагается суть вопроса, объясняется необходимость издания приказа.

Если основанием для издания приказа является нормативный или распорядительный документ, то в констатирующей части после слов "Во исполнение...", "В соответствии..." обязательно указывается название вида документа, являющегося основанием для издания приказа, дата его издания, номер, заголовок и передается содержание той части документа, которая непосредственно касается таможни.

Например: Во исполнение приказа ГТК России от 16.10.94 N 596 "Об образовании в системе ГТК России служб документационного обеспечения и защиты информации"

В отдельных случаях полностью излагается текст приказа ГТК России или другого документа, во исполнение которого издается приказ по таможне.

Формулировка "В соответствии с ..." пишется, если в документе ГТК России или другого органа нет прямого указания в адрес таможни, но содержится порядок или норна, в соответствии с которой необходимо решать те или иные вопросы, относящиеся к деятельности таможни.

Констатирующая часть приказа может быть опущена, если он не нуждается в обосновании ( по личному составу).

Распорядительная часть начинается словом - приказываю.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители; должностное лицо (фамилия, инициалы) или структурное подразделение (в скобках - фамилия и инициалы его руководителя) и сроки исполнения (приложение 20).

4.1.2. Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или отдельные пункты, то в тексте приказа или в приложении к приказу указывается перечень приказов либо отдельных пунктов, утративших силу или подлежащих изменению на основании издаваемого приказа.

4.1.3. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо. которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.

4.1.4. Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия: Принять, Назначить, Перевести, Предоставить отпуск. Командировать (одновременно с приказом о командировании оформляется командировочное удостоверение).

Заголовок приказа по личному составу начинается словами:

"О назначении ...", "Об увольнении ...", "О командировании ..." и т.д.

4.1.5. Проект приказа визируется в соответствующих структурных подразделениях таможни должностными лицами., которых касается подготовленный документ, на оборотной стороне последнего листа приказа - "Листе согласования" (приложение 16).

4.1.6. Проект приказа представляется на подпись начальнику таможни начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации, который несет ответственность за правильность его оформления.

4.1.7. Приказ подписывает начальник таможни, или, по его распоряжению, заместитель начальника таможни.

4.1.8. Приказы регистрируются централизованно в отделе документационного обеспечения и защиты информации. Им присваивается порядковый номер в пределах календарного года.

Приказы по личному составу регистрируются отдельно от приказов по основной деятельности.

В качестве регистрационной формы используются регистрационно-контрольные карточки (приложение 45).

Учитывая различие в сроках хранения приказов по личному составу их рекомендуется регистрировать раздельно, добавляя к порядковому номеру буквенное обозначение, например:

- о приеме, переводе, увольнении, поощрении, движении кадров (срок хранения 75 лет) - N 00 Л/С ;

- о командировании, отпуске, взыскании (срок хранения 3 года) - N 00 км.

4.1.9. Тиражирование приказов по основной деятельности осуществляется в соответствии с рассылкой, подписанной начальником структурного подразделения, готовившего приказ.

Исполнителям может направляться не приказ в целом, а только тот его пункт, который касается непосредственно данного структурного подразделения или конкретного исполнителя (приложение 21).

Приказы по личному составу направляются:

1-й экз. в отдел документационного обеспечения и защиты информации.

2-й и 3-й экз. в отдел кадров (2-й экз. в личное дело сотрудника);

4-й экз. в бухгалтерию;

4.1.10. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если срок его действия не оговорен в тексте.

4.1.11. Методика подготовки и образцы оформления приказов по личному составу даны в приложениях 22 - 27.

4.2. Распоряжение - правовой документ, издаваемый руководством таможни в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга исполнителей (отделов, должностных лиц).

Распорядительная часть начинается словами: обязываю или предлагаю.

Распоряжение готовится и оформляется аналогично приказу.

4.3. Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности таможни.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты, расположенные по определенной логической схеме.

Инструкция визируется руководителем структурного подразделения - разработчика и утверждается начальником таможни или, по его поручений, заместителем начальника таможни путем издания приказа об утверждении инструкции или проставления грифа утверждения.

4.4. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протокол составляется на основании записи хода заседания, стенограммы, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня. списков приглашенных и др.).

Если заседание стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, распечатывается и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления.

Если заседание записывается на магнитную ленту, то запись расшифровывается, оформляется протокол, а магнитная лента хранится до минования надобности в отделе документационного обеспечения и защиты информации.

Протокол оформляется на общем бланке таможни, на который вносится вид документа: протокол, или на чистом листе бумаги с заполнением необходимых реквизитов бланка.

Текст протокола состоит из вводной части и основной части.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола. Краткая форма протокола применяется в тон случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений. Постановление (решение) всегда печатается полностью. Текст постановления строится по образцу текста приказа.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания.

Дата, проставляемая на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания (совещания).

Образец оформления протокола дан в приложении 28, образец оформления выписки из протокола - в приложении 29.

4.5. Акт - документ, составленный несколькими лицами (специальной комиссией) для удостоверения определенных фактов или событий.

Акт оформляется на общем бланке или на чистом листе бумаги (формат А4) с перенесением на него реквизитов общего бланка.

В состав обязательных реквизитов акта входят наименование вида документа (Акт ), дата и номер, место составления или издания, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, гриф утверждения.

В зависимости от назначения акты имеют различное содержание, например: при смене руководителей или сотрудников, являющихся материально-ответственными лицами, составляется акт приема-передачи дел; при проверке деятельности организации - акт по результатам обследования или ревизии: составляются акты о выполненных работах, списании пришедшего в негодность оборудования, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В заголовке к тексту следует указывать разновидность акта, например: "О списании малоценного инвентаря".

Текст акта состоит, как правило, из трех частей: введения, констатирующей части, выводов. Текст введения во всех актах формализован и начинается словом "Основание" (наименование распорядительного документа, его дата, номер и заголовок).

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события.

В заключительной части излагаются выводы, предложения или решения комиссии с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

В конце текста акта указывается количество размноженных экземпляров, определяемое практической необходимостью, а также адресаты, которым он направляется.

Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При этом должности перед их фамилиями не указываются.

Акты утверждаются начальником таможни или одним из его заместителей.

Образец оформления акта дан в приложении 30.

Другие виды документов

4.6. Письма

Таможни, при осуществлении оперативных связей с вышестоящими таможенными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами, в пределах своей компетенции могут направлять письма.

Письма, как правило, должны составляться по одному вопросу и в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др.

Письма оформляются на специальных бланках письма (приложение 6).

Текст письма состоит из двух частей. В первой части дается описание событий, фактов, явлений - оснований для письма; во второй - выводы, предложения, просьбы и т. д.

Если письмо готовится в соответствии с документом-основанием или в ответ, то делается ссылка на документ.

На последнем листе письма в левом нижнем углу ниже подписи указывается фамилия исполнителя и номер его телефона.

Приложение к письму должно быть оформлено как самостоятельный документ: иметь заголовок, подпись, номер приложения, о чем делается отметка в тексте письма.

Переписка между структурными подразделениями запрещается.

Порядок адресования писем изложен в разделе 3.12.

4.7. Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий.

Обязательные реквизиты всех видов справок: название вида документа, дата и индекс, адресат, заголовок, текст, подпись.

Справки служебного характера , содержащие информацию или анализ деятельности подразделения таможни, составляются по поручению руководства отдела или таможни и инициативно.

Представляемые для внутреннего пользования информационные справки оформляются на чистом листе бумаги с указанием структурного подразделения и обязательных реквизитов.

Аналитические справки по запросам вышестоящих таможенных органов оформляются на чистом листе бумаги с перенесением основных реквизитов или на основном бланке таможни и подписываются начальником таможни.

Справки, выдаваемые работникам таможни (подтверждение места работы, занимаемой должности, заработной платы и т.д.) и гражданам по социально-правовым вопросам, оформляются на общем бланке таможни или на специальных бланках справок.

4.8. Докладная записка - документ, адресованный начальнику таможни (руководителю структурного подразделения), информирующий о сложившейся ситуации, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения сотрудника таможни.

Докладная записка оформляется на чистом листе бумаги, при этом воспроизводятся следующие реквизиты бланка:

- полное наименование отдела;

- вид документа (докладная записка);

- дата.

Подписывает докладную записку составитель. Если докладная записка адресована начальнику таможни, ее должен завизировать руководитель подразделения и заместитель начальника таможни, курирующий данное подразделение.

Докладная записка, адресуемая в вышестоящий таможенный орган, оформляется на общем бланке таможни и подписывается начальником таможни.

Образец оформления докладной записки дан в приложении 31.

4.9. Объяснительная (пояснительная) записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета и другого основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительные записки по поводу происшествий, поступков и поведения оформляются на простых листах бумаги с указанием наименования структурного подразделения.

Объяснительная записка подписывается исполнителем.

Образец оформления объяснительной записки дан в приложении 32.

4.10. Телеграмма (телетайпограмма) - документ, направляемый в тех случаях, когда другим способом передать срочную информацию (или получить информацию) не представляется возможным.

Текст телеграммы должен быть кратким, печататься через два интервала без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами. Знаки препинания следует писать полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двт, скобка - скв, кавычки - квч. Словами пишутся знаки: N - номер. + - - плюс. минус, ! - восклицательный знак, ? - вопросительный знак. % - процент.

Реквизитами телеграммы являются название документа (телеграмма), отметка о категории телеграммы, точный телеграфный адрес получателя, текст, исходящий номер, подпись. В конце текста телеграммы под чертой указываются название таможни, должность лица, подписавшего телеграмму, адрес таможни (приложение 33).

Телеграмма, подготовленная за подписью начальника таможни, визируется исполнителем.

Телеграммы, направляемые через отделения связи, оформляются следующим образом.

Телеграммы, направляемые в один адрес, составляются и подписываются:

- инициативные - в двух экземплярах:

1-й экз.- передается в почтовое отделение;

2-й экз.- подшивается в дело "Исходящие телеграммы".

В случае, когда телеграмма является ответом на запрос - в трех экземплярах:

1-й экз. - передается в почтовое отделение;

2-й экз.- подшивается в дело "Исходящие телеграммы";

3-й экз. - подшивается вместе с запросом в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Телеграмма, направляемая в несколько адресов, подписывается в одном экземпляре, к ней прилагается список на рассылку.

Текст ответной телеграммы следует начинать с номера документа, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На ваш".

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

4.11. Передача оперативной информации в организации, таможни, на таможенные посты, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Телетайпограммы оформляются аналогично телеграммам, только в реквизите "Адресат" указывается номер телетайпа, принадлежащего адресату, а под чертой вместо адреса отправителя - номер телетайпа таможни, отправителя документа, фамилия и номер телефона исполнителя (приложение 34).

В ответных телетайпограммах перед текстом делается ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.

В данном случае телетайпограмма оформляется в двух экземплярах:

1-й экз. - подшивается в дело "Телетайпограммы" и остается на телетайпе;

2-й экз. - с регистрационным номером телетайпограммы подшивается вместе с документом-запросом по тематическому принципу в соответствии с номенклатурой дел.

Инициативные телетайпограммы передаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов со списком рассылки. Исполнителю возвращается телетайпная копия телетайпограммы. на которой указаны дата и время передачи сообщения.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 35) и поступают в отдел документационного обеспечения и защиты информации для регистрации и дальнейшего прохождения.

Исходящие телетайпограммы регистрируются в журнале (приложение 36).

4.12. Срочная информация, адресуемая подразделениям таможни или в организации в пределах одного населенного пункта, в целях сокращения почтово-телеграфных расходов может быть передана по телефону в виде телефонограммы.

При передаче телефонограмм необходимо соблюдать следующие требования:

- передавать краткую и срочную информацию;

- не передавать логически сложные тексты;

- слова, которые плохо воспринимаются на слух, передавать с помощью разбивки по буквам;

- текст должен включать не более 50 слов;

- если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается список на рассылку с указанием организаций-адресатов и номеров телефонов.

Телефонограмма имеет следующие реквизиты: наименование организации-адресата, номер телефона, дата, номер, текст, подпись, отметка о времени передачи (приема), указание должностей и фамилий лиц, передавших и принявших телефонограмму.

Текст передаваемой телефонограммы печатается в одном экземпляре, визируется исполнителем, подписывается руководителем подразделения или таможни, регистрируется отдельно от других видов документов сплошной нумерацией с начала календарного года и после передачи подшивается в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение документа, то копия телефонограммы подшивается в дело вместе с документом, на который дается ответ.

Текст принятой телефонограммы печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр рассматривается, как и другие входящие документы, и после исполнения с отметкой о выполнении резолюции или вместе с ответным документом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой. Второй экземпляр телефонограммы подшивается в дело "Входящие телефонограммы" отдельно от других видов документов.

Образец оформления телефонограммы дан в приложении 37.

4.13. Факсограмма - документ, переданный по факсимильной связи.

Для передачи по факсимильной связи принимается первый экземпляр машинописного документа, отпечатанного четким шрифтом без помарок.

Объем передаваемой информации не должен превышать пяти страниц.

На документе в верхнем правом углу обязательно проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

По факсимильной связи передаются только служебные документы, прошедшие регистрацию в отделе документационного обеспечения и защиты информации.

Переданные и принятые документы подлежат учету в журнале (приложение 35, 36).

После передачи документа по факсимильной связи подлинник документа возвращается в отдел документационного обеспечения и защиты информации и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой. Второй экземпляр (копия документа) остается у исполнителя с пометкой о дате и времени передачи информации.

Поступающая по факсимильной связи корреспонденция подлежит обработке в том же порядке, что и другая входящая корреспонденция. Факсограмма, требующая исполнения, после рассмотрения руководством поступает исполнителю и дальнейшая работа с ней ведется в соответствии с резолюцией. Следует обратить внимание, что если поступает "Факс с досылкой", то подлиннику позднее досланного документа присваивается тот же номер, что и ранее поступившей факсограмме, и подлинный документ повторно не проходит рассмотрения. После отработки факсограмма подшивается в дело (в случае досылки - оба документа) согласно номенклатуре.

5. Тираж документов

Тираж документов определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом документационного обеспечения и защиты информации.

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение содержащейся в них информации до структурных подразделений таможни, таможенных постов и организаций, которых касаются эти документы.

6. Автоматизированная подготовка документов

6.1. Автоматизированная подготовка документов - процесс документирования деятельности таможни с применением средств вычислительной техники (ПЭВМ).

6.2. Автоматизированная подготовка документов предполагает создание информационной базы, формируемой из альбома унифицированных бланков и трафаретных текстов организационно-распорядительных документов, создаваемых в таможенных органах, классификаторов, а также справочной информации, необходимой для заполнения переменной части унифицированных текстов и отдельных реквизитов.

6.3. Подготовленные с применением вычислительной техники организационно-распорядительные документы передаются для обработки и дальнейшего прохождения в форме машинограммы или машиночитаемого документа на магнитном диске.

6.4. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

6.5. Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств вычислительной техники (ВТ), оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

7. Выполнение машинописных и копировально-множительных работ

7.1. В таможнях печатаются и размножаются только служебные документы.

Рукописи, сдаваемые в печать, должны быть написаны разборчиво, тщательно выверены и отредактированы. Рукописи, написанные небрежно, неразборчиво, красными или зелеными чернилами, карандашом, к печатанию не принимаются.

Проверяют и считывают напечатанные материалы исполнители документов.

Заказ на выполнение машинописных работ (приложение 38) подписывает руководитель структурного подразделения.

Очередность выполнения машинописных работ определяет начальник отдела документационного обеспечения и защиты информации или, при наличии машинописного бюро, руководитель данного подразделения.

Правила оформления документов машинописным способом даны в приложении 39.

7.2. Копированию подлежат служебные документы, исключение делается лишь для документов, опубликованных в открытой печати. В этом случае в конце размноженного документа дается ссылка на источник.

К копированию принимаются первые экземпляры машинописного текста, отпечатанные четким шрифтом без ошибок, подписанные руководством. Все записи, вносимые в документ, предназначенный для размножения, рукописным способом (регистрационные, визы, подпись), должны выполняться четким, разборчивым почерком черными чернилами.

К документу, который необходимо размножить, должен быть приложен бланк заказа установленной формы (приложение 40), подписанный руководителем структурного подразделения, который несет ответственность за содержание и тираж документов, и начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации.

Учет количества размноженных документов ведется по журналу учета (приложение 41).

8. Порядок хранения и использования печатей и штампов

Кроме гербовой, в таможне имеются различного рода печати и штампы, порядок изготовления, хранения и использования которых определяется нормативными документами ГТК России.

Примерный перечень печатей и штампов, которые могут быть использованы в работе отдела документационного обеспечения и специальной информации таможни, приведен в приложении 19.

Все используемые в работе печати и штампы должны быть учтены в специальном журнале (приложение 42).

9. Организация документооборота, прием, регистрация
и рассылка входящей и исходящей корреспонденции

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или до направления в дело образуют документооборот таможни.

9.1. Порядок обработки поступающих документов

Все документы, поступающие в таможню, в том числе по телетайпу, факсу, телефону (телефонограммы), принимаются и проходят первичную обработку в отделе (группе) документационного обеспечения и защиты информации.

В нерабочее время вся корреспонденция принимается оперативным дежурным по таможне.

9.1.1. Принятая корреспонденция вскрывается, за исключением конвертов с надписью "лично" и адресованной общественным организациям таможни.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования и оформления документов, сверяются их номера с учетными номерами, указанными на конвертах.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При недостаче или при повреждении документов в конверте составляется акт в двух экземплярах, один экземпляр которого остается в таможне, второй направляется отправителю.

При отсутствии на документе штампа или адреса отправителя, в случае необходимости подтверждения времени отправления или получения корреспонденции, к документу прикладывается конверт.

Конверты от поступившей доплатной корреспонденции сохраняются и передаются в бухгалтерию для оплаты почтовых расходов.

9.1.2. Вся поступившая корреспонденция сортируется работниками отдела документационного обеспечения и защиты информации в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и защиты информации, перечнем структурных подразделений таможни, номенклатурой дел.

Срочная корреспонденция доставляется по назначению незамедлительно, обработка и передача остальной корреспонденции должна осуществляться в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Передача документов от руководства таможни в структурные подразделения осуществляется только через отдел документационного обеспечения и защиты информации, от начальников структурных подразделений исполнителям - через ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, направляются непосредственно им. Если установлено, что документ адресован неправильно, его необходимо направить по назначению. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационно-контрольной карточке.

9.1.3. Предварительное рассмотрение осуществляет начальник отдела документационного обеспечения и защиты информации. Исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в таможне распределения обязанностей формирует почту начальника таможни и его заместителей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно подразделениям или должностным лицам (формы плановой отчетности, информации, не требующие рассмотрения у руководства).

Документы вышестоящих таможенных органов, другие документы, требующие указаний по исполнению, после регистрации передаются на рассмотрение начальнику таможни или, по его поручению, одному из его заместителей.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются в структурное подразделение, ответственное за ведение автоматизированной системы.

9.2. Порядок обработки отправляемых документов

Документы, отправляемые таможней, в т.ч. созданные средствами вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и передачу службам связи (спецсвязь, фельдсвязь, почтовые отделения связи).

Перед конвертованием проверяется правильность оформления документа, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

Отправляемые одному адресату документы должны быть вложены в один конверт, на конверте указывается почтовый адрес и наименование корреспондента и проставляются регистрационные номера документов.

Расписки, реестры на отправленную корреспонденцию хранятся в течение года, после чего уничтожаются по акту.

9.3. Порядок обработки внутренних документов

Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются в подразделениях таможни. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в той же последовательности и в соответствии с требованиями к отправляемой корреспонденции, а на этапе исполнения - к полученной.

9.3.1. Проекты распорядительных документов после подготовки, согласования, подписания регистрируются в отделе документационного обеспечения и защиты информации и передаются для исполнения или на ознакомление в подразделения.

9.3.2. Документы (приказы, распоряжения, протоколы), содержащие поручения отдельным работникам или подразделениям, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок.

9.3.3. Докладные записки на имя руководства таможни или подразделения, справки, сводки и другие документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего передаются через отдел документационного обеспечения и защиты информации для исполнения или для ознакомления в соответствующие подразделения или подшиваются в дело в соответствии с номенклатурой.

Передача документов из одного структурного подразделения таможни в другое осуществляется через отдел документационного обеспечения и защиты информации с внесением необходимых записей в регистрационно-контрольную карточку.

9.4. Регистрация документов

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного номера и даты с последующим перенесением необходимых сведений о документе в регистрационные формы традиционным или автоматизированным способом в целях обеспечения учета, контроля прохождения и исполнения, поиска документов.

При регистрации используются следующие справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и защиты информации (приложение 43), перечень структурных подразделений, номенклатура дел.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые и др.), как создаваемые в таможне, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида, автора и содержания документа.

Документы общего делопроизводства (приказы, распоряжения. письма, протоколы, докладные записки и т.д.) - входящие, исходящие и внутренние - регистрируются в отделе документационного обеспечения и защиты информации.

Специальная документация (бухгалтерская, финансовая, статистическая, таможенная и т.д.) регистрируется или учитывается в соответствующих структурных подразделениях таможни.

9.4.1. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

Телеграммы регистрируются немедленно после получения и сразу передаются адресату.

На входящих регистрируемых документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется штамп (приложение 19).

9.4.2. Для соблюдения порядка нумерации входящих и исходящих документов при регистрации используется сетка порядковых номеров (приложение 44).

9.4.3. На исходящем документе в соответствующем месте бланка проставляется индекс, состоящий из номера дела по номенклатуре, порядкового исходящего номера и даты.

Если исходящий документ является ответом, то необходимо сделать ссылку на номер и дату документа - запроса.

При регистрации исходящей корреспонденции работник отдела документационного обеспечения и защиты информации обязан проверить правильность написания адреса, наличие в документах приложений, заголовка и отметки об исполнителе; заверить копии, присвоить исходящий номер и сделать соответствующие отметки на регистрационных карточках.

9.4.4. Документы регистрируются на карточках или на машинных носителях. Для регистрации всех видов документов используют единую регистрационную форму - регистрационно-контрольную карточку (приложение 45), на которую переносятся данные о регистрируемом документе (приложение 45.1.).

9.4.5. Документы могут регистрироваться при помощи средств вычислительной техники. Для достижения информационной совместимости регистрируемых данных и поисковых систем и создания условий для последующего перехода к построению информационных систем, обеспечивающих совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, номер документа, дата поступления, входящий номер документа, заголовок документа или краткое содержание, резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, отметка о направлении документа в дело.

Запись производится непосредственно с документа, с которого в оперативную память ПЭВМ переносятся все обязательные реквизиты. Запись на машинном носителе распечатывается машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и для предотвращения повторной регистрации при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов формируется банк регистрационных данных, который используется при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

10. Учет документов

Обязательному реестровому учету в отделе документационного обеспечения и защиты информации подлежат различные формы бухгалтерской, статистической, другой отчетности по направлениям деятельности таможни, представляемые к утвержденным срокам (приложение 46).

Документы систематизируются по структурным подразделениям и вписываются в реестры (приложение 47). Реестр печатается в двух экземплярах. Документы ежедневно передаются в соответствующее подразделение таможни под роспись на первом экземпляре реестра, который остается в отделе документационного обеспечения и защиты информации. Второй экземпляр реестра вместе с документами передается в структурное подразделение.

Реестры в течение календарного года подшиваются в отдельное дело, которое включается в номенклатуру дел отдела документационного обеспечения и защиты информации и подлежит уничтожению в установленном порядке.

11. Подсчет объема документооборота

Объем документооборота - количество документов, полученных и созданных таможней за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие в таможню и создающиеся в ней документы подсчитываются отдельно.

Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, постановления о нарушении таможенных правил и др.

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, анализа различных аспектов управленческой деятельности, при подготовке Табеля унифицированных форм документов.

Результаты учета документооборота обобщаются отделом документационного обеспечения и защиты информации и представляются руководству таможни для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

12. Построение справочного аппарата

Справочный аппарат (поисковые системы по документам) строится на основе регистрационных карточек или банков регистрационных данных. Поиск дел может осуществляться по номенклатуре дел.

12.1. Основу справочного аппарата в делопроизводстве составляют справочные картотеки, в которых регистрационные карточки расположены в определенном порядке, позволяющем обеспечить оперативный поиск документов и получение информации, необходимой для контроля за их исполнением.

Справочные картотеки (по корреспондентам-адресатам, валовая на текущий год, контрольные, внутренних документов и т.д.) формируются в отделе документационного обеспечения и защиты информации. Картотеки могут вестись и в структурных подразделениях таможни.

Каждый документ (входящий, исходящий, внутренний) регистрируется на отдельной карточке (приложение 45). На входящие документы, рассмотренные руководством таможни и направляемые на исполнение в структурные подразделения, ставится штамп "Подлежит возврату в отдел документационного обеспечения и защиты информации". Карточка заполняется машинописным способом. Состав и содержание заполняемых граф зависят от того, на какой документ заполняется карточка - входящий, исходящий или внутренний (приложение 45.1).

На входящие документа печатается карточка в четырех экземплярах. которые размещаются следующим образом:

1-й экз. - в контрольно-учетную картотеку;

2-й экз. - в картотеку по корреспондентам (адресатам);

3-й экз. - передается в структурное подразделение таможни вместе с документом;

4-й экз. - в валовую картотеку по порядку номеров входящих документов. *4)

Карточка контрольно-учетной картотеки служит для учета прохождения и исполнения документа, на ней расписывается исполнитель за получение документа. Карточка помещается в картотеку, разбивка которой осуществляется по структурно-хронологическому признаку.

После завершения работы с документом и снятия его с контроля на всех экземплярах карточек делаются необходимые пометки: дата снятия документа с контроля, фамилия исполнителя, пометка о направлении документа в дело, номер дела, фамилия и подпись инспектора отдела документационного обеспечения и защиты информации.

Карточки из контрольно-учетной картотеки по мере исполнения документов перемещаются в картотеку исполненных документов, которая формируется по структурному признаку.

На исходящие документы печатается карточка в двух экземплярах, которые размещаются следующим образом:

1-й экз. - в картотеку по корреспондентам (адресатам);

2-й экз. - в валовую картотеку исходящих документов на текущий год.

На внутренние документы таможни (приказы, распоряжения, докладные записки и т.д.) печатается карточка в необходимом для выполнения задач контроля и поиска количестве экземпляров.

В структурном подразделении таможни ответственным за делопроизводство ведется две картотеки:

1-я - контрольная, в которую помещаются карточки по срокам исполнения документа за исполнителями;

2-я - валовая картотека исполненных документов за текущий год (формируется из контрольной).

Картотеку предложений, заявлений и жалоб граждан, поступивших в таможню, выделяют в самостоятельную часть, а карточки систематизируют по алфавиту фамилий и имен заявителей.

Картотеки передаются в архив вместе с соответствующими делами и документами.

Порядок заполнения регистрационных карточек дан в приложении 45.1.

12.2. При автоматизированной технологии регистрации и контроля исполнения документов формируется банк регистрационных данных, который используется при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива, анализе исполнительской деятельности и др.

Поиск и контроль за исполнением документов осуществляется по одному из обязательных реквизитов документа или их совокупности.

Распечатанные машинограммы карточки ("твердая копия") используются для формирования вспомогательной справочной валовой картотеки по месту регистрации в целях страховки информации, для внесения в нее подписи сотрудника, получившего документ, и предотвращения повторной регистрации документа в структурном подразделении.

13. Контроль исполнения документов

13.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

- проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководителей.

Контроль исполнения документов по существу поставленных в них вопросов осуществляют руководители таможни, подразделений и ответственные исполнители.

Контроль соблюдения сроков исполнения документов ведется группой контроля (инспектором) отдела документационного обеспечения управления и защиты информации.

Контроль исполнения документов специального делопроизводства (планового, бухгалтерского) ведется по поручению руководителей таможни в соответствующих структурных подразделениях.

13.2. Контролю в таможне подлежат:

- выполнение решений местных органов власти;

- выполнение приказов и указаний вышестоящих таможенных органов;

- выполнение собственных решений;

- исполнение документов с конкретными поручениями руководителей таможни и сроками исполнения;

- устные и письменные предложения, критические замечания, заявления и жалобы работников таможни и частных лиц.

13.3. Сроки исполнения документов

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководством таможни исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, из сроков, установленных законодательством или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 48).

Конечная дата исполнения документа указывается в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения, подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или после другого документированного подтверждения исполнения.

На документе и в регистрационной карточке (в базе данных) проставляются отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

13.4. Организация контроля исполнения

Организация контроля исполнения включает следующие операции:

- направление контролируемых документов в подразделение-исполнитель;

- формирование картотеки контролируемых документов;

- выяснение в структурном подразделении фамилии и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;

- сообщение о ходе и результатах исполнения на оперативных совещаниях;

- снятие документа с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: картотек или автоматизированных банков данных.

Для ведения контроля используется контрольно-учетная картотека или контрольная картотека, для формирования которой используется дополнительный экземпляр регистрационной карточки. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

На документах, подлежащих контролю, ставится штамп "контроль", в регистрационной карточке (приложение 45) в соответствующей графе делается отметка о постановке документа на контроль. На карточку полностью переносится резолюция.

Карточки в контрольной картотеке систематизируются по срокам исполнения ( по хронологическому признаку). Картотека разделена на месяцы (12 разделов), на календарные дни (31 раздел) внутри текущего месяца. Например: в текущем месяце контрольный срок исполнения документа 15 мая 1995 года. В этом случае карточка помещается в ячейку за цифрой 15 текущего месяца. Если в текущем месяце (мае) контрольный срок 15 августа 1995 года, то карточка помещается в ячейку (раздел) "август" без разбивки на конкретную дату. Если срок исполнения 15 мая 1996 года. то карточка помещается в ячейку - 1996 год.

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке:

- задания последующих лет - не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

О ходе работы и итогах выполнения приказов вышестоящих таможенных органов, в зависимости от их содержания, в установленный срок вносится записка (информация). Она должна содержать сведения о полноте и своевременности выполнения приказа, фактические данные, характеризующие достигнутые результаты, предложения о снятии приказа с контроля или о продлении сроков исполнения.

Документ пересылается на исполнение на таможенный пост с одним экземпляром регистрационной карточки.

Отдел документационного обеспечения и защиты информации учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе и результатах исполнения документов. По итогам предварительного контроля готовит справку о ходе исполнения документов (приложение 49), состоянии исполнительской дисциплины и передает ее на рассмотрение начальнику таможни.

13.5. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование руководителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий, позволяет осуществлять предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и т.д. распечатываются в необходимом количестве в виде машинограммы.

После завершения исполнения и занесения всех необходимых записей в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном - массиве, подлежащем передаче на хранение в архив таможни одновременно с документами.

14. Порядок рассмотрения и исполнения служебных документов

14.1. Все входящие документы должны быть рассмотрены в день поступления.

Рассмотренные начальником таможни (или его заместителями) документы передаются через отдел документационного обеспечения и защиты информации в соответствии с резолюцией должностному лицу или в структурное подразделение с одним экземпляром регистрационной карточки.

Документы, не требующие специальных указаний начальника таможни, направляются для исполнения непосредственно в структурные подразделения.

Срочные документы передаются для исполнения немедленно.

14.2. Ответственный за делопроизводство в структурном подразделении предварительно просматривает полученную в отделе документационного обеспечения и защиты информации почту, отбирает документы для рассмотрения руководителю структурного подразделения и передает непосредственно исполнителям.

Руководители структурных подразделений таможни обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения, и распределяет их среди сотрудников подразделения с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки работников подразделения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

После рассмотрения документов руководителем структурного подразделения ответственный за делопроизводство переносит резолюцию на регистрационную карточку и передает документ на исполнение под расписку.

14.3. Работа исполнителей с документами

Исполнитель получает документы через ответственного за делопроизводство в структурном подразделении с резолюцией руководства таможни и руководителя структурного подразделения.

Исполнение документа предусматривает:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа;

- его оформление;

- согласование;

- представление на подписание (утверждение) руководству таможни;

- подготовку к пересылке адресату.

При оперативном решении вопросов по документам, не требующим письменного ответа, исполнитель делает отметки о прохождении и исполнении на самом документе: о дате поступления, если образовался интервал во времени между поступлением документа в таможню и его доставкой исполнителю, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Отметки размещаются на свободных от текста местах или оборотной стороне документа.

Если исполнение документа требует письменного ответа автору или издания распорядительного документа (например, приказа по таможне), исполнитель готовит проект документа, учитывая ранее изданные по данному вопросу документы и действующие нормативные акты, согласовывает его с заинтересованными структурными подразделениями и другими организациями в установленном порядке.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный в резолюции первым, имеет право созыва соисполнителей.

Все исполнители в равной мере несут ответственность за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проекты документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания. В докладной записке на имя руководителя таможни (автора резолюции) обосновывается причина изменения срока исполнения документа.

При применении ЭВМ все основные правила работы с документами сохраняются.

Исполнитель определяет степень распространения содержащейся в проекте документа информации, а также необходимое количество экземпляров документа и в соответствии с рассылкой передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

14.4. Исполненные документы (документы-ответы со всеми необходимыми визами и документами-запросами) передаются на регистрацию и отправку в отдел документационного обеспечения и защиты информации.

После присвоения исходящего номера, заверения копий и заполнения регистрационных карточек первые экземпляры документов со всеми имеющимися приложениями направляются адресатам, копии подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой дел таможни.

15. Регистрация, рассмотрение и контроль исполнения
обращений граждан

15.1. Прием и регистрация письменных обращений граждан

Все поступающие в таможню письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы), за исключением анонимных, должны быть приняты и зарегистрированы в отделе документационного обеспечения и защиты информации отдельно от другой корреспонденции.

Конверты с пометкой "лично" не вскрываются, а передаются адресату. Если информация, содержащаяся в обращении, носит служебный характер, документ возвращается на регистрацию в отдел документационного обеспечения и защиты информации.

Срочные обращения регистрируются и докладываются руководителям таможни немедленно (к данной категории документов следует относить заявления и другие обращения по обжалованию действий и бездействия таможенных органов и их должностных лиц и иным правонарушениям в сфере таможенного дела).

Конверты сохраняются и прилагаются к обращению в тех случаях, когда только по ним и дате почтового штемпеля можно установить адрес отправителя или время поступления документа.

Все поступающие обращения граждан регистрируются отделом документационного обеспечения и защиты информации путем проставления регистрационного штампа (приложение 19) на свободном от текста месте первой страницы документа.

Регистрация обращений производится в день получения валовой нумерацией с N 1 и ведется в течение года, при этом к регистрационному номеру добавляется первая буква фамилии автора письма (например: обращение группы туристов за номером 125 должно быть зарегистрировано - Bx. N Гр.-125, а гражданина Иванова - Вх. N И-126).

На зарегистрированное обращение печатается карточка (приложение 45) в трех экземплярах:

1-й экз. - (с распиской за получение документа) помещается в контрольную картотеку;

2-й экз. - передается в структурное подразделение с документом;

3-й экз. - помещается в справочную алфавитную картотеку.

Карточки исполненных и снятых с контроля обращений перемещаются в справочную картотеку по порядку входящих номеров.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений граждан и на карточках делается отметка "Повторно".

Повторными считаются обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица, по одному и тому же вопросу. направленные различным адресатам и поступившие для рассмотрения в таможню, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера (например: И-125/1, И-125/2) и даты поступления.

Обращения граждан, поступившие из других организаций, рассматриваются в том же порядке и в те же сроки, что и поступившие непосредственно в таможню.

Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан за подачу ими предложений, заявлений и жалоб либо за содержащуюся в обращениях критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством. Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государству, общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.

15.2. Рассмотрение письменных обращений граждан

Зарегистрированные обращения граждан передаются руководству таможни для принятия решения или. в зависимости от содержания обращения, в соответствующее структурное подразделение таможни, в компетенцию которого входит разрешение вопросов, содержащихся в обращении.

Повторные обращения передаются на рассмотрение вместе со всей имеющейся по данному вопросу перепиской.

Руководители таможни и непосредственные исполнители при работе с обращениями граждан должны внимательно разбираться в существе предложений, заявлений и жалоб, в случае необходимости требовать нужные документы, выезжать на места проверки и принимать другие меры для объективного разрешения вопросов.

Запрещается направлять жалобы лицам, действия которых обжалуются.

Для рассмотрения обращений граждан, требующих дополнительного изучения или проверки, могут создаваться специальные комиссии.

По итогам проверки составляется справка, отражающая действительное положение дел, с указанием лиц, проверявших жалобу. Полученные данные служат для вынесения соответствующего решения.

Ответы на обращения граждан печатаются на бланках письма, подписываются начальником таможни или исполнителем, если в резолюции содержится соответствующее указание ("Иванову. Дайте ответ автору письма").

Письменному ответу заявителю присваивается исходящий номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел таможни и входящего номера, присвоенного обращению (например: Исх.N 01-16/И-125).

В случае, если в письменных или устных обращениях ставится вопрос, решение которого не относится к ведению таможни, они направляются в соответствующие учреждения или в организации не позднее чем в пятидневный срок. Об этом извещается заявитель (письменно или по телефону) При личном приеме гражданину, обратившемуся в таможню, разъясняется, куда следует обратиться с предложением, заявлением или жалобой.

15.3. Контроль исполнения обращений граждан

Контролю подлежат все обращения граждан.

На поступившем документе и регистрационных карточках проставляется штамп или пометка - "Контроль".

Зарегистрированные обращения граждан рассматриваются в следующие сроки.

15.3.1. Обращения по вопросам обжалования действий и бездействия таможенных органов и их должностных лиц рассматриваются в порядке и сроки, определенные положениями раздела XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.

15.3.2. Предложения, заявления и жалобы граждан (кроме п. 15.3.1) рассматриваются и разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления в таможню, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, безотлагательно, но не позднее 15 дней. В случае, когда необходимо проведение специальной проверки, сроки разрешения обращения могут быть продлены начальником таможни, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом автору обращения.

15.3.3. Обращения военнослужащих и членов их семей (кроме п. 15.3.1) разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления. В случае, когда необходимо проведение специальной проверки, сроки разрешения обращения могут быть продлены начальником таможни, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом автору обращения.

15.3.4. Письма депутатов всех уровней по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью (кроме п. 15.3.1), берутся на контроль и рассматриваются (с принятием мер по их исполнению или по предоставлению запрашиваемых документов) в срок до 20 дней, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

15.3.5. Обращения граждан, поступившие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, а также других организаций, подлежат рассмотрению в порядке и сроки, предусмотренные Инструкцией.

Контроль завершается после полного исполнения предложения, заявления и жалобы гражданина и сообщения об этом заявителю. Обращения граждан считаются исполненными, когда решены все изложенные в них вопросы и приняты необходимые меры.

Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, в обязательном порядке проходят согласование в юридической службе таможни.

Обращения граждан, по которым даются промежуточные ответы, не снимаются с контроля до окончательного решения вопроса.

По окончании работы с обращением оно снимается с контроля, о чем делается отметка на регистрационных карточках.

Отдел документационного обеспечения и защиты информации ежеквартально и по итогам года, а также по мере необходимости представляет начальнику таможни сведения о количестве и ходе рассмотрения поступивших обращений граждан (приложение 50), отделу предоставлено право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений граждан в структурных подразделениях таможни. Результаты проверок докладываются начальнику таможни.

15.4. Формирование дел по обращениям граждан

Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются в отдел документационного обеспечения и защиты информации для формирования дел (за исключением обращений и обжалований по уголовным делам).

Формирование и хранение дел у исполнителей (даже в том случае, если обращение адресовано "лично") - запрещается.

На исполненном документе должна быть надпись "В дело" и подпись руководителя, принявшего это решение.

Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по тематике в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

Дела по обращениям граждан хранятся 5 лет ЭПК, а затем уничтожаются в установленном порядке.

В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией таможни может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений граждан, которое должно быть утверждено начальником таможни.

15.5. Прием посетителей

Порядок приема посетителей определяется приказом по таможне. Прием посетителей, обращающихся в таможни с предложениями, заявлениями и жалобами, проводится в установленные дни и часы руководителями таможни, работниками юридического отдела и других структурных подразделений в соответствии со спецификой и регламентом работы структурных подразделений.

Информация, в которой указываются фамилии должностных лиц, ведущих прием, дни и часы приема, вывешивается в местах, доступных для обозрения посетителей таможни.

Личную ответственность за организацию приема и рассмотрения обращений граждан несет начальник таможни.

Порядок и сроки рассмотрения устных обращений граждан те же, что и поступивших в письменной форме.

Сотрудник, осуществляющий запись на прием, ведет журнал учета приема посетителей (приложение 51).

16. Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в таможне, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке и утвержденный начальником таможни.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

16.1. Номенклатура дел таможни на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года отделом документационного обеспечения и защиты информации на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение 52), на основе "Примерной номенклатуры дел таможни", утвержденной приказом ГТК России от 17 января 1995 года N 28, при методической помощи госархива на местах.

Номенклатура дел таможни, предварительно согласованная с экспертно-проверочной комиссией госархива, утверждается начальником таможни и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложение 53).

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет.

Утвержденный и согласованный с госархивом экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел отдела документационного обеспечения и защиты информации.

После утверждения номенклатуры дел таможни структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

16.2. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы таможни, в том числе справочные, контрольные и другие картотеки, личные дела.

Названиями разделов номенклатуры дел таможни являются названия структурных подразделений. Разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры дел включает заголовки дел отдела документационного обеспечения и защиты информации.

16.3. Графы номенклатуры дел таможни, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможне цифрового обозначения, структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимозависимостью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к оперативным совещаниям и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название таможни или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Заголовок дела может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела по перечню и "Примерной номенклатуре дел таможни".

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

По окончании календарного года отделом документационного обеспечения и защиты информации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения.

16.4. При наличии вычислительной техники утвержденная номенклатура дел вводится и хранится в памяти ЭВМ для упрощения ее ведения, корректировки, а в необходимых случаях и для переработки.

17. Формирование дел

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях таможни ответственными за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документационного обеспечения и защиты информации.

17.1. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения;

- помещать в дела машинограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- дело не должно превышать 250 листов.

7.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные приказами и являющиеся приложениями к ним, группируются вместе с приказами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Переписка группируется, как правило, за один календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

18. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - определение ценности документов в целях отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится:

- при составлении номенклатуры дел;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

Для проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в таможне из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК является совещательным органом, решения которой утверждаются руководством таможни. В состав ЭК в обязательном порядке включается заведующий архивом, а также представитель соответствующего государственного архива. Председателем ЭК назначается один из руководителей таможни.

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое разрабатывается на основании примерного положения об экспертной комиссии и утверждается начальником таможни (приложение 54).

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения ежегодно осуществляется в структурных подразделениях таможни. В архиве экспертиза ценности проводится в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

Отбор документов для постоянного хранения ведется на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дела. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

При проведении экспертизы ценности дел одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры, правильность определения сроков хранения дел. соблюдение установленного порядка оформления и формирования дел. Особое внимание следует обращать на дела с пометкой "ЭПК", которые подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов создаются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно, согласовываются с соответствующим государственным архивом и утверждаются начальником таможни.

После этого дела. включенные в данные акты, могут быть сданы на переработку, которая оформляется приемо-сдаточными накладными. Номер накладной указывается в акте.

19. Оформление дел

Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем отдела документационного обеспечения и защиты информации.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

19.1. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению:

- дела допускается хранить в скоросшивателях;

- не проводится систематизация документов в деле;

- листы дела не нумеруются;

- заверительные надписи не составляются.

19.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи в деле (приложение 55);

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 56);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

19.2.1. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

При наличии в деле отдельных особо ценных документов (трудовых книжек, паспортов и т. д.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

19.2.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело. все листы его. кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

19.2.3. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (приложение 55), на котором указывается количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

19.2.4. Для учета документов определенных категорий (особо ценные, личные), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 56), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутреняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Внутренняя опись подшивается в начале дела.

19.3. Обложка дела постоянного, временного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 57).

На обложке дела указываются:

- наименование таможенного комитета;

- наименование регионального таможенного управления;

- наименование таможни;

- наименование структурного подразделения таможни;

- индекс дела;

- номер дела (тома);

- заголовок дела;

- дата дела (тома);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

19.3.1. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования госархива, в который они будут переданы.

19.3.2. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве чернилами после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК госархива.

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК таможни, согласованных с ЭПК госархива и утвержденных одним из руководителей таможни.

19.3.3. При оформлении обложки дела наименование таможни указывается полностью с указанием полного наименования таможенного управления, которому она непосредственно подчинена, и Государственного таможенного комитета Российской Федерации, с указанием (в скобках) их официально принятых сокращений.

19.3.4. Заголовок дела переносится из номенклатуры дел, при необходимости в него вносятся изменения и дополнения.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

19.3.5. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов не оговаривается.

19.3.6. На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения или составления первого и последнего протоколов дела.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

19.3.7. По окончании года в надписи на обложках дел вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.

19.3.8. Обязательным реквизитом обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел.

20. Составление описей дел

20.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу *5), оформленные в соответствии с существующими требованиями, ежегодно составляются описи (приложения 58, 59, 60, 61). На дела временного ( до 10 лет) хранения описи могут не составляться. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и дела с таможенной документацией.

20.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству дел, заведенных по номенклатуре; соответствие заголовков дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительной надписи дела.

20.3. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел таможни, структурные подразделения принимают меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если розыск не дал результатов, то составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

20.4. В каждом структурном подразделении таможни описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела документационного обеспечения и защиты информации. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит заведующий архивом и по которой сдает дела на государственное хранение.

20.5. Опись структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации и утверждается начальником структурного подразделения.

20.6. Описательная статья описи дел структурного подразделения состоит из указания порядкового номера дела (тома, части) по описи; индекса дела (тома, части); заголовка дела; даты дела (тома, части); количества листов в деле (томе, части); срока хранения дела.

20.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с заголовками дел в утвержденной номенклатуре дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет;

- порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

- графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.д.

20.8. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах.

21. Оперативное хранение документов и дел

21.1. С момента заведения и до передачи в архив таможни дела хранятся по месту формирования.

21.2. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

21.3. Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

21.4. Машинограммы, используемые в структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

21.5. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 62). Сторонним организациям дела выдаются по актам (приложение 63).

21.6. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

22. Передача дел на архивное хранение

22.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможни, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, художественное или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможня образует архив.

В своей практической деятельности архив таможни руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Государственной архивной службы России, положением об архиве таможни.

22.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по описям (приложения 58, 59, 60, 61).

22.3. Дела временного хранения хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

22.4. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации.

22.5. Прием каждого дела производится заведующим архивом (инспектором, выполняющим эти функции) в присутствии работников структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела. включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами или прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, принимающего дела, и сотрудника, передающего дела.

22.6. Вместе с делами в архив таможни передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

22.7. Документы, не подлежащие хранению, уничтожаются по акту (приложение 64).

22.8. Информация, используемая в автоматизированной системе документационного обеспечения в машиночитаемой форме, должна храниться на жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения срока хранения данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стриммер). Срок хранения данных на дискетах устанавливается в соответствии с номенклатурой дел и "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений и организаций, с учетом сроков хранения". М., 1989.

23. Организация работы с документами на таможенном посту

23.1. Право ведения самостоятельного делопроизводства предоставляется постам, имеющим статус юридического лица.

В этом случае работа с документами на посту должна быть организована в соответствии с данной инструкцией.

23.2. На постах, не ведущих самостоятельное делопроизводство, работа с документами организуется следующим образом.

Документы, поступающие на пост из вышестоящего таможенного органа и имеющие входящий номер, повторно не регистрируются, но подлежат учету.

Контрольные документы передаются (пересылаются) из таможни на пост с одним экземпляром регистрационной карточки (приложение 45) в целях ведения контрольной, а после снятия с контроля - справочной картотеки.

Документы информационного характера передаются (пересылаются) на пост с одним экземпляром реестра (приложение 47), который служит одновременно учетной и справочной формой.

Документы, непосредственно поступающие на пост от сторонних организаций, и обращения частных лиц передаются на регистрацию и рассмотрение в таможню и исполняются в соответствии с установленным порядком.

В зависимости от местных условий (удаленности поста от таможни, наличия оргтехники и средств связи) начальнику поста может быть предоставлено право подписи исходящих документов по определенным направлениям работы в пределах его компетенции, что оговаривается специальным приказом по таможне.

В этом случае регистрация исходящих документов на посту проводится самостоятельно в соответствии с существующим порядком.

Порядок создания, регистрации, обработки, прохождения внутренних документов, создаваемых на посту, определяются инструкцией по организации работы с документами в таможне, в которой должны быть учтены особенности условий работы постов.

24. Задачи и функции архива таможни

ГАРАНТ:

Об особенностях приема, хранения и формирования в дела первых экземпляров ГТД см. порядок, утвержденный приказом ГТК РФ от 5 августа 1998 г. N 548

24.1. Главные задачи архива

Главными задачами архива являются:

- комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

- обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

- осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве таможни и таможенных постов.

24.2. Основные функции архива

Архив в целях выполнения своих главных задач осуществляет следующие основные функции:

- принимает на хранение в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией, документы структурных подразделений таможни;

- учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел, документов;

- составляет научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве документам;

- проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

- ежегодно представляет на рассмотрение ЭК таможни годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

- участвует в работе ЭК таможни;

- оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов;

- подготавливает и в установленном настоящей Инструкцией порядке (п. 24.10.) передает на государственное хранение документы (в этих целях осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК таможни и ЭПК соответствующего госархива);

- оказывает методическую и практическую помощь отделу документационного обеспечения и защиты информации в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

- представляет ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

- осуществляет использование документов, хранящихся в архиве;

- информирует руководство и сотрудников таможни о составе и содержании документов архива, по поручению руководства таможни осуществляет выявление документов;

- выдает в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование;

- исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

- консультирует организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

- ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

- осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве таможни;

- участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

- участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников отдела документационного обеспечения и защиты информации таможни;

- участвует в организации и осуществлении контроля за работой и организацией документов в делопроизводстве таможенных постов.

24.3. Обеспечение сохранности документов архива

24.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах и их топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из архива;

- учет документов, проверка их наличия и состояния;

- обеспечение физико-химической сохранности документов.

24.3.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного его ремонта;

- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

- применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

- созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

24.3.3. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в здании таможни.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и рабочей комната для сотрудников архива.

Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.

Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

24.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.

24.3.5. Помещение архива до размещения в нем документов принимается комиссией, которая назначается начальником таможни. В комиссию должны входить представители отдела документационного обеспечения и защиты информации, соответствующего госархива и пожарной охраны.

Комиссия проверяет исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилище, на основании чего составляется акт. Акт утверждается руководителем таможни. Осмотр состояния помещения архива проводится в дальнейшем по требованию ответственного за архив, но не реже одного раза в 5 лет.

24.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.

Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются пожарной сигнализацией.

24.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

24.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за температурно-влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 65). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры, принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от установленных норм.

24.3.9. Установка контрольно-измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.

24.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

24.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводятся обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ, а также систематическая влажная уборка помещений хранилищ.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения архива может использоваться электропылесос.

24.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожении.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

24.3.13. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работа архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

24.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения.

24.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

Для выяснения причин происшествия, определения физического состояния документов и проверки их наличия руководителем таможни назначается комиссия. Результаты работы комиссии оформляются актом.

24.3.16. Архивом разрабатывается план мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в котором предусматриваются порядок и места эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

План эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайного происшествия утверждается руководителем таможни.

24.3.17. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно ставится в известность руководитель таможни.

24.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий для хранения документов, оперативного их использования.

Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на стеллажах или в шкафах так, чтобы документы каждого отдела хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

24.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках: дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках *6).

К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в которых указываются название таможни и отдела, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.

24.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз и слева направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

24.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 66).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

24.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилища:

- для работы в рабочей комнате архива;

- во временное пользование вне архива (структурным подразделениям таможни, вышестоящим таможенным органам, а также судебным и следственным органам).

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в структурные подразделения таможни (приложение 67);

- актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (приложение 63).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах выдачи дел в рабочие помещения таможни и выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (приложение 63), который составляется в двух экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю. Акт подписывается руководителем таможни и руководителем организации - получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в обоих экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации - получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве таможни.

Дела выдаются из хранилища для использования только в обработанном виде.

Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение 62), в которой указываются номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, проверяется в присутствии лица. возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документа, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

24.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в архиве:

- после перемещения дел в другое помещение;

- после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел;

- при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

- при реорганизации и ликвидации таможни.

Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 68). После утверждения акта руководством таможни по всем его пунктам в учетные документа (лист фонда и другие) вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп. 2 и 8.6, которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим госархивом.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется-путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Все обнаруженные недостатки фиксируются на листе проверки (приложение 69), затем в акте проверки.

Дела, выданные в структурные подразделения таможни, проверяются на общих основаниях по книге выдачи дел из хранилища (приложения 70, 71). Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело фонда.

При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело карточку (приложение 72).

По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а на листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством таможни. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища; организуется розыск необнаруженных дел в отделах, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив; изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.

Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием должности и даты.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются дата и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:

- о выделении документов и дел к уничтожению;

- о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 73);

- о неисправимых повреждениях дел (приложение 74);

- передачи дел в другие архивы и организации.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела. заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК таможни и утверждаются руководителем таможни.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются руководителем таможни только после их согласования с соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел. утвержденных ЭПК госархива.

24.4. Классификация документов архива

24.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности таможни, составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению *7).

24.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит. Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному названию фондообразователя (таможни).

24.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.

24.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архиве таможни при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Систематизация дел фонда проводится в делопроизводстве таможни при составлении номенклатуры дел и при подготовке дел к передаче в архив таможни.

Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.

Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможни), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного:

- номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического;

- авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году. в котором они начаты делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

- перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчета за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- в пределах года или хронологического периода дела отделов располагаются по их значимости.

При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

24.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел таможни и законченных описей дел фонда

24.5.1. В архиве на основе описей дел структурных подразделений составляются годовые разделы сводных описей дел всей таможни.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архива таможни является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения и имевших отметку "ЭПК".

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования, оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении. что дело сформировано неправильно.

24.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, или при отсутствии указанных справок архивом совместно с отделом документационного обеспечения и защиты информации и структурным подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов архивом составляется акт недостачи дел, который утверждается руководителем таможни.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в отделе документационного обеспечения и защиты информации, архиве и по одному экземпляру передается в ЭК таможни и ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЭК и ЭПК.

24.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в пп. 20.2-20.7 настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела.

В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дела N ...", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п.24.4.4).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 59). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения.

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел. особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п. 24.5.5.); при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются фактическое количество дел включенных в раздел, первый и последний номера дел. отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие:

- включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможни за период, который охватывают дела описи;

- дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;

- указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;

- отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;

- дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о таможне;

- освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел;

- указывается наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок использования.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты.

Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателей к разделу и их виды определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели. должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел. имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности таможни. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 75) заверительная надпись, в ней указываются общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах и подлежит рассмотрению ЭК таможни. После рассмотрения и одобрения ЭК годового раздела в конце раздела ставится гриф "Одобрено" с указанием номера протокола и даты заседания ЭК. на котором он был рассмотрен. Одобренные ЭК таможни годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива в сроки, установленные графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.

На рассмотрение ЭПК госархива архивом таможни представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством дел. включенных в раздел.

После утверждения годового раздела ЭПК госархива раздел утверждается руководством таможни, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в таможне.

24.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годового раздела сводной описи ЭПК госархива и руководством таможни и хранятся в архиве таможни до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

24.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (п.24.5.3). считаются законченной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер (п.24.6.6).

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел. к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 75) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (п.24.5.3).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 76).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются название фонда, номер фонда, номер описи, название описи (которое включает указание категории документов - постоянного или временного хранения, по личному составу и т.д., содержащихся в делах, заголовки Которых включены в опись), крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива. в котором будут постоянно храниться дела таможни.

При составлении титульного листа законченной описи учитывается следующее:

- название фонда пишется в виде официального названия фондообразователя (таможни) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными названиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

- если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

В оглавлении к законченной описи перечисляются:

- предисловие (общее);

- названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются, на основе оглавлений к годовым разделам описи);

- названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с проставлением номеров листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам.

Для составления предисловия к законченной описи используются официальные издания ГТК России, таможенного управления, таможни, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в один указатель, который помещается в конце законченной описи, при этом указатели к годовым разделам изымаются.

Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющих опись (п.24.5.3). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

24.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений (см. пп.24.5.1 - 24.5.3).

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 60). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п.24.5.3.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЭК, а затем утверждается руководством таможни.

24.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений (см. пп.24.5.1 - 24.5.3).

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 61). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п.24.5.3.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

- приказы по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

- личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел); *8)

- лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

- невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

- акты о несчастных случаях.

Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в трех экземплярах, подписывается составителем и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения раздела ЭК таможни он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению руководством таможни.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п. 24.5.5. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения.

24.6. Учет документов в архиве таможни

24.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.

Учет основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности. Это выражается в применении единых единиц учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе и содержании документов.

24.6.2. В архиве таможни учет документов ведется по фондам, единицам хранения (делам).

Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или в металлических шкафах.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивом таможни.

24.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:

- книга учета поступления и выбытия документов (приложение 77) - для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

- список фондов (приложение 78) - для суммарного и индивидуального учета фондов и присвоения им номеров;

- лист фонда (приложение 79) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- описи дел (приложения 58, 59, 60, 61) - для поединичного и суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатуре дел);

- утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется лист-заверитель дела (приложение 55), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения и в делах по личному составу составляются внутренние описи документов (приложение 56). На каждый фонд ведется дело фонда.

24.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в архивах таможни, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (приложение 80).

24.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 77) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01. каждого года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или в другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архиве таможни. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

24.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документов для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет достигается составлением итоговой записи к описям (24.5.3).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (п.24.5.5). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется.

Описи дел отделов служат учетными документами до составления соответствующего годового раздела сводной описи дел таможни, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (п.24.5.5). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

24.6.7. Учетным документом для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, является сводная номенклатура дел таможни, в которой делается итоговая запись.

24.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу. а затем по номерам описей.

24.6.9. В листе фонда (приложение 79) в графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность таможни (фондообразователя) с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в названии и подведомственности таможни вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

- описи отдела и годового раздела сводной описи дел таможни;

- акта приема-передачи дел в государственный архив;

- акта о выделении к уничтожению дел;

- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

- акта о неисправимом повреждении дел;

- акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например, если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда.

24.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 80) составляется в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий госархив, второй - остается в таможне для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в архиве таможни. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве таможни (фондообразователя).

Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе фонда.

24.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю таможни и его фонда: историческая справка, схема систематизации фонда (разд.24.4), старые листы фонда; акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива таможни.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

24.7. Научно-справочный аппарат к документам архива

24.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архиве таможни создается научно-справочный аппарат к документам архива (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архиве таможни. Состав НСА определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов. характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА входят архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

24.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

24.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями таможни в информации о составе и содержании документов архива.

Картотеки создаются на наиболее часто используемые документы (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, таможенному праву и т.д.).

Основой картотек, создаваемых в архиве таможни, могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве таможни и поступившие в архив вместе с документами.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера.

Карточки должны содержать следующую информацию:

- фамилия, имя, отчество работника;

- ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем.

Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

24.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в них.

24.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможне) и фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

- распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации таможни;

- крайние даты деятельности таможни;

- задачи, функции таможни и их изменения;

- масштаб деятельности таможни, состав системы подведомственных организаций;

- изменения в названии и подчиненности таможни;

- структура таможни и ее изменения.

Во втором разделе:

- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

- время поступления фонда в архив;

- изменения в составе, объеме фонда и их причины;

- указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

- место передачи;

- степень сохранности документов.

В третьем разделе:

- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию;

- НСА к фонду;

- использование документов фонда (в каких целях).

Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций таможни и т.д.

Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

24.8. Использование документов архива

24.8.1. Документы архива таможни используются заинтересованными государственными и общественными организациями, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений таможни, исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально-правового характера.

Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам государства или гражданам, для использования не предоставляются.

Использование документов проводится только с разрешения руководства таможни.

Организации и граждане при использовании документов архива таможни обязаны делать ссылки на место хранения документов.

24.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются:

- организациям, на основании запросов по вопросам, соответствующим профилю их деятельности;

- гражданам, на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке для письма таможни с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фонда, описей и листов дел).

Архивная справка подписывается руководством таможни и заведующим архивом (ответственным за работу архива). Справка заверяется гербовой печатью таможни. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

24.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, заверяется гербовой печатью таможни.

24.8.4. Архив таможни на основании хранящихся документов выдает организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам - архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фото-, электрографическим или другими способами всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма таможни с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка". Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписью заведующего архивом и гербовой печатью таможни.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте последнего листа документа.

Архивные копии и выписки направляются с письмом, подписанным руководством таможни, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения таможни.

24.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделениям таможни и другим таможенным органам.

24.8.6. Архив таможни исполняет запросы организаций, заявления граждан и выдает им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) *9) социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства таможни подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций: лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также используются регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.

Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется гербовой печатью таможни.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица, кроме того, при получении ими подлинного документа, предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа. то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

24.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных документов.

Учет исполнения социально-правовых запросов осуществляется в установленном порядке.

Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 71).

24.9. Организация работы архива

24.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве (приложение 84), в котором фиксируются правовой статус архива, задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положение об архиве утверждается начальником таможни.

Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция, которая утверждается начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации (приложение 2.7).

24.9.2. В архиве составляются годовые планы работа и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема дел. передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможни и соответствующего госархива.

В планах предусматриваются санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ (п. 24.3.13).

Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 81).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени. Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела документационного обеспечения и защиты информации.

В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).

24.9.3. Учет труда в архиве таможни ведется в дневнике учета труда, в котором ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа, даты, виды и объемы работ, затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

24.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (п. 24.9.2). а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

24.10. Порядок передачи архивом таможни документов на государственное хранение

Передача документов от таможни в государственный архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством таможни и соответствующего госархива.

Документы таможни передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 82), который составляется в двух экземплярах.

Перед передачей документов от таможни на государственное хранение представитель государственного архива осуществляет в таможне проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами таможни.

При передаче документов в государственный архив передаются два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в таможне.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке таможни. Таможня обязана принять меры к розыску отсутствующих дел.

24.11. Порядок приема-передачи документов при смене начальника таможни, заведующего архивом (лица, ответственного за архив), а также при реорганизации или ликвидации таможни

24.11.1. При смене начальника таможни наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в акте приема-передачи.

В соответствии с учетными данными отдела документационного обеспечения и защиты информации и архива в акте указывается раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве.

24.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 83).

Для приема-передачи дел заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) приказом начальника таможни назначается комиссия в составе не менее трех человек. В состав комиссии включается представитель отдела документационного обеспечения и защиты информации.

Прием-передача дел заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) вновь назначаемому лицу производится в присутствии третьего должностного лица. назначаемого начальником таможни.

При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:

- документов архива;

- учетных документов и НСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

- печатей и штампов архива;

- противопожарного и охранного оборудования;

- условий хранения документов.

Акт приема-передачи документов при смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) подписывается сдающим и принимающим документы архива, членами комиссии (третьим лицом) и утверждается начальником таможни.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство таможни и принимаются меры к их розыску.

24.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможни при реорганизации или при ликвидации последнего определяется приказом о реорганизации или о ликвидации таможни.

Передача документов ликвидируемой таможни входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При реорганизации таможни с передачей ее функций другой организации последняя принимает по акту архив.

Перед передачей документов ликвидируемой или реорганизованной таможни осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

-------------------------------

*1) Далее: Типовая инструкция

*2) Далее: ГТК России

*3) Наименование структурного подразделения - автора документа, резолюция, гриф утверждения, отметка о контроле, отметка о заверении копий, печать, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложений, гриф ограничения доступа, адресат, индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер абонентского телеграфа, номер телефона, место составления или издания, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. отметка о поступлении, ссылка на индекс и дату входящего документа, отметка о переносе данных на машинный носитель.

*4) В зависимости от объема документооборота, сложившейся практики работы, запросов, задач поиска в отделе документационного обеспечения и защиты информации и структурных подразделениях могут формироваться и другие картотеки, карточки в которых систематизируют по алфавитному, корреспондентскому, предметно-вопросному (по видам деятельности таможни), структурному, хронологическому и другим признакам. Выбор признака классификации карточек в картотеке полностью определяется содержанием информационных запросов, которые должны удовлетворяться с ее помощью. Обычно картотеку формируют одновременно по двум или трем признакам.

*5) В опись вносятся личные дела только сотрудников, уволенных до 22.11.95 года в соответствии с п.3.7 "Инструкции о порядке отбора кандидатов на службу в таможенные органы Российской Федерации", утвержденной приказом ГТК России от 22.11.95 N 704.

*6) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся на полках поставленными вертикально, без связок.

*7) Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

*8) В опись вносятся личные дела только сотрудников, уволенных до 22.11.95 года (в соответствии с п.3.7 "Инструкции о порядке отбора кандидатов на службу в таможенные органы Российской Федерации", утвержденной приказом ГТК России от 22.11.95 N 704. При увольнении сотрудника из таможенного органа его личное дело в течение трех месяцев направляется в отдел регистрации, учета, хранения оперативных материалов и уголовной статистики Московского таможенного управления).

*9) В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

*10) Таможенного поста, имеющего статус юридического лица