Приложение 2.4. Примерная должностная инструкция инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации, осуществляющему регистрацию приказов и других внутренних документов таможни

Приложение 2.4

к п. 1.11

Примерная должностная инструкция
инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации, осуществляющему регистрацию приказов и других внутренних документов таможни
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. N 78)

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, распоряжений, докладных и объяснительных записок на имя руководства таможни, других внутренних документов.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

- знать требования действующих нормативных и методических документов в области документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела. Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- принимать внутренние документы, проверять правильность их оформления, наличие виз, подписей и приложений;

- возвращать исполнителям на доработку неправильно оформленные документы;

- регистрировать на карточках или в автоматизированной системе подписанные руководством таможни документы;

- докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможни;

- осуществлять размножение (через копировально-множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на основании списка рассылки, подготовленным подразделением-составителем документа;

- направлять исполнителям внутренние документы в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;

- формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

- формировать картотеки внутренних документов и осуществлять справочную работу по документам;

- осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможни;

- выполнять отдельные поручения начальника отдела.

2.3. Инспектор должен знать структуру таможни, владеть оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.

2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

- не принимать от исполнителей неправильно оформленные документы;

- вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

- состояние учета и регистрации внутренних документов таможни;

- формирование документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

- невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор передает:

- приказы и распоряжения, предназначенные к размножению и рассылке, в копировально-множительный участок и экспедицию;

- другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях таможни.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).