Приложение 2.7. Примерная должностная инструкция инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации таможни, ответственному за архив

Приложение 2.7

к пп. 1.11, 24.9.1

Примерная должностная инструкция
инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации таможни, ответственному за архив
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. N 78)

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно-справочного аппарата (НСА) к ним, подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможни документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов таможни.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

- знать требования действующих нормативных и методических документов в области документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела. Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту), методических документов соответствующего госархива;

- принимать (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документа отделов таможни;

- разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

- составлять и представлять (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможни и ЭПК соответствующего госархива;

- осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел;

- контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

- создавать, пополнять, совершенствовать научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

- организовывать использование документов (информировать руководство и работников таможни о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера);

- вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

- проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве;

- участвовать в работе ЭК таможни;

- оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел таможни;

- контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

- участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства таможни, принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в таможне;

- ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

- подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

- выполнять отдельные поручения начальника отдела.

2.3. Инспектор должен знать структуру таможни и ее подразделений, владеть оргтехникой и различными средствами делопроизводственных процессов.

2.4. Инспектор должен выполнять правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах таможни;

- запрашивать от структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

- выполнение возложенных на архив задач;

- невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор:

- принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив - от структурных подразделений таможни;

- представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК таможни и ЭПК госархива;

- выдает дела и документы сотрудникам таможни.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует:

- с ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях;

- хозяйственной службой таможни;

- соответствующим государственным архивом.