Приложение 54. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии таможни

Приложение 54

к главе 18

Примерное положение
о постоянно действующей экспертной комиссии таможни
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. N 78)

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической, практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности таможни.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при начальнике таможни.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководством таможни. В необходимых случаях (раздел 3 настоящего положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим госархивом.

1.3. В своей работе ЭК руководствуется распорядительными документами ГТК России, регионального таможенного управления, таможни, нормативно-методическими документами соответствующего госархива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.

1.4. ЭК возглавляется одним из заместителей начальника таможни, ее секретарем является лицо, ответственное за архив.

Персональный состав ЭК назначается приказом начальника таможни из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя отдела документационного обеспечения и защиты информации, представителя соответствующего госархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представители любых сторонних организаций.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Проведение экспертизы ценности документов в процессе делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.

2.2. Проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к архивному хранению.

2.3. Организация отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической и другой специальной документации.

3. основные функции ЭК

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом работу по ежегодному отбору документов таможни (в том числе научно-технической и специальной документации) для дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов и подготовке их к архивному хранению, разработке номенклатуры дел.

3.3. Дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.4. Рассматривает и представляет:

- на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможни - описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой "ЭПК");

- на согласование ЭПК соответствующего госархива, а затем на утверждение руководства таможни - сводную номенклатуру дел таможни, описи дел по личному составу, акты об утрате или о неисправимом повреждении документов постоянного хранения;

- на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива - предложения об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнем, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

- на утверждение начальника таможни - акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (кроме утверждаемых ЭПК) и об утрате или о неисправимом повреждении документов по личному составу.

3.5. Совместно с отделом документационного обеспечения и кадровой службой проводит для сотрудников таможни консультации и обучение по организации работа с документами.

4. Права ЭК

Экспертная комиссия имеет право:

4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям, отдельным сотрудникам таможни по вопросам разработки номенклатур дел, формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.

4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу; предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.

4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, причинах утраты документов.

4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов отделов, представителей соответствующего госархива и сторонних организаций.

4.5. Не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.

4.6. Информировать руководство таможни по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.

4.7. В установленном порядке представлять таможню в архивных органах.

5. Организация работы ЭК

5.1. ЭК таможни работает в тесном контакте с ЭПК соответствующего госархива и ЭК регионального таможенного управления, получает от них организационно-методические указания.

5.2. ЭК работает по годовому плану, утвержденному руководством.

5.3. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на ее заседании не позднее чем через 10 дней.

5.4. Заседания ЭК и принятые на них решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперта имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.

Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимают председатель ЭК и руководство таможни (в необходимых случаях по согласованию с соответствующим госархивом).

5.5. Ведение делопроизводства ЭН, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.