Приложение 1. Типовое положение об отделе (группе) документационного обеспечения и защиты информации таможни (таможенного поста)

Приложение 1

к п. 1.9

Типовое положение
об отделе (группе) документационного обеспечения и защиты информации таможни (таможенного поста)
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. N 78)

1. Общие положения

1.1. Отдел (группа) документационного обеспечения и защиты информации (далее - отдел) осуществляет функции документационного обеспечения в таможне (на таможенном посту) *1).

1.2. Отдел является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

1.3. В своей работе отдел руководствуется действующим законодательством Российской Федерации, Таможенным кодексом Российской Федерации, приказами и указаниями Государственного таможенного комитета Российской Федерации, регионального таможенного управления. Положением о таможне, правилами и методическими указаниями Росархива, другими действующими нормативными и методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства и архивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту) и настоящим положением.

1.4. Отдел возглавляет начальник, назначаемый приказом начальника таможенного органа по согласованию с Отделом документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела являются:

- обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива и экспертной комиссии (ЭК) таможенного органа;

- организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях таможенного органа;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует общее делопроизводство в таможенном органе;

- обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

- организует контроль за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа и их учет, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

- проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

- обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использование информации, содержащейся в них;

- оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку по структурным подразделениям и ознакомление с ними;

- осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

- разрабатывает и внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов, принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями Таможенного кодекса Российской Федерации и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможне (на таможенном посту);

- организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- разрабатывает и внедряет после согласования с экспертной комиссией (ЭН) регионального таможенного управления инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенном органе;

- принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

- осуществляет методическое руководство и контроль за правильной организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа;

- организует техническое обслуживание созываемых руководством таможенного органа совещаний и заседаний;

- организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного органа;

- осуществляет подготовку документов отдела к сдаче в архив таможенного органа;

- организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел имеет право:

- проводить проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа, о результатах проверок докладывать руководству;

- запрашивать у начальников структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

- вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в таможенном органе;

- участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела;

- возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

- принимать участие в оперативных совещаниях таможенного органа.

3.2. Начальник отдела несет персональную ответственность перед начальником таможенного органа за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.

_____________________

*1) Таможня (таможенный пост) - далее: таможенный орган