Приложение. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах

Приложение

к приказу ГТК РФ

от 9 марта 1999 г. N 150

Типовая инструкция
по делопроизводству и работе архива в таможенных органах
(региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)

1. Общие положения

1.1. Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах)*(1) подготовлена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава, форм управленческих документов и технологии работы с ними*(2).

Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в таможенных органах*(3).

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств вычислительной техники, машиночитаемые и др., независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях таможенных органов единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение сотрудников основам делопроизводства возлагаются на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения (приложение 1).

Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в отделах таможенных органов возлагается на их руководителей.

Руководитель отдела определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения (приложение 2).

Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства таможенных органов или отделов.

При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику.

1.4. Задачи, функции, порядок работы отдела (отделения, группы) документационного обеспечения регламентируются положением (приложение 1).

Права, обязанности и ответственность сотрудников делопроизводства определяются должностными инструкциями (приложение 3), которые должны быть оформлены в соответствии с приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.

2. Документация таможенных органов

2.1. Деятельность таможенных органов обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих их документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией таможенных органов, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между региональными таможенными управлениями и ГТК России, таможнями, таможенными постами и сторонними организациями.

2.2. Таможенные органы (таможенные управления, таможни, а также таможенные посты со статусом юридического лица) издают следующие ненормативные правовые акты: приказы, распоряжения, инструкции, положения, протоколы, иные документы в соответствии с их компетенцией.

Установленные указанными актами нормы, требования и правила могут быть отменены или изменены только путем издания новых распорядительных актов. Запрещается применять в этих целях такой вид документов как письма.

Использование в этих целях телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм допускается только в случае принятия безотлагательных мер и при условии обязательного последующего издания соответствующих нормативных актов по данному вопросу.

2.3. В целях эффективного использования средств вычислительной техники (ВТ) устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами.

3. Правила подготовки и оформления документов

3.1. Документирование управленческой деятельности

3.1.1. Документирование управленческой деятельности заключается в фиксации на бумаге или других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы и т.д.), а также при использовании ВТ - на машинном языке.

3.1.2. При подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименование комитета - Государственный таможенный комитет Российской Федерации; наименование таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) - автора документа; справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица); наименование вида документа*(4), дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления или издания документа, гриф ограничения доступа к документу, адресат, гриф утверждения документа, резолюция, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст документа, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования документа, визы согласования документа, печать, отметка о заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в таможенный орган (управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица); отметка для автоматического поиска документа.

3.2. Требования к бланкам документов

3.2.1. Документы изготавливаются на бланках, должны иметь установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения*(5).

Устанавливаются два основных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Бланки документов должны иметь поля, мм:

20 - левое,

10 - правое,

20 - верхнее,

10 - нижнее.

3.2.2. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся с помощью средств ВТ непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица с изображением Государственного герба Российской Федерации (далее - гербовые бланки), порядок изготовления которых изложен в подразделе 3.3.

3.2.3. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой (являющийся наиболее рациональным и экономичным) или продольный.

3.2.4. Реквизит "Государственный герб Российской Федерации" располагается над серединой реквизита "Государственный таможенный комитет Российской Федерации".

3.2.5. Для таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица устанавливаются следующие виды бланков организационно-распорядительных документов:

общий бланк (приложение 4);

бланк письма (приложение 5);

бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма, и включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)".

Бланк письма управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни" (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица" и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Заголовок к тексту", "Текст документа".

Бланк конкретного вида документа (кроме письма) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица включает реквизиты "Государственный герб Российской Федерации", наименование комитета - "Государственный таможенный комитет Российской Федерации", "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статусом юридического лица)", "Наименование вида документа", "Место составления или издания документа" и ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов "Дата документа", "Регистрационный номер документа", "Заголовок к тексту".

3.3. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков

3.3.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

3.3.2. Гербовые бланки таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

3.3.3. Гербовые бланки в таможенных органах подлежат учету. На них типографским способом или специальным нумератором проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетном журнале, при этом используются следующие реквизиты:

при поступлении бланков:

наименование вида гербового бланка,

дата поступления,

номер сопроводительного документа,

наименование организации - поставщика гербовых бланков,

количество экземпляров,

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование структурного подразделения таможенного органа, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

3.3.4. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

3.3.5. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

3.3.6. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя таможенного органа.

3.3.7. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков осуществляется не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя управления, таможни (таможенного поста). О проверках делаются отметки в учетно-регистрационном журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя управления, таможни (таможенного поста).

3.4. Оформление реквизитов документов

3.4.1. Изображение государственного герба

Государственный герб Российской Федерации помещается на верхнем поле распорядительных документов (приказ, распоряжение) и письма.

3.4.2. Наименования комитета, таможенного управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) и структурного подразделения

Наименования комитета, управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица) указываются в точном соответствии с положением и приказом о их создании, образовании. Сокращенные наименования применяются только в том случае, если они закреплены в положении и приказе о создании, образовании комитета, управления таможни (таможенного поста со статусом юридического лица). Сокращенные наименования (в скобках) помещаются ниже полного.

Наименование структурного подразделения указывается только на оформленных не на бланках внутренних документах (докладная и объяснительная записки, справка и др.).

3.4.3. При оформлении реквизита "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)" указываются почтовый и телеграфный адрес; номера телефонов (справочная служба), факсов, телексов и др.

3.4.4. Наименование вида документа

Наименование вида документа, составленного или изданного управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, регламентируется общими положениями о таможенных органах, утвержденными приказом ГТК России от 10.01.96 N 12, должно соответствовать компетенции таможенного управления, таможни и таможенного поста со статусом юридического лица, содержанию документируемого управленческого действия, а также табелю унифицированных форм документов (УФД), разрабатываемому службой документационного обеспечения ГТК России и утверждаемому руководством комитета.

3.4.5. Дата документа

Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. Процессы создания, оформления, исполнения документов (согласование, визирование, утверждение, подписание резолюции и т.д.) датируются.

Если авторами документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год; например: 06.10.98. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо ... от 06.10.98 N...

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ними проставляется ноль; например: 09.09.98.

3.4.6. Регистрационный номер документа

Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. В его состав обязательно входит порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов, который дополняется индексом дела по номенклатуре (подраздел 8.7.).

Составные части регистрационного номера отделяются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица и другими организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.4.7. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.4.8. Реквизит "Место составления или издания документа" указывается в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование управления", "Наименование таможни (таможенного поста со статутом юридического лица)" и "Справочные данные об управлении, таможне (таможенном посте со статусом юридического лица)". Место составления или издания оформляется в соответствии с принятым административно-территориальным делением и включает только общепринятые географические сокращения.

Место издания в документе не указывается, если оно входит в состав наименования управления, таможни (таможенного поста со статусом юридического лица); например: Калининградское таможенное управление, Московское таможенное управление; Артемовская таможня, Багратионовская таможня; Стерлитамакский таможенный пост, Усинский таможенный пост.

3.4.9. Реквизит "Гриф ограничения доступа к документу" свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг пользователей документа.

Целью ограничения доступа к информации, находящейся в документе, является защита служебной документированной информации, неправомерное обращение с которой может нанести различного рода ущерб.

Гриф "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляется в верхнем правом углу первой страницы документа.

3.4.10. Адресование документа

Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, конкретным должностным или физическим лицам.

Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

или

РАО "Газпром"

Управление планирования

производства и статотчетности

или

Борзинская таможня

Отдел документационного

обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже; например:

АОЗТ "Болшевский текстиль"

Бухгалтерия

Старшему экономисту

Николаеву А.С.

или

Президенту АОЗТ

"Ломоносовскнй фарфоровый

завод"

Петрову В.И.

или

Западно-Сибирское

таможенное управление

Начальнику отдела

документационного

обеспечения

майору таможенной службы

Парфенову М.Г.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

СП "Гранэл"

Панченко Н.И.

или

Президенту ГП "Роснефть"

Путилову А.Е.

или

Начальнику Центральной

акцизной таможни

подполковнику таможенной

службы

Локтю В.В.

При адресовании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание лица, которому адресован документ.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно, например:

Начальникам финансовых

отделов организаций

Роскомторга

или

Начальникам таможен и

таможенных постов

В состав реквизита "Адресат" входит почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами*(6).

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан.

При большем количестве адресатов составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в ГТК России и постоянным корреспондентам (в этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами).

3.4.11. Утверждение документа

"Гриф утверждения документа" - реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.

Документы утверждаются начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или специально издаваемым документом.

При утверждении документов начальниками (их заместителями) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, в грифе утверждения указываются должность и специальное звание лица, утверждающего документ; например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Дальневосточного

таможенного управления

генерал-майор таможенной

службы

(подпись)

В.А.Кирсанов

07.10.98

или

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Бурятской таможни

полковник таможенной службы

(подпись)

Г.В.Епифанцев

08.10.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера; например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Московского

таможенного управления

от 16.03.95 N 88

или

УТВЕРЖДЕНО

Приказ Братской

таможни

от

N

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, дан в приложении 6.

Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа.

3.4.12. Резолюция

"Резолюция" - реквизит, который пишется соответствующим должностным лицом и содержащий принятое решение по данному документу.

В резолюции определяются организации, подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, анализа, выработки предложений и др.

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

письмаответа фирме "ХИТЭК" к 19.10.98.

Личная подпись

09.10.98

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнением считается названный первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если поручение изложено на бланке-резолюции или отдельном листе, приложенном к документу, на нижнем поле этого листа указываются номер и дата документа, к которому относится резолюция.

3.4.13. Заголовок к тексту

"Заголовок к тексту" - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа; например: приказ (о чем) о создании аттестационной комиссии, карточка (чего) учета движения основных средств.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.

Заголовок составляется исполнителем документа.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: базу данных и карточку.

3.4.14. Отметка о контроле проставляется на документах, подлежащих контролю, в виде штампа "Контроль".

3.4.15. Текст документа

Текстом управленческого документа является выраженное средствами делового языка содержание управленческих действий. Текст должен содержать достоверную и аргументированную информацию.

Содержание увязывается с ранее изданными по данному вопросу документами.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста, трафарета или сочетания этих форм.

Анкета - это форма представления унифицированного текста документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и др. документах.

Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень).

Графы, строки таблицы должны иметь заголовки и подзаголовки, выраженные именем существительным в именительном надеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк должны согласовываться с заголовками. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, т.е. поясняют его. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. В заголовках, подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных записок, писем, справок и т.д.

Связный текст состоит из двух частей. В первой, констатирующей, части указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу. В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование вида документа, автор, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту; например:

"В соответствии с приказом ГТК России от 05.08.98 N 548 "Об утверждении Порядка приема, хранения, формирования в дела первых экземпляров грузовых таможенных деклараций и документов к ним".

Во второй (заключительной) части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть; например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Если связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то он разбивается на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказов по личному составу, договоров, контрактов, актов, сопроводительных и гарантийных писем, претензий, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение), а также документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, обязываю, прошу).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решила, предлагает).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (постановили, приказываем, решили).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, постановили, решили). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "комиссия установила").

3.4.16. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (приказами, распоряжениями);

приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительным письмом.

Приложения оформляются на стандартных листах и должны иметь все необходимые для документа реквизиты (подписаны исполнителем или его руководителем и т.д.).

Отметка о наличии приложения оформляется двумя способами.

Если приложение названо в тексте, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, указываются его наименование, количество листов и экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Штатное расписание ... на 4 л. в 3 экз. 2. Смета расходов ... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минюста России от 17.02.94 N 01-4/172 и приложение к нему, всего на 7 л.

В приложении к распорядительному документу в верхнем правом углу первого листа делается отметка с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера; например:

Приложение 2

к приказу Московского

таможенного управления

от 22.03.97 N 93

Если в приложении к приказу даны документы другой организации (например, инструкция Минфина России), то в верхнем правом углу данного приложения делается соответствующая запись:

Приложение

к приказу Московского

таможенного управления

от 02.02.95 N 4

(Инструкция Минфина России

от 22.12.94 N 305/27)

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается; например:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы "Электронная почта" в 2 экз.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ... л.

3.4.17. Подпись документа

Документы, направляемые таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица в ГТК России, подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) указанных таможенных органов.

Документы, направляемые сторонним организациям*(7) от имени управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, подписываются начальниками или их заместителями (в соответствии с их компетенцией) указанных таможенных органов.

Документы, направляемые:

таможенным управлением таможням и таможенным постам - подписываются начальником управления, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией;

таможней таможенным постам - подписываются начальником таможни, его заместителями, а также начальниками отделов в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия); например:

Заместитель начальника

Московского таможенного управления     (подпись)            П.З.Борисенко

или

Заместитель начальника управления      (подпись)            П.З.Борисенко

При подписании документов, направляемых в таможенные органы, органы Минобороны России, правоохранительные органы, указываются должность и специальное звание.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности; например:

Начальник управления          (подпись)                        А.Т.Бычков

Главный бухгалтер             (подпись)                      Е.Д.Брынкина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

Документы коллегиальных органов (коллегии, совета и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением; например:

Председатель комиссии       (подпись)                         Н.В.Куликов

Члены комиссии              (подпись)                       К.М.Артемьева

                            (подпись)                         С.П.Матвеев

                            (подпись)                         В.А.Филатов

3.4.18. Согласование документа

При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование проводится как внутри таможенного органа, так и вне его.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и состоит из слова Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты согласования; например:

Согласовано

Начальник Калининградского

таможенного управления

(подпись)

И.Ю.Краснянский

20.10.98

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом, актом и др., гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Росархива

от 30.12.93 N 02-15/1247-T

или

Согласовано

Протокол заседания коллегии

Северо-Западного таможенного

управления

от 27.07.95 N 5

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае в документе перед подписью делается отметка "Лист согласования прилагается".

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большом количестве - их размещают двумя вертикальными рядами.

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:

с организациями, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный, санитарный, экологический и т.п.); с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителем, заинтересованными в документе должностными лицами; ответственными лицами финансовой, экономической и юридической служб; заместителем начальника таможенного органа, курирующим данный вопрос, и начальником отдела документационного обеспечения. Виза включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего; например:

Начальник юридического отдела

(подпись)

В.М.Мошинский

21.10.98

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

(подпись) А.С.Орлов

22.10.98

Визы проставляются:

на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.);

на лицевой стороне последнего листа (ниже реквизита "подпись") копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

3.4.19. Гербовая печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Примерный перечень документов, на которые ставится печать, дан в приложении 7.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте без захвата наименования должности и подписи.

Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

3.4.20. Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа выдается с разрешения руководства таможенного органа или руководителя отдела (структурного подразделения).

Копия с документа воспроизводится машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

При изготовлении копии машинописным способом текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка.

Машинописная копия и копия, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, должны быть заверены лицом, удостоверяющим их полное соответствие подлинникам. При заверении соответствия копии документа (копии письма, остающейся в управлении, таможне, таможенном посту со статусом юридического лица) отправляемому подлиннику "Отметка о заверении копии" оформляется следующим образом: ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения; например:

Верно

Инспектор отдела кадров        (подпись)                     М.В.Колосков

23.10.98

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки частным лицам заверительная подпись должна удостоверяться печатью без изображения государственного герба.

Управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут заверить копии только тех документов, которые создаются в самих этих таможенных органах.

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, удовлетворения их трудовых, жилищных и др. прав, при формировании личных дел управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица могут изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.).

При оформлении копий с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делается отметка, кому и когда она выдана, а на самой копии - отметка о том, что подлинник хранится в данной организации.

3.4.21. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу, например:

Лебедев

975 41 51

3.4.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ; например:

Отправлена факсограмма от

26.10.98 N 03-15/131.

В дело.

(подпись)

27.10.98

или

Издан приказ от 28.10.98 N 120

"О создании экспертной комиссии".

В дело N 01-46.

(подпись)

29.10.98

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.4.23. Реквизит "Отметка о поступлении документа" содержит сокращенное наименование таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателей документа, порядковый номер и дату поступления документа.

3.4.24. Отметка для автоматического поиска документа включает в себя имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные.

3.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

3.5.1. Приказ

Приказ - распорядительный документ таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Проекты приказов разрабатываются отделами указанных таможенных органов по поручению руководства или по собственной инициативе.

Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Текст приказа состоит, как правило, из констатирующей и распорядительной частей.

В первой, констатирующей, части излагаются основание или причина составления документа. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение ГТК России, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается таможенного органа.

Во второй, распорядительной, части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть начинается словом "Приказываю", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого ноля). В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Действия одного характера или исполнителя перечисляются в одном пункте.

В случае, если управленческое действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны таможенные организации или структурные подразделения.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа.

В последнем пункте распорядительной части указывается конкретное должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ.

Проекты приказов во исполнение решений, приказов и распоряжений ГТК России должны быть подготовлены в срок, установленный руководством ГТК России.

До представления на подпись проект приказа визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и Юридическим отделом, который определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, соответствие проекта приказа действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам (приложение 8).

Проекты приказов представляются на подпись начальником отдела документационного обеспечения, который несет ответственность за правильность их оформления.

Приказы подписываются начальниками (а в их отсутствие - заместителями, исполняющими их обязанности) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В приказах о назначении на должность, освобождении от должности, поощрении и привлечении к дисциплинарной ответственности фамилии, имена и отчества пишутся полностью.

К приказам о командировании сотрудников таможенного органа прилагается задание на командировку, подписанное руководителем соответствующего отдела. Приказы подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.

При подписании приказов в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.

Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.2. Распоряжение

Распоряжение - документ, издаваемый управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Распоряжения подписывают начальники управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению - заместители.

Подготовка и оформление распоряжений проводится в соответствии с установленным порядком подготовки и оформления приказов.

Распорядительная часть начинается словом "предлагаю (обязываю)", напечатанным прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

Последним пунктом распоряжения возлагается контроль за его исполнением на соответствующий отдел или должностное лицо.

При подписании распоряжений в реквизите "Подпись" указываются должность и специальное звание.

Распоряжения нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

3.5.3. Инструкция

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности таможенного органа.

В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты, а при необходимости - и на подпункты.

Инструкции визируются начальником отдела-разработчика и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или по их поручению заместителями путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения (п.3.4.11).

3.5.4. Подготовка документов к заседаниям коллегии

Подготовка и представление документов к заседаниям коллегии возлагается на руководителей отделов.

Представляются следующие документы:

справка объемом 4-5 страниц машинописного текста и, при необходимости, приложения к ней;

проект решения или приказа с указанием исполнителей и сроков исполнения;

список лиц, приглашаемых на заседание коллегии, с указанием их должности и организации.

Указанные документы не позднее чем за 5 рабочих дней до заседания передаются секретарю коллегии. Рассылаются документы за 3 дня до заседания.

Решение - документ, принимаемый коллегией в целях разрешения наиболее важных вопросов.

Текст проекта любого решения, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются состояние вопроса, цели, задачи проекта решения. Если основанием к изданию решения является документ ГТК России, то в констатирующей части указываются наименование, дата, номер и заголовок этого документа, который относится к таможенному управлению, принимающему решение.

Распорядительная часть должна содержать перечень мероприятий или действий, предписываемых решением, их исполнителей и сроков исполнения.

Слово "Решила" печатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от нулевого положения табулятора (от границы левого поля).

В качестве исполнителей могут быть указаны таможни, таможенные посты, отделы управления или должностные лица.

Заседания коллегии оформляются протоколом.

Проекты решения коллегии и приказа дорабатываются в соответствии с высказанными при обсуждении замечаниями и через секретаря коллегии представляются на подпись руководству управления в 3-х дневный или установленный коллегией срок.

Совместное решение, принятое коллегией таможенного управления и коллегиальным органом другой организации, оформляется не на бланке (приложение 9).

3.5.5. Протокол

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов и совещаниях.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня. На бланке протокола эти реквизиты имеют типографское исполнение.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: слушали, выступили, решили (постановили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола*(8), решение печатается полностью. Слово решили (постановили) печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля). Текст решения строится по образцу текста приказа (п.3.5.1).

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем (п.3.4.17).

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания коллегиального органа или совещания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний (совещаний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, и организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

Порядок подготовки, выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы.

3.5.6. Акт

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.

В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируются факт, событие или действие (в именительном падеже), его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организаций, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту от нулевого положения табулятора; например:

Составлен в 3-х экземплярах:

1-й экземпляр -

2-й экземпляр -

3-й экземпляр -

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "отметка о наличии приложений".

Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями.

3.5.7. Доверенность - документ, фиксирующий факт предоставления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (таможенного органа или его сотрудников).

Официальные доверенности выдаются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени указанных таможенных органов. В тексте официальной доверенности указываются следующие сведения:

должность и паспортные данные доверенного лица;

организация, в которой производятся действия по доверенности;

вид действий;

образец подписи лица, получившего доверенность;

срок действия доверенности.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (сотрудника) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями. В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

3.5.8. Письма, как вид документа, по содержанию и назначению могут быть инструктивные, гарантийные, информационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приложения, письма-ответы и др.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования и др. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование письма, изложение причин его написания, мотивировка, а вторая, заключительная - просьба или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п. Текст простого письма не должен превышать 1-2-х машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до 5-ти страниц текста. Они состоят из следующих основных частей:

вступление,

основное содержание,

заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

3.5.9. Подготовка и оформление совместных документов

Таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица могут быть приняты документы совместно с другими организациями (приказы, распоряжения, инструкции, положения, письма). В этом случае документ составляется не на бланке.

При оформлении совместных документов указываются полные наименования организаций, участвовавших в подписании документа. Первым указывается наименование организации, являющейся инициатором создания документа. Подписи руководителей оформляются на одном уровне; например:

Начальник Северо-Западного таможенного управления В.А.Шамахов 30.10.98

Президент АОЗТ "Ломоносовский фарфоровый завод" В.И.Петров 02.11.98

Подписывается столько экземпляров документа, сколько организаций участвовало в его создании. Каждый подписанный экземпляр является подлинником и хранится в делах организаций-участников. Экземпляр совместного документа с визами согласования хранится в делах организации - инициатора создания документа.

На подписанных документах проставляются даты и номера, присвоенные документу в каждой организации.

3.6. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов

3.6.1. Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств ЭВТ. При изготовлении документов постоянного и долговременного сроков хранения используются только матричные и лазерные принтеры.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, пишутся от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво, синими, черными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленые карандашом.

При подготовке материалов для печатания особое внимание обращается на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.

3.6.2. Заказ на печатание оформляется на специальном бланке (приложение 10).

3.6.3. На выполнение работ вне очереди разрешение выдает начальник отдела документационного обеспечения.

3.6.4. Тексты документов, не превышающие семи строк, печатаются на листе формата А5 (148х210 мм).

3.6.5. Текст документов на бланках формата Д4 печатается через 1,5 межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал*(9).

Тексты документов, подготовляемых к типографскому изданию, печатаются через 2 межстрочных интервала.

3.6.6. Машинописный текст должен быть напечатан аккуратно, без ошибок, пропусков, помарок и правильно расположен.

3.6.7. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. При этом составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

3.6.8. Реквизиты документа отделяются друг от друга 2-4 межстрочными интервалами.

3.6.9. Наименование вида документа, а также слова Согласовано, Утверждаю, Утверждено, Приказываю, Предлагаю, Постановляет печатаются прописными буквами.

Слова Примечание, Приложение, Основание печатаются строчными буквами, кроме начальных.

3.6.10. Расшифровка подписи (инициалы и фамилия) в реквизите "Подпись" печатается с пробелом на уровне последней строки наименования должности.

3.6.11. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 печатных знаков, его допускается продлевать до границы правого поля документа или переносить на следующую строку. Точка в конце заголовка не ставится.

3.6.12. При печатании документов используются 8 стандартных положений табулятора*(10):

0 - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов "Приказываю", "Слушали", "Выступили", "Решили", "Постановили", "Предлагаю";

1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4 - после 32 печатных знаков для реквизита "Адресат";

5 - после 40 печатных знаков для реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу";

6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите "Подпись";

7 - после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов.

3.6.13. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования они располагаются на одном уровне вертикальными рядами, начиная от 0-го и 5-го положений табулятора.

3.6.14. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

3.6.15. При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами и на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3.6.16. Документы, поступающие в копировально-множительную службу для размножения на множительных аппаратах, должны быть тщательно подготовлены (отпечатаны четким шрифтом без ошибок), подписаны и завизированы руководством (реквизиты или их части, вносимые рукописным способом в документы, предназначенные для размножения, а также подписи и пометки должны выполняться чернилами или пастой черного цвета и разборчивым почерком).

Прием и движение заказов на копировально-множительные работы осуществляются на основании следующих документов:

заказа на размножение, оформленного на бланке установленной формы (приложение 11), подписанного руководителем структурного подразделения и начальником отдела документационного обеспечения (в необходимых случаях и начальником отдела специнформации);

специального журнала регистрации поступления и выполнения заказов (нумерация заказов порядковая, должна быть предусмотрена расписка исполнителя за получение подлинника и тиража) - приложение 12.

За содержание и тираж документов, передаваемых на размножение, ответственность несут исполнитель и руководство структурного подразделения.

3.7. Тираж документов

При определении тиража для рассылки документов следует исходить из необходимости обеспечить своевременное доведение их до таможен и таможенных постов, которых эти документы касаются. Тираж определяется ответственным исполнителем по согласованию с отделом документационного обеспечения.

3.8. Особенности оформления и передача телеграмм, тельтайпограмм,
факсограмм, телефонограмм

3.8.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа, указание на категорию телеграммы ("Срочная" и т.п.), подробный адрес с указанием номера отделения связи, текст - содержание телеграммы; регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации; сокращенное наименование должности лица, подписавшего телеграмму; подпись, расшифровка подписи. Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.

При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, отражающую существо сложившейся ситуации, и печатается в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через 2 интервала без переноса слов, абзацев, союзов, предлогов (если при этом не искажается содержание) и без исправлений. Знаки препинания пишутся полными или сокращенными словами: точка - тчк, запятая - зпт, двоеточие - двтч, скобка - скб, кавычки - квч.

Словами указываются следующие знаки: "N" - номер, "+" - плюс, "-" - минус, "!" - знак восклицательный, "?" - знак вопросительный, "%" - процент.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой "тчк". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста); должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "На Ваш".

Визирование телеграмм аналогично визированию писем.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.

Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.

Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте), указываются все адреса и прилагается список адресатов.

Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.

3.8.2. Передача оперативной информации в таможни, таможенные посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.

Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.

Частью реквизита "Адресат" телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.

Телетайпограммы должны содержать не более 30-40 слов. Требования к тексту телетайпограммы аналогичны требованиям к тексту телеграмм (приложение 13).

Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.

Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.

Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 14) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.

Телетайпограммы, являющиеся ответом на документ - запрос с поручением таможенного органа, печатаются в двух экземплярах (на втором экземпляре ставится виза руководителя отдела-исполнителя) и вместе с документом-запросом передаются через отдел документационного обеспечения на подпись лицу, давшему поручение. Затем первый экземпляр передается отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на телетайп, второй вместе с документом-запросом подшивается в дело в соответствии с номенклатурой.

Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 14) и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.

3.8.3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.

Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.

Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.

На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п.2.2. настоящей Инструкции.

В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.

Тексты документов с пометкой "Для служебного пользования" передавать запрещается.

Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.

Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14).

Принятые факсограммы доставляются по назначению под расписку в день приема, срочные - немедленно.

3.8.4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.

Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 15). Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.

Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.

Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.

Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

Принятые телефонограммы печатаются в двух экземплярах. Первый экземпляр передается руководству таможенного органа на рассмотрение, второй - подшивается в дело входящих телефонограмм.

После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.

3.8.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.

Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

3.8.6. Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.

3.8.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)

Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.

Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).

В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.

Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.

Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 3.4.

3.9. Автоматизация документирования

Для подготовки документов могут применяться автоматизированные технологии. При этом создаются базы данных: корреспондентов, форм документов, трафаретных текстов и текстовых заготовок, машинные редакторские программы и др.

Автоматизированная подготовка документов представляет собой процесс документирования деятельности таможенного органа с применением средств ВТ. Подготовленные таким образом организационно-распорядительные документы выдаются пользователю в форме машинограммы, машиночитаемого документа и т.п.

Машинограмма - документ, изготовленный при помощи средств ВТ - оформляется на основании единых правил, изложенных в настоящей Инструкции, и используется на равных основаниях с машинописными документами.

Машинограмма оформляется на бланках или стандартных листах бумаги.

4. Поисковые системы по документам

4.1. Прием и первичная обработка поступающих документов

Прием и первоначальная обработка поступающих в управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица документов осуществляется централизованно отделом (отделением, группой) документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным по таможенному органу.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в управление, таможню (таможенный пост) и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, при этом проверяются целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка.

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа.

Во всех остальных случаях конверты уничтожаются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица - получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс.

Конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение руководству отдела документационного обеспечения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания документа на основании распределения функций в таможенном органе.

Документы передаются руководству или непосредственным исполнителям в день их поступления.

Результаты рассмотрения и указания по исполнению документов даются в форме резолюции руководства таможенного органа (или отделов). В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: указание исполнителя (или исполнителей), которому направляется документ; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции.

Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов, конкретном исполнителе и сроке исполнения.

После рассмотрения руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, где во все экземпляры карточек вносятся резолюции руководителей.

Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

На документах, подлежащих в соответствии с номенклатурой формированию в дела в отделе документационного обеспечения, перед направлением на исполнение в структурные подразделения проставляется штамп "Подлежит возврату в ОДО".

4.2. Подготовка и обработка составленных в управлении, таможне,
таможенном посте со статусом юридического лица документов

Подписанный документ регистрируется в отделе документационного обеспечения. При регистрации проверяется правильность оформления и адресования документов; наличие подписей, виз, приложений. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителям на доработку.

Сотрудник, принимающий и оформляющий исходящие документы, в момент регистрации проставляет в них даты и исходящие номера, заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии отправляемых документов.

Зарегистрированные документы передаются на обработку и отправку в день их оформления.

Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание и оформление почтового отправления.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы обрабатываются и отправляются в день их поступления.

4.3. Регистрация документов

4.3.1. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы (карточки) традиционным или автоматизированным способом, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

4.3.2. Регистрации подлежат все создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица документы и поступающие от других организаций и частных лиц (кроме документов, не подлежащих регистрации в соответствии с перечнями - приложения 16, 18).

Регистрации подлежат как традиционные машинописные (письменные) документы, так и создаваемые средствами ВТ (машинограммы и машиночитаемые).

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему.

4.3.3. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации отделом документационного обеспечения и передаваемых в структурные подразделения по реестру (приложения 16, 17); перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе документационного обеспечения и службой делопроизводства других структурных подразделений (приложение 18); перечень отделов с их условными обозначениями; номенклатура дел.

4.3.4. Документы регистрируются при помощи средств ВТ или машинописного заполнения форм в зависимости от наличия технических средств. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и поисковой системы (на базе СУБД "Ирис 2.23"), создания условий для последующего перехода к построению отраслевой информационной системы на основе СУБД "ORACZE" обеспечивается совместимость программных и технических средств, устанавливается следующий минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент), наименование вида документа, дата документа, номер документа; дата поступления, индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция, срок исполнения; отметки о движении документа (направление руководству, структурному подразделению и др.); отметки об исполнении и направлении документа в дело.

4.3.5. Состав регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации дополняется другими реквизитами: расписка исполнителя о получении документа, отметка об исполнителе (для писем обязательно), количество листов документа, наличие приложений, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения, отметки о прохождении документа, срок хранения документа и др.

4.3.6. При регистрации входящего документа в регистрационном штампе проставляется порядковый номер, для чего используется "шахматка" для входящих документов (приложение 19).

Номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (индивидуального порядкового номера, присвоенного ему при регистрации по "шахматке" для исходящих документов - приложение 19); например:

     01-18/456, где   01  - обозначение     отдела      документационного

                            обеспечения,

                      18  - номер дела по номенклатуре,

                      456 - индивидуальный порядковый номер документа;

     или

     14-11/128, где   14 - обозначение структурного подразделения,

                      11 - номер дела по номенклатуре,

                      128 - индивидуальный порядковый номер документа.

4.3.7. Документы регистрируются в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются документы, поступающие из ГТК России или направляемые ему, распорядительные документы (приказы начальника управления или таможни по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы и решения коллегии) и др.

Регистрация поступающих и создаваемых документов (в том числе писем) проводится централизованно в отделе документационного обеспечения независимо от места создания, исполнения документов и адресата.

Документы регистрируются на карточках (приложение 20) или на машинных носителях.

4.3.8. Автоматизированная регистрация документов производится в местах регистрации документов на автоматизированных рабочих местах. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного набора обязательных реквизитов, единой структуры номера. Запись на машинном носителе дублируется машинограммой карточки ("твердая копия"), которая используется в качестве вспомогательной справочной картотеки по месту регистрации в целях страховки информации и при передаче документа в другие структурные подразделения.

При автоматизированной регистрации формируется банк регистрационных данных и организуется эффективное его использование при учете документов, поиске, контроле исполнения, отборе документов для хранения и уничтожения, анализе информационного массива и исполнительской деятельности и др. (п.5.4.2).

Обработка информации при использовании автоматизированной технологии регистрации документов осуществляется с помощью банка данных, включающего комплекс следующих баз данных ("автоматизированных картотек"):

картотека приказов по основной деятельности и распоряжений,

картотека приказов по кадрам,

картотека входящей корреспонденции,

картотека исходящей корреспонденции.

Автоматизированный банк данных обеспечивает информацией о всех документах и месте их нахождения сотрудников аппарата таможенного управления, таможни (таможенного поста) при помощи вывода информации на дисплей и изготовления машинограмм. При частичной автоматизации поисковых операций должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации, поиска.

Поиск информации производится на автоматизированных рабочих местах и позволяет получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации и точному местонахождению документа в данный момент.

4.4. Построение поисковой системы

4.4.1. Поисковые системы (традиционные карточные и автоматизированные) строятся на основе регистрационных карточек или банка регистрационных данных (в автоматизированной поисковой системе). Поиск дел осуществляется также по номенклатуре заводимых дел (разд.8).

4.4.2. При традиционной карточной регистрации печатается для: входящих документов - 4 экземпляра карточек, которые составляют следующие учетно-справочные картотеки: по порядку номеров, корреспондентам, структурным подразделениям (на этом экземпляре карточки за получение документа расписывается сотрудник подразделения - исполнителя) и один экз. для отдела - исполнителя;

исходящих - 2 экземпляра карточек (по порядку номеров и корреспондентам);

внутренних - минимальное количество карточек (но с учетом экземпляров, предназначенных для осуществления контроля).

В зависимости от задач поиска могут составляться и другие картотеки (на письма граждан, алфавитные и др.) с соответствующим печатанием необходимого количества экземпляров карточек.

При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из реквизитов или их совокупности.

4.4.3. В структурном подразделении таможенного органа при традиционной карточной регистрации поисковая система строится на основе учетно-регистрационной карточки, поступающей из отдела (отделения) документационного обеспечения. Указанная карточка располагается в контрольной картотеке по срокам исполнения.

По окончании исполнения документа закрытая карточка перемещается из контрольной в учетно-справочную картотеку и располагается по порядку номеров.

4.4.4. При передаче документов на хранение в архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица передаются и поисковые системы.

При автоматизированной поисковой системе из банка регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки на документы подлежащие и не подлежащие последующей передаче на государственное хранение. При традиционной карточной регистрации передается картотека с полностью заполненными реквизитами.

4.5. Подсчет объема документооборота

4.5.1. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных управлением, таможней, а также таможенным постом со статусом юридического лица за выбранный отрезок времени (год, месяц).

Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

Результаты учета объема документооборота обобщаются отделом документационного обеспечения и представляются руководству управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

4.5.2. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.

За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машбюро и копировально-множительном участке (ксерокс и т.п.). По ним определяются расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов.

Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации.

Поступающие документы и создающиеся в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица подсчитываются отдельно.

4.5.3. Подсчет объема документооборота проводится по группам документов: распорядительные, переписка, обращения граждан и др.

Подсчет документооборота осуществляется в целом по управлению, таможне, таможенному посту со статусом юридического лица с обязательным учетом документов, зарегистрированных в структурных подразделениях указанных таможенных органов (протоколы заседаний коллегии, совещаний и заседаний, докладные записки, грузовые таможенные декларации, декларации таможенной стоимости, лицензии, постановления по делам о НТП, справки, заключения, отчеты, сводки и др.).

Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение 21).

5. Контроль исполнения документов

5.1. Задачи контроля исполнения

Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все документы, имеющие конкретное поручение и срок исполнения.

Контроль осуществляют руководители, отдел документационного обеспечения, ответственные исполнители и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется отделом документационного обеспечения. Контроль исполнения документов других систем документации (финансовой, статистической и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих отделах ответственными за делопроизводство.

5.2. После рассмотрения документов руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица на документах, подлежащих контролю, отделом (отделением, группой) документационного обеспечения проставляется штамп "Контроль".

5.3. Сроки исполнения документов

5.3.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или в соответствии с перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения (приложение 22).

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок. Исполнитель обращается к руководителю с мотивированной просьбой об изменении срока не позднее, чем за 2 дня до его истечения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение документируется - проставляются новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - регистрационную карточку или банк регистрационных данных. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только организация-автор документа.

5.3.2. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения.

Документ с контроля снимается только тем должностным лицом, которым дано указание, задание, поручение по исполнению документа.

На документе и в регистрационных формах проставляются отметка об исполнении (пп.3.4.22, 4.3.4); подпись лица, подтверждающего исполнение; дата.

5.4. Организация контроля исполнения

5.4.1. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: регистрационных картотек или автоматизированного банка регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов (приказы управления, решения коллегии и др.).

5.4.2. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год, задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания, поручения текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Отдел документационного обеспечения учитывает и обобщает не реже одного раза в месяц данные о ходе, результатах исполнения документов, Справки о состоянии исполнительской дисциплины передаются руководителям отделов (приложение 23).

5.4.3. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей, отдела документационного обеспечения о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются лицом, которому поручено ведение контроля, и в местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершении исполнения и др. выводятся на экран дисплея (при отсутствии в отделах соответствующих технических средств им рассылается машинограмма).

После завершения исполнения и записи всех необходимых данных в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве, подлежащем передаче на хранение в архив управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица одновременно с документами.

6. Работа исполнителей с документами

6.1. Руководители отделов таможенного органа обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

6.2. При рассмотрении документов руководитель отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя отдела. Срочные документы передаются немедленно.

6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа; его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более, чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку (п.3.4.10).

6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный, качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.6. Исполнителям обеспечивается доступ к автоматизированному банку данных таможенного органа и традиционным массивам документов, ведомственным актам и др.

6.7. При применении электронно-вычислительной техники все основные правила работы с документами сохраняются.

7. Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан и депутатов

7.1. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб.

7.2. Делопроизводство по обращениям граждан ведется централизованно, отдельно от других видов делопроизводства, на регистрационно-контрольных карточках.

7.3. Руководители и другие должностные лица управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят личный прием граждан в установленные дни и часы.

7.4. Ответственность за своевременное и правильное разрешение вопросов, поставленных в обращениях граждан, несут руководители управления, таможни (таможенного поста) и начальники отделов.

7.5. Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан возлагается на отдел (отделение, группу) документационного обеспечения, который проверяет порядок ведения делопроизводства в аппарате таможенного органа и принимает меры к совершенствованию этой работы.

7.6. Нарушение установленного порядка рассмотрения обращений граждан, бюрократическое отношение к ним, волокита, а также преследование граждан в связи с подачей предложений, заявлений и жалоб, либо за содержащуюся в них критику влекут за собой ответственность в соответствии с существующим законодательством.

Те же действия должностных лиц, причинившие существенный вред государственным, общественным интересам или правам и охраняемым законом интересам граждан, влекут уголовную ответственность.

7.7. Прием и регистрация обращений граждан

7.7.1. Прием и регистрация обращений граждан в таможенном органе осуществляется одним из сотрудников отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

В случае поступления документа непосредственно в какое-либо структурное подразделение таможенного органа он должен быть передан в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для регистрации.

7.7.2. Все поступающие обращения граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках в 3-х экземплярах по форме согласно приложению 24 в день их поступления.

Первый экземпляр карточки с распиской структурного подразделения в получении документа помещается в контрольную картотеку, второй - в картотеку по алфавиту фамилий заявителей, третий - вместе с документом передается в структурное подразделение - исполнитель. После исполнения заявления, жалобы первый экземпляр карточки со всеми отметками об исполнении перемещается в картотеку по порядку регистрационных номеров обращений.

С момента поступления обращений и регистрации начинается отсчет срока их исполнения.

Конверты к ним сохраняются и прикладываются к документу.

При личном приеме граждан их письменные и устные обращения также регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения на карточках или в журналах.

7.7.3. Регистрационный номер обращения указывается в регистрационном штампе. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера документа (например, А-1, где "А" начальная буква фамилии автора, а "1" порядковый номер поступившего документа).

7.7.4. При поступлении повторных обращений граждан им присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого документа. В верхнем правом углу повторных обращений и на карточках делается отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.

Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления, предложения, жалобы прошло больше месяца или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в последующем для рассмотрения в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица, повторными не считаются и учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь (например, А-1/1, А-1/2, А-1/3).

7.8. Порядок прохождения и рассмотрения обращений граждан и депутатов

7.8.1. Обращения граждан, поступающие в таможенное управление, таможню, а также таможенный пост со статусом юридического лица рассматриваются руководством указанных таможенных органов.

7.8.2. Если решение вопросов, поставленных в обращениях, не относится к ведению таможенного управления, таможни (таможенного поста), они направляются не позднее чем в пятидневный срок по принадлежности; одновременно письменно об этом извещаются заявители, а при личном приеме разъясняется, куда им следует обратиться с предложением, заявлением, жалобой.

7.8.3. Запрещается направлять жалобы граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.8.4. При рассмотрении обращений граждан необходимо:

внимательно разбираться в их существе; в случае необходимости истребовать нужные документы, направлять сотрудников на места для проверок, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;

принимать обоснованные решения по обращениям, обеспечивать своевременное и правильное исполнение этих решений;

сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по обращениям, а в случае их отклонения указывать мотивы; по просьбам граждан разъяснять порядок обжалования;

систематически анализировать и обобщать обращения, содержащиеся в них критические замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан, изучения общественного мнения, совершенствования работы таможенных органов.

7.8.5. Обращения граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления.

В тех случаях, когда для разрешения обращения необходимо осуществление специальной проверки, истребование дополнительных документов либо принятие других мер, сроки разрешения, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом заявителю.

Порядок обжалования и рассмотрения решений, действий или бездействия таможенных органов и их должностных лиц осуществляется в соответствии с разделом XIII Таможенного кодекса Российской Федерации.

Отделы управления, ответственные за рассмотрение обращений граждан, устанавливают таможням (таможенным постам) сроки представления документов, необходимых для рассмотрения обращений по существу.

7.8.6. Обращением депутата (депутатов) является письмо, оформленное, как правило, на бланке депутата и имеющее подпись депутата (депутатов).

Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации рассматриваются с принятием мер по их исполнению и направлением ответа не позднее 20 дней, а по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, или не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно.

Обращения депутатов всех уровней берутся на контроль.

Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, в которых содержатся наиболее важные предложения, ставятся на обсуждение коллегии и по ним принимаются соответствующие решения. О результатах рассмотрения сообщается лично депутату.

7.8.7. Обращения граждан, поступающие из редакций газет и журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации, подлежат рассмотрению в порядке и в сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.

7.8.8. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.

Если необходимо осуществление тщательной проверки, истребование дополнительных документов, сроки, в порядке исключения, продлеваются руководством управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, но не более чем на 15 дней, с сообщением об этом заявителю.

7.8.9. Ответы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан должны излагаться в конкретной и понятной форме, не допускающей возможности различного толкования. Причем в ответах должны быть даны разъяснения по всем вопросам, затронутым заявителем.

7.8.10. Ответы на обращения граждан, требующие правового обоснования или ссылки на действующее законодательство, согласовываются с Юридическим отделом.

7.8.11. Ответы на обращения граждан даются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица или начальниками отделов.

Ответ дается в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно-контрольной карточке.

Подписанные руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, начальниками отделов письма по предложениям, заявлениям, жалобам граждан передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для проставления исходящего номера и даты отправления.

Номер ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), в которое подшивается переписка по данному вопросу.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие и обоснованные ответы, соответствующие действующему законодательству.

7.9. Организация контроля за своевременным рассмотрением обращений граждан

7.9.1. Письма граждан, направляемые таможням (таможенным постам) с требованием сообщить о результатах рассмотрения, отделами управления берутся на контроль.

В этих случаях на контрольно-регистрационной карточке и на обращении проставляется знак "Контроль".

Обращения граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы.

Решение о снятии с контроля принимается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и начальниками отделов, ответственными за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

7.9.2. Отдел документационного обеспечения:

направляет обращения граждан исполнителям для рассмотрения;

проверяет сроки исполнения по предложениям, заявлениям, жалобам;

ежеквартально представляет начальнику управления, таможни сводку о ходе рассмотрения поступивших обращений граждан по формам согласно приложению 25;

представляет в конце января следующего года сведения о количестве и ходе рассмотрения обращений граждан за год.

7.9.3. Отделу (отделению, группе) документационного обеспечения предоставляется право осуществлять проверки состояния дел с рассмотрением обращений в структурных подразделениях таможенных органов. Результаты проверок докладываются руководству управления, таможни.

7.9.4. Обобщенные аналитические справки по результатам рассмотрения обращений граждан составляются отделом документационного обеспечения по мере необходимости.

7.10. Формирование дел по предложениям, заявлениям, жалобам граждан и их хранение

7.10.1. Обращения граждан после их разрешения со всеми относящимися к ним документами возвращаются отделу (отделению, группе) документационного обеспечения для централизованного формирования дел.

Формирование и хранение обращений у исполнителей запрещается, даже если они им адресованы.

7.10.2. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего это решение.

7.10.3. Обращения граждан формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности таможенного управления, таможни; например:

1. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам взимания пошлин за провоз автотранспортных средств и документы по их рассмотрению, исполнению.

2. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы с кадрами и документы по их рассмотрению, исполнению.

3. Предложения, заявления, жалобы граждан по вопросам улучшения работы таможенных органов и документы по их рассмотрению, исполнению.

При небольшом количестве обращений допускается формирование их в дело по нескольким вопросам с отражением указанных вопросов в заголовке дела.

7.10.4. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

7.10.5. Дела с обращениями граждан хранятся в течение 5 лет, затем уничтожаются в установленном порядке.

В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией (ЭК) таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.

Решение ЭК об увеличении сроков хранения подлежит обязательному утверждению руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

По истечении установленных сроков хранения обращения граждан и связанные с ними документы подлежат уничтожению в установленном порядке.

8. Составление номенклатур дел

8.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в таможенном органе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; в архиве управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.2. Номенклатура дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица составляется отделом (отделением, группой) документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений (приложение 26) при методической помощи государственного архива, в который документы передаются на хранение.

Номенклатуры дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, предварительно согласованные с экспертными комиссиями (ЭК) указанных таможенных органов, согласовываются с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива и утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 27).

8.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями об управлении, таможне (таможенном посте) и их отделах, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел указанных таможенных органов за прошлые годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности таможенного органа, их виды и состав.

8.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы таможенного органа, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела*(11).

8.5. Названиями разделов номенклатуры дел таможенного органа являются наименования отделов и других структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

8.6. После утверждения номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица отделы и другие структурные подразделения получают выписки из соответствующих их разделов для использования в работе.

8.7. Графы номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в таможенном органе цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 10-05, где 10 - обозначение отдела, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре сохраняются одинаковые индексы однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс также сохраняется.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих приказы, распоряжения ГТК России, располагаются перед заголовками дел с приказами и распоряжениями управления, таможни. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовок четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки уточняются в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

наименование таможенного органа или структурного подразделения;

краткое содержание документов дела.

Заголовок дополняется следующими элементами:

наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов (если в деле подшиты копии) и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой, примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом срок хранения.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен перечнями, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего госархива по представлению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

По окончании календарного года в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей) отдельно постоянного и временного хранения.

8.8. Номенклатуры дел в конце каждого года уточняются, утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и вводятся в действие 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

9. Формирование дел

9.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой.

Дела в таможенном органе формируются децентрализованно, т.е. в отделах и других структурных подразделениях.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел в таможенном органе осуществляется отделом (отделением, группой) документационного обеспечения.

9.2. При формировании дел соблюдаются следующие правила: в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещают вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группируются в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, уголовных и личных дел; раздельно группируются в дела документы постоянного и временных сроков хранения, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях (в соответствии с номенклатурой дел). В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и номерам с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления*(12).

Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам, отчествам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

10.2. Экспертиза ценности документов в таможенном управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, подготовке дел к последующему хранению;

в архиве - в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

10.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

ЭК является совещательным органом, работает в постоянном контакте с ЭПК соответствующего госархива и получает от ЭПК необходимые организационно-методические указания.

Функции и права ЭК, а также организация их работы определяются положениями (приложение 28), которые утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по согласованию с соответствующим госархивом.

10.4. Основными функциями ЭК являются:

организация ежегодного отбора документов для хранения;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассмотрение актов о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива предложений об установлении и изменении сроков хранения документов;

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных документов, методических пособий по вопросам документационного обеспечения, экспертизе ценности документов и отбору их на государственное хранение (перечней документов с указанием сроков их хранения, номенклатур дел, инструкций по делопроизводству и т.п.);

методическое руководство и контроль за деятельностью ЭК таможен;

организация и проведение совместно с отделом документационного обеспечения мероприятий по повышению квалификации членов ЭК таможен.

10.5. ЭК создаются приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица из числа наиболее квалифицированных сотрудников в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включаются заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и представитель соответствующего госархива.

Председателем ЭК назначается один из руководящих сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.6. ЭК проводят заседания в соответствии с планами работы, утверждаемыми руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, по мере необходимости, но не реже двух раз в год. Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.7. Протоколы ЭК, содержащие решения об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел, установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими типовыми и ведомственными перечнями, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их рассмотрения и утверждения ЭПК соответствующего госархива.

Документирование деятельности ЭК и формирование дел, отложившихся в результате ее деятельности, возлагаются на секретаря комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК и привлечением соответствующих специалистов под непосредственным методическим руководством архива.

Окончательное решение принимают ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.8. При проведении экспертизы ценности документов в отделах и других структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

10.9. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры и неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК"*(13) подвергаются также полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы.

10.10. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в отделах и других структурных подразделениях проводится отбор дел, документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как "до минования надобности", "при условии проведения (завершения) ревизии" и т.п.

10.11. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица проводят экспертизу ценности документов при отборе их на государственное хранение под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.12. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица используются перечни документов с указанием сроков их хранения, номенклатуры дел указанных таможенных органов, утвержденные в установленном порядке.

10.13. Проведение экспертизы в архивах базируется на анализе состава документации таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, в первую очередь организационно-распорядительной (приказов, распоряжений, решений, протоколов и т.п.), а также плановой и отчетной документации. При этом уточняется, где (в каких структурных подразделениях) оставляются на хранение основные экземпляры этих документов. Дублетные экземпляры выделяются к уничтожению.

10.14. При проведении экспертизы в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица уточняется также характер повторения содержащейся в них информации в других документах: вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение, под методическим руководством соответствующего государственного архива.

10.15. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы недостачи документов постоянного хранения соответствующими отделами и другими структурными подразделениями управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица принимаются меры по их розыску.

Решения ЭК и требования архива о необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и документов доводятся до сведения начальников структурных подразделений в форме приказов или распоряжений начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

10.16. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 29).

10.17. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производится после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Одобренные ЭК акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после утверждения ЭПК соответствующего госархива описей дел постоянного хранения; после этого указанные таможенные органы имеют право уничтожать дела, включенные в данные акты.

10.18. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1995 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 1999 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2001 г.

10.19. Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всего управления, таможни (таможенного поста). Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранные для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

10.20. Сдача документов (дел) на переработку (уничтожение) оформляется приемо-сдаточными накладными, в которых указывается вес принятой бумажной макулатуры.

Дата сдачи документов, их вес и номер накладной указываются на акте, который подшивается в соответствующее дело после внесения изменений в учетные документы архива или службы документационного обеспечения.

Порядок уничтожения дел с истекшими сроками хранения с грифом "ДСП" определяется специальными инструкциями.

11. Оформление дел

11.1. Дела таможенного органа подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, для подготовки их к передаче в архив подлежат оформлению и описанию в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится ответственными за делопроизводство отделов и других структурных подразделений при методической помощи и под контролем архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

11.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

подшивку дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела (приложение 30);

составление, в необходимых случаях (подраздел 11.5.), внутренней описи документов дела (приложение 31); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса, заголовка, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела хранятся в скоросшивателях, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

11.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в верхнем правом углу, не задевая текста документа, простым графическим карандашом. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

11.4. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме (приложение 30).

В заверительной надписи указываются количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии), а также оговариваются особенности нумерации документов дела (наличие литерных номеров листов, пропущенных номеров и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

11.5. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (личные*(14), следственные и уголовные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 31), которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их номерах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

В конце внутренней описи составляется итоговая запись о количестве включенных в нее документов и количестве листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

11.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение 32).

На обложке дела указываются:

наименование управления, таможни, таможенного поста;

наименование отдела;

номер дела (тома, части);

заголовок дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, утвержденных ЭПК соответствующего госархива.

Архивные шифры на обложках дел временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу проставляются после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива (для описей дел по личному составу) и утвержденных руководством указанных таможенных органов.

При оформлении обложки дел наименование таможенного органа указывается полностью, в именительном падеже.

Заголовки дел на обложки переносятся из номенклатур дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, согласованных с ЭПК соответствующего госархива.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено (см. примечание к подразделу 11.5.).

Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела, который переносится на обложку из номенклатуры дел.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

12. Составление описей дел

12.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с настоящей Инструкцией (разделы 9 и 11), составляются описи (приложение 33). На дела временного (до 10 лет) хранения описи могут не составляться.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу и дела со специальной документацией (следственные и уголовные и т.п.).

В таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы сдаются в архивы указанных таможенных органов. Описи, подготовленные отделами и другими структурными подразделениями, служат основой для составления сводных описей управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, подготовка которых возлагается на архив (лицо, ответственное за архив) и по которым он сдает дела на государственное хранение.

Описи дел отделов и других структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 33) и представляются в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.

Ответственность за своевременное и качественное составление описей дел отделов и других структурных подразделений несут их руководители.

12.2. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела, наличие и правильность заверительной надписи дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается начальником структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив.

12.3. Описательная статья описи дел отдела и другого структурного подразделения включает в себя следующие элементы:

порядковый номер дела (тома, части) по описи;

индекс дела (тома, части);

заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий заголовку на обложке дела;

дата дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части).

12.4. При составлении описи дел отдела и другого структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;

порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет, порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же"; при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим отделам и подразделениям со ссылкой на необходимый акт, наличии копий и т.п.

12.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и утверждается начальником структурного подразделения.

12.6. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.

13. Оперативное хранение документов и дел

13.1. С момента заведения и до передачи в архив управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов, дел.

Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях; располагаются в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Машинограммы, используемые в отделах и структурных подразделениях, формируются в дела и хранятся на общих основаниях.

13.2. Выдача дел другим отделам, структурным подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта-заместитель. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях, производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

14. Передача дел на архивное хранение

14.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное значение, входят в состав Архивного фонда Российской Федерации и независимо от времени происхождения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение таможенное управление, таможня, таможенный пост со статусом юридического лица образуют архивы.

14.2. В своей практической деятельности архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица руководствуются законодательством Российской Федерации, приказами и распоряжениями ГТК России, нормативными и методическими документами Росархива, других организаций Федеральной архивной службы России, положениями об архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 34).

14.3. Архивы таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица хранят документы аппарата указанных таможенных органов, организаций - предшественников указанных таможенных органов и, при необходимости, других организаций в соответствии со списками организаций - источников комплектования архивов, утвержденными руководителями указанных таможенных органов.

14.4. В архивы управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

14.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в отделах, других структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

14.6. Информация, используемая в автоматизированной системе документационного обеспечения в машиночитаемой форме, хранится на жестком машинном диске 1 год после ввода в ПЭВМ. После истечения этого срока данные переносятся на дискету или магнитную ленту (стриммер).

Срок хранения данных на дискетах (магнитных лентах) устанавливается в соответствии с номенклатурами дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В том случае, когда срок хранения информации превышает 5 лет, целесообразно переводить информацию на бумажный носитель.

14.7. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному начальником отдела документационного обеспечения (п.15.9.2).

14.8. Прием каждого дела производится заведующим архивом (ответственным за архив) в присутствии сотрудника, сдающего дело. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

15. Задачи и функции архивов таможенного управления, таможни,
таможенного поста со статусом юридического лица

15.1. Главные задачи архивов

Главными задачами архивов являются:

комплектование архивов документами, состав которых предусмотрен положениями об архивах;

обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архивах, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.

15.2. Основные функции архивов

Архивы в целях выполнения своих главных задач осуществляют следующие основные функции:

принимают на хранение в соответствии с порядком, установленным подпунктами 14.4-14.8. настоящей Инструкции, документы отделов и других структурных подразделений управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

учитывают и обеспечивают сохранность принятых в архивы дел, документов;

составляют научно-справочный аппарат к хранящимся в архивах документам;

проводят экспертизу ценности документов, хранящихся в архивах; ежегодно представляют на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения, участвуют в работе ЭК указанных таможенных органов; оказывают методическую помощь в проведении отделами и другими структурными подразделениями экспертизы ценности документов;

подготавливают и в установленном настоящей Инструкцией порядке (подраздел 15.10) передают на государственное хранение документы. В этих целях осуществляют или организуют ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения на рассмотрение ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива; оказывают методическую и практическую помощь отделу (отделению, группе) документационного обеспечения в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в архив;

представляют ежегодно по утвержденным Росархивом формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архивах;

осуществляют использование документов, хранящихся в архивах (информируют руководство и сотрудников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе и содержании документов архивов; по поручению руководства указанных таможенных органов осуществляют выявление документов; выдают в установленном порядке документы или их копии заинтересованным организациям во временное пользование; исполняют запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдают копии документов и архивные справки; консультируют организации и отдельных лиц по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок; ведут учет использования документов, хранящихся в архивах);

осуществляют проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве таможенных органов;

участвуют в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

участвуют в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников документационного обеспечения таможенных органов;

участвуют в организации и осуществлении контроля за работой архивов и организацией документов в делопроизводстве подведомственных таможенных органов.

15.3. Обеспечение сохранности документов архива

15.3.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве проводится следующий комплекс работ, включающий:

создание оптимальных условий хранения документов;

размещение документов в хранилищах и их топографирование;

соблюдение порядка выдачи дел из архива;

учет документов (подраздел 15.6.), проверка их наличия и состояния;

обеспечение физико-химической сохранности документов.

15.3.2. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

предоставлением для архива помещения и проведением планово-предупредительного его ремонта;

оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией;

применением специального оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

созданием оптимального температурно-влажностного режима в помещении архива, проведением санитарно-гигиенических мероприятий.

15.3.3. При отсутствии специальных помещений для архивов выделяются приспособленные помещения в здании управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Оптимальные условия хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление хранилища для хранения документов и рабочей комнаты для сотрудников архива.

Рабочая комната для сотрудников изолируется от хранилища.

Хранилище архива должно быть удалено от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов и химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилище архива должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления и иметь запасный выход. В хранилище не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

15.3.4. Наружные двери помещения архива обиваются металлическим листом и должны иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются.

Помещения архива оборудуются охранной сигнализацией.

15.3.5. Помещения архивов до размещения в них документов принимаются комиссиями, которые назначаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. В комиссии должны входить представители отделов (отделений, групп) документационного обеспечения, соответствующего госархива и пожарной охраны.

Комиссии проверяют исправность технического оснащения помещений и состояние температурно-влажностного режима в хранилищах, на основании чего составляются акты. Акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Осмотр состояния помещений архивов проводится в дальнейшем по требованию заведующих архивами, но не реже одного раза в 5 лет.

15.3.6. В хранилище архива прокладывается скрытая электропроводка. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ. В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Помещение архива оборудуется противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках.

Хранилища и помещения для работы с документами оборудуются пожарной сигнализацией.

15.3.7. В архиве на видном месте вывешиваются: инструкция о мерах пожарной безопасности, план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В хранилищах запрещается курение, применение электронагревательных приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ и взрывоопасных предметов.

15.3.8. Показания измерительных приборов для контроля за температурно-влажностным режимом (термометр, гигрометр, психрометр) фиксируются в специальных регистрационных журналах (приложение 35). В регистрационных журналах в графе "Примечание" отражаются также меры, принятые по нормализации режима в хранилище в случае его отклонения от установленных норм.

15.3.9. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на одном контрольном щитке.

15.3.10. Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках и папках, а также в шкафах и на стеллажах закрытого типа.

15.3.11. Помещения архива должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли не реже одного раза в год проводится обеспыливание коробок с документами, стеллажей и помещений хранилищ, а также проводится систематическая влажная уборка помещений хранилищ.

Для обеспыливания коробок и папок с документами, стеллажей и помещения архива может использоваться бытовой электропылесос.

15.3.12. При обнаружении в хранилищах насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

При обнаружении в хранилищах документов и коробок, пораженных плесенью, должны немедленно приниматься меры по обработке документов, средств хранения, помещений.

15.3.13. Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилище (обеспыливание, перемещение дел и т.п.) в плане работы архива предусматриваются санитарные дни (не реже одного раза в месяц).

15.3.14. Хранилища оборудуются стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архива порядка их размещения.

15.3.15. При возникновении чрезвычайных происшествий (пожара, наводнения и т.д.) принимаются меры по спасению и охране документов.

Для выяснения причин происшествий, определения физического состояния документов и проверки их наличия начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии. Результаты работы комиссий оформляются актами.

15.3.16. Архивами разрабатываются планы мероприятий по эвакуации и укрытию документов при чрезвычайных происшествиях, в которых предусматриваются порядок и место эвакуации и укрытия документов, перечни и количество документов, подлежащих эвакуации и укрытию в 1, 2, 3-ю очереди.

Планы эвакуации и укрытия документов на случай возникновения чрезвычайных происшествий утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.3.17. О случаях утраты, порчи, гибели документов, а также возникновения ситуаций, которые могут к ним привести, немедленно ставится в известность начальник таможенного органа.

15.3.18. Размещение в хранилище дел архива должно быть рациональным и проводиться с учетом создания оптимальных условий хранения для документов, оперативного их использования.

Все поступающие в архив документы размещаются в хранилище на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждого отдела или другого структурного подразделения хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.

Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

15.3.19. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*(15).

К коробкам приклеиваются (а к связкам прикрепляются) ярлыки, в которых указываются: наименования управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; наименования отдела или другого структурного подразделения, номер фонда и описи; год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах фонда или описи.

15.3.20. Все стеллажи, шкафы, полки архива нумеруются арабскими цифрами. Стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз слева направо. Номера проставляются четкими, выделяющимися на фоне окраски стеллажа цифрами.

15.3.21. В целях закрепления места хранения и наиболее быстрого нахождения документов в архиве составляются постеллажные топографические указатели (приложение 36).

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются в картотеке по порядку номеров стеллажей.

Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

15.3.22. Исходя из целей работы с документами дела выдаются из хранилища:

для работы в рабочей комнате архива;

во временное пользование вне архива (отделам или другим структурным подразделениям, таможенным органам, а также судебным и следственным органам).

Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:

заказами (требованиями) на выдачу дел во временное пользование в отделы или другие структурные подразделения (приложение 37);

актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям (приложение 38).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах: выдачи дел в рабочие помещения таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; выдачи дел во временное пользование другим организациям.

Исполненные заказы (требования) хранятся в архиве до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) на выдачу дел постоянного хранения хранятся до осуществления проверки наличия и состояния дел.

Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом (приложение 38), который составляется в 2-х экземплярах: один остается в архиве, другой - выдается получателю. Акты подписываются руководителями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и руководителями организаций-получателей, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

После возвращения дел в 2-х экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой - хранится в деле фонда в архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Дела выдаются из хранилища для использования только в обработанном виде.

Перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта-заместитель (приложение 39), в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается.

Состояние дел, возвращаемых в архив после исполнения, проверяется в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи документов или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности или в соответствующие органы для привлечения организации к ответственности, другой - остается в архиве.

15.3.23. Основной задачей проверки наличия и состояния дел является установление фактического наличия дел, числящихся по описям.

Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой архива, осуществляется не реже чем один раз в 5 лет и в обязательном порядке перед передачей их на государственное хранение.

Проверка наличия и состояния дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения осуществляется не реже чем один раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел осуществляются в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел;

при смене заведующего архивом или лица, ответственного за архив;

при реорганизации и ликвидации таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица.

Итоги каждой проверки оформляются актом (приложение 40). После утверждения акта руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица по всем его пунктам в учетные документы (лист фонда и др.) вносятся необходимые изменения, за исключением изменений, зафиксированных в пп.2 и 8.6., которые вносятся в учетные документы только после согласования с соответствующим госархивом.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучаются документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи дел, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверка наличия и состояния дел осуществляется путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, наименования фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных номеров дел, заголовков дел, дат дел, количества листов).

Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки (приложение 41), затем в акте проверки.

Дела, выданные в структурные подразделения управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, проверяются на общих основаниях по книге выдачи дел из хранилищ (приложение 42). Дела, выданные во временное пользование другим организациям, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

Лист проверки наличия и состояния дел в фонде составляется непосредственно в ходе проверки на документы всего фонда. Допускается составление отдельных листов на каждую опись при большом объеме фонда и большом количестве описей. Листы проверки нумеруются по порядку номеров и подписываются исполнителем.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. После окончания проверки фонда лист(ы) проверки включается в дело фонда.

При проверке наличия и состояния дел необходимо подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела фонда, составлять на каждое необнаруженное дело карточку (приложение 43).

По окончании проверки в конце каждой описи после заверительной надписи делается запись "Проверено", проставляется дата проверки; запись подписывается осуществлявшим проверку с указанием должности.

В случае обнаружения в описи не отмеченных в итоговой записи литерных, свободных, повторных и пропущенных номеров итоговая запись пересоставляется, а в листе проверки делаются отметки, которые затем фиксируются обобщенно в акте проверки наличия и состояния дел фонда.

На основании итоговых записей в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел в фонде. Каждый акт подписывается осуществлявшим проверку и утверждается руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Акты нумеруются по порядку номеров проверок и включаются в дело фонда после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.

Если проверкой обнаружена недостача дел, то организуется их розыск.

В этих целях:

изучаются все учетные документы по выдаче дел из хранилища;

организуется розыск необнаруженных дел в отделах и других структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их описи, по которым дела передавались в архив;

изучается дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел фонда.

Розыск осуществляется в течение года после завершения проверки наличия дел.

Найденные в итоге розыска дела подкладываются на места, а в соответствующей карточке учета необнаруженных дел делается запись "Найдено и подложено в фонд". Запись подписывается с указанием должности и даты.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются из описей и других учетных документов в установленном порядке. В соответствующих карточках картотеки учета необнаруженных дел указываются даты и номера документов, в которых подтверждается отсутствие дел.

Документами, подтверждающими отсутствие дел, являются акты:

о выделении документов и дел к уничтожению;

о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (приложение 44);

о неисправимых повреждениях дел (приложение 45);

передачи дел в другие архивы и организации.

На дела, пути розыска которых исчерпаны, а также на неисправимо поврежденные дела, заведующим архивом или лицом, ответственным за архив, составляются соответствующие акты, которые рассматриваются ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и утверждаются начальниками указанных таможенных органов.

К акту о необнаружении дел составляется справка о проведении розыска.

При недостаче и неисправимом повреждении дел, подлежащих передаче на государственное хранение, акты утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица только после их согласования с соответствующим госархивом. После утверждения актов о недостаче или о неисправимо поврежденных делах изменения вносятся во все учетные документы.

По результатам проверки наличия и состояния дел принимаются меры, обеспечивающие физическое и санитарно-гигиеническое состояние документов.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения изменений в контрольный экземпляр описей дел, утвержденных ЭПК госархива.

15.4. Классификация документов архива

15.4.1. Комплекс документов, образующийся в деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, составляет их документальный фонд.

Часть документального фонда, имеющая политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению*(16).

15.4.2. Фонд является основной классификационной и учетной единицей документов архива и дроблению не подлежит.

Фонду присваиваются название и номер. Название фонда соответствует официальному наименованию фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

15.4.3. Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего документов, входящих в его состав.

15.4.4. Под классификацией документов в пределах фонда понимается их группировка и расположение в фонде.

За единицу классификации и учетную единицу управленческой документации в пределах фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность документов, заключенных в отдельную обложку.

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах фонда называется их систематизацией, которая проводится в архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при подготовке дел к передаче на государственное хранение.

Систематизация дел фонда проводится и в делопроизводстве таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при составлении номенклатур дел, при подготовке дел к передаче в архивы указанных таможенных органов.

Систематизация дел фонда осуществляется на основе разработанной и согласованной с соответствующим государственным архивом схемы систематизации дел фонда.

Схема систематизации фонда закрепляется описью дел фонда.

В зависимости от признака группировки дел схема систематизации фонда может отражать структуру фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица), функции его деятельности, виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

структурного (в соответствии с отделами или другими структурными подразделениями);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного;

номинального (по родам дел, видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

географического;

авторского (по наименованиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Дела группируются, как правило, не по одному, а последовательно по тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

При распределении дел по схеме систематизации необходимо иметь в виду следующее:

дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством;

планы, отчеты, сметы и документы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления; перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

в пределах года или хронологического периода дела структурных подразделений располагаются по их значимости.

При расположении дел по хронологии вначале помещаются дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

15.5. Составление и оформление годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и законченных описей дел фонда

15.5.1. В архиве на основе описей дел структурных подразделений (подразделы 10.16. и 10.17.) составляются годовые разделы сводных описей дел всего управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и точного учета дел, подлежащих передаче на государственное хранение, первоочередной задачей архивов указанных таможенных органов является составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования, оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.

15.5.2. При обнаружении утраты дел в делопроизводстве, не включенных в справки об утрате дел структурных подразделений, или при отсутствии указанных справок (подпункт 12.2.) архивом совместно с отделом (отделением, группой) документационного обеспечения и структурным подразделением, к которому эти дела относятся, организуется розыск. Если розыск не даст результатов, лица, виновные в утрате документов, привлекаются к ответственности в установленном порядке. Об утрате документов архивом составляются акты недостачи дел, которые утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Акт составляется в четырех экземплярах, из которых по одному экземпляру хранится в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения и архиве и по одному экземпляру передается в ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива вместе с экземплярами годового раздела сводной описи дел для рассмотрения акта в качестве основания к протоколам ЭК и ЭПК.

15.5.3. Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения аналогичен порядку, изложенному в подпунктах 12.2.-12.4. настоящей Инструкции. Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается ссылка "Документы за данный год см. также в разделе описи за год, дела N ", которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

Заголовки дел включаются в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения в соответствии со схемой систематизации фонда (п.15.4.4.).

Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 46). Элементы описательной статьи сводной описи дел постоянного хранения аналогичны элементам описательной статьи описи дел постоянного хранения структурного подразделения (подпункт 12.3.).

Графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словами "То же"; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, эти сведения вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.

Графа описи "Примечание" используется для отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дела и т.п.

Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет любой четырехзначной цифры (1000, 3000, 9999) или до передачи документов, включенных в опись, в государственный архив, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда (п.15.5.5.); при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с соответствующим государственным архивом.

В конце каждого годового раздела сводной описи дел постоянного хранения за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются фактическое количество дел, включенных в раздел, первый и последний номера дел, отражаются особенности нумерации (наличие пропущенных и литерных номеров и т.п.). Итоговая запись подписывается составителем раздела с указанием его должности и даты составления описи.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел; наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты.

Если годовой раздел сводной описи дел является сложным по структуре и содержанию, то к нему составляются указатели. Целесообразность составления указателей к разделу и их виды определяются по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Указатели могут быть тематическими, именными, географическими, хронологическими и др. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, выделены другие, более мелкие группы дел, имеется справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений; названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел; указатели. Против каждого названия указываются номера соответствующих листов описи.

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке и к разделу составляется на отдельном листе - заверителе описи дел (приложение 47) заверительная надпись; в ней указываются общее количество листов раздела и справочного аппарата, особенности (ошибки) нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела.

Годовые разделы сводных описей дел составляются в 4-х экземплярах и подлежат рассмотрению ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. После рассмотрения и одобрения ЭК годового раздела в конце раздела ставится гриф "Согласовано" с указанием номера протокола и даты заседания ЭК, на котором он был рассмотрен. Согласованные ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК госархива.

На рассмотрение ЭПК госархива архивами указанных таможенных органов представляются 4 экземпляра годового раздела сводной описи дел не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел.

После утверждения годовых разделов ЭПК госархива разделы утверждаются руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив; остальные остаются в указанных таможенных органах.

15.5.4. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения годовых разделов сводных описей ЭПК госархива и руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и хранятся в архивах указанных таможенных органов до передачи на государственное хранение в соответствии с проставленным шифром (по номерам фондов, описей дел).

15.5.5. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры (п.15.5.3.), считаются законченной описью.

Каждой законченной описи присваивается номер (п.15.6.6.).

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 47) к законченной описи составляются также, как к годовому разделу сводной описи дел (п.15.5.3.).

При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 48).

На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются: название фонда, номер фонда, номер описи; название описи, которое включает указание категории документов (постоянного или временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись; крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При составлении титульного листа законченной описи учитывается следующее:

название фонда пишется в виде официального наименования фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности и сокращенными наименованиями (в круглых скобках), относящимися к периоду, за который документы включены в опись в хронологической последовательности;

если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые в опись включены дела.

К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов, при наличии последних в годовых разделах.

В оглавлении к законченной описи перечисляются:

предисловие (общее);

названия разделов и подразделов описи, а также более мелких групп дел (выявляются на основе оглавлений к годовым разделам описи);

названия указателей и список сокращенных слов (при их наличии) с проставлением номеров листов, на которых они расположены.

Оглавление помещается в начале законченной описи, при этом оглавления к годовым разделам описи из нее изымаются.

При составлении предисловия к законченной описи сводятся в единый документ сведения, содержащиеся в предисловиях, составленных к годовым разделам (п.15.5.3.).

Для составления предисловия к законченной описи используются официальные издания ГТК России, таможенных управлений и таможен, документы фонда, учетные документы и научно-справочный аппарат архива.

Предисловие к законченной описи, как и предисловие к годовому разделу, подписывается составителем с указанием должности и даты.

Предисловие к законченной описи помещается после оглавления к описи, при этом предисловия к каждому годовому разделу не изымаются.

Если к годовым разделам сводных описей дел, составляющих законченную опись, имеются указатели, то они объединяются (по видам) в один указатель, который помещается в конце законченной описи; при этом указатели к годовым разделам изымаются.

Список сокращенных слов к законченной описи составляется на основе списков сокращенных слов к годовым разделам сводных описей дел, составляющих опись (п.15.5.3.). При этом списки сокращенных слов к годовым разделам из описи изымаются.

15.5.6. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности отделов и других структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел временного (свыше 10 лет) хранения в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку, указанному в пп.15.5.1.-15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 49). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п.15.5.3.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

Годовые разделы сводных описей дел временного (свыше 10 лет) хранения печатаются в двух экземплярах и одобряются вначале ЭК, а затем утверждаются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица (приложение 49).

15.5.7. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включаются заголовки дел временного хранения, отложившиеся в течение года в деятельности структурных подразделений.

Порядок внесения заголовков дел по личному составу в годовой раздел сводной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп.15.5.1.-15.5.3.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по установленной форме (приложение 50). Порядок заполнения граф формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составление итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в п.15.5.3.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава*(17);

лицевые счета сотрудников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Личные карточки вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту*(17).

Годовые разделы сводных описей дел по личному составу печатаются в трех экземплярах, подписываются составителями и представляются на рассмотрение ЭК. После одобрения разделов ЭК управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего госархива и утверждению руководством указанных таможенных органов.

Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в п.15.5.5. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 48).

15.6. Учет документов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица

15.6.1. Учет документов в архиве является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе описи дел.

Учет документов в архиве основывается на соблюдении принципов централизации и преемственности с учетом документов в делопроизводстве и государственном архиве. Это выражается в применении единых единиц учета, преемственности форм учета и основных сведений о составе, содержании документов.

15.6.2. В архивах управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица учет документов ведется по фондам, единицам хранения (делам).

Учетные документы хранятся в хранилище (или специально выделенном помещении) в сейфах или металлических шкафах.

Учет документов в архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно. Необходимость ведения и виды вспомогательных учетных документов определяются архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.6.3. Основными учетными документами в архиве являются:

книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) для учета в архиве каждого поступления и выбытия документов;

список фондов (приложение 52) - для суммарного и индивидуального учета фондов и присвоения им номеров;

лист фонда (приложение 53) - для фиксации изменений в названии фонда, учета и нумерации описей дел фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

описи дел (приложения 33, 46, 49, 50) - для поединичного и суммарного учета дел (учет документов со сроками хранения до 10 лет включительно может осуществляться в архиве по номенклатурам дел);

утвержденные Росархивом формы отчета о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве.

Кроме того, для учета количества листов в каждом деле постоянного временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу*(18) составляется лист-заверитель дела (приложение 30), а для учета документов в определенных категориях дел постоянного хранения (подраздел 11.5.) и в делах по личному составу*(18) составляются внутренние описи документов (приложение 31). На каждый фонд ведется дело фонда.

15.6.4. Документы Архивного фонда Российской Федерации, хранящиеся в архивах таможенных управлений, таможен, а также таможенных постов со статусом юридических лиц, подлежат государственному централизованному учету, формой которого является карточка архивного фонда (приложение 54).

15.6.5. Книга учета поступления и выбытия документов (приложение 51) предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 01.01. каждого года) изменений в составе и объеме фонда, дел в архиве, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива, ежегодных сведений об изменениях в составе и объеме фондов в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер. Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).

15.6.6. Описи дел, выполняя одновременно ряд функций, являются первичным учетным документом для поединичного и суммарного учета дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Поединичный учет осуществляется путем закрепления за каждым делом (единицей хранения) самостоятельного номера. Суммарный учет достигается составлением итоговой записи к описям (пп.12.5. и 15.5.3.).

Каждое изменение объема дел в описи, связанное с выбытием, поступлением, объединением или расформированием дел, на основании соответствующих документов отражается в итоговой записи к описи.

Законченная опись дел, состоящая из годовых разделов, должна иметь общую итоговую запись по всем разделам (п.15.5.5.). По мере передачи дел на государственное хранение или пополнения описи новым годовым разделом общая итоговая запись пересоставляется.

Описи дел отделов и других структурных подразделений служат учетными документами до составления соответствующих годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, после чего подлежат хранению в деле фонда до передачи документов за эти годы на государственное хранение.

Каждой законченной описи по листу фонда присваивается в валовом порядке номер описи.

Законченные описи дел постоянного хранения имеют обычную порядковую нумерацию (п.15.5.5.). Если документы фонда уже поступали на хранение в государственный архив, то номер законченной описи согласовывается с этим архивом.

15.6.7. Учетными документами для поединичного учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, как правило, являются сводные номенклатуры дел управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица, в которых делаются итоговые записи.

15.6.8. В пределах фонда описи располагаются отдельно на документы постоянного, временного хранения и по личному составу, а затем по номерам описей.

15.6.9. В листе фонда (приложение 53) в графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все наименования и подведомственность фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица) с момента его возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период. Все последующие изменения в наименовании и подведомственности указанных таможенных органов вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В листе фонда фиксируются все поступления и выбытия документов фонда. Изменения в учетные данные листа фонда вносятся на основании:

описей структурных подразделений и годовых разделов сводных описей дел управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

акта приема-передачи дел в государственный архив;

акта о выделении к уничтожению дел; акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

акта о неисправимом повреждении дел;

акта проверки наличия и состояния дел.

Если дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) или по личному составу, включенные в описи отделов и других структурных подразделений, вошли в состав дел соответствующего годового раздела сводной описи дел, то основанием для снятия с учета этих дел является данный годовой раздел сводной описи дел.

Лист фонда пересоставляется в исключительных случаях (например, если он неисправимо поврежден). В случае пересоставления листа фонда старый лист помещается в дело фонда.

15.6.10. Карточка архивного фонда (приложение 54) составляется в двух экземплярах. Один экземпляр представляется в соответствующий госархив, второй - остается в управлении, таможне, а также таможенном посте со статусом юридического лица для контроля.

Лицевая сторона карточки заполняется в архивах указанных таможенных органов. Данные для заполнения карточки фонда берутся из листа фонда. Графа "Место хранения фонда" не заполняется, если фонд хранится в архиве фондообразователя (таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица).

Дата отправления карточки фонда в госархив записывается в листе фонда.

15.6.11. В дело фонда включаются документы, отражающие историю таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их фондов: историческая справка (п.15.7.5.), схема систематизации фонда (подраздел 15.4.), старые листы фонда; акты передачи дел фонда на государственное хранение, о выделении к уничтожению документов и дел фонда, о неисправимых повреждениях документов и дел фонда, о проверках наличия и состояния дел и т.д.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архивов управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись. По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись дополняются.

15.7. Научно-справочный аппарат к документам архива

15.7.1. В целях обеспечения сохранности и оперативного поиска документов, а также наиболее полного использования содержащейся в них информации в архивах таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица создается научно-справочный аппарат к документам архивов (НСА), который включает в себя справочники по учету и содержанию фонда, создаваемые в делопроизводстве и архивах указанных таможенных органов. Состав НСА определяется составом и содержанием хранящихся в архиве документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

В состав НСА входят архивные справочники по объему, составу и содержанию документов.

Основной частью НСА являются архивные справочники по составу и содержанию документов: описи дел, картотеки, указатели, исторические справки. Дополнением к этим архивным справочникам служат информационные письма, справки о составе и содержании документов и др.

15.7.2. Опись дел является отправным документом для разработки других видов справочников, так как их создание (кроме учетно-регистрационных справочных картотек, составляемых в делопроизводстве) начинается с изучения описей дел. Все виды НСА связаны между собой поисковыми данными документов, закрепленными описью дел. В состав поисковых данных входят номера фонда, описи, дела, а также листов дел, где это необходимо.

15.7.3. Картотека является архивным справочником, в котором сведения о содержании документов архива отражены на карточках, расположенных в соответствии с номенклатурой дел или специально разработанной схемой построения картотеки.

Необходимость создания картотек и выбор их видов определяются потребностями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в информации о составе и содержании документов архивов.

Картотеки создаются на наиболее часто используемые документы (организационно-распорядительная документация, документы по личному составу, научно-техническая документация и т.д.).

Основой картотек, создаваемых в архивах таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, могут служить учетно-регистрационные и справочные картотеки, создаваемые в делопроизводстве указанных таможенных органов и поступившие в архивы вместе с документами.

В картотеке карточки располагаются в соответствии с принятой схемой систематизации. Разделы, подразделы схемы отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках, коробках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

Картотека по личному составу создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки должны содержать следующую информацию: фамилия, имя, отчество сотрудника; ссылка на номера фонда, описей, дел и листов, в которых имеются сведения о нем. Карточки систематизируются по фамилиям в порядке алфавита, в пределах одинаковых фамилий - по алфавиту имен и отчеств.

15.7.4. Указатели в архиве составляются к описям фонда для облегчения поиска информации о документах, содержащихся в нем (пп. 15.5.3., 15.5.5.).

15.7.5. Историческая справка о фондообразователе (таможенном управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица) и фонде состоит из трех разделов: истории фондообразователя, истории фонда, характеристики документов фонда.

В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:

распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации указанных таможенных органов;

крайние даты деятельности указанных таможенных органов;

задачи, функции указанных таможенных органов и их изменения;

масштаб деятельности указанных таможенных органов, состав системы подведомственных организаций;

изменения в наименовании и подчиненности указанных таможенных органов;

структура указанных таможенных органов и ее изменения.

Во втором разделе:

количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;

время поступления фонда в архив;

изменения в составе, объеме фонда и их причины;

указание даты первой передачи документов на государственное хранение;

место передачи;

степень сохранности документов.

В третьем разделе:

обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по их содержанию;

НСА к фонду;

использование документов фонда (в каких целях).

Исторические справки дополняются при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и т.д.

Справка подписывается заведующим архивом (лицом, ответственным за архив).

15.8. Использование документов архива

15.8.1. Документы архивов используются таможенным управлением, таможней, таможенным постом со статусом юридического лица, заинтересованными государственными и общественными организациями, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Основными формами использования документов архивов являются: информирование руководства и структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; исполнение запросов других организаций, исполнение запросов социально-правового характера.

Документы архива, которые могут нанести ущерб интересам государства или гражданам, для использования не предоставляются.

Использование документов проводится только с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Организации и граждане при использовании документов архивов указанных таможенных органов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

15.8.2. Архивная справка - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

Архивные справки выдаются на основании запросов организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности; гражданам - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Архивные справки составляются по установленной форме на бланке письма таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименования документа: "Архивная справка".

В справке приводятся наименования документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фонда, описей и листов дел).

Архивные справки подписываются руководством управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и заведующими архивами. Справки заверяются гербовыми печатями указанных таможенных органов. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в справке.

15.8.3. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется письмо, в котором указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обратиться за справкой. При необходимости письма, содержащие сведения об отсутствии в архивах документов вследствие их гибели или утраты, заверяются гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

15.8.4. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на основании хранящихся документов выдают организациям архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, электрографическим, фото- и другим способом всего текста документа, относящегося к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица с обозначением наименований: "Архивная копия", "Архивная выписка". Наименование документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.

Архивные копии (выписки) заверяются подписями заведующих архивами и гербовыми печатями управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии и выписки направляются с письмами, подписанными руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заинтересованной организации или лицу с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения указанных таможенных органов.

15.8.5. Документы архива выдаются во временное пользование структурным подразделением и другим таможенным органам. Порядок выдачи документов во временное пользование изложен в п.15.3.22.

15.8.6. Архивы таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица исполняют запросы организаций, заявления граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки)*(19) социально-правового характера, необходимые для удовлетворения прав и законных интересов граждан. Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок определен в п.15.8.2.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, наградах, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах и по другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Гражданам по их заявлениям выдаются архивные справки социально-правового характера как в отношении их самих, так и в отношении лиц, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике. В заявлении должно быть точно указано, для какой цели и для представления в какую организацию требуется архивная справка.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения. Запросы, не отвечающие профилю архива, направляются в другие архивы или организации по принадлежности с одновременным уведомлением об этом заявителя.

Архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным организациям.

Если при наведении справок обнаружатся другие сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованной организации, о чем сообщается заявителю.

Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других личных документов, не полученных в свое время владельцами. На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка, а при необходимости - снятая с изъятого документа копия.

Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, профсоюзные и воинские билеты, орденские книжки, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются только по запросам заинтересованных организаций.

Основными документами для наведения архивных справок о трудовом стаже являются: приказы по личному составу; протоколы общих собраний, заседаний, конференций; лицевые счета и ведомости на получение зарплаты. Для наведения архивных справок также используются регистрационные и алфавитные картотеки по учету кадров, алфавитные, именные, послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели и т.д.

Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и в течение какого времени он работал.

Биографические данные включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива.

Для наведения справок о размере заработной платы используются лицевые счета, а при их отсутствии - ведомости на выдачу зарплаты, машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные листки.

Архивные справки о заработной плате для назначения государственной пенсии составляются по установленной органами социального обеспечения форме.

В случаях, когда сведения, включаемые в архивные справки, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справки продолжаются на втором и последующих листах. При этом каждый лист справок заверяется гербовыми печатями таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Архивные справки и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки по предъявлении паспорта или удостоверения личности под расписку (на копии архивной справки). Доверенные лица кроме того, при получении ими подлинного документа, предъявляют в архив доверенность, заверенную нотариусом или организацией.

Если заявитель или его доверенное лицо не могут явиться для получения архивной справки или подлинного личного документа, то справка или документ направляются в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям заказными, а подлинные личные документы - ценными письмами.

15.8.7. Все формы использования документов архива подлежат учету.

Учет выданных архивных справок, копий и выписок из документов ведется в специальном журнале регистрации архивных справок, копий и выписок из документов.

Учет исполнения социально-правовых запросов осуществляется в установленном порядке.

Учет количества выданных для использования дел ведется по книге выдачи дел из хранилища (приложение 42).

15.9. Организация работы архива

15.9.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве, в котором фиксируются: правовой статус архива; состав документов, поступающих на хранение; задачи, функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Положения об архивах утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

Для лица, ответственного за архив, разрабатывается должностная инструкция (приложение 55), которая должна быть оформлена в соответствии с приказом ГТК России от 16.02.98 N 80.

15.9.2. В архиве составляются: годовые планы работы и годовые (с поквартальной разбивкой) планы-графики приема дел, передачи дел на государственное хранение, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК соответствующего госархива.

Планы-графики передачи дел на государственное хранение и представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭПК госархива утверждаются совместно руководством таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующего госархива.

В планах предусматриваются санитарные дни для проведения санитарно-гигиенических работ (п.15.3.13).

Годовое планирование работы архива проводится на основе определения главных задач работы архива на планируемый год и с учетом бюджета рабочего времени в планируемом году.

Годовой план составляется с указанием конкретных видов работ по установленной форме (приложение 56).

По каждому виду работы определяется его объем; отдельные виды работ могут не иметь объемных показателей, в таком случае их трудоемкость выражается только затратой времени.

Планы подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и утверждаются начальником отдела (отделения) документационного обеспечения.

В начале плана указывается общий бюджет рабочего времени с учетом непроизводительных затрат времени (на учебные отпуска, временную нетрудоспособность и т.д.).

15.9.3. Учет труда в архивах управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица ведется в дневниках учета труда, в которых ежедневно учитывается плановая и внеплановая работа.

В дневнике записываются: даты, виды и объем работ; затраченное на каждый вид работы время в часах. В конце каждого месяца, квартала, года подводится итог по видам работы и затраченному времени в рабочих днях.

15.9.4. По итогам работы архивом составляется отчет о выполнении годового плана. В годовой отчет включаются сведения о выполнении планов-графиков (п.15.9.2.), а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

15.10. Порядок передачи архивами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица документов на государственное хранение.

Передача документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица в государственный архив, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством указанных таможенных органов и соответствующего госархива.

Документы указанных таможенных органов передаются в государственный архив по описям, утвержденным в установленном порядке. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (приложение 57), составляемым в двух экземплярах.

Перед передачей документов от таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица на государственное хранение представитель государственного архива осуществляет в указанных таможенных органах проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов государственным архивом составляются акты; устранение обнаруженных дефектов проводится силами управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При передаче документов в государственный архив передается 2 экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, передаваемого в государственный архив после утверждения описи ЭПК. Передача дел проводится поединично по описям. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертые экземпляры описей вместе с экземплярами акта остаются в управлении, таможне, таможенном посте со статусом юридического лица.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в актах приема-передачи документов на государственное хранение; причины их отсутствия - в прилагаемых к актам справках таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица. Указанные таможенные органы обязаны принять меры к розыску отсутствующих дел.

15.11. Порядок приема-передачи документов при смене начальников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица, заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы), а также при реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.

15.11.1. При смене начальников управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве и архиве, а также учетно-справочного аппарата к ним отражается в актах приема-передачи указанных таможенных органов.

В соответствии с учетными данными отдела (отделения, группы) документационного обеспечения и архива в акте указываются раздельно количество документов, находящихся в делопроизводстве, и количество дел, хранящихся в архиве.

15.11.2. При смене заведующего архивом (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и учетно-справочного аппарата к ним, а также помещений архива, инвентаря и оборудования производится по акту (приложение 58).

Для приема-передачи дел заведующими архивами приказами начальников управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица назначаются комиссии и составе не менее 3-х человек. В состав комиссии включается представитель отдела (отделения, группы) документационного обеспечения.

Прием-передача дел лицами, ответственными за архивы, вновь назначаемым лицам производится в присутствии третьих должностных лиц, назначаемых начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

При приеме-передаче дел проверяются наличие и состояние:

документов архива;

учетных документов и ИСА к документам (паспорта архива, описей дел, листов фонда, дела фонда и карточек фондов, книг поступлений и выбытия документов, справочных картотек);

печатей и штампов архива;

противопожарного и охранного оборудования;

а также проверяются условия хранения документов.

Акты приема-передачи документов при смене заведующих архивами (лиц, ответственных за архивы) подписываются сдающими и принимающими документы архива, членами комиссии (третьими лицами) и утверждаются начальниками управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом немедленно информируется руководство указанных таможенных органов и принимаются меры к их розыску.

15.11.3. Порядок передачи и дальнейшего использования документов таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица при реорганизации или ликвидации последних предусматривается приказами о реорганизации или ликвидации указанных таможенных органов.

Передача документов ликвидируемых указанных таможенных органов входит в обязанность комиссий, образованных для передачи дел и имущества.

При реорганизации указанных таможенных органов с передачей их функций другим организациям последние принимают по актам незавершенные делопроизводством дела управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и их архивы.

Перед передачей документов ликвидируемых или реорганизованных указанных таможенных органов осуществляется проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Если состояние и качество обработки документов не соответствуют требованиям настоящей Инструкции, то ликвидационная комиссия организует упорядочение документов в соответствии с настоящей Инструкцией.

Согласовано

Заместитель руководителя Росархива

В.А. Еремченко

3 марта 1999 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В дальнейшем тексте - "таможенные органы", "таможенный орган", "таможенное управление, таможня, а также таможенный пост со статусом юридического лица", "управление, таможня (таможенный пост со статусом юридического лица)", "управление, таможня (таможенный пост)", "управление, таможня".

*(2) Под документационным обеспечением управления понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

*(3) Порядок работы с секретными документами, документами с грифом "Для служебного пользования" (включая правила учета, хранения и использования печатей, штампов, бланков) и другой специфической документацией регламентируется специальными нормативными актами.

*(4) На письмах не указывается.

*(5) Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

*(6) Правилами оказания услуг почтовой связи (п.60), утвержденными постановлением Правительства РФ от 26.09.97 N 1239, установлен следующий порядок написания адреса на почтовых отправлениях:

наименование адресата (наименование организации или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

название области, края, автономного округа, республики;

почтовый индекс.

В таком же порядке указывается адрес отправителя на конверте.

*(7) В данном пункте и последующем тексте "организация" - обобщенное название учреждений, государственных и иных предприятий, банков, др. структур.

*(8) Краткая форма протокола применяется в случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов и выступлений.

*(9) Межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текста.

*(10) Табулятором называется устройство, позволяющее останавливать каретку пишущей машинки в заданных положениях.

*(11) Личные дела вносятся в номенклатуру под общим заголовком и единым индексом.

*(12) Личные дела формируются в соответствии с требованиями инструкции, утвержденной приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.

*(13) Отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) в отдельных статьях означает, что среди таких документов могут быть документы, имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

*(14) Личные дела оформляются в соответствии с требованиями инструкции, утвержденной приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП.

*(15) Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся на полках, поставленными вертикально, без связок.

*(16) Далее в тексте употребляется термин "фонд" без подразделения на документальный или архивный.

*(17) В соответствии с инструкцией, утвержденном приказом ГТК России от 04.06.98 N 366 ДСП, личные дела уволенных сотрудников хранятся в отделе кадров 1 год, а затем направляются в архив Регионального управления по борьбе с таможенными правонарушениями.

При передаче личных дел из архива таможенного органа в Региональное управление по борьбе с таможенными правонарушениями указанные дела передаются в соответствии с порядком, изложенным в п.15.10. настоящей инструкции (с составлением соответствующих описи и акта приема-передачи).

*(18) См. примечание к подразделу 11.5.

*(19) В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".