Приложение 2. Примерная должностная инструкция ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (отделе) таможенного органа

Приложение 2

к п.1.3.

Примерная должностная инструкция
ответственного за делопроизводство в структурном подразделении (отделе) таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Ответственный за делопроизводство структурного подразделения (отдела) таможенного органа осуществляет ведение делопроизводства в отделе (таможенном посте).

1.2. Ответственный за делопроизводство подчиняется непосредственно:

в управлении, таможне - начальнику соответствующего отдела;

на таможенном посту - начальнику поста.

1.3. Ответственный за делопроизводство назначается приказом по таможенному органу.

1.4. Ответственный за делопроизводство в своей деятельности руководствуется:

положением о структурном подразделении (отделе);

приказами, распоряжениями и другими нормативными документами ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за делопроизводство должен знать структуру таможенного органа, правила эксплуатации пишущих машин и ПЭВМ.

2. Права

Ответственный за делопроизводство имеет право:

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе исполнения документов;

не принимать документы на подпись начальника отдела, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах.

3. Обязанности

3.1. Основной задачей ответственного за делопроизводство является ведение делопроизводства и осуществление контроля за исполнением документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи ответственный за делопроизводство обязан:

принимать документы для структурного подразделения в отделе документационного обеспечения, передавать корреспонденцию на доклад руководству подразделения (таможенного поста), направлять ее после просмотра на исполнение в соответствии с резолюцией;

осуществлять контроль за прохождением и сроками исполнения документов, докладывать о их невыполнении, проставлять необходимые отметки на карточках;

составлять справки (сводки) о ходе исполнения документов;

принимать документы на подпись начальника отдела, проверять правильность составления и оформления исходящих документов;

передавать исходящую корреспонденцию, подготовленную структурным подразделением, в отдел документационного обеспечения для отправки;

формировать дела в соответствии с установленной номенклатурой;

подготавливать документы к последующему хранению и использованию;

передавать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив управления (таможни, таможенного поста со статусом юридического лица);

ежегодно, не позднее 1 декабря, составлять номенклатуру дел отдела на следующий делопроизводственный год;

обеспечивать учет и хранение бланков документов;

давать устные справки по работе в пределах своих обязанностей и компетенции.

4. Ответственность

Ответственный за делопроизводство несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах и должностной инструкцией.