Приложение 3. Примерные должностные инструкции сотрудников делопроизводства

Приложение 3

к п.1.4.

Примерная должностная инструкция
начальника отдела (отделения) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела (отделения)* документационного обеспечения осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного органа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника таможенного органа.

1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику таможенного органа.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

положениями о таможенном органе и отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

2. Права и ответственность

2.1. Начальник отдела имеет право:

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном органе;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах;

подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

вносить руководству таможенного органа предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа, подведомственных таможенных органах;

давать указания, обязательные для выполнения сотрудниками отдела; требовать своевременного и качественного их выполнения;

вносить руководству таможенного органа представления о назначении сотрудников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

2.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства таможенного органа.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном органе, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения.

3.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству таможенного органа;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства таможенного органа;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных ему таможенных органах;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности таможенного органа, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном органе и организовать разработку сводной номенклатуры дел таможенного органа;

осуществлять контроль за деятельностью архива таможенного органа;

участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа;

организовать регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган;

принимать участие в работе по подбору и расстановке сотрудников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству таможенного органа;

разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений сотрудниками отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Начальник отдела взаимодействует:

с руководителями структурных подразделений таможенного органа и подведомственных ему таможенных органов - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству таможенного органа документов, использования служебной информации;

с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Примерная должностная инструкция
инспектора отдела (отделения) документационного обеспечения, осуществляющего регистрацию приказов, распоряжений, докладных записок и других внутренних документов таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (иди среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать от структурных подразделений приказы и распоряжения, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п.3.1.;

формирование указанных в п.3.1. документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, распоряжений, докладных записок на имя руководства таможенного органа и других внутренних документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством таможенного органа приказы и распоряжения, докладные записки на имя руководства таможенного органа и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;

докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству таможенного органа;

осуществлять размножение (через копировально-множительный участок) и рассылку (через экспедицию) приказов и распоряжений на основании списка рассылки, подготовленного подразделением-составителем приказа распоряжения; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;

формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять справочную работу по документам;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор передает:

приказы и распоряжения, предназначенные к размножению и рассылке - в копировально-множительный участок и экспедицию;

другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.3. Инспектор исполняет обязанности .... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектора, осуществляющего машинописные работы, отдела (отделения, группы) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет работы по печатанию документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работы и выдачу отпечатанных документов;

обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм;

выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;

воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку;

знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материалов при печатании различных документов; ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;

ГАРАНТ:

См. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст

перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов;

следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:

получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со структурными подразделениями;

ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. - с хозяйственной службой таможенного органа.

Примерная должностная инструкция
инспектора, ответственного за работу копировально-множительного участка отдела (отделения, группы) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений таможенного органа.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

правилами эксплуатации копировально-множительного оборудования; настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за работу копировально-множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;

состояние копировально-множительного оборудования;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов таможенного органа.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование;

устанавливать очередность выполнения копировально-множительных работ;

обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;

обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально-множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально-множительных работ;

выполнять отдельные задания начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:

получения и выдачи документов, подлежащих размножению и копированию - со структурными подразделениями;

ремонта копировально-множительного оборудования, обеспечения материалами и т.п. - с хозяйственной службой таможенного органа.

Примерная инструкция
инспектора экспедиции отдела (отделения, группы) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в таможенный орган и отправку исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы экспедитором не менее 1 года.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в таможенный орган и отправка исходящей корреспонденции.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать поступающую в таможенный орган корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов;

получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования таможенного органа и его адреса; конвертовать; заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию;

следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3.3. Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение.

В необходимых случаях осуществляет доставку корреспонденции в другие организации.

3.4. Инспектор осуществляет регистрацию сотрудников, прибывших в командировку в таможенный орган.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор:

представляет поступающую в таможенный орган корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции;

принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектора участка входящей корреспонденции отдела (отделения, группы) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, поступившей в таможенный орган из ГТК России, таможенных управлений, таможен, таможенных постов, а также из других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п.1.1.;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1.1.;

формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи документов, указанных в п.1.1., руководству и исполнителям.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать документы, указанные в п.1.1., и регистрировать их (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;

передавать начальнику отдела корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям;

направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;

осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел документационного обеспечения, со всеми материалами по их исполнению;

формировать документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

осуществлять справочную работу по документам;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор представляет:

зарегистрированные документы, указанные в п.1.1. - начальнику отдела;

получаемые документы с резолюцией руководства - в группу контроля и исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектора участка исходящей корреспонденции отдела (отделения, группы) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку исходящих документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию, своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей корреспонденции;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать исходящие документы; проверять правильность их оформления, адресования, наличие подписей, виз и приложений; неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку;

регистрировать исходящие документы (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;

формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

осуществлять справочную работу по документам;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.2. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектора, осуществляющего контроль за исполнением документов, отдела
(отделения) документационного обеспечения таможенного органа

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного органа.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях таможенного органа со всеми документами по проверяемым вопросам;

участвовать на заседаниях и совещаниях, проводимых руководством таможенного органа, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п.3.2.;

невыполнение проверок в установленные сроки;

некачественную подготовку документов;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами таможенного органа организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенных управлений, таможен и других документов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами таможенного органа приказов, распоряжений ГТК России и таможенного органа, поручений руководства таможенного органа по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;

в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;

проверять обоснованность представляемых руководству таможенного органа предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;

по результатам контроля составлять отчеты, справки, сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства таможенного органа руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;

участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях таможенного органа с составлением справок по итогам проверок;

принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;

выполнять отдельные задания начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и распоряжений; отделов таможенного органа.

4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектора отдела (отделения) документационного обеспечения таможенного
органа, ответственного за ведение делопроизводства по обращениям граждан

1. Общие положения

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и таможенного органа;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан;

требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

2.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации обращений граждан;

формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству;

направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль;

осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив таможенного органа;

осуществлять справочную работу по обращениям граждан;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор представляет:

зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела,

получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах таможенного органа.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

--------------

* В дальнейшем тексте - отдел.