Приложение N 1. Инструкция по оформлению и использованию служебных удостоверений федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов

Приложение N 1

к приказу Минюста РФ

от 26 февраля 2008 г. N 38

Инструкция
по оформлению и использованию служебных удостоверений федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов

1. Общие положения

1.1. Инструкция по оформлению и использованию служебных удостоверений федеральных государственных гражданских служащих и работников центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов (далее - Инструкция) устанавливает порядок изготовления, оформления, выдачи, учета, хранения и уничтожения служебных удостоверений федеральных государственных гражданских служащих (далее - государственные служащие) и работников центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов.

1.2. Служебное удостоверение государственного служащего и работника центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов является материальным средством, относящимся к бланкам строгой отчетности и официальным документом, подтверждающим:

для государственных служащих - прохождение по служебному контракту федеральной государственной службы в центральном аппарате Минюста России, его территориальных органах в замещаемой должности и наличие классного чина;

для работников - работу по трудовому договору в центральном аппарате Минюста России, его территориальных органах.

Служебное удостоверение не должно использоваться в целях, не связанных с исполнением служебных обязанностей.

1.3. Служебные удостоверения выдаются следующих серий:

руководящему составу центрального аппарата Минюста России, его территориальных органов, подведомственных ему федеральных служб, агентства и федеральных государственных учреждений Минюста России - PC N 000000;

государственным служащим центрального аппарата Минюста России - ЦА N 000000;

государственным служащим территориальных органов Минюста России - ТОЮ N 000000.

Серии PC, ЦА, ТОЮ дают право допуска во все административные здания центрального аппарата, подведомственных федеральных служб, агентства, территориальных органов и федеральных государственных учреждений Министерства юстиции Российской Федерации, за исключением режимных объектов, допуск в которые осуществляется по специальным пропускам в установленном порядке.

1.4. Служебные удостоверения с истекшим сроком считаются недействительными.

2. Порядок выдачи служебных удостоверений

2.1. Служебные удостоверения за подписью Министра юстиции Российской Федерации (серия РС) выдаются:

директорам департаментов и их заместителям, помощникам и советникам Министра юстиции Российской Федерации;

руководителям управлений Минюста России по федеральным округам;

руководителям территориальных органов подведомственных Минюсту России федеральных служб, агентства;

руководителям федеральных государственных учреждений Министерства юстиции Российской Федерации, назначаемым на должность Министром юстиции Российской Федерации.

2.2. Служебные удостоверения за подписью заместителя Министра юстиции Российской Федерации выдаются:

государственным служащим центрального аппарата Минюста России, за исключением указанных в п. 2.1 (серия ЦА);

заместителям руководителей управлений Минюста России по федеральным округам, федеральных государственных учреждений Минюста России (серии ЦА и ТОЮ);

начальнику, заместителям начальника, главному инженеру, главному энергетику, главному механику, главному бухгалтеру, начальникам служб и отдела кадров Управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения, начальнику, заместителям начальника и начальнику колонны Управления транспортного обеспечения Минюста России, а также в случаях служебной необходимости другим работникам по решению руководства Минюста России.

2.3. Служебные удостоверения работников Управления эксплуатации Департамента ресурсного обеспечения и Управления транспортного обеспечения Минюста России, за исключением должностных лиц, указанных в п. 2.2, оформляет и подписывает его директор.

2.4.Служебные удостоверения за подписью руководителя управления Минюста России по федеральному округу выдаются:

государственным служащим территориальных органов Минюста России по месту службы, за исключением указанных в п. 2.1, 2.2 и 2.3 (серия ТОЮ);

работникам территориальных органов Минюста России.

Образцы служебных удостоверений работников территориальных органов Минюста России, порядок оформления, учета, выдачи и использования устанавливают руководители территориальных органов Минюста России.

2.5. При вручении служебного удостоверения государственному служащему и работнику центрального аппарата Минюста России, его территориального органа, впервые принятому на службу (работу), с ним проводится инструктаж о правилах пользования документом, порядке его хранения и действиях при его утрате.

2.6. Об утрате служебного удостоверения его владелец немедленно письменно заявляет в органы внутренних дел и непосредственному руководителю в Минюсте России, его территориальном органе;

2.7. В случае утраты, порчи служебного удостоверения, а также передачи его другим лицам или использования, не связанного со служебной деятельностью, по представлению Департамента государственной службы и кадров либо кадрового подразделения территориального органа Минюста России проводится служебная проверка и при наличии виновных действий государственного служащего или работника центрального аппарата Минюста России, его территориального органа он в установленном законодательством Российской Федерации порядке привлекается к дисциплинарной ответственности. При этом кадровым подразделением по месту службы или работы ему выдается новое служебное удостоверение.

2.8. Утраченное служебное удостоверение распоряжением Минюста России, территориального органа Минюста России признается недействительным.

2.9. При расторжении служебного контракта (трудового договора) государственные служащие и работники центрального аппарата Минюста России, его территориального органа лично сдают (иным способом передают) служебные удостоверения в Департамент государственной службы и кадров или кадровые подразделения и территориальных органов Минюста России.

Служебные удостоверения за подписью Министра юстиции Российской Федерации и заместителя Министра юстиции Российской Федерации в 10-дневный срок должны быть возвращены в Департамент государственной службы и кадров.

2.10. Оформление служебного удостоверения осуществляется Департаментом государственной службы и кадров, кадровым подразделением территориального органа Минюста России в течение 3 дней на основании заявления и приказа о назначении (приеме, переводе) на должность, присвоении классного чина, изменения фамилии, в связи с истечением срока ранее выданного служебного удостоверения, справки от органов внутренних дел об утере (краже) служебного удостоверения.

Служебное удостоверение выдается под роспись в книге учета вдачи# служебных удостоверений.

В отдельных случаях допускается выдача служебного удостоверения по доверенности, оформленной в установленном порядке.

2.11. Служебные удостоверения выдаются сроком на 4 года, а гражданским служащим и работникам, заключившим срочный служебный контракт (трудовой договор), - на срок его действия, но не более чем на 4 года.

Продление срока действия служебного удостоверения запрещается.

3. Порядок изготовления и оформления служебных удостоверений

3.1. Изготовление бланков служебных удостоверений, голографических знаков и малых выжимных металлических печатей для центрального аппарата, территориальных органов Минюста России, Управления эксплуатации организует Департамент ресурсного обеспечения по заявкам Департамента государственной службы и кадров, территориальных органов Минюста России и Управления эксплуатации.

3.2. Все записи в служебном удостоверении производятся на основании документов личного дела государственного служащего и работника центрального аппарата Минюста России, его территориального органа.

3.3. На правой внутренней стороне служебного удостоверения государственного служащего и работника центрального аппарата Минюста России, его территориального органа помещаются информация о классном чине, фамилия, имя, отчество, замещаемая должность без указания характера служебной деятельности, а также дата выдачи служебного удостоверения. Информация о классном чине записывается без сокращений.

На левой внутренней стороне служебного удостоверения наклеивается черно-белая или цветная фотография государственного служащего или работника, бюст, анфас без светлого угла размером 4,5 х 3,5 см на матовой тонкой фотобумаге.

Под фотографией помещается номер служебного удостоверения и срок его действия.

3.4. На верхний правый угол фотографии наклеивается топографический знак, номер которого соответствует номеру служебного удостоверения.

3.5. После подписания служебного удостоверения Министром юстиции Российской Федерации, заместителем Министра юстиции Российской Федерации, директором Департамента ресурсного обеспечения, руководителем управления Минюста России по федеральному округу в нижнем левом углу правой внутренней стороны служебного удостоверения и на левой стороне в правом нижнем углу фотографии помещаются красные оттиски малой выжимной металлической печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, а на служебных удостоверениях работников Управления эксплуатации помещаются оттиски малой выжимной металлической печати Департамента ресурсного обеспечения.

3.6. Оформление бланков служебных удостоверений производится на лазерном или струйном печатающем устройстве с оптимальным шрифтом "курсив".

4. Порядок учета, хранения и уничтожения служебных удостоверений

4.1. Учет выдачи служебных удостоверений и голографических знаков ведется в книгах учета Департаментом государственной службы и кадров и кадровыми подразделениями территориальных органов Минюста России.

На каждую серию служебных удостоверений ведется отдельная книга учета.

4.2. Для оформления служебных удостоверений за подписью Министра юстиции Российской Федерации, заместителя Министра юстиции Российской Федерации, директора Департамента ресурсного обеспечения руководители соответствующих структурных подразделений центрального аппарата, кадровых служб территориальных органов Минюста России, подведомственных федеральных служб, агентства и федеральных государственных учреждений Минюста России направляют в Департамент государственной службы и кадров фотографии и списки государственных служащих и работников по установленной форме.

На оборотной стороне каждой фотографии указываются фамилия, имя, отчество государственного служащего и работника, которые заверяются подписью ответственного должностного лица, направляющего список.

4.3. Бланки служебных удостоверений, топографические знаки, малые выжимные металлические печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и книги учета хранятся в несгораемых шкафах. Оформление, хранение и выдача служебных удостоверений осуществляются в специально оборудованном помещении.

4.4. При частичной или полной замене служебных удостоверений неизрасходованные и испорченные бланки и голографические знаки, а также сданные государственными служащими и работниками служебные удостоверения периодически, но не реже чем раз в полугодие, подлежат передаче по акту в Департамент ресурсного обеспечения для последующего уничтожения, а кадровыми подразделениями территориальных органов Минюста России, которым предоставлено право выдачи служебных удостоверений, уничтожаются самостоятельно, с составлением соответствующего акта произвольной формы.

Акты уничтожения служебных удостоверений утверждаются директором Департамента государственной службы и кадров, руководителями территориальных органов Минюста России, которым предоставлено право выдачи служебных удостоверений.

4.5. Ответственность за соблюдение правил оформления, учета, хранения и уничтожения бланков служебных удостоверений, использования голографических знаков и малых выжимных металлических печатей с изображением Государственного герба Российской Федерации возлагается на Департамент государственной службы и кадров, Департамент ресурсного обеспечения и соответствующие структурные подразделения территориальных органов Минюста России.