У Вас проверка. Постоянная готовность к проверкам
Бухгалтерия как никто обеспечивает надлежащий уровень налоговой безопасности предприятия.
Любая проверка для главного бухгалтера имеет большое значение. А потому должна быть постоянная готовность к их проведению.
ст. 45 Конституции РФ дает нам право защищать свои права всеми способами, не запрещенными законом. Такое заключение в полной мере может быть отнесено и к предприятиям-налогоплательщикам, которые так же защищают свои права и законные интересы.
А для того чтобы отстоять свои права, мы должны быть тщательно подготовлены.
Причем подготовлены к проверкам должны быть не только документы предприятия, но и сами сотрудники, включая руководителей, ведущих специалистов, а в первую очередь работников бухгалтерии. Ведь именно работники бухгалтерии попадают в круг лиц, которые в ходе проверок финансово-хозяйственной деятельности предприятия непосредственно общаются с проверяющими, налоговыми инспекторами.
Нужны эффективные и законные меры, позволяющие снять риск негативных последствий налоговых проверок.
Необходимо последовательное осуществление также других эффективных и законных мер, позволяющих значительно снизить риск негативных последствий налоговых проверок.
В любом предприятии есть конфиденциальная информация. В связи с Указом Президента от 6 марта 1997 г. N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" согласно Гражданскому кодексу РФ доступ к такой информации ограничен. Это остается коммерческой тайной предприятия. Для того чтобы коммерческая тайна все же осталось тайной, необходимо определить порядок ее хранения и использования. Это устанавливается внутренним регламентом предприятия, при этом назначается должностное лицо, которое будет контролировать выполнение данного регламента всеми работниками предприятия.
Для этого всем сотрудникам предприятия в момент заключения трудового договора выдается предупреждение о необходимости соблюдения коммерческих интересов предприятия.
Все сотрудники обязаны ознакомиться с соответствующим регламентом и быть уведомлены об ответственности за разглашение коммерческой тайны.
В ходе налоговой проверки лицо, ответственное за контроль над коммерческой информацией, должен быть начеку. Он должен не допустить попадание в проверку документов, содержащих коммерческую тайну предприятия.
Для того чтобы избежать таких неприятностей, в предприятии должны быть соблюдены определенные условия для их хранения.
Так, информация на электронных носителях, особенно касающаяся финансовых расчетов, бухгалтерского и налогового учетов, по возможности должна храниться вне стен предприятия. Ведь вынос основного сервера за пределы предприятия с технической точки зрения особых проблем не представляет. А вот хранение текущих архивов меньшего объема, с которыми работают главный бухгалтер, необходимо по возможности организовать на съемных носителях. Они всегда могут быть достаточно быстро отсоединены от основного компьютера. А поскольку они при этом имеют небольшой физический объем, то могут храниться отдельно в условиях, защищенных от несанкционированных действий.
Во время налоговых проверок все действия работников предприятия должны быть согласованны и скоординированы. Более того, назначьте заранее компетентного человека и возложите на него функцию подобного координатора. Конечно же, такой специалист должен хорошо представлять себе процедуру проверки, права и обязанности как проверяющих, так и должностных лиц проверяемого предприятия. Он должен иметь соответствующий объем полномочий, определенных приказом руководителя. Как правило, эта миссия возлагается на юристов. Конечно, главный бухгалтер тоже подходит для этой ответственной работы, но во время проверки он больше всех занят, а кроме того, должен быть взгляд на определенные вещи со стороны. Но все равно юрист должен быть в тесном контакте с главным бухгалтером во время проверки, ведь именно на нем лежит вся ответственность за учет, отчетность и организацию работы бухгалтерии.
В ходе проверки проверяющие извлекают информацию не только из содержания документов. Они ее часто получают из объяснений ваших же сотрудников, из деловой переписки и служебных записок.
Для того чтобы избежать предоставления излишней, недостоверной либо непроверенной информации, работников бухгалтерии и всего предприятия необходимо подробно проинструктировать. Доведите до всех то, что, никто из них не обязан давать никакой информации без согласования с руководителем или назначенным координатором.
Давая информацию, специалист любого подразделения не должен выходить за рамки своей компетенции. Он должен предоставлять только те сведения, с которыми он непосредственно связан в силу заключенного с ним трудового договора. Ничего лишнего, никаких сведений, вытекающих из деятельности других отделов, подразделений или специалистов, оценке либо освещению в рамках контрольных мероприятий не предоставлять. К примеру, работники бухгалтерии не могут давать пояснений по документам и информации, обрабатываемым, к примеру, работниками экономического отдела или других подразделений.
Если кому-то из сотрудников будет предложено дать какие-то объяснения, основываться они должны только на сведениях, точно им известных. Здесь никакие догадки, а тем более предположения недопустимы.
И еще, все работники бухгалтерии должны соблюдать элементарные правила ведения и хранения материалов деловой и служебной переписки. Они должны соблюдать правила ведения собственных служебных записей, это касается даже черновиков. Все эти перечисленные материалы при недостаточной аккуратности обращения с ними могут послужить информацией к размышлению со стороны проверяющих. Это касается и совместного хранения бланков документов других предприятий-контрагентов, штампов, печатей и т.п. Так как зачастую подобные материалы накапливаются в ходе повседневной деятельности. Они располагаются так, чтобы быть все время под рукой. А это очень привлекает внимание проверяющих.
Конечно же, очень помогает профессиональный взгляд на документы учета со стороны.
Для этого как раз и приглашаются аудиторские фирмы. Ведь не каждое предприятие может себе позволить в штате содержать такого сотрудника. Но если вы в чем-то сомневаетесь, а проверка надвигается, не жалейте денег, нанимайте аудиторов, все это вам оплатится.
Главный бухгалтер должен знать о том, что не только налоговые органы могут осуществить контроль. Это могут сделать и подразделения МВД. После упразднения налоговой полиции именно к ним перешли некоторые контрольные функции.
И вы должны быть готовы и к таким налоговым проверкам.
Органы МВД вправе проводить наряду с налоговыми проверками, неявные контрольные мероприятия. К ним относятся: наведение справок, предварительный сбор информации. Они могут осуществлять и оперативно-розыскные мероприятия, что явно выходит за рамки общих представлений о налоговой проверке. Так, Закон от 12 августа 1995 г. N 144-ФЗ "Об оперативно-розыскной деятельности" (с изм. и доп. от 18 июля 1997 г., 21 июля 1998 г., 5 января, 30 декабря 1999 г., 20 марта 2001 г., 10 января, 30 июня 2003 г., 29 июня, 22 августа 2004 г., 2 декабря 2005 г.) дает им право проводить опросы, допросы, обследования помещений и другие мероприятия. При этом любой сотрудник милиции может провести опрос или получить от сотрудника предприятия объяснение. В целях предостережения следует предупредить работников бухгалтерии о том, что давать объяснения, касающиеся деятельности предприятия вообще и налогового учета в частности, сотрудникам милиции вовсе нет необходимости. Это всего лишь их право, но не обязанность. Лучше, если это будет оговорено трудовым договором работников.
Помните, что, в отличие от допроса, опрос не является мероприятием обязательным. Он служит источником сбора предварительной информации. Такая информация необходима для принятия решения о проведении дальнейших оперативно-розыскных или иных мероприятий. Так же на этой информации они могут остановить свою дальнейшую проверку.
И если кто-то из сотрудников правоохранительных органов позвонит вам и пригласит для дачи письменных объяснений, можете смело сослаться на занятость и не приходить. Это можно сделать, даже получив письменное приглашение.
А вот допрос в отличие от опроса - мероприятие обязательное. Проводят его сотрудники милиции в рамках возбужденного уголовного дела. Письменные объяснения, полученные следователем в ходе опроса, не могут быть использованы в качестве доказательства в суде. А вот любое запротоколированное официальное объяснение, полученное в ходе допроса, милиция может использовать как доказательство против предприятия, ее руководителя либо главного бухгалтера.
Начало налоговой проверки для предприятия означает не только начало мероприятия налогового контроля деятельности. Это позволяет проверить также качество и полноту всей предварительной подготовительной работы бухгалтерии. В ходе работы проверке подвергается и общая организованность и согласованность действий должностных лиц и подразделений предприятия.
С начала проверки в предприятии должна начаться работа по ее сопровождению.
Прежде всего необходимо выяснить личности проверяющих, их должностное положение. Проверить полномочия на проведение проверки.
И если в предприятии для этого есть специальные охранные подразделения, они тоже соответствующим образом должны быть подготовлены. Ведь первое впечатление очень ценное, и от их грамотных действий зависит и полное выяснение необходимой информации. Встречающие должны соблюсти все правила предосторожности. Потребовать удостоверения. Проверить решение о проведении налоговой проверки.
И помните, налоговая проверка носит практически формальный характер. Чаще всего налоговые инспекторы изучают документы бухгалтерского и налогового учета, которыми располагает предприятие на период проверки. При этом они могут истребовать не все документы, имеющиеся на предприятии. Перечень истребуемых документов должен быть однозначно определен в рамках вопросов налогового контроля. Это должно быть внесено в решение о проведении проверки.
Ведь в соответствии с п. 1 ст. 93 Налогового кодекса РФ должностное лицо налогового органа вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые документы в рамках проводимой проверки.
А после окончания выездной налоговой проверки налоговиками должен выдаться акт о произведенной проверке.
Т.С. Фролова
"Горячая линия бухгалтера", N 23-24, декабрь 2007 г.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Журнал "Горячая линия бухгалтера"
Учредитель ООО "Журнал "Горячая линия бухгалтера".
Регистрационное свидетельство ПИ N 77-15376 от 12 мая 2003 г.
Выдано Комитетом Российской Федерации по печати.