Спецификация. Графическое описание объектов ("Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2007 г.)

Компания "XXX"

                                              Утверждаю

                                              Генеральный директор "XXX"

                                              _____________________

                                              (Расшифровка подписи)

                                              "__"__________ 20__г.

Номер документа П-01 Версия 0.1

Спецификация
Графическое описание процессов

     Разработал:        _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

     Согласовано:       _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

     Согласовано:       _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

     Согласовано:       _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

     Согласовано:       _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

     Утверждаю:         _________________________    ____________________

                                  подпись                     дата

1. Общие положения

2. Цель разработки и область применения

а) Настоящий Документ описывает требования к разработке графической схемы процесса при регламентации процесса.

б) Данные Методические указания действительны для всех сотрудников Компании, участвующих в регламентации процессов.

3. Список терминов и сокращений

Процесс: устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя. НД: нормативный документ. ОК: Отдел качества.

4. Требования

4.1. Общие положения

4.1.1. Графическое представление процесса (схема процесса) является приложением к НД вида Регламент и Инструкция.

4.1.2. В качестве инструмента построения схем используется программное обеспечение Microsoft Visio.

4.1.3. Для графического представления процессов используется специальный набор образцов символов, расположенный на корпоративном портале Компании в разделе "Документы/Нормативные документы".

4.1.4. После создания графическая схема копируется в приложение к НД.

4.2. Требования к составу поля схемы

4.2.1. Лист схемы (Рабочее поле схемы) должен быть оформлен следующим образом см. рис.1. Рабочее поле разделяется на 4 зоны:

зона "исполнители";

зона "действия";

зона "условия";

зона "результаты".

"Рис. 1. Рабочее поле схемы"

4.3. Требования к оформлению полей схемы

4.3.1. В зоне "исполнители" должен быть указан(ы) субъект(ы), который выполняет то или иное действие.

4.3.2. В зоне "действия" должно быть указано действие (перечень действий), которое выполняет данный субъект(ы).

4.3.3. В зоне "условия" указываются условия процесса. Условия отражают различные разветвления процесса в зависимости от результата действия. При заполнении данной зоны необходимо помнить, что "незначимые" условия не отражаются на схеме. К "незначимым" условиям относятся такие условия, которые возвращают процесс на шаг назад (к предыдущему действию) или к самому же действию, но такие условия всегда отражаются в НД в разделе "Описание деятельности".

4.3.4. В зоне "результаты" отражаются все результаты действия.

4.3.5. Каждый субъект отделяется от другого горизонтальной пунктирной линией (см. символ 14), ограничивая свою "область субъекта". Действия, которые выполняет тот или иной субъект, результаты данных действий и условия их достижения должны находиться в "области субъекта".

4.4. Требования к использованию символов "Символы для графического отображения процессов".

"Таблица 1"

"Таблица 1"

5. Нормативные ссылки и формы

6. Список изменений

Примечание: Ответственность за поддержание в актуальном состоянии данного документа, за проведение обучения его положениям и за определение периода его действия несет начальник Отдела качества.

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", N 11, ноябрь 2007 г.