Вопрос: Работа сотрудников компании носит разъездной характер. В связи с этим организация приобретает им проездные билеты на общественный транспорт. Ни трудовым, ни коллективным договорами приобретение билетов не предусмотрено. Как отражается в бухгалтерском учете покупка таких билетов и какими налогами она облагается? ("Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.)

Работа сотрудников компании носит разъездной характер. В связи с этим организация приобретает им проездные билеты на общественный транспорт. Ни трудовым, ни коллективным договорами приобретение билетов не предусмотрено. Как отражается в бухгалтерском учете покупка таких билетов и какими налогами она облагается?

Статьей 168.1 Трудового кодекса предусмотрено, что работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками расходы по проезду.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

В рассматриваемом случае работодатель вместо возмещения расходов работников на проезд приобретает проездные билеты.

Приобретенные проездные документы учитываются на счете 50 "Касса", субсчет 50-3 "Денежные документы". Выдача билета сотруднику при направлении его по служебным делам вне места расположения его постоянного рабочего места отражается по дебету счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами". По окончании поездки проездной билет подлежит возврату, что отражается, например, в ведомости учета выдачи проездных билетов, форма которой разрабатывается организацией самостоятельно.

Так как в рассматриваемой ситуации проездные билеты используются для производственных целей, их стоимость учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности на счете 20 "Основное производство" (26 "Общехозяйственные расходы").

Теперь о налоговом учете. Как известно, расходами признают обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) компанией.

Для признания расходов экономически обоснованными необходимо подтвердить, что билеты приобретались для служебных поездок. Для этого целесообразно оформить документы, где будет отражен перечень должностей, которые связаны с поездками на общественном транспорте, порядок получения и возврата проездного билета, должностные инструкции, в которых указывается, что работа носит разъездной характер.

Также расходы на приобретение билетов должны быть подтверждены самими проездными документами.

Рассматриваемые расходы учитывают в составе прочих расходов*(1).

Статья 41 Налогового кодекса определяет доход как экономическую выгоду в денежной или натуральной форме, учитываемую в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой ее можно оценить, и определяемую для физических лиц в соответствии с главой 23 данного нормативного акта.

В рассматриваемом случае обеспечение проезда работников на общественном транспорте производится в целях выполнения ими трудовых обязанностей.

Приобретение проездных документов для работников вызвано производственной необходимостью. Поэтому стоимость билетов не может быть признана экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, не облагается НДФЛ.

При этом в организации должен быть приказ руководителя, содержащий порядок использования билетов, перечень сотрудников, чья работа носит разъездной характер.

При определении базы по ЕСН компаниями, производящими выплаты физлицам, учитываются любые выплаты и вознаграждения (за исключением сумм, указанных в статье 238 Налогового кодекса) вне зависимости от формы, в которой она осуществляется, в частности, полная или частичная оплата товаров (работ, услуг, имущественных или иных прав), предназначенных для работника*(2).

Допустим, организация оплачивает транспортные расходы своих сотрудников, осуществляемые ими в целях выполнения своих служебных обязанностей. Тогда сумма такой оплаты не облагается ЕСН. Ведь такая оплата не может рассматриваться как выплата по трудовому договору в пользу сотрудника (оплата за него товаров, работ, услуг). Данная позиция подтверждается многочисленными письмами финансистов*(3).

К. Герасимов,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 ноября 2007 г.

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ

*(2) п. 1 ст. 237 НК РФ

*(3) письма Минфина России от 29.08.2006 N 03-05-01-04/252, от 21.08.2006 N 03-05-02-04/130, от 04.05.2006 N 03-05-01-04/112 и др.