Поездка однодневная - самая проблемная (Т. Макарова, "Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.)

Поездка однодневная - самая проблемная

Однодневные командировки для сотрудников многих фирм - не редкость. Если вопрос решен, то зачем оставаться где-то на ночь, когда еще есть время вернуться домой? Только вот бухгалтерам такие поездки доставляют гораздо больше хлопот, чем может показаться на первый взгляд.

Служебной командировкой признают поездку сотрудника по распоряжению руководителя для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Точную ее продолжительность определяет директор фирмы соответствующим приказом. Если сотрудник может вернуться домой вечером, то есть фактически поездка длится менее 24-х часов, то командировку считают однодневной. Правда, при этом надо иметь в виду еще и вот что. Даже если сотрудник может вернуться из командировки сегодня, у него должно остаться время на полноценный отдых*(1).

Документы для "однодневки"

Однодневную командировку оформляют практически теми же документами, что и поездку на несколько дней. Руководитель издает приказ о командировке, указывая в нем цель и пункт назначения поездки. Если отправляют одного человека, то составляют приказ по форме N Т-9, если несколько человек - N Т-9а. Сотруднику оформляют служебное задание (форма N Т-10)*(2). Оно подтверждает производственный характер поездки. А вот командировочное удостоверение при однодневной командировке можно не выписывать*(3).

Хотя, если есть риск, что сотрудник не успеет выполнить задание до возвращения домой, лучше сразу "добавить" ему денек и оформить двухдневную командировку. Ведь если поездка неожиданно затянется на два дня, то "задним числом" оформить командировочное удостоверение будет трудно.

Данные об "однодневке" фиксируют в журнале учета работников, которые отбывают в командировки. Заметим, что форма журнала не учитывает особенности однодневных поездок - отсутствие командировочного удостоверения. В связи с этим при оформлении записи в журнале помимо прочих данных есть смысл указать пункт назначения командированного.

По возвращении сотрудник заполняет оборотную сторону служебного задания, отчитываясь о проделанной работе. Кроме того, не позднее трех дней после возвращения он составляет авансовый отчет, в котором указывает, сколько денег потратил и на что именно.

Компенсируем расходы

При однодневной командировке сотруднику выдают деньги на проезд как по городу, так и за его пределы. Поскольку поездка длится менее 24-х часов, затрат по найму помещения для проживания у сотрудника быть не может. Такого мнения придерживаются многие региональные инспекции*(4). Причем, в своих разъяснениях чиновники подчеркивают, что при однодневной командировке сотрудник просто обязан вернуться домой в тот же день. Однако с этим никак нельзя согласиться. Ведь решать, где остановиться на ночь, должен сам командированный.

Из документа

15. "..." Если командированный работник по окончании рабочего дня по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы по найму ему возмещаются "...".

Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 г. N 62

Допустим, из-за пробок в городе сотрудник опоздал на последнюю электричку. Что же ему делать? Можно, конечно, взять такси и отправиться домой, но вот признает ли налоговая инспекция такие затраты обоснованными? Да и стоит ли отказывать себе в отдыхе, когда можно снять на ночь номер в гостинице по месту командировки, расходы на проживание в котором фирма обязана возместить. Конечно, при условии, что все свои "внеплановые" затраты сотрудник подтвердит документами.

А. Арутюнов,

адвокат,

доктор юридических наук

Разъездной характер работы вовсе не мешает руководству направлять водителей фирмы в командировки. Если в трудовом договоре помимо характера работы оговорена и дальность ежедневных маршрутов водителя, то это свидетельствует об исключительном характере поездки на большее расстояние. Следовательно, такое исключение является командировкой. В случае такой однодневной командировки работу водителя оплачивают в размере среднего заработка, но суточные выплачивать не надо.

Что же касается суточных, то при "однодневке" работнику они не положены*(5).

Если же компания в трудовом договоре с сотрудником указала, что даже при однодневной командировке ему будут выплачены суточные, то она, всего-навсего, обретет дополнительные налоговые хлопоты. Эти суммы нельзя учесть в составе расходов при расчете налога на прибыль, даже если они будут выплачены в пределах нормы - 100 рублей. Такой вывод налоговики делают на основании того, что суточные в данном случае - необоснованный расход компании. Ведь их выплата при однодневных командировках по территории России не предусмотрена законом.

При таком раскладе суммы суточных не надо включать в базу по ЕСН*(6). Однако "травматические" взносы на сумму "однодневных" суточных начислить все же придется.

К тому же, налоговики считают, что суточные, выплаченные по инициативе работодателя, не что иное как дополнительный доход сотрудника. Следовательно, с этих сумм надо еще удержать и налог на доходы физлиц в размере 13 процентов.

Командировка или характер работы?

Однодневные командировки следует отличать от разъездного характера работы сотрудников. Такая проблема зачастую возникает с оформлением поездок водителей, которые доставляют груз или везут директора в командировку. Должностные обязанности шофера, по сути, в том и состоят, чтобы развозить товары или пассажиров. Однако, когда это будет командировкой, а когда - обычной поездкой?

Что такое однодневная командировка - мы уже выяснили. Теперь разберемся с разъездной работой. Таковой считают работу водителей, курьеров, почтальонов и т.д. При заключении трудовых договоров с ними, как правило, оговаривают район, который они будут обслуживать. К примеру, дальность поездок курьера - только в пределах Москвы, для водителя - не далее 50 километров от места нахождения офиса фирмы и т.п.

Из документа

Статья 57

Обязательными для включения в трудовой договор являются следующие условия: "..." условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы); "..."

Трудовой кодекс Российской Федерации

Допустим, водитель компании везет директора на семинар в другой город, который расположен в 100 километрах от места нахождения офиса. Очевидно, что для руководителя такая поездка будет однодневной командировкой. А как быть с водителем? С одной стороны, Трудовой кодекс не признает право на командировку тех сотрудников, у которых разъездной характер работы*(7). Компенсации за разъездной характер работы им положены сами по себе.

С другой стороны, у водителя в трудовом договоре предусмотрено, что его служебные поездки ограничены расстоянием 50 километров. Значит, все сверхнормативные километры будут для него уже командировкой. Тем более, если водитель выполняет такие поездки по распоряжению руководителя. Кроме того, тут еще имеет значение фактор периодичности. Если поездки по приказу директора - разовые, то их вполне можно считать командировкой.

Налоги с "однодневных" суточных

           /--------------------------------------------------\

           |Суточные выплачены на основании трудового договора|

           \--------------------------------------------------/

     /---------------\  /--------------------\  /-----------------------\

     |Удерживаем НДФЛ|  |Не уменьшаем базу по|  |Платим "травматические"|

     |               |  |  налогу на прибыль |  |      взносы           |

     \---------------/  \--------------------/  \-----------------------/

Т. Макарова,

аудитор

"Актуальная бухгалтерия", N 11, ноябрь 2007 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) п. 15 Инстр. Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62

*(2) утв. пост. Госкомстата России от 05.01.2004 N 1

*(3) письмо Минфина России от 23.05.2007 N 03-03-06/2/89

*(4) письмо УФНС России по г. Москве от 10.02.2006 N 20-12/11312

*(5) п. 15 Инстр. Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.1988 N 62

*(6) п. 3 ст. 236 НК РФ

*(7) ст. 166 ТК РФ