"Конфетная" история, или как управлять бюджетом холдинга на основе системы ВРМ (А. Данилов, "Консультант", N 1, январь 2008 г.)

"Конфетная" история, или как управлять
бюджетом холдинга на основе системы ВРМ

Эффективно управлять финансовыми ресурсами - стремление любого топ-менеджера. По мере роста бизнеса информационный вакуум становится сильнее: времени во все вникнуть не хватает, сотрудники дают только часть необходимой информации, отчетность неполна. В холдинговых структурах ситуация еще сложнее, так как здесь надо сочетать относительную самостоятельность бинес-юнитов с централизованным контролем и следованием единым стандартам...

В компании "Объединенные кондитеры" ситуация была еще сложнее: холдинг включал более 15 предприятий, в том числе ОАО "Рот Фронт", ОАО "Красный Октябрь", ОАО "Кондитерский концерн Бабаевский" - хорошо известные предприятия со своими традициями, сложившейся бизнес-культурой, собственным видением рыночной ситуации и высоким потенциалом развития.

Одним из важных шагов управляющей компании стало построение системы бюджетного управления холдингом. Входящие в него предприятия должны были работать по единым правилам, совместно используя ресурсы холдинга под контролем управляющей компании.

Первоначально основным инструментом планирования являлась программа MS Excel, в которой велся бюджет доходов и расходов. Кроме того, плановые расчеты велись в локальных системах на некоторых заводах. Такая ситуация со временем стала неприемлемой, и руководство холдинга запланировало построить единую систему бюджетного управления на базе решения ВРМ (Business Performance Management). Учитывая размеры предприятия, проект должен был стать масштабным.

Трудности выбора

После первичного анализа рынка холдинг выбирал между системами SAP и Hyperion. Презентации показали, что обе системы включают в себя мощный функционал по бюджетированию, который в целом устраивал руководство "Объединенных кондитеров". По цене проекты по обеим системам были примерно одинаковы. Поэтому ключевыми факторами при выборе стали компетенция проектной команды и гибкость решения.

По этим критериям была выбрана система Hyperion, представленная компанией ЛАНИТ, - специализированное решение в области повышения эффективности бизнеса, с большими возможностями адаптации под специфику бизнеса конкретного предприятия и расширения масштаба внедрения за счет добавления новых предприятий. Уже проводилась интеграция системы Hyperion с Dynamics AX и 1С. Кроме того, на тот момент отраслевое решение на базе Hyperion для пищевой индустрии было разработано для компании "Вимм-Билль-Данн". Таким образом, возможности системы были в достаточной степени изучены, и уже на этапе переговоров обсуждалось, что принципиально реализуемо в системе, а что нет.

Несомненно, отраслевая специфика меньше влияет на бюджетирование, чем, к примеру, на логистику или управление производством, но такое влияние все же присутствует.

Понимание объема и уровня сложности задач автоматизации - реальная проблема для многих проектов. На старте трудности, как правило, преуменьшаются обеими сторонами к обоюдному удовольствию. Консультанты недооценивают объем работ ввиду недостатка информации - ведь анализ у заказчика еще не проводился, а заказчик, как правило, не обладает достаточным опытом, чтобы понять сложность задач. Поэтому единственный способ более или менее точно определить масштаб предстоящей работы до старта проекта - опереться на предыдущий опыт консультантов.

Цели...

Цель проекта "Объединенных кондитеров" заключалась в повышении эффективности управления холдингом. Итоги подобных программ не всегда можно интерпретировать однозначно. Результаты многих проектов по совершенствованию управления, особенно реинжиниринговых, имеют спорный характер.

Бюджетирование вошло в арсенал обязательных инструментов управления бизнесом. При правильном выборе решения и ведении проекта заказчик всегда получает запланированный результат. Поэтому внедрение системы бюджетирования - это самый востребованный тип проектов в области повышения эффективности управления бизнесом.

Ясное понимание цели проекта, сильная поддержка владельцев бизнеса, наличие достаточного бюджета на осуществление проекта (не только денежных средств, но и готовности активно использовать своих специалистов-экспертов) стали начальными предпосылками успеха планов по постановке и внедрению бюджетного управления. Если заказчик не знает, чего хочет, или делегирует ответственность на нижние уровни управления - это практически всегда означает, что поставленная задача не будет успешно решена.

Рассмотрим, как на основе целей данного проекта строилась его реализация и какие задачи были решены.

...и средства

Проект проводился совместной проектной командой компании ЛАНИТ и "Объединенных кондитеров" под общим руководством финансового директора со стороны заказчика, что, несомненно, обеспечило высокий уровень административной поддержки. Консультанты производили работы с осуществлением процедур проектного управления - проведением совещаний с руководством холдинга, регулярным обновлением плана и т.п.

Нужно отметить, что иногда даже сильные команды пренебрегают формальными процедурами контроля и управления, что влечет за собой повышение рисков при реализации проекта. Риски носят вероятностный характер и не всегда "срабатывают" во время конкретного проекта, но при правильном ведении работ необходимо страховаться от их возможного воздействия. Поэтому совместная проектная команда работала с соблюдением формальной методологии и процедур управления проектом.

Необходимые условия для осуществления проекта

Бюджетирование не имеет смысла без анализа исполнения бюджета, который опирается на фактические данные, что, в свою очередь, требует систематизации в учетных системах данных, разработки правил учета по аналитическим направлениям, финансовой структуре и т.п. Так, если нет учета по центрам финансовой отчетности (далее - ЦФО), то и реалистический план по ЦФО сделать невозможно. Отнесение хозяйственной операции к тому или иному ЦФО - это не только отражение факта, но и некоторый компромисс, абстракция, и требуется единый взгляд всех участников хозяйственного процесса на то, что такое ЦФО, какая структура у этой аналитики и по каким правилам нужно с ней работать.

Решение Hyperion

Oracle's Hyperion Financial Performance Management Applications - модульный пакет интегрированных приложений, который поддерживает весь цикл финансового управления целеполаганием, моделированием, планированием, мониторингом, анализом и подготовкой отчетности.

В Hyperion полностью реализована концепция ВРМ, которая позволяет управлять реализацией бизнес-стратегии компании и включает процессы:

финансового и операционного планирования;

консолидации и подготовки финансовой отчетности;

моделирования, анализа и мониторинга ключевых показателей эффективности.

В пакет приложений входит система Hyperion Planning, которая позволяет управлять планированием, бюджетированием и прогнозированием.

Решения Hyperion были внедрены более чем в 10 000 компаний, в том числе в 91 компании из списка Fortune 100.

В 2007 году корпорация Hyperion вошла в состав корпорации Oracle.

Необходимыми условиями успешного внедрения системы бюджетного управления являются:

наличие фактических данных в учетных системах в требуемой аналитике:

наличие формализованной методики бюджетирования и соответствующих регламентирующих документов:

стандартизация ведения нормативной и справочной информации. Должен быть определен порядок ввода данных, установлены коды, единые для всех предприятий и систем, сама информация должна быть введена до начала опытной эксплуатации системы бюджетирования. Информация должна синхронизироваться по всем корпоративным системам. Все указанные работы могут выполнить как консультанты, так и сам заказчик. В случае с холдингом "Объединенные кондитеры" этим занимался в основном заказчик. Сроки проведения и результаты работ учитывались при составлении плана проекта внедрения Hyperion и оказывали прямое влияние на сроки его осуществления.

Архитектура решения

Обычно представители бизнеса не очень интересуются архитектурой решения, уделяя основное внимание функциональности. Но возможность эффективно работать в условиях филиальной сети, где множество офисов распределено в географическом пространстве, становится актуальной для большинства компаний. А значит, игнорировать архитектуру невозможно, тем более что сетевая инфраструктура существенно влияет на стоимость владения системой показателей безопасности и надежности.

Бюджетирование в Hyperion базируется на технологии OLAP, которая позволяет более качественно выполнять запросы к данным, получать информацию в агрегированном виде и готовить сложные отчеты значительно быстрее, чем реляционные базы данных.

В Hyperion Planning пользователи могут работать на основе web-клиентских мест, что очень удобно для холдинговых решений. Именно это и было реализовано в проекте. Особенностью архитектурного решения является механизм обновления данных - серверы Essbase и MS SQL синхронизируют нормативно-справочную информацию в режиме on-line (см. схему 1).

Схема 1. Укрупненная архитектура решения
на базе Hyperion Planning

               /--------------\                          /--------------\

Уровень        |Windows-клиент|                          |Web/HTML-кли- |

пользователя   |              |                          |ент           |

               \--------------/                          \--------------/

                 |Администрирование                        Ввод данных|

                 |Интеграция                                    Анализ|

                 |Excel Add-In                        Создание отчетов|

                 \-------\                                   /--------/

               /--------------\     /--------------\     /--------------\

Уровень        |Сервер отчетов|     |Сервер  прило-|     |  Web-сервер  |

приложений     |              |-----|жений         |-----|              |

               \--------------/     \--------------/     \--------------/

                                           |

                      /--------------------+---------------------\

                      |                    |                     |

               /--------------\            |             /--------------\

Уровень        |  OLAP-сервер |            |             |     RDBMS    |

данных         |              |            |             |              |

               \--------------/            |             \--------------/

                                           |

                      /------------------------------------------\

                      |                                          |

               /--------------\                          /--------------\

Уровень        |     ERP      |                          |Учетные систе-|

первичных      |              |                          |мы            |

данных         |              |                          |              |

               \--------------/                          \--------------/

А что в итоге?

Планирование производства в холдинге "Объединенные кондитеры" необходимо было осуществить с учетом специфических особенностей пищевой отрасли:

многочисленных нормативов по сырью (рецептуры) и труду (карт трудоемкости):

сложных продуктов.

Поскольку холдинг состоит из большого количества крупных по меркам пищевой индустрии предприятий, то в производстве присутствует много переделов и интенсивное движение большого объема товаров, полуфабрикатов и сырья между фабриками.

Все эти особенности были учтены при проектировании решения и формировании структуры базы нормативно-справочной информации.

В ходе проекта был решен целый ряд задач:

создан единый для всех предприятий холдинга стандарт и методика бюджетного планирования:

спланированы и согласованы бюджеты по всем сторонам хозяйственной деятельности холдинга и структурным единицам:

спланирован расход сырья на основе рецептур продукции:

спланированы продажи методом сверху-вниз (ориентиры) и снизу-вверх (окончательный план): сформированы итоговые отчетные формы бюджетов: бюджета движения денежных средств прямым и косвенным методом, бюджета доходов и расходов, баланса:

созданы консолидированные бюджетные формы:

проведен анализ маржинальной и валовой прибыли по каждой номенклатурной позиции:

осуществлены работы с несколькими вариантами бюджетов параллельно и моделирование влияния различных факторов и показателей на бюджет:

проведена интеграция существующих приложений с системой бюджетирования.

Проект внедрения Hyperion дал холдингу возможность многовариантной работы с бюджетами. Гибкие аналитические функции позволили не просто формировать бюджеты, но формировать "зряче", проверяя альтернативные варианты с использованием современных методов анализа.

Разработанная в ходе проекта система бюджетирования предоставила руководству холдинга "Объединенные кондитеры" возможность осуществлять: "

1. контроль за ходом бюджетной компании, который представляет собой сравнительный анализ версий бюджета на различных этапах согласования:

2. сценарный анализ. Он подразумевает получение нескольких сценариев бюджета, сформированных по одинаковым алгоритмам, но на основе разных значений входящих параметров. В качестве параметра могут выступать любые данные, вводимые в систему вручную в процессе бюджетного планирования:

3. анализ по горизонтам планирования. Этот анализ представляет собой сопоставление планов на один и тот же период, сформированных в разных (с точки зрения горизонтов планирования) бюджетах, а также сопоставление разных типов планов с фактом:

4. факторный анализ выручки и себестоимости. Анализ отклонений фактической выручки от плановой в разрезе влияния следующих трех факторов:

объема продаж:

структуры продаж (под структурой продаж понимается доля ассортиментных позиций в общем объеме продаж);

цены реализации.

Анализ отклонений фактической себестоимости от плановой в разрезе влияния следующих факторов:

объема продаж:

структуры продаж (под структурой продаж понимается доля ассортиментных позиций в общем объеме продаж);

стоимости сырья и материалов, затраченных на производство продукции:

- объема сырья, затраченного на производство продукции,

- курса обмена валюты цены закупки,

- цен на сырье, затраченное на производство продукции:

расходов на оплату труда при производстве продукции:

прочих расходов, включенных в производственную себестоимость.

На схеме 2 показаны сформированные в ходе проекта бюджеты и взаимосвязи между ними.

Схема. 2 Формирование бюджетов

/---------------\   /----------------\   /----------------\   /----------------\

| Бюджет продаж |   |Бюджет    транс-|   |Бюджет маркетин-|   |Бюджет  финансо-|

|               |--|портных средств |   |говых расходов  |   |вой деятельности|

|               |   |                |   |                |   |                |

\---------------/   \----------------/   \----------------/   \----------------/

       |  \-----------------+---------------------/                    |

/---------------\   /----------------\                        /----------------\

|Бюджет   произ-|   |Смета   расходов|                        |Бюджет  инвести-|

|водства   (план|   |подразделений   |------------------------|ций             |

|производства)  |   |                |                        |                |

\---------------/   \----------------/                        \----------------/

          \----------------|                                           |

/---------------\           |                                           |

|Бюджет  закупок|           |                                           |

|сырья          |           |                                           |

|               |           |                                           |

\---------------/           |                                           |

                                                                      |

/---------------\   /----------------\                                  |

|Бюджет   произ-|   |Бюджет вспомога-|                                  |

|водства (прямая|   |тельных   произ-|                                  |

|себестоимость) |   |водств          |                                  |

\---------------/   \----------------/                                  |

       |----------------------------------------------------------------/

/---------------\   /----------------\    /---------------\   /----------------\

|Бюджет себесто-|   |Отчет о  валовой|    |Бюджет  налогов|   |Прогнозный   ба-|

|имости  готовой|--|прибыли         |---|(ЕСН, налог  на|--|ланс  (начальные|

|продукции      |   |                |    |имущество, НДС)|   |остатки)        |

\---------------/   \----------------/    \---------------/   \----------------/

       /------------------------------------------/

/---------------\   /---------------\     /---------------\

|Бюджет  доходов|   |Бюджет  налогов|     |Бюджет расчетов|

|и расходов     |--|(налог на  при-|----|               |

|               |   |быль)          |     |               |

\---------------/   \---------------/     \---------------/

       |                   /----------------------/

       |                   

       |            /---------------\     /---------------\    /---------------\

       |            |Бюджет движения|     |Прогнозный  ба-|    |Бюджет движения|

       |            |денежных       |----|ланс           |---|денежных       |

       |            |средств   (пря-|     |               |    |средств   (кос-|

       |            |мой)           |     |               |    |венный)        |

       |            \---------------/     \---------------/    \---------------/

_______|___________________|______________________|____________________|________

Консолидированные бюджеты

Обучение без сопротивления

Большое внимание при осуществлении проекта было уделено подготовке сотрудников холдинга к работе в новой системе. Уже на первом этапе IT-специалисты предприятий прошли курс администратора системы. Для финансистов была разработана отдельная программа обучения, ориентированная на специфику "Объединенных кондитеров". Знакомство с нововведениями проходило в течение двух недель. В рамках обучения сотрудники региональных предприятий холдинга сформировали в системе проект бюджета.

Обучение стало также элементом тестирования. После него пользователи на местах были готовы начать полноценную работу в новой системе.

Перспективы

В настоящее время сотрудники "Объединенных кондитеров" уже активно работают в новой системе. Бюджетное управление в холдинге развивается сейчас преимущественно в области интеграции с учетными системами, которые на начальном этапе просто не могли предоставить все требуемые фактические данные.

Проект по постановке и внедрению бюджетирования на базе Hyperion Planning стал первым этапом на пути внедрения современных технологий управления эффективностью бизнеса в холдинге. Следующими шагами могут быть постановка и внедрение системы подготовки отчетности по международным стандартам, системы сбалансированных карт показателей, построение системы аналитических отчетов с панелями индикаторов, с графической интерпретацией информации на основе решений BI, различных концепций управления бизнесом типа 6 сигма, кайзен, канбан...

"Объединенные кондитеры" сделали еще один шаг на пути от объединенной в холдинг группы компаний к единой по своим целям, ценностям и стандартам управления корпорации.

А. Данилов,

директор по развитию бизнеса ERP отделения

систем управления и консалтинга компании ЛАНИТ

"Консультант", N 1, январь 2008 г.