"1С:Предприятие 8" в агентстве недвижимости (А. Фогель, "Финансовая газета", N 8, февраль 2008 г.)

"1С:Предприятие 8" в агентстве недвижимости

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Агентство недвижимости "Корел" основано в 1997 г. и сегодня является самой крупной риэлторской фирмой в г. Ухте Республики Коми. Оно работает с жилой и нежилой недвижимостью, а также предоставляет услуги по оценке имущества. С декабря 2007 г. агентство позиционирует себя как ипотечный брокер. Его клиентами являются как физические, так и юридические лица.

История автоматизации деятельности агентства начиналась с MS Excel, а продолжилась с использованием программных продуктов сторонних разработчиков. В дальнейшем в связи с развитием рынка недвижимости, расширением спектра услуг агентства и желанием руководства повысить его конкурентоспособность было принято решение о разработке силами собственных IT-специалистов автоматизированной системы, учитывающей различные нюансы работы на этом рынке.

Для повышения эффективности работы агентства недвижимости специалисты компании "Корел" (партнер фирмы "1С", г. Ухта) разработали программный продукт "Корел: Управление агентством недвижимости". Он создан на платформе "1С:Предприятие 8". Рассмотрим некоторые особенности этой программы.

Бизнес-процесс "Осуществление сделки"

Агентство недвижимости работает с информацией - коммерческими предложениями покупателей и продавцов. Вознаграждение агента по недвижимости, как правило, рассчитывается как процент от суммы комиссии, полученной агентством за оказанные услуги по сделке с недвижимостью за вычетом затрат. Данная ситуация нередко провоцирует индивидуализм агентов, который выражается в желании самостоятельно оказать все услуги по сделке и проявляется в сокрытии от других агентов информации о полученном коммерческом предложении.

Вся последовательность действий агентов и менеджеров по сделке с недвижимостью представлена в программе в виде бизнес-процесса "Осуществление сделки", который состоит из этапов: "Учет заявки клиента. Внесение коммерческого предложения", "Подбор объекта", "Показ объекта", "Заключение договора при покупке", "Заключение договора при продаже", "Подготовка документов" и "Регистрация сделки. Проведение сделки купли-продажи". За выполнение каждого этапа руководителем установлен определенный процент вознаграждения. Таким образом, все исполнители, которые участвовали хотя бы в одном этапе завершенной сделки, гарантированно получают вознаграждение, даже если в момент ее завершения они находятся, например, в отпуске или болеют. В результате использования данной методики увеличился объем актуальной информации, поступающей в информационную базу, коллектив сплотился для достижения конечной цели, повысилось количество завершенных сделок.

В системе также предусмотрен вариант данного бизнес-процесса, при исполнении которого агентство приобретает недвижимость у продавца, а затем продает ее покупателю. Для регистрации операции по покупке в данном случае используется документ "Эксклюзивный договор".

С некоторыми клиентами агентство может договориться о взаимном обеспечении льготными условиями при совершении сделки. Льготой со стороны клиента может быть обязательство не обращаться к третьей стороне для поиска покупателя (продавца). Ответная льгота со стороны агентства, например продавцу, может быть выражена в виде аванса в счет предстоящей сделки. Возможность работы по льготной схеме также реализована в бизнес-процессе.

Для удобства работы агентов в системе реализован специализированный инструмент "Рабочее место риэлтора".

Бизнес-процесс "Оказание дополнительной услуги"

Данный бизнес-процесс предназначен для автоматизации деятельности, связанной с оказанием клиенту дополнительной услуги, например по сбору пакета документов для подачи на государственную регистрацию недвижимости. Он состоит из этапов "Заключение договора", "Исполнение договора" и "Завершение договора".

Работа с неактуальными заявками и договорами

Некоторые заявки клиентов со временем становятся неактуальными. Клиент может, например, приобрести объект недвижимости самостоятельно или через другое агентство либо отказаться от своей заявки по причине изменившихся обстоятельств или каких-либо других внутренних причин. При этом, несмотря на то что заявка потеряла актуальность, она все равно присутствует в отчете "Объект недвижимости", что мешает работе. В то же время удаление неактуальных заявок является неоправданным, поскольку это приводит к потере информации, необходимой для анализа рынка недвижимости. Для разрешения данной коллизии в системе предусмотрен документ "Закрытие коммерческого предложения", с помощью которого статус документа "Коммерческое предложение" изменяется с рабочего на закрытое. При этом обязательно указывается причина закрытия, что дает возможность анализировать срок экспозиции объектов недвижимости, количество и качество поступивших, выбывших и обслуженных клиентов, а также работу риэлторов. Закрытые коммерческие предложения не видны в отчете "Объекты недвижимости", но в то же время доступны для анализа в журнале документов "Закрытия коммерческих предложений".

Аналогично с помощью документа "Расторжение договора" регистрируется отказ от заключенных договорных обязательств, зафиксированных с помощью документов "Договор недвижимости", "Договор оказания услуг" или "Эксклюзивный договор".

Расчет заработной платы агентов

Руководитель агентства задает в системе тариф в виде процента для каждого вида работ в зависимости от его сложности и значимости. Тариф устанавливается на месяц с учетом тенденций рынка (больше покупателей или продавцов, сбалансированная ситуация), а затем может быть пересмотрен. Предположим, количество покупателей на рынке недвижимости стало значительно превышать количество продавцов. В этой ситуации руководитель агентства может для работы "ввод коммерческого предложения продавца" установить более высокий процент, чем для работы "ввод коммерческого предложения покупателя". Система позволяет хранить историю тарифов.

В конце месяца руководитель формирует документ "Начисление заработной платы", который позволяет проанализировать успешно завершенные сделки и договоры оказания услуг, а также произвести расчет начислений агентам за выполненные ими виды работ и за оказанные услуги.

Управленческие отчеты

Управленческие отчеты программы дают возможность проанализировать разнообразные аспекты деятельности агентства. Это отчеты "Эффективность показов", "Анализ закрытия коммерческих предложений", "Анализ расторжения договоров", "Взаиморасчеты с персоналом", "Доходы и расходы", "Статистика по работе риэлторов", "Начисления агенту" и т.д. С помощью отчета "Оценка рынка недвижимости", например, выполняется суммовая и количественная оценка рынка в разрезе вида сделок, типа объектов и назначенного свойства на начало и конец периода, а также внутри периода. Кроме того, в данном отчете представлена таблица, в которой проанализирована степень охвата агентством рынка недвижимости.

Управленческий учет, реализованный в системе, обеспечивает многовалютный учет при совершении сделки, учет операций нескольких агентств в одной информационной базе, учет взаиморасчетов с агентствами-посредниками, стоимостную и количественную оценку основных этапов бизнес-процессов, а также учет дополнительных хозяйственных операций. Управленческий учет ведется с использованием специального управленческого плана счетов.

Предусмотрены автоматическое обновление информации между филиалами агентства, а также автоматическая выгрузка необходимой информации на сайт предприятия. Программа позволяет руководителю иметь представление о количестве и качестве совершаемых каждым сотрудником операций, об активах, задействованных в работе агентства, как собственных, так и заемных, вести учет средств, выданных каждому риэлтору.

Для работы с программой необходимо наличие платформы "1С:Предприятие 8".

Прикладное решение "Корел: Управление агентством недвижимости" получило от фирмы "1С" сертификат "Совместимо! Система программ "1С:Предприятие".

А. Фогель,

1С:Партнер "Корел"

Контактный телефон 8-912-947-62-53

"Финансовая газета", N 8, февраль 2008 г.