Инвентаризация библиотечных фондов (Л. Ларцева, "Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.)

Инвентаризация библиотечных фондов

Все библиотечные учреждения должны проводить инвентаризацию имущества в целях его сохранности и полноты отражения на счетах бухгалтерского учета. В составе данного имущества особое место занимают библиотечные фонды. Как правило, они состоят из большого количества экземпляров и составляют значительные суммы в стоимостном выражении.

Инвентаризация библиотечных фондов имеет свои особенности. Рассмотрим их в данной статье, а также разберем, как правильно отразить на счетах бухгалтерского учета результаты инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации

В соответствии с п. 7 Инструкции N 25н*(1) при проведении инвентаризации библиотечные учреждения должны руководствоваться:

- Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 "Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств" (далее - Методические указания);

- Федеральным законом от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ);

- Федеральным законом от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле".

Согласно п. 2.2 Методических указаний для проведения инвентаризации в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Как правило, инвентаризация библиотечных фондов занимает много времени, так как объем инвентаризируемого имущества достаточно велик. Поэтому инвентаризацию проводят по частям. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются дополнительно несколько рабочих комиссий. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается приказом руководителя по учреждению. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, бухгалтерских служб и другие специалисты.

Сроки и виды инвентаризации библиотечных фондов определяются по согласованию с учредителем и утверждаются в учетной политике. В пункте 10.2 Инструкции об учете библиотечного фонда*(2) (далее - Инструкция N 590) Министерством культуры утверждены следующие сроки проведения инвентаризации:

- наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах, - ежегодно;

- редчайшие фонды - один раз в 3 года;

- ценные фонды - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц - один раз в 5 лет;

- фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц - один раз в 7 лет;

- фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн. учетных единиц - один раз в 10 лет;

- фонды библиотек свыше 1 млн. учетных единиц - поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.

Эти сроки согласованы с Минфином в Письме от 4.11.1998 N 16-00-16-198. Помимо указанных сроков проведение инвентаризации обязательно в случаях, предусмотренных п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ:

- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также преобразовании бюджетного учреждения;

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене материально ответственных лиц;

- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

- при реорганизации или ликвидации организации.

Инвентаризация библиотечного фонда при смене руководителя библиотеки приравнивается к очередному сроку.

В бухгалтерском учете согласно п. 19 Инструкции 25н аналитический учет библиотечных фондов осуществляется в Инвентарной карточке группового учета основных средств (ф. 0504032). Для библиотечных фондов открывается одна карточка, учет в которой ведется только в денежном выражении общей суммой. Поэтому при инвентаризации эти карточки не используются, а применяются данные из книг инвентарного учета в соответствии с Инструкцией N 590, в которых ведется учет библиотечных фондов в разрезе не только суммового, но и количественного учета. Сведения о фактическом наличии библиотечных фондов вносятся в инвентаризационные описи. По тем фондам, в ходе инвентаризации которых выявлены отклонения в учетных данных, составляются сличительные ведомости. В них отражаются расхождения между показателями бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

После завершения инвентаризации составляется акт с объяснительной запиской и списком отсутствующих изданий. Результаты проверки, зафиксированные в акте, рассматриваются комиссией. После этого акт передается на утверждение.

Особенности учета и проверки книжных памятников

Особого внимания заслуживает инвентаризация книжных памятников, так как она проводится чаще, чем инвентаризация остальных библиотечных фондов. К книжным памятникам согласно п. 2.1 Положения о книжных памятниках*(3) (далее - Положение) относятся:

1) печатные издания - книги, сам факт появления которых, а также особенности бытования имеют выдающееся историко-культурное значение;

2) экземпляры изданий - наиболее качественные экземпляры, выделенные из общего тиража издания, в целом обладающего достоинствами историко-культурной ценности и редкости издания:

- экземпляры в случае особой редкости и ценности издания;

- экземпляры как ценных, так и ординарных изданий, получивших выдающееся или документирующее значение в процессе их создания или бытования (так называемые особые экземпляры с автографами, пометами, цензурными ограничениями и др.).

Книжные памятники в составе библиотек находятся в режиме использования, приближенном к архивному и музейному. Книжные памятники, находящиеся на государственном хранении, подлежат обязательной государственной регистрации по установленным правилам, а также отражению в сводных федеральных и региональных банках данных. Ежегодно осуществляется их проверка, результаты которой оформляются актом и передаются в органы регистрации. Периодичность проверки фондов книжных памятников, насчитывающих 100 тыс. экземпляров и более, определяется индивидуально по согласованию с органами охраны культурного наследия.

Согласно п. 8.10 Положения не допускается исключение из фондохранилищ книжных памятников по причинам устарелости (морального износа), а также физического износа вследствие их эксплуатации потребителями или естественного физического старения материалов. Единственным основанием для списания книжных памятников является их утрата в результате непредвиденных обстоятельств и воздействий.

Всякие изменения в составе фондов книжных памятников, обусловленные их передвижением, новыми поступлениями или утратами, документально фиксируются и регулярно направляются в органы охраны, зарегистрировавшие данные памятники.

Результаты инвентаризации библиотечных фондов

В результате инвентаризации библиотечных фондов, как правило, выявляют библиотечные фонды, которые нужно списать по причине устаревания по содержанию, ветхости, морального износа, недостачу книг по причине потери читателей или других виновных лиц, малоиспользуемую литературу для перевода на депозитарное хранение или в обменные фонды.

Исключение устаревших по содержанию
и ветхих изданий библиотечного фонда

Устаревшими по содержанию считаются издания и материалы, утратившие свою актуальность и практическую ценность. Ветхими считаются издания и материалы, пришедшие в непригодное для использования состояние и неподдающиеся реставрации или когда их восстановление экономически нецелесообразно. Отбор устаревших по содержанию и ветхих изданий и материалов производится работниками библиотек с привлечением членов инвентаризационной комиссии. Исключение материалов из библиотечных фондов оформляется актом списания (ф. 0504144) с приложением списков исключенной литературы, в котором указывается причина выбытия.

Списание библиотечных фондов, согласно п. 21 Инструкции N 25н, производится следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 101 07 410 "Уменьшение стоимости библиотечного фонда"

Списанные устаревшие по содержанию или ветхие материалы библиотеки могут реализовать как макулатуру, но не могут передавать другим библиотекам.

Денежные средства от реализации макулатуры, полученной от списания библиотечных фондов, перечисляются в доход бюджетов бюджетной системы РФ по соответствующим кодам вида доходов (Письмо Минфина РФ от 20.06.2007 N 02-14-10а/1535).

Пример 1.

Списаны по акту книги на сумму 15 000 руб. Оприходована макулатура от списания книг по рыночной цене - 5000 руб. Макулатура реализована на сумму 6000 руб., в том числе НДС - 915,25 руб.

При расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль учреждение включит:

- в состав доходов от реализации - 5 084,75 руб. (6000 - 915,25) (п. 1 ст. 248 НК РФ)

- во внереализационные доходы - 5000 руб. (п. 13 ст. 250 НК РФ);

- в материальные расходы - стоимость макулатуры в сумме 1200 руб. (5000 x 24%) (п. 2 ст. 254 НК РФ).

Данные операции будут отражены следующими бухгалтерскими проводками:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны книги по причине ветхости	1 401 01 172	1 101 07 410	15 000
Оприходована макулатура, полученная от списания книг	1 105 06 340	1 401 01 172	5 000
Начислен доход от реализации макулатуры	2 205 09 560	2 401 01 172	6 000
Списана реализованная макулатура	1 401 01 172	1 105 06 440	5 000
Получены в кассу денежные средства от реализации	2 201 04 510	2 205 09 660	6 000
Сданы денежные средства на лицевой счет в казначействе	2 201 01 510	2 201 04 610	6 000
Начислен НДС	2 401 01 172	2 303 04 730	915,25
Начислен налог на прибыль ((6000 - 915,25 + 5000 - 1200) руб. x 24%)	2 401 01 172	2 303 03 730	2 132,34
Перечислен НДС в бюджет	2 303 04 830	2 201 01 610	915,25
Перечислен налог на прибыль	2 303 03 830	2 201 01 610	2 132,34
Начислена задолженность в бюджет в сумме средств, оставшихся после уплаты налога (6000 - 915,25 - 2132,34)	2 401 01 172	2 303 05 730	2 952,41
Перечислены денежные средства, оставшиеся после уплаты налогов, в доход бюджета	2 303 05 830	2 201 01 610	2 952,41

Данные проводки составлены на основании Письма Федерального Казначейства от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404.

Обратите внимание: в Письме Федерального Казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-371 приведена иная корреспонденция счетов по реализации государственного имущества.

Пример 2.

Воспользуемся условиями примера 1. Покупатель макулатуры перечисляет в доход соответствующего бюджета сумму за минусом НДС и налога на прибыль, а налоги - на внебюджетный счет продавца, открытый в ОФК.

Данные операции подлежат отражению на счетах бухгалтерского учета согласно Письму N 42-7.1-01/2.2-371 следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Списаны книги по причине ветхости	1 401 01 172	1 101 07 410	15 000
Оприходована макулатура, полученная от списания книг	1 105 06 340	1 401 01 172	5 000
Списана учетная стоимость макулатуры	1 401 01 172	1 105 06 440	5 000
Начислена задолженность бюджету за реализуемую макулатуру	1 205 02 560	1 303 05 730	2 952,41
Начислена задолженность покупателя макулатуры по НДС, подлежащему перечислению учреждением в бюджет в соответствии с НК РФ	2 205 10 560	2 401 01 180	915,25
Начислена задолженность покупателя макулатуры по налогу на прибыль,	2 205 10 560	2 401 01 180	2 132,34
подлежащему перечислению учреждением в бюджет в соответствии с НК РФ ((6000 - 915,25 + 5000 - 1200) x 24%)
Зачислены денежные средства от реализации макулатуры на счет ОФК, открытый на балансовом счете 40101	1 303 05 830	1 205 02 660	2 952,41
Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя макулатуры на лицевой счет учреждения по внебюджетной деятельности	2 201 01 510	2 205 10 660	915,25
Зачислена сумма налога на прибыль, поступившая от покупателя макулатуры на лицевой счет по внебюджетной деятельности	2 201 01 510	2 205 10 660	2 132,34
Перечислен НДС в доход бюджета	2 401 01 180	2 201 01 610	915,25
Перечислен налог на прибыль в соответствующие бюджеты	2 401 01 180	2 201 01 610	2 132,34

Списание книг, утерянных читателями

Довольно часто в библиотечных учреждениях причиной недостачи книг является их утеря читателями. Как правило, вместо утерянной читатель должен внести собственную книгу либо денежные средства в кассу учреждения, равные стоимости утерянной книги.

Если книги утеряны по вине читателей, то в соответствии со ст. 9 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле" они должны компенсировать причиненный библиотеке ущерб в размере, установленном правилами пользования библиотекой. При определении размера ущерба, причиненного недостачами и хищениями, следует исходить из рыночной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба. Под рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов (п. 159 Инструкции N 25н).

В случае если по какой-либо причине невозможно взыскать задолженность с читателя, в качестве основания списания такой задолженности принимаются зафиксированные в читательском формуляре напоминания о возврате книг, направленные в адрес читателя заказные письма или открытки с уведомлением (п. 9.6 Приказа N 590).

При замене читателями утерянных книг равноценными изданиями такая литература фиксируется в Тетради учета книг и других документов, принятых от читателей взамен утерянных. На основании записей в этой тетради составляются акты на поступление и выбытие библиотечного фонда. Затем указанные акты регистрируются в Книге суммарного учета библиотечного фонда, в первой части которой записываются акты о поступлении книг, во второй - о выбытии.

На прием денег от читателей взамен утерянных книг или других документов составляется приходный ордер и читателю выдается квитанция.

Пример 3.

В результате инвентаризации выявлена недостача библиотечных фондов балансовой стоимостью 300 руб. Рыночная стоимость библиотечных фондов составила 500 руб. Недостача возникла по причине утери книг читателем. Виновный установлен. Сумму недостачи читатель внес в кассу.

В бухгалтерском учете эти операции будут отражены следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб
Списана стоимость недостающих библиотечных фондов	1 401 01 172	1 101 07 410	300
Начисление задолженности по выявленным недостачам	1 209 01 560	1 401 01 172	500
Поступление в кассу денежных средств в возмещение недостач	1 201 04 510	1 209 01 660	500
Внесены наличные денежные средства на лицевой счет из кассы	1 304 05 310	1 201 04 610	500
Перечислены средства в бюджет	1 210 02 410	1 304 05 310	500

Обратите внимание: каждая библиотека вправе вводить количественные и стоимостные нормативы списания книг, утраченных по неустановленным причинам. Величина и порядок исчисления нормативов утверждаются учредителем в соответствии с уставом или положением о библиотеке (п. 5.1.2 Инструкции N 590).

В случае превышения утвержденного норматива утраты книг по неустановленным причинам (п. 5.1.2 Инструкции N 590) принимаются меры по возмещению ущерба.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании ущерба с них, то недостача списывается с баланса следующей бухгалтерской проводкой:

Дебет счета 401 01 172 "Доходы от реализации активов"

Кредит счета 209 01 660 "Уменьшение дебиторской задолженности по недостачам основных средств"

Перевод малоиспользуемой литературы
на депозитарное хранение или в обменные фонды

Помимо списания библиотечных фондов по причине морального и физического износа в ходе инвентаризации работники библиотек обычно производят отбор библиотечных фондов для перевода малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение или в обменные фонды, который также служит причиной списания книг. Порядок отбора малоиспользуемой литературы регулируется Инструкцией о порядке отбора и передачи малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 22.09.1975. Данный документ довольно старый, но до сих пор не утратил силы, и им можно руководствоваться при проведении отбора малоиспользуемой литературы на депозитарное хранение. Согласно этой инструкции выявляются малоиспользуемые издания на основе изучения информационных потребностей читателей, а также использования фондов, как правило, путем анкетирования и анализа книжных формуляров или листков сроков возврата. Отбору на депозитарное хранение подлежат книги, которые не запрашивались более 4-5 лет и не входят в состав книжного ядра библиотеки, за исключением краеведческой литературы (в библиотеках, отвечающих за ее хранение), диссертаций, защищенных в научном учреждении, которому подведомственна данная библиотека.

Отобранная на депозитарное хранение или в обменные фонды литература просматривается организованными для этих целей комиссиями. В библиотеках республиканского, областного значения состав комиссии утверждается органами, в ведении которых находятся данные библиотеки. В остальных библиотеках комиссии утверждаются руководителями учреждений и организаций, в составе которых они находятся, или вышестоящими органами.

При очищении фонда от малоиспользуемой литературы для направления в депозитарий отбираются только те издания, которые полностью исключаются из библиотек. Литература, отобранная для передачи в депозитарии, изымается из общего фонда и хранится отдельно до одного года, в течение которого она может быть затребована депозитариями всех экономико-географических районов страны.

Обратите внимание: в библиотеках, которые не имеют возможности изыскать дополнительное помещение, отобранная литература остается в общем фонде. В книги вкладываются закладки. После проверки сведений о ней всеми депозитариями литература изымается и списывается.

Вся малоиспользуемая литература передается безвозмездно.

Литература, передаваемая на депозитарное хранение, исключается из фонда библиотеки актом, который составляется в двух экземплярах. Оба экземпляра отправляются библиотеке-получателю на подпись. Затем один из них возвращается библиотеке-отправителю. Этот акт служит основанием для списания переданного библиотечного фонда.

Л. Ларцева,

зам. главного редактора журнала "Учреждения культуры

и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения культуры и искусства: бухгалтерский учет и налогообложение", N 1, январь 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н "Об утверждении инструкции по бюджетному учету".

*(2) Приказ Минкультуры РФ от 02.12.1998 N 590 "Об утверждении Инструкции об учете библиотечного фонда".

*(3) Приказ Минкультуры РФ от 22.06.1998 N 341 "О формировании государственной политики в области сохранения библиотечных фондов как части культурного наследия и информационного ресурса страны".