Комментарий к письму Минфина России от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 2, январь 2008 г.)

Комментарий к письму Минфина России от 07.11.2007 N 03-03-06/2/206

Чтобы отправить работника в командировку, нужно оформить много документов. Однако некоторые из этих бумаг дублируют друг друга. Так терять ли время, оформляя всю "первичку", или от какой-то формы можно отказаться?

Один хорошо или два лучше?

Законодательство предлагает для оформления командировки такой пакет документов (постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1):

- приказ о направлении работника (работников) в командировку - форма N Т-9 (Т-9а);

- командировочное удостоверение - форма N Т-10;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении - форма N Т-10а.

Обратите внимание: как у всех правил, здесь есть исключение. Эти унифицированные документы не применяют бюджетные учреждения (п. 2 постановления Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

Однако первые две формы (приказ и командировочное удостоверение) практически "братья-близнецы". Они обе содержат только такие реквизиты: номер и дату составления, данные командированного работника, название места назначения, срок и даты командировки, цель и основание, подписи заинтересованных лиц. Единственное различие - отметки о прибытии и выбытии работника в (из) пункт(а) назначения. Они есть только в командировочном удостоверении.

Логично предположить, что от оформления какого-то из двух документов можно отказаться. Организации предпочитают "жертвовать" командировочным удостоверением. Ведь и без него командировочные затраты останутся документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако на этот счету контролирующих органов есть свое мнение.

Обратите внимание: спор вокруг командировочного удостоверения актуален и для "упрощенцев", которые платят налоги с объекта "доходы минус расходы". Ведь их затраты тоже должны соответствовать правилам статьи 252 Налогового кодекса. То есть быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 2 ст. 263 НК РФ).

Такие разные мнения

Сотрудники различных ведомств занимают противоречивые позиции по вопросу о необходимости оформления командировочного удостоверения. Чьими разъяснениями стоит руководствоваться налогоплательщикам в работе? И что по этому поводу думают судьи?

Финансисты считают... В опубликованном письме у финансистов такое мнение. В налоговом учете командировочное удостоверение - необходимый первичный документ. Выписывать его надо, даже если есть приказ о направлении работника (работников) в командировку (п. 2 инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 07.04.88 N 62).

Такой совет настораживает. Ведь в письме от 16.11.2006 N 03-03-04/2/244 финансовое ведомство высказало противоположную точку зрения. То есть год назад Минфин считал, что командировочное удостоверение можно не оформлять, если есть приказ о командировании, а спустя год делать это, по его мнению, вдруг стало необходимо. Такая "двуличность" не выдерживает никакой критики.

Кроме того, не оформлять командировочное удостоверение Минфин разрешал еще и в следующих письмах: от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442, от 06.12.2002 N 16-00-16/158.

Таким образом, счет 5:1 в пользу того, что можно не оформлять удостоверение, если есть приказ о командировании.

Обратите внимание: в перечисленных письмах финансисты также советуют следующее. Если организация не выписывает командировочное удостоверение, то такое решение нужно оформить записью в локальном нормативном акте (приказе, распоряжении). В нем должен быть указан перечень документов, которые составляются для подтверждения командировочных расходов.

Налоговые инспекторы в сомнениях. В отличие от сотрудников Минфина налоговые инспекторы свое официальное мнение не поменяли. Например, московское налоговое Управление считает, что подтвердить командировочные расходы можно и без пресловутого удостоверения (письма УФНС России по г. Москве от 09.08.2005 N 20-12/56819, от 28.03.2006 N 20-12/25181).

Однако даже столичные инспекторы на местах иногда действуют вразрез с таким советом своего ведомства. Не найдя у организации командировочного удостоверения, инспекторы могут посчитать это нарушением. В таком случае они не признают командировочные затраты документально подтвержденными и не разрешат уменьшать на них налоговую прибыль. Лишиться можно также и вычета по НДС, а заодно придется доплатить в бюджет НДФЛ и ЕСН.

Что уж говорить об инспекторах других регионов, которым разъяснения московского Управления не указ. Ведь сама ФНС никаких наставлений по поводу взаимозаменяемости удостоверения и приказа о командировании пока не давала.

Все же поступки отдельных работников налоговых органов не стоит оценивать как "политику правящей партии". Скорее уж официальным мнением инспекторов являются перечисленные выше письменные разъяснения. То есть организации могут не оформлять командировочные удостоверения. Главное - не забыть составить все остальные документы, в том числе приказ о командировании.

А судьи что? Арбитражная практика всецело на стороне организаций. Судьи считают, что оформлять командировочное удостоверение совсем необязательно, если уже составлен приказ о командировании. Такую позицию можно найти в постановлениях ФАС Уральского округа от 04.05.2007 N Ф09-3119/07-С2, ФАС Северо-Западного округа от 30.08.2005 N А56-2639/2005, ФАС Западно-Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007 (33834-А45-14).

В последнее время специалисты ФНС активно анализируют сложившуюся судебную практику. И несмотря на то, что в России не действуют судебные прецеденты, налоговые инспекторы прислушиваются к мнению арбитражных судей. Если инспекторы уже делали несколько неудачных попыток выиграть дело в суде по какому-либо вопросу, в следующий раз они будут взвешивать свои шансы на победу. Если вероятность выиграть дело невелика, "спорное" нарушение даже не запишут в акт налоговой проверки (письмо ФНС России от 14.09.2007 N ШС-6-18/716). Можно надеяться, что скоро и вопрос, оформлять или нет одновременно удостоверение и приказ на командировку, будут решать сами организации.

Совет

В случае если инспекторы уже доначислили вам налоги из-за отсутствия командировочных удостоверений и вы с этим не согласны, не упускайте шанса представить письменные возражения по акту проверки (п. 6 ст. 100 НК РФ), обжаловать решение о привлечении к налоговой ответственности (п. 1. ст. 101.2 НК РФ). Можно также оспорить решение инспекторов в суде (п. 5 ст. 101.2 НК РФ). Ведь уже давно обосновать расходы организация может даже "первичкой", косвенно подтверждающей затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако если вы хотите избежать проблем с инспекторами, мы рекомендуем все же оформлять командировочные удостоверения, чтобы минимизировать налоговые риски. Ведь при проведении выездной налоговой проверки их отсутствие может отразиться не только на величине налога на прибыль, но и на НДС, НДФЛ и ЕСН.

Бывают также ситуации, когда работодателю самому выгодно составлять командировочное удостоверение. Иногда определить, действительно ли работник исполнил поручение, можно только по отметкам о прибытии (выбытии). Известно много случаев, когда, например, недобросовестные консультанты по продажам прилагали к отчету о командировке билеты на проезд и документы на проживание и питание, получали суточные и командировочные, но фактически в месте назначения не были. То есть командировавшему их работодателю наносился урон: затраты есть, а отдачи от них нет - ведь информация о продукции на рынок так и не поступала. Что уж говорить о том, что наниматель такого нерадивого работника невольно способствует уклонению от налогов. Ведь экономической обоснованности у таких "пустых" затрат нет.

Обратите внимание: доначисляя налоги из-за неоформленного командировочного удостоверения, налоговые инспекторы следуют подобной логике.

Какой бы вариант оформления документов на командировку вы ни выбрали, помните: все сомнения, противоречия и неясности законодательства трактуются в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ). Так что вам выбирать, что принесет вам большую пользу: меньший или больший документооборот.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 2, январь 2008 г.