"1С:Предприятие 8" для транспортной компании (А. Шаршавин, "Финансовая газета", N 12, март 2008 г.)

"1С:Предприятие 8" для транспортной компании

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Основным видом деятельности компании "УралСпецАвто" (г. Чайковский, Пермский край) является оказание транспортных услуг предприятиям нефтяной отрасли. Ее автопарк состоит из грузовых и легковых автомобилей, автобусов, а также специализированного автотранспорта общим количеством 150 единиц. В компании сегодня трудятся около 400 работников. Помимо транспортных услуг она также занимается промывкой и ремонтом нефтяных скважин. Ее основные заказчики - компании "Лукойл", "Роснефть" и "Белкамнефть".

Компания имеет холдинговую структуру. Каждая из фирм, входящая в состав холдинга, вела автономный учет с использованием различных программных продуктов системы программ "1С:Предприятие 7.7". Следует отметить, что существовавший уровень автоматизации удовлетворял потребности в ведении бухгалтерского учета каждой из фирм. В то же время хранение и обработка данных в несвязанных информационных базах затрудняли оперативное получение информации о состоянии холдинга в целом, необходимой его руководству. Отсутствовала также возможность получать управленческие данные о себестоимости оказываемых услуг и рентабельности в целом по холдингу. Нормативно-справочная информация была не унифицирована, каждая фирма вела свой собственный список контрагентов, материалов, товаров и основных средств. Не обеспечивалось формирование единой структуры затрат.

На некотором этапе руководство приняло решение о комплексной автоматизации компании. В процессе реализации проекта автоматизации требовалось прежде всего создать единую информационную базу, унифицировать нормативно-справочную информацию, разработать и внедрить единую структуру затрат, внедрить единую систему учета кадров. Система должна была обеспечить учет затрат в разрезе участков и транспортных средств, управленческий расчет себестоимости оказываемых услуг и рентабельности компании в целом и оперативное получение данных, необходимых для анализа ее состояния. Требовалось также устранить необходимость повторного ввода информации при оформлении операций между фирмами холдинга.

Было принято решение о создании автоматизированной системы на основе программных продуктов "1С:Управление производственным предприятием 8" и "1С:Предприятие 8. Управление автотранспортом". В качестве исполнителя работ по проекту автоматизации была выбрана компания "Баланс-сервис" (1С:Франчайзи, Центр компетенции по производству, г. Ижевск).

В начале работы над проектом специалисты компании "Баланс-сервис" выполнили обследование холдинга и изучили действующие бизнес-процессы. На основе полученной информации на следующем этапе был создан макет информационной системы, в котором были смоделированы бизнес-процессы компании. Это позволило заказчику получить представление о будущей автоматизированной системе, а также определить перечень необходимых требований к ней. В последующем, в ходе внедрения системы, она была настроена в соответствии со спецификой компании. Было проведено также обучение пользователей. Для быстрого ввода системы в эксплуатацию был выполнен перенос данных в новую систему из программ, которые использовались ранее.

В настоящее время учет всей финансово-хозяйственной деятельности компании ведется в единой информационной базе. При этом документооборот по каждому юридическому лицу выполняется обособленно с разделением прав доступа. Разделение прав обеспечивает бухгалтеру доступ к информации только по тем фирмам, с которыми он работает.

Хозяйственные операции регистрируются в системе с помощью документов. При этом в соответствии с пожеланиями заказчика операции между собственными фирмами отражаются только в бухгалтерском учете, в то время как прочие операции - и в бухгалтерском, и в управленческом учете.

Для иллюстрации рассмотрим особенности бухгалтерского и управленческого учета материально-производственных запасов (МПЗ). К особенностям бухгалтерского учета МПЗ относится ведение учета в разрезе юридических лиц компании. Стоимостная оценка запасов при этом формируется отдельно по каждому юридическому лицу. Управленческий учет МПЗ ведется в целом по компании. При этом стоимость МПЗ остается неизменной при реализации между фирмами внутри холдинга. Это позволяет получить в управленческом учете данные о реальных затратах, без торговой наценки.

Помимо общих документов для бухгалтерского и управленческого учета в системе предусмотрены документы, которые вводятся раздельно для каждого вида учета, в частности это "Расчет себестоимости" и "Начисление амортизации".

Для учета операций с автотранспортом используется подсистема "Управление автотранспортом". Их отражение в бухгалтерском и управленческом учете выполняется с помощью специального механизма трансляции данных.

В настоящее время система введена в промышленную эксплуатацию, автоматизировано 30 рабочих мест. С ней работают бухгалтерия, планово-экономический отдел, отдел кадров, диспетчерская служба автотранспорта, отдел главного механика и служба таксировщиков.

В результате внедрения автоматизированной системы получены следующие результаты. Нормативно-справочная информация учитывается по единым для всей компании стандартам. Автоматизировано создание входящих документов одной фирмы холдинга на основании исходящих документов другой фирмы, что позволило упростить ввод данных и исключить ошибки при вводе документов в систему. Обеспечен контроль за сроками действия регистрационных документов водителей и автотранспорта. За счет использования учета рабочего времени по путевым листам сокращена трудоемкость и обеспечена прозрачность расчета заработной платы водителей. Налажен контроль за расходом горюче-смазочных материалов. На основании данных о выработке из путевых листов обеспечено формирование актов об оказании клиентам транспортных услуг, а также реализовано формирование детального реестра работ, выполненных для клиента. В результате автоматизации деятельности кадровой службы ускорились процессы формирования списков по кадровому составу компании и предоставления справок в различные государственные учреждения. Предусмотрено ведение учета затрат и доходов в разрезе центров финансовой ответственности управленческого учета - хозрасчетных участков или единиц автотранспорта.

Таким образом, автоматизированная система обеспечивает работу в едином информационном пространстве практически всех подразделений компании. Она позволяет оперативно рассчитывать и анализировать себестоимость услуг и финансовый результат ее деятельности.

В результате внедрения системы руководство получило возможность оценивать рентабельность как отдельного хозрасчетного участка, так и каждой единицы транспорта, анализировать структуру затрат и оперативно контролировать затраты. Контроль за материалами, которые находятся у материально ответственных лиц на удаленных участках, обеспечивает их сохранность. В целом автоматизация позволила вовремя определять узкие места в деятельности компании и привела к повышению качества управленческих решений.

Важно отметить, что прикладное решение "1С:Управление производственным предприятием 8" имеет большие резервы, которые позволяют и дальше развивать информационную систему компании. Так, в дальнейших планах "УралСпецАвто" предусмотрен запуск подсистемы бюджетирования.

А. Шаршавин,

1С:Франчайзи "Баланс-сервис"

Контактный телефон (3412) 900-977

"Финансовая газета", N 12, март 2008 г.