Приложение 3. Примерные должностные инструкции

Приложение 3

к п. 1.4.

Примерная должностная инструкция
начальнику отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления
(утв. приказом ГТК РФ от 12 февраля 1996 г. N 77)

ГАРАНТ:

См. Примерную должностную инструкцию начальника отдела (отделения) документационного обеспечения таможенного органа, утвержденную приказом ГТК РФ от 9 марта 1999 г. N 150

1. Общая часть

1.1. Начальник отдела документационного обеспечения и защиты информации осуществляет руководство отделом и обеспечивает ведение делопроизводства, работу архива в аппарате таможенного управления в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива.

1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению соответствующего заместителя начальника управления.

1.3. Начальник отдела непосредственно подчинен начальнику управления.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности руководствуется:

положениями о таможенном управлении и отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Начальник отдела должен иметь высшее образование и стаж работы по делопроизводству не менее 5 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей начальника отдела является обеспечение четкой организации делопроизводства в таможенном управлении, координация деятельности различных участков и служб отдела документационного обеспечения и защиты информации.

2.2. Для выполнения указанной задачи начальник отдела обязан:

обеспечивать осуществление своевременного приема, регистрации, учета, хранения и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, оперативного поиска и выдачи информации по документам;

обеспечивать своевременное рассмотрение и проверять качество оформления документов, представляемых для доклада и на подпись руководству управления;

обеспечивать организацию контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства управления;

обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

осуществлять контроль за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях управления и подведомственных ему таможенных органах;

обеспечивать единый порядок отбора, учета, сохранности, качества обработки документов, образующихся в деятельности управления, для передачи на государственное хранение;

принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, постановке задач, проектировании и совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники);

разрабатывать нормативно-методические документы по ведению делопроизводства в таможенном управлении и организовать разработку сводной номенклатуры дел управления;

осуществлять контроль за деятельностью архива управления;

участвовать в заседаниях коллегии и совещаниях, проводимых руководством таможенного управления;

организовать регистрацию работников, прибывших в командировку в управление;

принимать участие в работе по подбору и расстановке работников делопроизводства структурных подразделений, повышению их квалификации;

планировать работу отдела и представлять проекты планов на утверждение руководству управления;

разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности отдела, готовить предложения по совершенствованию его структуры, организовывать качественное и своевременное выполнение поручений работниками отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Начальник отдела имеет право:

контролировать и требовать выполнение установленных правил работы с документами в таможенном управлении;

возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил;

осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях управления и в подведомственных таможенных органах;

подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью отдела;

вносить руководству таможенного управления предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами в аппарате управления, подведомственных таможенных органах;

давать указания, обязательные для выполнения работниками отдела; требовать своевременного и качественного их выполнения;

вносить руководству управления представления о назначении работников отдела, их поощрении и наложении на них взысканий.

3.2. Начальник отдела несет ответственность за осуществление возложенных на отдел задач, надлежащую организацию его работы, своевременное и квалифицированное выполнение указаний и поручений руководства управления.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Начальник отдела взаимодействует:

с руководителями структурных подразделений таможенного управления и подведомственных ему таможенных органов - по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения документов, подготовки и представления необходимых руководству управления документов, использования служебной информации;

с юридическим отделом - по вопросам подготовки проектов приказов, указаний, инструкций, положений и др. документов;

с кадровой службой - по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела;

со службой материально-технического обеспечения - по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов и канцтоварами;

с региональным отделом ГНИВЦ и службой АСУ - по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

4.2. Начальник отдела в пределах своей компетенции осуществляет взаимоотношения с другими организациями по вопросам работы с документами.

Примерная должностная инструкция
инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации, осуществляющему регистрацию приказов, указаний, докладных записок и других внутренних документов регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию приказов, указаний, докладных записок на имя руководства управления и других внутренних документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальной образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение качественного оформления, правильного учета, своевременной регистрации приказов, указаний, докладных записок на имя руководства управления и других внутренних документов.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) подписанные руководством управления приказы и указания, докладные записки на имя руководства управления и другие внутренние документы с ведением соответствующих картотек;

докладные записки после их регистрации передавать начальнику отдела документационного обеспечения для доклада руководству управления;

осуществлять размножение (через копировально-множительный участок) рассылку (через экспедицию) приказов и указаний на основании списка рассылки, подготовленного подразделением-составителем приказа, указания; докладные записки направлять в соответствии с поручениями и резолюциями руководства;

формировать документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять справочную работу по документам;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

не принимать от структурных подразделений приказы и указания, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 2.1.;

формирование указанных в п. 2.1. документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использования;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор передает:

приказы и указания, предназначенные к размножению и рассылке - в копировально-множительный участок и экспедицию;

другие внутренние документы (докладные записки и т.п.) - в соответствии с поручениями и резолюциями руководства.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор выполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
секретарю коллегии регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Секретарь коллегии осуществляет организационное, документационное и информационное обеспечение работы коллегии.

1.2. Секретарь коллегии подчинен непосредственно начальнику отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Секретарь коллегии в своей деятельности руководствуется:

положением о коллегии таможенного управления;

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности

Секретарь коллегии выполняет функции по обеспечению работы коллегии и обязан:

обеспечивать своевременное получение от членов коллегии, начальников структурных подразделений управления, начальников таможен предложений к планам работы коллегии; подготавливать к рассмотрению на заседании коллегии проекты планов работы коллегии;

контролировать своевременное предоставление структурными подразделениями, готовящими вопрос, документов к заседанию коллегии;

комплектовать (в необходимых случаях печатать и размножать) документы к заседанию коллегии, вручать их членам коллегии;

своевременно оповещать приглашенных лиц о предстоящем заседании коллегии;

при необходимости организовать техническое обслуживание (стенографирование, звукозапись) заседаний коллегии;

осуществлять оформление протокола заседания и решений коллегии, вести учет поручений председателя коллегии;

печатать, размножать и рассылать планы работы коллегии, протоколы и решения после их подписания и утверждения;

формировать дела коллегии в соответствии с утвержденной номеклатурой, подготавливать их к последующему хранению и использованию (оформление дел, составление описей); осуществлять передачу законченных производством дел в архив управления;

давать устные справки в пределах своих обязанностей и компетенции;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Секретарь коллегии имеет право:

не принимать от структурных подразделений документы к заседанию коллегии, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и представленные не в полном объеме;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Секретарь коллегии несет ответственность за:

своевременные составление проектов планов работы коллегии, рассылку документов к заседанию членам коллегии и заинтересованным лицам, оповещение приглашенных на заседание коллегии лиц;

организацию документационного и технического обслуживание заседаний коллегии (правильное комплектование документов к заседанию, учет присутствовавших; стенографирование и звукозапись и др.);

формирование документов в дела коллегии, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами, Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Секретарь коллегии в процессе работы взаимодействует по вопросам:

подготовки и получения документов (справки, проекты решений) к заседаниям коллегии - со всеми лицами, готовящими вопрос к заседанию;

технического обслуживания заседаний коллегии - с хозяйственной службой;

прохождения подписанных и утвержденных документов коллегии, исполнения поручений председателя коллегии - со всеми участками отдела документационного обеспечения, другими структурными подразделениями и различными службами управления, а также с ответственными за делопроизводство в отделах;

связи с общественностью и средствами массовой информации - с пресс-отделом управления.

Примерная должностная инструкция
инспектору, осуществляющему машинописные работы, отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет работы по печатанию документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор, осуществляющий машинописные работы, должен иметь общее среднее образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы машинисткой не менее 1 года.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является своевременное и качественное выполнение машинописных работ.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять в установленном порядке прием материалов для печатания, учет машинописных работ и выдачу отпечатанных документов;

обеспечивать сохранность принятых для печатания материалов и фонограмм;

выполнять все виды машинописных работ с рукописных и печатных оригиналов на пишущих машинах различных систем;

воспроизводить на пишущей машине записи, сделанные на магнитных носителях (с применением диктофонов, магнитофонов), или печатать под диктовку;

знать машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материалов при печатании различных документов; ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов и магнитофонов;

перепечатывать документы, если в них при печатании допущено большое количество ошибок, исправлений, подчисток и других дефектов;

следить за состоянием пишущей машины, диктофонов, магнитофонов и своевременно принимать меры к устранению их неисправностей.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

не принимать для печатания материалы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества печатания документов, сохранность принятых в работу материалов:

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:

получения и выдачи документов, подлежащих печатанию - со структурными подразделениями:

ремонта оргтехники, обеспечения материалами, бланками и т.п. - с хозяйственной службой управления.

Примерная должностная инструкция
инспектору, ответственному за работу копировально-множительного участка отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет размножение и копирование документов для структурных подразделений таможенного управления.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

правилами эксплуатации копировально-множительного оборудования;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за работу копировально-множительного участка должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение своевременного, качественного размножения и копирования документов для всех отделов управления.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять прием, выдачу и учет документов, поступающих на размножение и копирование;

устанавливать очередность выполнения копировально-множительных работ;

обеспечивать качественное выполнение размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов:

обеспечивать надлежащее состояние оборудования и его своевременный ремонт, соблюдать правила эксплуатации копировально-множительного оборудования; принимать меры к устранению причин, вызывающих брак при выполнении копировально-множительных работ:

выполнять отдельные задания начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

не принимать на размножение и копирование документы, оформленные с нарушением действующих инструкций;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

нарушение сроков и качества размножения и копирования документов, сохранность принятых в работу документов;

состояние копировально-множительного оборудования;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

Инспектор в процессе работы взаимодействует по вопросам:

получения и выдачи документов, подлежащих размножению и копированиюсо структурными подразделениями;

ремонта копировально-множительного оборудования, обеспечения материалами и т.п. - с хозяйственной службой управления.

Примерная должностная инструкция
инспектору экспедиции отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет прием, сортировку, первичную обработку поступающей в управление и отправку исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

правилами эксплуатации технических средств по обработке корреспонденции;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор экспедиции должен иметь общее среднее образование и стаж работы по экспедитором не менее 1 года.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является своевременная обработка поступающей в управление и отправка исходящей корреспонденции.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать поступающую в управление корреспонденцию, проверять целостность упаковки и правильность доставки документов, ошибочно доставленную корреспонденцию пересылать по принадлежности, сортировать корреспонденцию, обеспечивать полную ее сохранность; сверять номера входящих документов с номерами, указанными на конвертах; проверять наличие приложений, определять необходимость сохранения конвертов;

получать исходящие документы с отметкой о виде почтового отправления, печатать на конвертах адреса корреспондентов, наносить на конверт знак особого вида почтового отправления, определять стоимость почтовой отправки; проставлять знак стоимости почтовой оплаты с одновременным нанесением календарного штемпеля, наименования управления и его адреса; конвертовать, заполнять бланки реестра и описи на заказную, простую корреспонденцию;

следить за техническим состоянием оборудования для обработки корреспонденции, своевременно сообщать о его неисправности;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

2.3. Инспектор осуществляет доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение.

В необходимых случаях осуществляет регистрацию доставку корреспонденции в другие организации.

2.4. Инспектор осуществляет работников, прибывших в командировку в таможенное управление.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

не принимать на отправку документы, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользования прав, предусмотренных действующими правовыми актами и должностной инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор

представляет поступающую в управление корреспонденцию инспектору участка входящей корреспонденции;

принимает отправляемую корреспонденцию от инспектора участка исходящей корреспонденции.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектору участка входящей корреспонденции отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию корреспонденции, поступающей в таможенное управление из ГТК России, таможен, а также из других министерств, ведомств, учреждений, организаций, государственных и иных предприятий, банков, других структур.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного автоматизированного учета, своевременной регистрации и передачи документов, указанных в п. 1.1., руководству и исполнителям.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать документы, указанные в п. 1.1., и регистрировать их (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;

передавать начальнику отдела корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям;

направлять документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства;

осуществлять контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в отдел документационного обеспечения, со всеми материалами по их исполнению;

формировать документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;

осуществлять справочную работу по документам;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность.

3.1. Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1.1.;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1.1.;

Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор представляет:

зарегистрированные документы, указанные в п. 1.1. - начальнику отдела;

получаемые документы с резолюцией руководства - в группу контроля и исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектору участка исходящей корреспонденции отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет, регистрацию и обработку исходящих документов.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации, оформление и обработка исходящих документов.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать исходящие документы, проверять правильность их оформления, адресования, наличия подписей, виз и приложений, неправильно оформленные документы возвращать исполнителям на доработку, регистрировать исходящие документы (на карточках, компьютере) с ведением соответствующих картотек;

формировать исполненные документы в дела по закрепленному участку работы в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив управления;

осуществлять справочную работу по документам;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность.

3.1. Инспектор имеет право:

не принимать исходящие документы от исполнителей, оформленные не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации исходящих документов, формирование копий указанных документов в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию, своевременную обработку и подготовку к отправке исходящей корреспонденции;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектору, осуществляющему контроль за исполнением документов, отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет контроль за исполнением документов отделами таможенного управления.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является осуществление систематического контроля за своевременным и качественным исполнением отделами управления организационно-распорядительных документов ГТК России, таможенного управления и других документов.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

осуществлять контроль (автоматизированный, карточный) за исполнением отделами управления решений коллегий, приказов, указаний ГТК России и таможенного управления, поручений руководства управления по письмам ГТК России и других учреждений, организаций, предприятий;

в ходе осуществления контроля за исполнением документов и поручений проставлять необходимые отметки в контрольных карточках и на документах;

проверять обоснованность представляемых руководству управления предложений о снятии решений с контроля и по этим предложениям готовить соответствующие замечания;

по результатам контроля составлять отчеты, справки сводки с внесением соответствующих предложений о состоянии исполнительской дисциплины, по исполнению структурными подразделениями поручений, исправлению положения дел, о заслушивании на совещаниях у руководства управления руководителей, допускающих отставание в выполнении поручений и решений;

участвовать в проверках постановки контроля исполнения в структурных подразделениях управления с составлением справок по итогам проверок;

принимать участие в разработке мероприятий по улучшению контроля и укреплению исполнительской дисциплины, подготовке проектов решений по вопросам постановки контроля и организации исполнения решений;

выполнять отдельные задания начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела;

требовать от исполнителей исполнения документов в установленные сроки, а также все необходимые сведения о ходе выполнения контролируемых документов и решений; знакомиться в структурных подразделениях управления со всеми документами по проверяемым вопросам;

участвовать в заседаниях и совещаниях, проводимых руководством управления, в обсуждении вопросов о постановке контроля за выполнением документов и поручений.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние контроля исполнения документов и поручений, указанных в п. 2.2.;

невыполнение проверок в установленные сроки;

некачественную подготовку документов;

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор получает документы, подлежащие контролю, и материалы по их выполнению - от инспектора участка входящей корреспонденции, инспектора, осуществляющего регистрацию приказов по основной деятельности и указаний, из секретариата коллегии и отделов управления.

4.2. Инспектор представляет начальнику отдела отчеты, сводки, справки о ходе исполнения контролируемых документов и результатах проверок структурных подразделений по вопросам организации контроля исполнения, укрепления исполнительской дисциплины.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, и т.п.).

Примерная должностная инструкция
инспектору отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления, ответственному за ведение делопроизводства по обращениям граждан

1. Общая часть

1.1. Инспектор осуществляет учет и регистрацию обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела документационного обеспечения и защиты информации.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения и защиты информации;

приказами, указаниями, инструкциями ГТК России и таможенного управления;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в региональном таможенном управлении;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Инспектор должен иметь высшее (или среднее специальное образование) либо общее среднее образование и специальную подготовку по установленной программе.

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение правильного учета, своевременной регистрации и передачи обращений граждан руководству и исполнителям, контроля за исполнением обращений.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать и регистрировать (на карточках, компьютере) обращения граждан, передавать их на доклад руководству,

направлять обращения граждан на исполнение в соответствии с резолюцией руководства; обращения, требующие исполнения и ответа, ставить на контроль;

осуществлять контроль за прохождением и своевременным возвращением исполнителями обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

формировать исполненные обращения граждан в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой;

осуществлять подготовку обращений граждан к последующему хранению и использованию, передачу законченных производством дел в архив управления;

осуществлять справочную работу по обращениям граждан;

принимать участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях управления;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность.

3.1. Инспектор имеет право:

запрашивать от исполнителей информацию о прохождении обращений граждан;

требовать от исполнителей своевременного возврата обращений граждан со всеми документами по их исполнению;

вносить предложения по всем вопросам своей работы начальнику отдела.

3.2. Инспектор несет ответственность за:

состояние учета и регистрации обращений граждан;

формирование обращений граждан в дела, подготовку их к последующему хранению и использованию,

невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор представляет:

зарегистрированные обращения граждан - начальнику отдела,

получаемые обращения с резолюцией руководства - исполнителям.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах управления.

4.3. Инспектор исполняет обязанности ... во время его отсутствия (болезнь, отпуск, перерыв на обед и т.п.).