Приложение 51. Примерная должностная инструкция инспектору, ответственному за архив, отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления

Приложение 51

к п. 15.9.1.

Примерная должностная инструкция
инспектору, ответственному за архив, отдела документационного обеспечения и защиты информации регионального таможенного управления
(утв. приказом ГТК РФ 12 февраля 1996 г. 77)

2. Основные задачи и обязанности

2.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно-справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов управления.

2.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов управления;

разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составлять и представлять (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) управления и ЭПК соответствующего госархива;

осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организовать использование документов (информировать руководство и работников управления о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера);

вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК управления;

оказывать методическую помощь в составлении номенклатуры дел управления; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы делопроизводства управления, принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в управлении;

ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

3. Права и ответственность

3.1. Инспектор имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы c документами в отделах управления;

запрашивать от отделов сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.

3.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор:

принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений управления;

представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК управления и ЭПК госархива;

выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам управления.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах, хозяйственной службой управления и соответствующим государственным архивом.