"1С:Предприятие" для распределенного супермаркета (М. Королев, "Финансовая газета", N 16, апрель 2008 г.)

"1С:Предприятие" для распределенного супермаркета

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Быстрый и интенсивный рост современных супермаркетов оказывает большое влияние на ассортимент товаров и ценовую политику магазинов шаговой доступности. При этом ассортимент товаров в небольших магазинах по определению значительно меньше, чем в супермаркетах. Оборот в расчете на квадратный метр у них также меньше.

Желая превратить жителей близлежащих домов в постоянных покупателей, магазин шаговой доступности старается стать для них привлекательным местом для покупок. Обеспечить привлекательность небольшого магазина наряду с вежливым обслуживанием и повышенным вниманием к запросам покупателей может, например, наличие в его ассортименте качественных товаров повседневного спроса от небольших поставщиков, которые не представляют интереса для крупных торговых сетей. Для поддержания остатка популярных товаров на необходимом уровне магазину следует контролировать их количество. Товары, складской запас которых уменьшился до критического уровня, нужно своевременно заказывать поставщикам. Поступившие товары необходимо как можно быстрее оприходовать, установить на них цены и передать в торговый зал.

В решении многих из перечисленных, а также ряда других задач небольшому магазину может помочь автоматизированная система. Эта система должна, с одной стороны, снабдить менеджмент магазина инструментами, которые позволят обеспечить эффективное управление розничным предприятием. Эффективное управление подразумевает оперативный контроль торгового процесса, управление ассортиментом, закупками и ценообразованием, а также возможность анализа финансового состояния предприятия. С другой стороны, автоматизированная система для небольшого магазина не должна быть очень дорогой.

Работы по созданию автоматизированной системы для розничной сети, в составе которой 120 торговых точек, руководство компании "ТомКруп" (Белгородская обл., п. Томаровка) поручило фирме "Матрица" (партнер фирмы "1С", г. Белгород).

Магазины розничной сети расположены в г. Белгороде и Белгородской области. Расстояние между некоторыми торговыми точками составляет порядка сотни километров. Стационарная телефонная связь в части магазинов отсутствует. Средняя площадь торгового зала одного магазина составляет примерно 20 м2.

Стандартный способ автоматизации, предполагающий в том числе установку персонального компьютера в каждом магазине, предусматривал наличие значительных ресурсов только для приобретения вычислительной техники и был признан неприемлемым.

Набор требований к информационной системе был описан в техническом задании.

Техническое задание

Одним из требований заказчика было использование в максимальной степени возможностей имеющегося в наличии контрольно-кассового оборудования, которое состояло из контрольно-кассовых машин (ККМ) "Штрих-мини К".

Как показала практика, ассортимент товаров в магазинах, расположенных в различных районах, например в центре города, на окраине или в удаленных районах области, должен быть разным. Поэтому автоматизированная система должна была обеспечить возможность формировать индивидуальный ассортимент для магазинов в различных районах.

Для повышения эффективности контроля за работой продавцов-кассиров в системе следовало реализовать оперативный учет реализованных товаров.

При автоматизации процесса реализации было необходимо предусмотреть использование сканеров штрихкодов.

Система должна обеспечивать контроль остатка товаров в каждом магазине. При снижении остатка до заданного значения неснижаемого остатка нужно было для пополнения запаса товаров предусмотреть формирование заявок поставщикам.

Было также необходимо обеспечить возможность ускоренного проведения инвентаризации с последующим вводом ее результатов в информационную базу.

Для анализа работы магазинов в системе важно также предусмотреть формирование необходимых отчетов. При этом стоимость автоматизированной системы, отвечающей всем перечисленным требованиям, должна была быть минимальной.

Реализация проекта автоматизации

Для решения поставленной задачи разработан программно-аппаратный комплекс, позволяющий удаленно управлять ККМ. Программная часть комплекса была разработана на основе прикладного решения "1С:Торговля и Склад 7.7" на платформе "1С:Предприятие 7.7".

Обмен данными между компьютером в центральном офисе и ККМ удаленного магазина обеспечивается с помощью модемов, работающих по стандарту GSM.

Таким образом, в состав части комплекса, которая размещена в центральном офисе, входит один компьютер с установленным прикладным решением на основе "1С:Торговля и Склад 7.7", один GSM-модем, а также программное обеспечение по обслуживанию GSM-канала. Распределенная часть комплекса состоит из оборудования, которое находится в удаленных магазинах. При этом в каждом находится GSM-модем, ККМ "Штрих-мини К", коммутационное оборудование и источники питания для ККМ, сканер штрихкода и SIM-карты соответствующего сотового оператора для GSM-модемов.

Следует отметить, что комплекс рассчитан на подключение неограниченного числа удаленных ККМ.

Комплекс обеспечивает удаленную загрузку в каждую ККМ необходимой информации из системы в центральном офисе. Загружаются такие данные о товаре, как "код товара", "штрихкод", "количество" и "цена товара".

В комплексе также предусмотрено считывание из удаленных ККМ информации о коде и об остатках товара с последующей ее загрузкой в систему в центральном офисе.

Данные возможности комплекса позволили организовать в магазинах учет товаров, контроль за их поступлением и реализацией. Данные об остатках товаров в магазинах теперь можно получить в любой момент времени. Предусмотрено формирование ведомости инвентаризации и документа "Реализация". Для анализа работы магазинов предназначены отчеты.

Несанкционированный доступ к данным информационной базы исключается с помощью защиты.

Для эффективного использования данного комплекса была разработана новая технологическая схема работы розничной сети.

Технологическая схема работы

Данная схема определяет задачи и обязанности работников, взаимодействующих с автоматизированной системой. Обслуживающий персонал системы включает продавцов магазинов, менеджеров, отвечающих за приемку товара и заполнение справочника "Номенклатура", а также диспетчера по контролю остатков товаров и формированию заявок.

Основные функции продавцов в результате автоматизации не изменились. Однако работа их значительно упростилась, а производительность увеличилась за счет использования сканеров штрихкода.

В то же время возросли требования к знаниям и квалификации диспетчера. В функции диспетчера теперь включены обязанности по формированию ассортимента, по отслеживанию остатка товаров, а также по формированию заявок поставщикам и контролю за своевременной доставкой товара.

Значительно выросли требования к менеджеру по приемке товара. Данный менеджер приходует поступление товаров, заполняет справочник "Номенклатура" и вводит штрихкоды. Ошибка при выборе группы, к которой относится товар, указание неверного штрихкода приводят к неадекватному отражению товара в учете, установке неправильной цены реализации. Заметим, что, поскольку после записи данных в ККМ продавец не может их изменить, ошибки при заполнении информационной базы должны быть полностью исключены.

При подготовке системы к запуску из-за отсутствия возможности для редактирования информации в ККМ потребовались тщательная проверка существующей информационной базы, удаление дублирующих наименований и добавление штрихкода ко всем товарам.

Использование в компании "ТомКруп" разработанного комплекса в сочетании с работой строго по технологической схеме позволило снизить остатки на складе и в магазинах, оперативно реагировать на изменение спроса, поддерживать необходимый ассортимент товаров, уменьшить возможности сокрытия выручки и оптимизировать графики поставки товаров.

М. Королев,

ООО "Матрица"

Контактный телефон (4722) 58-54-10

"Финансовая газета", N 16, апрель 2008 г.