"1С:Розница 8": решение для магазинов (И. Сидоров, "Финансовая газета", N 17, 18, апрель, май 2008 г.)

"1С:Розница 8": решение для магазинов

ГАРАНТ:

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета "1С"

Для автоматизации бизнес-процессов в розничной торговле фирма "1С" выпустила прикладное решение "1С:Розница 8". Данное решение предназначено для использования как в автономных магазинах и других розничных торговых точках, так и в магазинах, объединенных в торговую сеть.

С помощью программного продукта можно автоматизировать учет движения товаров и денежных средств, формирование необходимых отчетов. Поддерживается работа с торговым оборудованием: фискальными регистраторами, терминалами сбора данных, сканерами штрихкода, электронными весами, дисплеями покупателя, эквайринговыми системами и устройствами для считывания магнитных карт. Список поддерживаемого оборудования в настоящее время содержит около 150 моделей, при этом он постоянно расширяется. Прикладное решение "1С:Розница 8" может автоматически обмениваться данными с управляющей информационной системой - с программой "1С:Управление торговлей 8".

Программа позволяет вести учет в нескольких организациях - юридических лицах. Предусмотрено также ведение учета в нескольких магазинах, которые не являются юридическими лицами. В том и в другом случае учет выполняется в разрезе складов. Учет в программе ведется в одной валюте - рублях.

Склады и кассы

В программе предполагается, что в состав магазина может входить любое количество складов и касс. Предусмотрена реализация товаров как в розницу, так и оптом.

Если магазин принадлежит одной организации, то в этом случае можно оформлять реализацию товаров от имени данной организации с нескольких складов. У магазина также может быть несколько независимых владельцев - организаций и физических лиц. В этом случае организации (физические лица) могут продавать товары от своего имени со своих складов. При этом каждому складу может быть назначена своя система налогообложения, соответствующая системе налогообложения организации, - общая, упрощенная или единый налог на вмененный доход.

В программе предусмотрено несколько видов складов - "Складское помещение", "Торговый зал" и "Временное хранилище".

Вид "Складское помещение" соответствует реальному складу, на котором хранятся товары до передачи их в торговые залы. Это может быть, например, подсобное помещение, основной склад магазина и т.д. С данного склада также возможна оптовая продажа товаров юридическим лицам. При этом продажа в розницу со склада этого вида не предусмотрена.

Розничные продажи оформляются со склада, имеющего вид "Торговый зал". В реальности складу этого вида соответствуют следующие отделы магазина - хлебобулочный, кондитерский, бакалейный и т.д. Количество складов данного вида в магазине не ограничено.

Склад, который имеет вид "Временное хранилище", можно использовать для временного хранения бракованного товара до принятия по нему решения. Кроме того, на этот склад можно списывать недостачи для последующего анализа.

В программе предусмотрено два вида касс - "Касса контрольно-кассовой машины" ("Касса ККМ") и "Операционная касса".

"Касса ККМ" соответствует денежному ящику контрольно-кассовой машины, в которую в течение кассовой смены поступают денежные средства, полученные от розничных покупателей.

Касса, предназначенная для хранения всех денежных средств магазина, принадлежит к виду "Операционная касса". В этой кассе могут аккумулироваться денежные средства всех "Касс ККМ" для последующей инкассации одной суммой. Заметим, что наличие в магазине "Операционной кассы" необязательно.

Используя одну "Кассу ККМ", можно продавать товары различных видов, которые находятся в различных отделах (складах) магазина. В то же время в одном торговом зале можно продавать товары с помощью нескольких "Касс ККМ".

Помимо перечисленных в программе предусмотрены такие виды склада и кассы, как "Склад центрального офиса" и "Касса центрального офиса". Рассмотрим некоторые особенности автоматизации магазина.

Две схемы регистрации поступления товаров

Поступившие товары можно распределять по складам (отделам) вручную или автоматически. При распределении товаров вручную необходимый склад выбирается из списка. Автоматическое распределение выполняется по складам, для которых установлены правила распределения товаров. Данные правила представляют собой список, состоящий из одной или нескольких номенклатурных групп, который назначен соответствующему складу. Таким образом, при автоматическом распределении товар "Ботфорты женские" будет распределен на склад "Женская обувь", а "Спортивный костюм" и "Кроссовки" - на склад "Спортивные товары".

В программе предусмотрены две схемы регистрации поступления товаров - одноэтапная и двухэтапная (или ордерная).

При использовании одноэтапной схемы менеджер с помощью документа "Поступление товаров" сразу приходует поступившие товары на выбранный склад. При этом он проверяет количество поступивших товаров и устанавливает на них цены.

Ордерная схема подразумевает двухэтапное оформление поступления товаров. На первом этапе менеджер оформляет ожидаемое поступление товаров. На втором этапе после фактического поступления товаров менеджер проверяет их количество, распределяет товары по складам, устанавливает на них цены, а также формирует для каждого склада документ "Приходный ордер на товары".

Ту или иную схему регистрации поступления можно указать для каждого склада. Следует отметить, что обе схемы используются в программе также для регистрации перемещения товаров между складами и реализации товаров оптом.

Ценообразование

Магазины могут продавать товары по рекомендованным ценам, которые установлены директивно, например в центральном офисе. Возможна также реализация по ценам, которые установлены непосредственно в магазине. Розничная цена может быть получена, например, в результате увеличения оптовой цены на заданный процент или на заданную сумму.

Для оптовой и для розничной продажи предусмотрено автоматическое определение разнообразных скидок, действующих при выполнении некоторых условий. Величина скидки может зависеть от количества приобретенного товара, от времени суток, в которое была совершена покупка, от суммы покупки и т.д. Скидка может быть предоставлена по всем позициям номенклатуры. Можно также установить индивидуальные скидки для разных позиций номенклатуры, например в ночное время на бакалейные товары - 10%, на кондитерские изделия - 5%. Предусмотрены скидки для обладателей дисконтных карт - обычной, серебряной, золотой и т.д.

При продаже в розницу скидка может быть установлена конкретным магазинам, а при продаже оптом - определенным покупателям. Помимо автоматически установленных скидок при регистрации продажи предусмотрена возможность установки скидки вручную.

Предпродажная подготовка

В программе автоматизированы операции предпродажной подготовки - печать ценников и этикеток, а также фасовка и комплектация.

Для печати этикеток предусмотрена работа со штрихкодом. Штрихкоды товаров детализируются до уровня единиц измерения товара. Таким образом, при поступлении товара в штуках и ящиках можно задать свой штрихкод и для штучного товара, и для ящика. В списке штрихкодов товара могут присутствовать как внешние штрихкоды, которые указаны на этикетке товара в момент поступления, так и внутренние штрихкоды, которые задаются для товара в магазине.

Прикладное решение поддерживает заполнение списков товаров с помощью сканера штрихкода или терминала сбора данных.

Возможна печать ценников сразу для всей группы товаров выбранного магазина. При этом будут напечатаны ценники только для тех товаров, остатки которых имеются в торговых залах. При печати ценников в них будут указаны розничные цены, установленные на заданную дату.

Реализована продажа весового товара с использованием этикеток. Предусмотрена выгрузка сведений о товарах в электронные весы с возможностью печати этикеток. При взвешивании товара электронные весы распечатывают этикетки со штрихкодом. В процессе реализации весового товара с его этикетки с помощью сканера штрихкодов считывается информация. При этом из штрихкода выделяются код весового товара, по которому он идентифицируется в информационной базе, а также вес товара.

В программе предусмотрено отражение операции по созданию комплектов товаров, а также обратной операции по их разукомплектованию.

Оптовые продажи

Отпуск товаров покупателю при продаже оптом регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров".

Для заполнения и изменения списка товаров в документе предусмотрены сервисные возможности. Реализован, например, поиск товара по штрих-коду с последующим добавлением его в список товаров. Возможно также заполнение списка с использованием сканера штрих-кода. С помощью режима "Заполнить табличную часть" список товаров можно заполнить только товарами указанной группы или товарами, которые находятся в торговом зале. Этот режим позволяет установить и цены по новому типу цен. Кроме того, список товаров можно заполнить с помощью терминала сбора данных. Режим "Изменить табличную часть" позволяет выполнить различные действия с позициями списка товаров документа - установить скидку на товары вручную, распределить дополнительную сумму на все товары и т.д. Предусмотрена возможность печати ценников для товаров списка в соответствии с ценами, указанными в документе.

В документе можно автоматически задать скидки, отвечающие заданной маркетинговой политике. При работе с документом "Реализация товаров" можно сформировать для печати товарную накладную Торг-12, товарно-транспортную накладную 1-Т, накладную на отпуск товаров на сторону М-15 и др.

При реализации товаров оптом оплата производится наличными денежными средствами или платежной картой. В первом случае оформляется документ "Приходный кассовый ордер", во втором - документ "Оплата платежной картой".

Отгрузка товаров со склада выполняется за один этап или с использованием двухэтапной (ордерной) схемы.

В первом случае за оформление документов, прием оплаты и отгрузку товара отвечает один менеджер. Заметим, что в этом случае реализация выполняется со склада, для которого не предусмотрено использование ордерной схемы. Во втором случае оформление документов, прием оплаты и отгрузка товаров выполняются разными менеджерами, т.е. один менеджер оформляет документ "Реализация товаров", второй менеджер (кассир) принимает оплату, третий менеджер (кладовщик) выполняет отгрузку, которая сопровождается оформлением документа "Расходный ордер на товары".

Операция по возврату товара оформляется с помощью документа "Возврат товара от покупателя", при этом также можно использовать одноэтапную или двухэтапную (ордерную) схему.

Розничные продажи и рабочее место кассира

Для оформления продаж в розницу в программе предусмотрено использование различного торгового оборудования: контрольно-кассовых машин (ККМ), сканеров штрих-кодов, электронных весов, эквайринговых систем, устройств для считывания магнитных карт, дисплеев покупателя, программируемых клавиатур продавца и мониторов с сенсорным экраном. Автоматизированы все операции розничной продажи.

ККМ можно использовать в режиме фискального регистратора, а также в режимах оffline и оn-line.

Для удобства работы с ККМ в режиме фискального регистратора в программе реализован специальный инструмент "Рабочее место кассира" (РМК).

С помощью РМК можно выбрать один из двух вариантов интерфейса - "Непродовольственная розница" или "Продовольственная розница". Реализация непродовольственных товаров, например обуви, предполагает наличие у продавца возможности предложить покупателю обувь разных моделей, размеров и разного цвета, поэтому в интерфейсе "Непродовольственная розница" предусмотрена работа со списком номенклатуры в торговом зале, подсобке и других складах. Особенность работы с "Продовольственной розницей" состоит в большей скорости реализации товаров, чем в "Непродовольственной рознице". Для повышения скорости работы кассира в интерфейсе "Продовольственная розница" предусмотрена работа без использования мыши. Кроме того, при наличии монитора с сенсорным экраном этот интерфейс позволяет также отказаться от клавиатуры.

Взаимодействуя с РМК, кассир может подбирать товары, при этом ему доступна информация об остатках и ценах на товары. Реализована возможность поиска товара по коду, штрих-коду, артикулу или текстовому представлению. Предусмотрено автоматическое заполнение документов на возврат в день продажи или позже.

Оплата покупки, полученная от покупателя, регистрируется с помощью специальной формы "Оплата чека". Следует заметить, что один чек может быть оплачен одновременно тремя способами - наличными денежными средствами, платежной картой и банковским кредитом. Предусмотрена также операция выплаты денежных средств покупателю при возврате товара. Прикладное решение обеспечивает печать пакета документов, необходимых при возврате товара.

В конце кассовой смены при оформлении операции "Закрытие кассовой смены" на основе введенных чеков ККМ по реализации и возврату товаров формируется документ "Отчет о розничных продажах".

Отчеты

Для контроля торговой деятельности в программе используются разнообразные отчеты, такие, как "Ведомость по товарам на складах", "Ведомость по товарам к поступлению (реализации)", "Стоимостная оценка склада", "Возврат товаров", "Статистика чеков ККМ", "Предоставленные скидки", "Продажи по дисконтным картам", "Планирование потребностей в номенклатуре" и "Универсальный отчет".

Для анализа оборотов товаров в количественном выражении используется отчет "Ведомость по товарам на складах". Посредством этого отчета можно получить информацию об остатках товаров на определенную дату, а также сформировать график поступления и отгрузки товаров со складов магазина с любой периодичностью, например за каждый день в течение определенного периода.

С помощью отчета "Ведомость по товарам к поступлению (реализации)" можно получить информацию о товарах, которые поступали и отгружались по ордерной схеме, но по которым еще не зарегистрированы фактические поступление и реализация. Таким образом, в отчете отображаются товары, для которых были оформлены документы "Поступление товаров" ("Реализация товаров"), но еще не оформлены документы "Приходный ордер на товары" ("Расходный ордер на товары").

Для сравнительного анализа работы различных магазинов, анализа работы различных касс одного магазина и получения статистических данных по уровню загруженности кассиров в определенные периоды используется отчет "Статистика чеков ККМ". Данный отчет позволяет получить информацию как об общем количестве пробитых чеков за определенный период, так и о среднем количестве чеков, пробитых за день.

Отчет "Планирование потребности в номенклатуре" предназначен для количественного планирования закупок в разрезе магазинов и складов на основании данных о продажах товаров в завершившемся периоде и используется для формирования внутреннего заказа магазина.

Автоматизация торговой сети

При автоматизации торговой сети в каждом ее узле, т.е. в офисе и в каждом магазине, устанавливается программа "1С:Розница 8". Для создания территориально распределенной информационной системы используется механизм распределенной информационной базы платформы "1С:Предприятие 8". Из центрального узла сети (офиса) в каждый периферийный узел (магазин) поступают только те данные, которые необходимы для работы конкретного магазина. Информация по всем магазинам в свою очередь аккумулируется в центральном узле. Из центрального узла каждому магазину можно дистанционно назначить розничные цены, зарегистрировать новых пользователей удаленных информационных баз, назначить им права доступа к данным и выполнить свертку данных прошедшего периода.

Интеграция с управляющей системой

Программа "1С:Розница 8" обеспечивает автоматизацию бизнес-процессов предпродажной подготовки и реализации. Для автоматизации других участков, таких, как учет расчетов безналичными денежными средствами, учет взаиморасчетов с контрагентами, планирование и бюджетирование, управление отношениями с клиентами, управление персоналом, бухгалтерский, налоговый и управленческий учет и т.д., предназначены другие решения на платформе "1С:Предприятие 8".

В настоящее время предусмотрена интеграция решения "1С:Розница 8" с управляющей системой, в качестве которой применяется программа "1С:Предприятие 8. Управление торговлей". При этом "1С:Розница 8" используется для автоматизации front-office, а "1С:Предприятие 8. Управление торговлей" - для автоматизации back-office. В центральный офис из каждого магазина передается обобщенная информация о продажах товаров без разделения по конкретным ККМ и складам магазина. В следующих редакциях программы "1С:Розница 8" будет предусмотрена возможность интеграции с программами "1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием" и "1С:Бухгалтерия 8".

И. Сидоров,

Фирма "1С"

Контактный телефон (495) 737-92-57

"Финансовая газета", N 17, 18, май апрель 2008 г.