Операции с денежными средствами
Кассовые операции как разновидность финансовых операций представляют собой операции с наличными денежными средствами, которые совершаются всеми бюджетными организациями, в том числе и учреждениями силовых министерств и ведомств при совершении расчетов по оплате труда с гражданскими служащими, по выплате денежного довольствия с военнослужащими, а также с подотчетными лицами. При совершении данных операций учреждения должны соблюдать кассовую дисциплину, регулируемую нормами законодательства. В данной статье рассмотрен порядок оформления движения наличных денежных средств в кассе учреждений силовых министерств и ведомств.
Порядок ведения кассовых операций регламентируется следующими нормативными документами:
- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";
- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);
- Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета, утвержденными Приказом Минфина РФ от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами);
- Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным ЦБ РФ N 298-П, Минфином РФ N 173н 13.12.2006;
- Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н).
Расчеты наличными деньгами между учреждениями могут осуществляться в пределах лимитов, установленных законодательством Российской Федерации. При этом каждое бюджетное учреждение должно иметь кассу и вести кассовые документы по установленной форме в соответствии с Инструкцией N 25н.
Кассовые документы
К кассовым документам относятся документы, которыми оформляются приход в кассу учреждения наличных денежных средств и выдача их из кассы, а также кассовая книга и прочие документы.
Прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств производится согласно первичным учетным документам - квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). Ими оформляется поступление наличных денег как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).
Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" формы бланков строгой отчетности, в частности квитанция (ф. 0504510), утвержденные согласно ранее установленным требованиям, могут применяться в соответствии с положением, предусмотренным настоящим постановлением, но не позднее 1 июня 2008 года.
Выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).
Все кассовые операции, совершаемые в учреждении, фиксируются в кассовой книге (ф. 0504514). В ней учитываются поступление и выдача наличных денег организации. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой.
Согласно п. 25 Порядка ведения кассовых операций кассовую книгу можно вести в электронной форме (автоматизированным способом). При этом часто возникают вопросы о том, когда ее распечатывать и как оформлять. Например, можно ли, когда учреждение небольшое и кассовых операций за неделю совершается мало, листы кассовой книги распечатывать раз в неделю? В соответствии с указанным пунктом распечатывать их нужно ежедневно.
Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.
Лимит остатка кассы
В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П) лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы учреждению в этом случае представляется органами Федерального казначейства в установленном порядке по месту своего обслуживания.
Лимит наличных утверждают на год, и для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы по установленной форме 0408020.
По учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.
Для расчета лимита остатка кассы учреждения МВД имеются следующие данные:
- часы работы учреждения - с 9-00 до 18-00, время сдачи наличности в банк - 17.00;
- количество рабочих дней за период - 65;
- выплаты наличными деньгами за последние 3 месяца (кроме расходов на заработную плату и выплат социального характера) фактически составили 65 000 руб.;
- среднедневной расход - 1000 руб. (65 000 руб. / 65 дн.).
Заполним форму расчета на установление учреждению лимита остатка кассы.
Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и
оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки,
поступающей в его кассу, на 2008 год
Учреждение МВД
-------------------------------------------------------------------------
наименование (штамп) предприятия
номера лицевых счетов: 0700800139, 0700800239
-------------------------------------------------------------------------
(номер счета)
Отделение Федерального казначейства
-------------------------------------------------------------------------
(наименование учреждения банка)
Налично-денежная выручка за последние 3 месяца*
(фактическая)*** тыс. руб.
---------------
Среднедневная выручка** тыс. руб.
---------------
Среднечасовая выручка** тыс. руб.
---------------
Выплачено наличными деньгами за последние три месяца
(кроме расходов на заработную плату и выплаты
социального характера) (фактически)*** 65 тыс. руб.
---------------
Среднедневной расход** 1 тыс. руб.
---------------
Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,
----------------------
1 раз в 1 дней, при образовании сверхлимитного oстатка
------- --------------------------------------
(нужное подчеркнуть)
Часы работы предприятия с 9 час. 00 мин. до 18 час. 00 мин.
----- ------ ------ ------
Время сдачи выручки: в объединенную кассу
при предприятии, инкассаторам, в кассу банка,
-------------
на почту (нужное подчеркнуть) 17 час. 00 мин.
------- ------
Испрашиваемая сумма лимита 1 тыс. руб.
----------------
Одна тысяча рублей 00 копеек
-------------------------------------------------------------------------
(сумма прописью)
Просим разрешить расходование выручки на общехозяйственные расходы,
--------------------------------
командировочные расходы
-------------------------------------------------------------------------
(указать цели расхода)
* В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.
** Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней (часов) предприятия.
*** Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму выручки (расхода).
Руководитель предприятия Петров В.В. (Ф.И.О.)
--------------------------------
Главный бухгалтер Иванова А.А (Ф.И.О.)
--------------------------------
Решение учреждения банка
Установить лимит остатка кассы в сумме 1 тыс. руб.
------------
Одна тысяча рублей 00 копеек
-------------------------------------------------------------------------
(сумма прописью)
Разрешено расходование выручки на хозяйственные нужды для выдачи в
---------------------------------------
(указать цель)
подотчет
-------------------------------------------------------------------------
Руководитель учреждения банка Казанцева В.А. (Ф.И.О.)
-------------------------
При установлении учреждению МВД размера лимита остатка кассы органы Федерального казначейства, руководствуясь п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П, исходили из того, что если срок сдачи выручки у бюджетного учреждения установлен ежедневный, то есть вся полученная выручка ежедневно сдается в банк, то лимит устанавливается в размере среднедневного расхода, в данном случае 1000 руб.
Минфин не исключает возможности установления лимита остатка кассы в сумме, превышающей ежедневный расход наличных денег, для учреждений, подведомственных главным распорядителям средств федерального бюджета, чья деятельность связана со специальными режимами работы, в случае представления соответствующими федеральными органами исполнительной власти обоснованного заключения по данному вопросу (Письмо Минфина РФ от 06.09.2007 N 10-8-5/3757).
Получение наличных денежных средств в кассу бюджетного учреждения
Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представить в ОФК для получения наличных денежных средств:
- кассовую заявку (ежеквартально);
- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);
- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).
Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные органом Федерального казначейства сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.
Чековые книжки, по которым происходит получение наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации органом Федерального казначейства по ее заявлению, образец которого приведен в приложении N 2 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет организация получатель.
Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:
- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;
- при изменении наименования получателя средств;
- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.
Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах) по образцу, приведенному в приложении N 3 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами.
В заявке на получение наличных денег указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.
В заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.
Напомним, что Приказом Минфина РФ N 91н*(1) были внесены изменения в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета. В соответствии с п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами одновременно с заявкой получатель средств представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку. Заявка представляется получателем средств в форме электронного документа с применением электронной цифровой подписи (далее - в электронном виде) при наличии электронного документооборота между получателем средств и органом Федерального казначейства в соответствии с договором об обмене электронными документами либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без электронной цифровой подписи (далее - на бумажном носителе). Если заявка представляется получателем средств на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть представлена получателем средств по факсимильной связи накануне дня получения наличных денег с последующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег. Таким образом, заявка может представляться в электронном виде, то есть с применением ЭЦП, или на бумажном носителе с одновременным представлением в электронном виде без ЭЦП.
Денежный чек заполняется также в соответствии с требованиями, установленными Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства, счет органа Федерального казначейства N 40116 и ставится гербовая печать органа Федерального казначейства. На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан денежный чек; полное или сокращенное наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и
