Операции с наличными денежными средствами (С. Гулиева, "Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.)

Операции с наличными денежными средствами

Кассовые операции, как разновидность финансовых операций, представляют собой операции с наличными денежными средствами, которые совершаются бюджетными учреждениями при совершении расчетов по оплате труда сотрудниками, подотчетными лицами, прочими физическими и юридическими лицами за выполнение определенных видов работ и оказание услуг. При совершении данных операций учреждения должны соблюдать кассовую дисциплину, регулируемую нормами законодательства. В данной статье рассмотрен порядок оформления движения наличных денежных средств в кассе учреждений физической культуры и спорта.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется следующими нормативными документами:

- Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт";

- Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций);

- Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета, утвержденными Приказом Минфина РФ от 21.09.2004 N 85н (далее - Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами);

- Положением об особенностях расчетно-кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным ЦБ РФ N 298-П, Минфином РФ N 173н 13.12.2006;

- Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина РФ от 10.02.2006 N 25н (далее - Инструкция N 25н).

Расчеты наличными деньгами между учреждениями могут осуществляться в пределах лимитов, установленных законодательством Российской Федерации. При этом каждое бюджетное учреждение должно иметь кассу и вести кассовые документы по установленной форме в соответствии с Инструкцией N 25н.

Кассовые документы

К кассовым документам относятся документы, которыми оформляются приход в кассу учреждения наличных денежных средств и выдача их из кассы, а также кассовая книга и прочие документы.

Прием в кассу бюджетного учреждения наличных денежных средств производится согласно первичным учетным документам - квитанциям (ф. 0504510) и приходным кассовым ордерам (ф. 0310001). Ими оформляется поступление наличных денег как при ручном, так и при автоматизированном способах ведения учета. Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003).

Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 31.03.2005 N 171 "Об утверждении Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники" формы бланков строгой отчетности, в частности квитанция (ф. 0504510), утвержденные согласно ранее установленным требованиям, могут применяться в соответствии с положением, предусмотренным настоящим постановлением, но не позднее 1 июня 2008 года.

Выдача из кассы наличных денежных средств учреждения производится по расходным кассовым ордерам (ф. 0310002), в случае выдачи денежных средств в подотчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501). Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Если на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях и др.) есть разрешительная надпись руководителя организации, то подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна (п. 14 Порядка ведения кассовых операций).

Все кассовые операции, совершаемые в учреждении, фиксируются в кассовой книге (ф. 0504514). В ней учитываются поступление и выдача наличных денег организации. Каждое учреждение ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, через копировальную бумагу, чернилами или шариковой ручкой.

Согласно п. 25 Порядка ведения кассовых операций кассовую книгу можно вести в электронной форме (автоматизированным способом). При этом часто возникают вопросы о том, когда ее распечатывать и как оформлять. Например, можно ли, когда учреждение небольшое и кассовых операций за неделю совершается мало, листы кассовой книги распечатывать раз в неделю? В соответствии с указанным пунктом распечатывать их нужно ежедневно.

Нумерация вкладных листов кассовой книги осуществляется автоматически с начала года. Их брошюруют в хронологическом порядке и хранят отдельно за каждый месяц. В полученной по итогам года кассовой книге общее количество листов заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации, после чего книга опечатывается.

Лимит остатка кассы

В соответствии с п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации" (далее - Положение ЦБ РФ N 14-П) лимиты остатка кассы распорядителей и получателей средств федерального бюджета, открывших лицевые счета в органах Федерального казначейства, устанавливаются учреждениями Банка России или уполномоченными кредитными организациями органам Федерального казначейства Российской Федерации с учетом указанных распорядителей и получателей средств федерального бюджета. Расчет на установление лимита остатка кассы учреждению в этом случае представляется органами Федерального казначейства в установленном порядке по месту своего обслуживания.

Лимит наличных утверждают на год, и для этого составляют расчет на установление предприятию лимита остатка кассы по установленной форме 0408020.

По учреждению, не представившему расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Для расчета лимита остатка кассы по детской спортивной школе имеются следующие данные:

- часы работы учреждения - с 9.30 до 18.30, время сдачи наличности в банк - 17.00;

- налично-денежная выручка за последние 3 месяца (фактическая) составила 325 000 руб.;

- количество рабочих дней за этот период - 65;

- среднедневная выручка составляет 5000 руб. (325 000 руб. / 65 дн.);

- выплаты наличными деньгами за последние 3 месяца (кроме расходов на заработную плату и выплат социального характера) фактически составили 65 000 руб.;

- среднедневной расход - 1000 руб. (65 000 руб. / 65 дн.).

Заполним форму расчета на установление учреждению лимита остатка кассы.

Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и
оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки,
поступающей в его кассу, на 2008 год

                   Детская спортивная школа N 4

-------------------------------------------------------------------------

                     наименование (штамп) предприятия

               номера лицевых счетов: 0700800139, 0700800239

-------------------------------------------------------------------------

                               (номер счета)

      Отделение Федерального казначейства по Ленинскому району г. N

-------------------------------------------------------------------------

                      (наименование учреждения банка)

Налично-денежная выручка за последние 3 месяца*

(фактическая)***                                      325           тыс. руб.

                                                ---------------

Среднедневная выручка**                                5            тыс. руб.

                                                ---------------

Среднечасовая выручка**                                тыс. руб.

                                                ---------------

Выплачено наличными деньгами за последние три месяца

(кроме расходов на заработную плату и выплаты

социального характера) (фактически)***                 65      тыс. руб.

                                                ---------------

Среднедневной расход**                                  1      тыс. руб.

                                                ---------------

Сроки сдачи выручки: ежедневно, на следующий день,

                     ---------                     ----------------------

1 раз в    1    дней, при образовании сверхлимитного oстатка

        -------       --------------------------------------

                              (нужное подчеркнуть)

Часы работы предприятия     с   9  час.  30  мин.  до  18  час.  30  мин.

                              -----    ------        ------    ------

Время сдачи выручки: в объединенную кассу

при предприятии, инкассаторам, в кассу банка,

                               -------------

на почту (нужное подчеркнуть)                       17  час.  30  мин.

                                                -------     ------

Испрашиваемая сумма лимита                               1      тыс. руб.

                                                ----------------

                      Одна тысяча рублей   00 копеек

-------------------------------------------------------------------------

                            (сумма прописью)

Просим  разрешить  расходование  выручки  на  общехозяйственные  расходы,

                                         --------------------------------

командировочные расходы, приобретение ГСМ

-------------------------------------------------------------------------

                       (указать цели расхода)

* В случае резких изменений в объеме выручки или расхода приводятся данные за последний месяц.

** Сумма выручки (расхода), деленная на число рабочих дней (часов) предприятия.

*** Вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму выручки (расхода).

Руководитель предприятия             Петров В.В.          (Ф.И.О.)

                          --------------------------------

Главный бухгалтер                    Иванова А.А          (Ф.И.О.)

                          --------------------------------

Решение учреждения банка

Установить лимит остатка кассы в сумме                   1     тыс. руб.

                                                   ------------

                       Одна тысяча рублей 00 копеек

-------------------------------------------------------------------------

                             (сумма прописью)

Разрешено  расходование  выручки  на  хозяйственные  нужды  для  выдачи в

                                  ---------------------------------------

                                              (указать цель)

подотчет

-------------------------------------------------------------------------

Руководитель учреждения банка       Казанцева В.А.     (Ф.И.О.)

                              -------------------------

При установлении детской спортивной школе размера лимита остатка кассы органы Федерального казначейства, руководствуясь п. 2.5 Положения ЦБ РФ N 14-П, исходили из того, что если срок сдачи выручки у бюджетного учреждения установлен ежедневный, то есть вся полученная выручка ежедневно сдается в банк, то лимит устанавливается в размере среднедневного расхода, в данном случае 1000 руб.

Лимит остатка кассы в размере среднедневного расхода также устанавливается бюджетополучателям и при отсутствии у них денежной выручки. Для бюджетных организаций, сдающих выручку на следующий день, размер лимита остатка кассы устанавливается в размере среднедневной выручки и среднедневного расхода наличными деньгами. Если исходить из данных нашего примера, он составил бы 6000 руб. (5000 + 1000).

Если бы детская спортивная школа сдавала выручку один раз в несколько дней, размер лимита был бы установлен в зависимости от суммы денежной выручки и установленных сроков ее сдачи. Если размер ежедневной выручки составляет, например, 500 руб., срок ее сдачи установлен в последний рабочий день недели и при этом имеет место среднедневной расход в сумме 1000 руб., то сумма средней выручки за неделю составила бы 2500 руб. (500 руб. x 5 дн.), а размер лимита кассы - 3500 руб.

Минфин не исключает возможности установления лимита остатка кассы в сумме, превышающей ежедневный расход наличных денег, для учреждений, подведомственных главным распорядителям средств федерального бюджета, чья деятельность связана со специальными режимами работы, в случае представления соответствующими федеральными органами исполнительной власти обоснованного заключения по данному вопросу (Письмо Минфина РФ от 06.09.2007 N 10-8-5/3757).

Получение наличных денежных средств
в кассу бюджетного учреждения

Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами обязывают бюджетное учреждение представить в ОФК для получения наличных денежных средств:

- кассовую заявку (ежеквартально);

- денежный чек (при необходимости получения наличных денежных средств);

- заявку на получение наличных денежных средств (при необходимости получения наличных денежных средств).

Кассовая ежеквартальная заявка (в одном экземпляре) на предстоящий квартал представляется в установленные органом Федерального казначейства сроки с целью получения информации об общем объеме потребности в наличных денежных средствах каждого получателя бюджетных средств. Все кассовые заявки получателей средств обобщаются в сводную кассовую заявку органа Федерального казначейства, которая в установленном порядке представляется им в банк.

Чековые книжки, по которым происходит получение наличных денежных средств в кассу учреждения, в необходимом количестве бесплатно выдаются бюджетной организации органом Федерального казначейства по ее заявлению, образец которого приведен в приложении N 2 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. Каждая чековая книжка выдается кассиру или уполномоченному лицу от учреждения под расписку в журнале регистрации бланков денежных чековых книжек. Ответственность за сохранность и учет полученных в органе Федерального казначейства чековых книжек несет организация-получатель.

Хранение чековых книжек с использованными денежными чеками осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и неиспользованными чеками подлежат возврату по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков, только в следующих случаях:

- при закрытии лицевых счетов, открытых получателю средств в органе Федерального казначейства;

- при изменении наименования получателя средств;

- при закрытии или изменении номера счета, открытого органу Федерального казначейства в банке.

Накануне дня получения наличных денег учреждение представляет в орган Федерального казначейства заявку на получение наличных денег (в двух экземплярах) по образцу, приведенному в приложении N 3 к Правилам осуществления операций по обеспечению наличными деньгами.

В заявке на получение наличных денег указываются серия, номер и дата денежного чека, номер лицевого счета получателя средств (номер лицевого счета по дополнительному бюджетному финансированию, номер лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении, номер лицевого счета по учету внебюджетных средств), должность, фамилия, имя и отчество представителя получателя средств, на которого выписан денежный чек, данные паспорта или иного удостоверяющего личность документа, показатели бюджетной классификации Российской Федерации, соответствующие целям получения наличных денег по данному денежному чеку, и суммы.

В заявке с номером лицевого счета для учета операций со средствами во временном распоряжении показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Напомним, что Приказом Минфина РФ N 91н*(1) были внесены изменения в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета. В соответствии с п. 7 Правил осуществления операций по обеспечению наличными деньгами одновременно с заявкой получатель средств представляет в орган Федерального казначейства денежный чек, оформленный отдельно на каждую заявку. Заявка представляется получателем средств в форме электронного документа с применением электронной цифровой подписи (далее - в электронном виде) при наличии электронного документооборота между получателем средств и органом Федерального казначейства в соответствии с договором об обмене электронными документами либо на бумажном носителе с одновременным представлением информации в электронном виде без электронной цифровой подписи (далее - на бумажном носителе). Если заявка представляется получателем средств на бумажном носителе, то в порядке исключения она может быть представлена получателем средств по факсимильной связи накануне дня получения наличных денег с последующим представлением ее на бумажном носителе вместе с денежным чеком в день получения наличных денег. Таким образом, заявка может представляться в электронном виде, то есть с применением ЭЦП, или на бумажном носителе с одновременным представлением в электронном виде без ЭЦП.

Денежный чек заполняется также в соответствии с требованиями, установленными Правилами осуществления операций по обеспечению наличными деньгами. На лицевой стороне денежного чека указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства, счет органа Федерального казначейства N 40116 и ставится гербовая печать органа Федерального казначейства. На оборотной стороне денежного чека проставляются паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность уполномоченного лица бюджетной организации, на которого выписан денежный чек; полное или сокращенное наименование бюджетной организации; назначение сумм платежа в соответствии с номенклатурой символов отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций. Ответственность за достоверность проставленных в денежном чеке символов несет организация - получатель наличных денежных средств.

Рассмотрим на примере порядок отражения кассовых операций по получению денежных наличных средств в кассу бюджетного учреждения.

Детской спортивной школой подана заявка на выдачу заработной платы работникам учреждения в сумме 100 000 руб. и на приобретение материальных запасов в сумме 10 000 руб. за счет бюджетных средств. Через день в кассу поступила денежная наличность, а дополнительно - родительская плата за посещение детьми спортивных секций в сумме 3250 руб.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на выдачу заработной платы	1 210 03 560	1 304 05 211	100 000
Подана заявка в орган Федерального казначейства на получение наличных денежных средств на приобретение материальных запасов	1 210 03 560	1 304 05 340	10 000
Поступили наличные денежные средства в кассу учреждения (100 000 + 10 000) руб.	1 201 04 510	1 210 03 660	110 000
Поступила в кассу учреждения родитель- ская плата за посещение детьми платных спортивных секций	2 201 04 510	2 205 03 660	3250

Сдача (возврат) наличных денежных средств

Взнос наличных денег в кассу банка производится бюджетной организацией на основании объявления на взнос наличными (ф. 0402001). В объявлении на взнос наличными в поле "Получатель" указывается полное или сокращенное наименование органа Федерального казначейства и номер его счета N 40116, в скобках проставляются полное или сокращенное наименование организации, внесшей наличные деньги, а также номер ее лицевого счета.

В поле "Источник взноса" получатель средств указывает символы отчета о кассовых оборотах учреждений Банка России и кредитных организаций и показатели бюджетной классификации Российской Федерации, по которым вносимые средства подлежат отражению на лицевом счете получателя средств (лицевом счете по дополнительному бюджетному финансированию, лицевом счете по учету внебюджетных средств). При взносе учреждением поступивших в его кассу средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, получатель средств в поле "Источник взноса" указывает соответствующие показатели классификации доходов бюджетов Российской Федерации и наименование источника образования дохода в соответствии с разрешением на открытие лицевого счета по учету внебюджетных средств. При взносе получателем средств, поступивших во временное распоряжение, в поле "Источник взноса" показатели бюджетной классификации Российской Федерации не указываются.

Ответственность за достоверность проставленных показателей несет учреждение, сдающее денежные средства.

Принятые банком наличные деньги зачисляются на счет органа Федерального казначейства. Ордер к объявлению на взнос наличными с отметкой банка о приеме наличных денег прилагается к выписке из счета органа Федерального казначейства N 40116. Квитанция к объявлению на взнос наличными выдается получателю средств.

Рассмотрим на примере отражение операций по возврату денежной наличности из кассы учреждения на лицевой счет.

Воспользуемся данными примера 2. Детской спортивной школой была сдана выручка в сумме 3250 руб. на внебюджетный лицевой счет учреждения. Через два дня получена выписка из органа Федерального казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет детской спортивной школы.

В бухгалтерском учете будут сделаны следующие проводки:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Сдана выручка на лицевой счет учреж- дения	2 210 03 560	2 201 04 510	3250
Получена выписка из органа Федерально- го казначейства о поступлении денежных средств на лицевой счет	2 201 01 510	2 210 03 660	3250

Лимит расчетов наличными денежными средствами

Бюджетным учреждениям при осуществлении расчетов с физическими и юридическими лицами за выполненные работы либо оказанные услуги следует обратить внимание на лимит расчетов денежными средствами. Указанием ЦБ РФ о предельном размере расчетов*(2) с 21.07.2007 установлен лимит 100 000 руб. В Письме ЦБ РФ от 04.12.2007 N 190-Т даны разъяснения по поводу ограничения расчетов наличными денежными средствами, в частности следующие. Данный лимит применяется в отношении каждого договора по отдельности и не зависит от срока действия договора и периодичности расчетов, осуществляемых по нему. Он не распространяется на расчеты наличными деньгами, связанные с выплатой заработной платы и стипендий, иными выплатами (в том числе социального характера). Лимит применяется, когда полученные под отчет наличные деньги используются сотрудниками при расчетах по договорам, заключаемым ими на основании доверенности или по уже заключенным с другими юридическими лицами, индивидуальными предпринимателями договорам. В данном случае расчеты наличными денежными средствами фактически осуществляются между работодателем и организацией. Лимит расчетов не применяется, если командированное лицо от своего имени оплачивает полученной под отчет суммой оказанные ему услуги (оплата проезда, проживания).

Ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью

Статьей 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность за нарушение порядка работы с денежной наличностью и ведения кассовых операций:

- за осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- за неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности. Причиной может быть неподтверждение кассовыми документами поступления наличных денег в кассу;

- за несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств, например хранение в кассе наличных денежных средств и ценностей, не принадлежащих организации;

- за накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, то есть несоблюдение лимита остатка денежных средств в кассе.

Административный штраф для должностных лиц составляет от 4000 до 5000 руб., а для юридических лиц от 40 000 до 50 000 руб. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ индивидуальные предприниматели несут такую же административную ответственность, как должностные лица. Пункт 1 ст. 4.5 КоАП РФ указывает, что к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ нельзя привлечь по истечении двух месяцев со дня совершения правонарушения.

С. Гулиева,

эксперт журнала "Учреждения физической культуры и спорта:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Приказ Минфина РФ от 18.10.2007 N 91н "О внесении изменений в Правила осуществления операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств федерального бюджета, утвержденные Приказом Минфина РФ от 21.09.2004 N 85н "О Порядке обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетной системы РФ".

*(2) Указание ЦБ РФ от 20.06.2007 N 1843-У "О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя".