Оформление командировок и служебных поездок (Л. Колесниченко, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 19, май 2008 г.)

Оформление командировок и служебных поездок

Понятие служебной командировки и служебной поездки приведено в ст. 166 ТК РФ. Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. На практике к таковым принято относить проводников пассажирских поездов, работников почтовых вагонов, стюардесс, членов экипажа морских и речных судов и т.п. Поскольку перечень работ, профессий, должностей этих работников также законодательно не предусмотрен, его также определяет работодатель. Так, в письме Минфина России от 29.08.06 г. N 03-03-04/1/642 сообщено, что размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, указанные в ст. 168.1 НК РФ, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения таких расходов могут устанавливаться трудовым договором.

Основные правила оформления служебных командировок по территории Российской Федерации изложены в Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7.04.88 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (далее - Инструкция N 62) (согласно ст. 423 ТК РФ документ действует в части, не противоречащей Кодексу). Согласно п. 2 данной Инструкции направление работника в командировку оформляется выдачей командировочного удостоверения. По усмотрению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации наряду с командировочным удостоверением может оформляться приказ (письмо Минфина России от 6.12.02 г. N 16-00-16/158). Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России от 5.01.04 г. N 1. Если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, допускается командировочное удостоверение не выписывать.

Для служебной поездки формы таких документов статистическим ведомством не разработаны. В данной ситуации предприятие может утвердить в учетной политике оформление служебных поездок имеющимися документами Госкомстата России или разработать собственные формы, в которых должны присутствовать все обязательные реквизиты первичного документа.

При оформлении командировки по территории Российской Федерации можно издать приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку") и (или) выписать командировочное удостоверение (форма N Т-10 "Командировочное удостоверение"), а также служебное задание на командировку (форма N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении"). В приказе указываются фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования.

При направлении работника в командировку за пределы Российской Федерации оформляются приказ руководителя о командировании (форма N Т-9 или N Т-9а) и служебное задание на командировку (форма N Т-10а). В случае командировки за границу командировочное удостоверение необязательно, так как подтвердить пересечение границы страны с визовым режимом въезда возможно иными документами. Даты въезда в страну и выезда из нее указываются в заграничном паспорте командированного работника. Ксерокопию его страниц с отметками о пересечении границы работник прикладывает по возвращении из командировки к своему авансовому отчету. Время пребывания работника в зарубежной командировке определяется на основании дат, указанных в проездных документах, и по соответствующим отметкам в заграничном паспорте.

При поездке в страны ближнего и дальнего зарубежья с безвизовым режимом (в страны - участницы Таможенного союза, на границе с которым таможенный контроль отменен) организациям также можно не оформлять командировочные удостоверения. Поскольку визы в паспорте и отметки пограничников при этом отсутствуют, срок командировки подтверждается приказом и проездными документами.

В случае когда работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица (п. 6 Инструкции N 62).

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Оформлять данный документ нужно очень тщательно. Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование организации, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием в графе отметок принимающей стороны на обороте удостоверения. Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

При оформлении командировки следует учитывать, что ее продолжительность не должна превышать 40 дней (п. 4 Инструкции N 62).

Л. Колесниченко,

ведущий аудитор ООО "Свет-Аудит"

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 19, май 2008 г.