Как заполнить Справку о доходах формы 2-НДФЛ и представить ее в налоговый орган (В.М. Акимова, "Налоговый вестник", N 4, апрель 2008 г.)

Как заполнить Справку о доходах формы 2-НДФЛ и представить
ее в налоговый орган*(1)

1. Налоговые формы, которые ведутся налоговыми агентами для учета
налога на доходы физических лиц

Согласно ст. 230 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ) налоговые агенты должны выполнять следующие обязанности:

- вести учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, в форме, утверждаемой Минфином России. Форма 1-НДФЛ утверждена приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 "Об утверждении форм отчетности по налогу на доходы физических лиц за 2003 год" (далее - форма 1-НДФЛ, Налоговая карточка). Поскольку Минфин России до настоящего времени не утвердил новую форму 1-НДФЛ, то рекомендуем использовать форму, утвержденную вышеуказанным приказом, при условии ее доработки с учетом изменений, внесенных в главу 23 НК РФ;

- представлять в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах, полученных физическими лицами в этом налоговом периоде, и о суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов по форме 2-НДФЛ, установленной ФНС России (далее - форма 2-НДФЛ, Справка о доходах). Форма 2-НДФЛ заполняется на основании сведений, содержащихся в Налоговой карточке.

В частности, форма сведений о доходах (2-НДФЛ) утверждена:

приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583 - за 2003 и 2004 годы;

приказом ФНС России от 25.11.2005 N САЭ-3-04/616@ - за 2005 год;

приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@ - за 2006 и 2007 годы.

Читателям журнала следует обратить внимание на то, что данными документами также утверждены:

- форма сведений о доходах физических лиц на бумажных носителях;

- форматы для представления сведений в электронном виде;

- справочники, в которых содержится информация, необходимая для заполнения Налоговых карточек и Справок о доходах (коды видов документов, удостоверяющих личность физического лица, коды видов доходов и налоговых вычетов, коды субъектов Российской Федерации).

2. Кому выдаются Справки о доходах

Сведения о доходах физических лиц оформляются налоговыми агентами по форме, утвержденной приказом ФНС России от 13.10.2006 NСАЭ-3-04/706@, - "Справка о доходах физического лица" (2-НДФЛ); причем сведения оформляются налоговыми агентами как для представления в налоговые органы, так и для выдачи самим налогоплательщикам.

Поэтому данные, содержащиеся в Справке о доходах, выданной налогоплательщику, и в Справке о доходах этого налогоплательщика, представленной в налоговый орган, не могут различаться.

3. Сроки представления сведений о доходах в налоговые органы

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц этого налогового периода и о суммах начисленных и удержанных в этом налоговом периоде налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Например, последним днем представления сведений о доходах, полученных налогоплательщиками в 2007 году, является 1 апреля 2008 года.

Кроме того, п. 5 ст. 226 НК РФ также установлена обязанность представления сведений о доходах тех налогоплательщиков, с которых налоговый агент не имеет возможности удержать исчисленную сумму налога на доходы физических лиц (НДФЛ). Такие сведения должны быть представлены налоговым агентом в налоговый орган в месячный срок с того дня, когда стало известно о факте неудержания налога.

В случае ликвидации организации налоговый агент обязан сдать сведения о доходах, выплаченных им физическим лицам до окончания налогового периода. Это должно быть сделано до ликвидации организации. Во всех случаях представляемые в налоговый орган сведения оформляются по форме 2-НДФЛ.

4. Возможность сдачи сведений о доходах физических лиц на
бумажных носителях

Налоговые агенты могут представлять сведения о доходах физических лиц на бумажных носителях с учетом требований п. 2 ст. 230 НК РФ, то есть это возможно при численности физических лиц, получивших от налогового агента доходы в налоговом периоде, до 10 человек.

Налоговые органы в исключительных случаях с учетом специфики деятельности либо особенностей места нахождения организаций могут предоставлять отдельным организациям право представлять сведения о доходах физических лиц на бумажных носителях. Порядок представления сведений на бумажных носителях в таких случаях определяется налоговым органом, куда сдаются сведения о доходах.

В остальных случаях сведения о доходах физических лиц представляются на магнитных носителях или с использованием средств телекоммуникаций. Порядок представления сведений как на бумажных носителях, так и в электронном виде изложен в приказе МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583.

5. Порядок представления сведений о доходах в случае проведения
налоговым агентом в 2007 году перерасчета налоговой базы и суммы
НДФЛ за предшествующие периоды, например за 2004, 2005
и 2006 годы

В этом случае сведения о доходах оформляются по форме, утвержденной:

за 2004 год - приказом МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583;

за 2005 год - приказом ФНС России от 25.11.2005 N САЭ-3-04/616@;

за 2006 год - приказом ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.

Если ранее Справки о доходах уже были представлены в налоговый орган, необходимо учитывать, что во вновь представляемой Справке следует указать номер прежней Справки за соответствующий год и новую дату заполнения.

6. Порядок представления сведений о доходах в налоговый
орган в электронном виде

Порядок представления сведений на магнитных носителях и с использованием средств телекоммуникаций определяется Минфином России. Однако до настоящего времени этот порядок не утвержден. В связи с этим Минфин России в письме от 18.12.2006 N 03-05-01-03/157 разъяснил, что до утверждения соответствующего порядка применяется порядок передачи сведений, изложенный в приказе МНС России от 31.10.2003 N БГ-3-04/583, согласно которому сведения о доходах физических лиц на магнитных носителях должны представляться в налоговый орган с двумя экземплярами сопроводительного реестра. Для представления сведений о доходах физических лиц с использованием средств телекоммуникаций налоговым агентом применяются программно-аппаратные средства, совместимые с программно-аппаратными средствами налогового органа, поддерживающими электронный документооборот. Сведения в электронном виде должны быть подготовлены в формате, содержащемся в приложении к приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@.

7. В каких случаях сведения о доходах по форме 2-НДФЛ можно
не оформлять

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ не представляются сведения о выплаченных доходах индивидуальным предпринимателям за приобретенные у них товары, продукцию или выполненные работы (оказанные услуги) в случае, если эти индивидуальные предприниматели предъявили налоговому агенту документы, подтверждающие их государственную регистрацию в качестве предпринимателей без образования юридического лица и постановку на учет в налоговых органах.

8. Налоговый орган, куда должны быть представлены сведения
о доходах физических лиц

Согласно п. 2 ст. 230 НК РФ сведения о доходах физических лиц представляются налоговыми агентами по месту своего учета. Порядок применения положений п. 2 ст. 230 НК РФ организациями, имеющими в своем составе обособленные подразделения, изложен в письме ФНС России от 21.02.2007 N ГИ-6-04/135@. Такие налоговые агенты представляют сведения о доходах физических лиц в налоговый орган по месту постановки на налоговый учет головной организации. Сведения могут подаваться одним из двух способов по выбору налогового агента. Головная организация может представлять сведения за всю организацию в целом, то есть по доходам физических лиц, полученным в головной организации и во всех обособленных подразделениях, либо сведения могут подаваться в налоговый орган по месту учета головной организации как головной организацией, так и каждым обособленным подразделением отдельно. В этом случае головная организация подает сведения о доходах физических лиц, полученных в головной организации, а каждое обособленное подразделение, уполномоченное исполнять обязанность по представлению сведений о доходах физических лиц, подает данные о доходах, полученных работниками в этих обособленных подразделениях.

9. Оформление Справки о доходах, если налогоплательщиком
получены доходы, с которых НДФЛ уплачивался по различным ставкам

Поскольку ст. 210 НК РФ установлено, что налоговая база определяется отдельно по каждому виду доходов, в отношении которых установлены различные налоговые ставки, то соответственно Справки о доходах оформляются отдельно по каждому виду налоговой базы и налога. Например, если налогоплательщик - налоговый резидент получил от организации заработную плату, с который уплачивал налог по ставке 13%, и дивиденды, с которых уплатил налог по ставке 9%, то в этом случае бухгалтер организации должен оформить две Справки о доходах: одну - по ставке 13%, а вторую - по ставке 9%.

10. Оформление Справки о доходах, если работник работал в головной
организации, а затем был переведен на работу в ее филиал, который
имеет свою бухгалтерию

Если работник работал в головной организации и в ее обособленном подразделении, то оформляются разные Справки о доходах: отдельно о доходах, полученных непосредственно от головной организации, и отдельно о доходах, полученных непосредственно в ее филиале. Предположим, что работник за работу в головной организации получил заработок, с которого уплатил НДФЛ по ставке 13%, и дивиденды, с которых уплатил НДФЛ по ставке 9%. За работу в филиале организации работник получил заработок, с которого уплатил НДФЛ по ставке 13%, и материальную выгоду от экономии на процентах за пользование займом, выданным ему этим филиалом, с которой уплатил налог по ставке 35%. По итогам 2007 года на этого налогоплательщика должно быть оформлено четыре Справки о доходах: две Справки о доходах, полученных в головной организации, и две Справки о доходах, полученных в филиале этой организации.

11. Оформление Справки о доходах, если налогоплательщик получал,
помимо зарплаты, пособие по временной нетрудоспособности и отпускные

В данном случае в разделе 3 Справки приводятся заработная плата по коду 2000 с указанием того месяца 2007 года, за который она выплачена; по коду 2012 - сумма отпускных с отражением того месяца, в котором ее выплата произведена; по коду 2300 - сумма выплаченного пособия по временной нетрудоспособности с указанием того месяца, в котором произведена выплата пособия. Об этом, в частности, сообщается в письме ФНС России от 09.01.2008 N 18-0-09/0001.

12. Оформление предоставления стандартных налоговых вычетов

Предположим, что налогоплательщик в январе 2007 года находился в отпуске без сохранения заработной платы. В феврале и марте 2007 года ему была выплачена заработная плата по 30 000 руб. Должны ли ему предоставляться стандартные налоговые вычеты на себя и ребенка за январь - февраль 2007 года и как это отражается в Справке о доходах за 2007 год?

Прежде всего сначала должна быть заполнена Налоговая карточка, в которой производится расчет налоговой базы, вычетов и суммы налога, затем вышеуказанные данные переносятся в Справку о доходах.

Порядок предоставления стандартных налоговых вычетов изложен в ст. 218 НК РФ, где, в частности, предусмотрено, что вычеты предоставляются за все месяцы налогового периода, если налогоплательщик имеет право на такие вычеты. Вычет на самого налогоплательщика предоставляется при условии, что его доход не превышает 20 000 руб., вычет на ребенка - если доход налогоплательщика не превысил 40 000 руб.

Поэтому в вышеприведенном случае налогоплательщик имел право на стандартные налоговые вычеты за январь 2007 года в размере 400 руб. и за январь - февраль - в размере по 600 руб. Таким образом, общая сумма предоставленных вычетов составила 1600 руб.

13. Перерасчет НДФЛ

Предположим, что в организации работал гражданин Республики Беларусь с января по май 2007 года, с 1 июня 2007 года он уволился. Бухгалтерия удерживала НДФЛ с его заработков по ставке 13%. Надо ли сделать перерасчет НДФЛ, поскольку данный гражданин не являлся налоговым резидентом Российской Федерации, и как в этом случае заполнить форму 2-НДФЛ?

За 2007 год статус налогового резидента устанавливается с учетом положений ст. 207 НК РФ. Согласно российскому налоговому законодательству и с учетом международных договоров, заключенных между Российской Федерацией и Республикой Беларусь, данный налогоплательщик не является налоговым резидентом Российской Федерации, в связи с чем бухгалтеру необходимо сделать перерасчет НДФЛ по ставке 30%. В рассматриваемом случае исчисленная и удержанная суммы НДФЛ различаются, так как налог был удержан по ставке 13%. Поэтому у данного налогоплательщика возникает задолженность по НДФЛ.

В случае невозможности удержания налога у источника выплаты сумма НДФЛ должна быть передана на взыскание в налоговый орган по месту постановки на учет организации в месячный срок. Эти сведения оформляются по форме 2-НДФЛ.

14. Оформление заголовка Справки по форме 2-НДФЛ

Справки по форме 2-НДФЛ заполняются отдельно по каждому налогоплательщику. В заголовке Справки указывается налоговый период, то есть год, в котором получены доходы, исчислен и удержан налог. Далее приводятся номер Справки о доходах и дата ее заполнения. Нумеровать Справки о доходах по всем налогоплательщикам одним и тем же номером нельзя. В заголовке Справки о доходах также указывается номер инспекции ФНС России, в которую представляются подготовленные формы 2-НДФЛ.

15. Указание кода ОКАТО в п. 1.3 Справки о доходах

Часто налогоплательщики допускают ошибки именно при отражении кода ОКАТО. Согласно Рекомендациям по заполнению сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ (приложение 1 к приказу ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/706@) в соответствующем поле указывается код ОКАТО того муниципального образования, где находится организация. Если же налогоплательщик получил доходы от работы в обособленном подразделении организации, то приводится код ОКАТО того муниципального образования, где находится само обособленное подразделение.

Если доходы налогоплательщиком получены от индивидуального предпринимателя, либо нотариуса, либо адвоката, то указывается код ОКАТО того муниципального образования, где находится место жительства налогоплательщика.

16. Оформление Справки о доходах в случае перевода работника
из одного подразделения организации в другое

Предположим, что работник работал в обособленном подразделении московской организации, которое находится в г. Архангельске. В 2007 году он был переведен на работу в московскую организацию. Как правильно оформить Справку о доходах на этого работника?

В данном случае организация должна оформить на этого налогоплательщика две Справки о доходах, причем за разными номерами.

В отношении доходов, полученных от работы в организации, и соответственно налоговых вычетов и сумм исчисленного и удержанного налога по этим доходам оформляется одна форма 2-НДФЛ, при этом в разделе 1 Справки указываются на основании данных о постановке на налоговый учет ИНН/КПП (п. 1.1) и название московской организации (п. 1.2).

Вторая Справка о доходах оформляется в отношении доходов, полученных от работы в обособленном подразделении организации.

В ней также указываются налоговые вычеты и суммы исчисленного и удержанного НДФЛ по этим доходам. В разделе 1 второй Справки о доходах приводятся данные на основании сведений о постановке на налоговый учет этого обособленного подразделения: ИНН/КПП (п. 1.1) и название этого подразделения организации (п. 1.2).

17. Данные о налогоплательщике, приводимые в Справке о доходах

Данные о самом налогоплательщике отражаются в разделе 2 Справки о доходах. В п. 2.1 приводится ИНН налогоплательщика. Этот показатель указывается только в случае, если он присвоен налогоплательщику российским налоговым органом.

В п. 2.2 отражаются фамилия, имя, отчество физического лица - получателя дохода. Эти данные записываются полностью, без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность налогоплательщика. Для иностранных физических лиц допускается использование букв латинского алфавита.

В п. 2.4 указывается дата рождения налогоплательщика.

При заполнении п. 2.5 "Гражданство (код страны)" используется Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта России от 14.12.2001 N 529-ст. Из данного классификатора выбирают цифровой код государства, гражданином которого является физическое лицо - получатель дохода.

В п. 2.6 приводится код документа, соответствующий виду документа, удостоверяющего личность физического лица. Код выбирают из Справочника "Виды документов, удостоверяющих личность налогоплательщика", приведенного в приложении к форме 2-НДФЛ. Например, код 21 означает, что документом, удостоверяющим личность данного физического лица, является паспорт гражданина Российской Федерации.

Наибольшее число ошибок допускается налогоплательщиками при заполнении п. 2.7 Справки, где отражается адрес места жительства в Российской Федерации, который указывается на основании данных о регистрации по месту жительства.

Например, налогоплательщик зарегистрирован по месту жительства в г. Архангельске, что подтверждается отметкой в паспорте гражданина Российской Федерации. Данный гражданин был в 2007 году переведен на работу в головную организацию, которая находится в г. Москве. Головной организацией ему было предоставлено общежитие в г. Одинцово Московской области, и он получил временную регистрацию в общежитии. В этом случае в Справке о доходах должен указываться только адрес места жительства налогоплательщика в г. Архангельске.

Если налогоплательщик постоянно проживает в иностранном государстве, то в п. 2.9 приводится его адрес в стране проживания.

Адрес места жительства в Российской Федерации отражается в строго установленном порядке [почтовый индекс, код региона, район, город, населенный пункт, улица, дом, корпус (строение), квартира], тогда как адрес в стране проживания указывается в том порядке, который установлен в данной стране, либо в произвольной форме.

Читателям журнала следует обратить внимание на п. 2.3 Справки о доходах, где отражается статус налогоплательщика - резидент Российской Федерации или нерезидент. При заполнении п. 2.3 Справки проставляется цифра 2 в случае, если физическое лицо не является налоговым резидентом Российской Федерации, цифра 1 - если налогоплательщик признается налоговым резидентом Российской Федерации.

18. Заполнение раздела 3 Справки о доходах в случае, если
зарплата работникам выплачивалась два раза в месяц

В разделе 3 Справки о доходах отражаются доходы, полученные от налогового агента, по их видам. Записи о выплаченных доходах вносятся в раздел по месяцам.

Напомним читателям журнала, что согласно ст. 223 НК РФ датой получения дохода в виде оплаты труда считается последний день месяца, за который она выплачена, поэтому заработная плата за месяц отражается одной суммой.

При заполнении раздела 3 формы 2-НДФЛ необходимо использовать справочную информацию, содержащуюся в Справочниках (приложение 2 к форме 2-НДФЛ).

В разделе 3 Справки о доходах, помимо доходов, отражаются суммы профессиональных налоговых вычетов и частично не облагаемые суммы дохода (например, в соответствии с п. 28 и 33 ст. 217 НК РФ).

При этом стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 НК РФ, и имущественные налоговые вычеты, предусмотренные ст. 220 настоящего Кодекса, в разделе 3 формы 2-НДФЛ не отражаются.

19. Заполнение раздела 5 Справки о доходах

Предположим, что в декабре 2007 года работнику был сделан перерасчет налоговой базы и суммы НДФЛ за 2006 год. В связи с этим в 2007 году с налогоплательщика была доудержана сумма НДФЛ за прошлый год.

В разделе 5 Справки о доходах отражаются итоговые суммы выплаченных доходов, исчисленных и удержанных налогов за налоговый период. По упомянутому налогоплательщику должна быть оформлена Справка о доходах за 2006 год, о налоговых вычетах и суммах НДФЛ с учетом перерасчета, проведенного в 2007 году. По этому работнику также оформляется Справка о доходах за 2007 год, о налоговых вычетах и суммах налога за этот год.

Рассмотрим более подробно, что будет отражаться в разделе 5 Справок о доходах за каждый год отдельно (для проведения перерасчетов за 2006 год в Налоговой карточке за 2007 год должен быть заполнен раздел 8).

2006 год. В п. 5.1 указывается общая сумма дохода, выплаченная физическому лицу за этот год без учета налоговых вычетов. Показатель этой строки равен сумме всех доходов, приведенных в разделе 3 Справки о доходах.

В п. 5.2 отражается налогооблагаемая сумма дохода - это разница между общей суммой доходов, указанных в разделе 3 Справки о доходах, и суммой предоставленных налоговых вычетов в разделе 3 и соответственно в разделе 4 (сумма показателей п. 4.5 и 4.6 раздела 4).

В п. 5.3 должна быть указана сумма исчисленного налога с учетом перерасчета суммы НДФЛ, проведенного в 2007 году.

В п. 5.4 должна быть отражена сумма налога с доходов, полученных за 2006 год, удержанная как в 2006, так и в 2007 году, то есть с учетом перерасчета суммы НДФЛ, проведенного в 2007 году.

В Справке о доходах должны быть также указаны сумма возврата НДФЛ и сумма, зачтенная и удержанная при уплате этого налога при перерасчете НДФЛ с доходов прошлых лет.

2007 год. В п. 5.1 приводится общая сумма дохода, выплаченная физическому лицу за 2007 год без учета налоговых вычетов. Показатель этой строки равен сумме всех доходов, приведенных в разделе 3 Справки.

В п. 5.2 отражается налогооблагаемая сумма дохода за 2007 год - это разница между общей суммой доходов, указанных в разделе 3 Справки о доходах, и суммой предоставленных налоговых вычетов в разделе 3 и соответственно в разделе 4 (сумма показателей п. 4.5 и 4.6 раздела 4).

В п. 5.3 приводится сумма исчисленного налога с доходов, выплаченных за 2007 год.

В п. 5.4 должна быть указана сумма НДФЛ с доходов, полученных за 2007 год, без учета суммы этого налога, удержанной в 2007 году с доходов 2006 года.

Сумма НДФЛ, удержанная в 2007 году в результате перерасчета за 2006 год, отражается в п. 5.7 Справки.

В.М. Акимова,

государственный советник налоговой службы III ранга

"Налоговый вестник", N 4, апрель 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) О заполнении новой формы декларации по налогу на доходы физических лиц 3-НДФЛ, утвержденной приказом Минфина России от 29.12.2007 N 162н, см.: НВ: комментарии: - 2008. - N 3. - С. 53-84; N 4. - С. 42-73.