Отчетность для инвестора (М. Иммоева, Ю. Чингин, "Консультант", N 7, апрель 2008 г.)

Отчетность для инвестора

Существует несколько форм финансирования проектов компании. Первый вариант - когда в роли инвестора выступает сама организация. То есть она самостоятельно определяет источник финансирования для своих проектов, используя при необходимости собственные или заемные средства. Второй вариант заключается в том, что организация привлекает инвестора для совместного финансирования проекта. И третий вариант - когда проект полностью оплачивается за счет средств стороннего инвестора и выполняется в его интересах. Во всех случаях компании приходится готовить специальную отчетность, которая содержит подробную информацию о проектах и позволяет эффективно контролировать все этапы их реализации.

Когда речь идет о крупных проектах, перед финансовым директором всегда встает задача выбрать источник привлечения капитала для их реализации. Банковские кредиты отличаются довольно жесткими лимитами по объемам и срокам, сравнительно высокими процентными ставками и не всегда удобны для компаний. Получение доступа на рынки заемного капитала, как правило, процесс, сам по себе требующий предварительных денежных вливаний. Поэтому многие предприятия все чаще привлекают под конкретные проекты сторонних инвесторов. Естественно, что такие партнеры в ходе реализации совместного проекта хотят получать всю информацию о том, как продвигается дело, которое они финансируют. А если деятельность компании предполагает выполнение проектов не в собственных интересах, а за вознаграждение для инвесторов, в частности иностранных, то ситуация для организации усложняется. Зарубежные партнеры, как правило, весьма консервативны и требуют от своих контрагентов подробных отчетов о ходе проекта, составленных в понятной для них форме.

Меняем форматы

Чтобы соответствовать заявленным требованиям, российским компаниям приходится обеспечивать четкую систему сбора информации по проектам и ее формализации. Однако при попытках сделать это предприятия зачастую сталкиваются со множеством сложностей. Дело в том, что у представителей российского бизнеса во многом отсутствует понимание того, что представляет собой качественная инвестиционная отчетность, какие сведения она должна содержать и в какой форме ее следует представлять пользователю. Связано это с тем, что инвестор, финансирующий проект, не воспринимается компаниями как клиент, которому необходимо обеспечить соответствующий сервис. Предприятия, привыкшие работать соблюдая лишь собственные интересы и составляющие отчетность по проектам, мягко говоря, в "урезанном" виде, обычно полагают, что инвесторов этот вариант также устроит. Однако на практике компании сталкиваются с тем, что данный подход не работает, и исполнение в принципе естественных требований инвесторов становится для них серьезной проблемой. Правда, некоторым компаниям удается преодолеть все препятствия, сломать стереотипы и освоить новые правила работы с партнерами.

Рассмотрим все тонкости организации подготовки инвестиционной отчетности на примере девелоперской компании, одним из профильных направлений деятельности которой является исполнение проектов для сторонних девелоперов.

Чтобы оценить предпосылки создания системы подготовки инвестиционной отчетности, следует описать принцип работы компании. Организация оказывает услуги сторонним девелоперам по реализации строительных проектов (данное направление деятельности называют fee-development). Роль компании заключается в том, чтобы управлять строительством в интересах и за счет инвестора, предоставляя сервис, обеспечивающий комфорт инвестора. Основные функции fee-девелопера - строить объект в соответствии с заявленными требованиями, вести необходимый учет, контролировать финансовую составляющую проекта и составлять периодическую отчетность для клиента.

Персональный вопрос

В подготовке инвестиционной отчетности принимают участие следующие специалисты:

Строительный менеджер

Координирует работу по организации строительных работ на объекте. Должен одновременно иметь строительное образование и управленческие навыки. В области формирования инвестиционной отчетности предоставляет информацию о строительной составляющей проекта.

Финансовый менеджер

Контролирует финансовую составляющую проекта, координирует денежные потоки по вверенному проекту, контролирует исполнение условий договоров по оплате и выполнению и поступление подтверждающих первичных документов. Должен обладать финансовым или экономическим образованием и иметь управленческие навыки. Регистрирует все финансовые данные и первичную документацию по проекту в автоматизированной системе.

Руководитель проекта

Бухгалтер проекта

Юрист проекта

Специалист по подготовке инвестиционной отчетности

Специалист IT-поддержки подготовки инвестиционной отчетности

Когда расходы вышли за рамки

Если компания по каким-то причинам превысила бюджет, обозначенный инвестором, ей следует четко и понятно для клиента обосновать и согласовать возникшую разницу. Так, причиной превышения может стать как вынужденная необходимость привлечь более "дорогостоящего" контрагента, приобрести товар по более высокой цене или же скорректировать затраты в связи с изменением рыночных цен. Иногда стоимость превышает запланированную в результате инициативы самого инвестора. Например, изначально для отделки фасада строящегося здания оговаривались одни материалы, однако в ходе проекта клиент передумал и захотел использовать другие, а они оказались дороже. В этом случае, естественно, заказчик должен быть проинформирован обо всех обстоятельствах в инвестиционной отчетности. Для исполнителя в принципе крайне важно соблюсти установленные сроки работ. Поэтому порой для ускорения процесса бывает необходимо привлечь подрядчика, стоимость услуг которого выше, чем у прежнего. Инвесторы, как правило, принимают такого рода объяснения, поскольку эти действия обоснованы сокращением срока. Обычно клиент хеджирует свои риски и закладывает определенный резерв под превышение бюджета. К тому же разница между запланированными и фактическими показателями не существенна в общем объеме и может встречаться лишь по нескольким позициям в отчетности, а в итоге компенсироваться за счет экономии по другим строкам бюджета. В то же время следует внимательно следить за тем, чтобы в общем бюджет не был превышен.

В поисках общего знаменателя

До определенного момента у организации не возникало необходимости готовить полноценную инвестиционную отчетность. Руководство вполне удовлетворял текущий формат, в котором представлялась информация о ходе проектов, - сводные счет-фактуры и ведомости затрат. Однако на определенном этапе развития организация начала сотрудничать с крупными международными партнерами и заказчиками, в частности с такими компаниями, как Strabag AG и Deutsche Bank. Иностранные инвесторы вполне справедливо требовали представить им полноценную картину проекта и хотели получать информацию не по итогам проекта, а с определенной периодичностью по ходу его реализации. Помимо стандартной бухгалтерской информации им также нужны были сведения об итогах всех проводимых тендеров, физическом состоянии проекта и т.д.

Причем каждый клиент предъявлял индивидуальные требования к содержанию отчетности и срокам ее составления. Так, предположим, одному инвестору обязательно было необходимо получать информацию ежемесячно, а другого вполне устраивали квартальные отчеты. Соблюсти интересы всех партнеров, не имея четко отлаженной системы подготовки инвестиционной отчетности, было очень сложно. Поэтому руководство компании приняло решение о том, чтобы перейти на новые правила работы с клиентами, обеспечивающие высокое качество услуг fee-девелопера.

Для воплощения данного решения в жизнь компании следовало прежде всего четко сформулировать для себя требования инвесторов и понять, какие именно сведения они хотят видеть в отчетности. Уже на этом этапе возникли сложности, связанные с расхождениями в методиках расчета различных показателей и непониманием иностранными инвесторами специфики российского законодательства. Например, одним из камней преткновения стал вопрос о покрытии за счет инвестиционных средств курсовых разниц, возникающих в процессе реализации проекта. Дело в том, что в своей работе иностранные инвесторы ориентировались на полученные от компании подтверждающие документы-счета. Кода они получали счет, в котором была указана сумма, скажем, в 100 долларов, то и в последующей инвестиционной отчетности они ожидали увидеть именно эту цифру и не учитывали при этом колебания курсов валют за период между датами получения инвестиций и фактического финансирования проекта за счет данных средств. Очень сложно было убедить инвесторов, что при таких расчетах периодическое возникновение курсовых разниц неизбежно и этот факт также следует учитывать.

Помимо прочего, сложности касались расчетов соответствия расходов по проекту за определенный период установленному бюджету, непонимания партнерами назначения строительных отчетных документов (формы КС-2, КС-З) и других моментов.

Переходный период

Когда с партнерами были урегулированы основные расхождения между методиками расчетов, компания приступила непосредственно к реализации проекта по внедрению централизованной системы подготовки инвестиционной отчетности. Он включал в себя два основных этапа:

1. разработку методологии сбора информации для составления отчетности и регламента обязанностей каждого участника цепи по подготовке инвестиционной отчетности;

2. автоматизацию бизнес-процессов, сопровождающих подготовку отчетности.

Первый этап компания выполнила силами собственных сотрудников. Для этого были созданы специальные рабочие группы на основе матричной структуры управления проектом, в которые входили такие специалисты, как инженеры-строители, финансовые менеджеры, бухгалтеры, юристы, IT-специалисты. Для выполнения второго этапа проекта были приглашены специалисты компании Инталев, которые помогли реализовать все разработанные элементы программно и обеспечить необходимую интеграцию системы подготовки инвестиционной отчетности с программой "1С", в которой организация вела учет.

Таким образом, потенциала компании хватило для того, чтобы методически разложить проект на составляющие, прописать необходимые функции, все это автоматизировать и "поставить на рельсы". Помимо собственно предоставления соответствующего сервиса клиентам, данный проект существенно облегчил жизнь самому fee-девелоперу. Дело в том, что предприятие периодически проверяли аудиторы - как со стороны инвесторов, так и независимые специалисты, приглашенные самой компанией. Ранее в ходе таких проверок предприятию приходилось готовить массу необходимых документов. Теперь аудиторы проверяют компанию в режиме онлайн - все данные и копии подтверждающих документов они могут увидеть непосредственно в программе.

В том, что касается финансовых затрат компании на реализацию проекта по внедрению системы подготовки инвестиционной отчетности, можно сказать, что внутренние издержки оказались не так уж велики. Во многом этого удалось достичь благодаря тому, что большая часть проекта была реализована собственными силами команды сотрудников компании.

"Начинка" отчетности

На сегодняшний день в компании действует отлаженная система подготовки отчетности по проектам для сторонних инвесторов, которая позволяет составлять ее совершенно безболезненно для компании, поскольку весь процесс автоматизирован, регламентирован и подробно описан.

Отметим основные принципы формирования отчетности. Итак, пакет документов для инвестора состоит из двух частей - управленческой и бухгалтерской. Первая предназначена для руководства компании-исполнителя и компании-заказчика. Она позволяет увидеть и понять, в каком состоянии проект. Данная часть отчетности включает в себя несколько блоков информации с соответствующей детализацией и комментариями.

1. Производство работ по проекту

Финансовый менеджер, который закреплен за каждым проектом, собирает информацию со строителей на своем объекте о том, какие работы выполнены. Затем в отчетности отражается физическое состояние строительства - статус, процентное выполнение, плановое начало, плановое завершение, комментарии. Предположим, компания проводит бетонные работы. При составлении отчета указывается, что данные работы выполнены на 50 процентов, цена этих работ 500 долларов, бюджетная цена 600 долларов, потрачено 250 долларов. Затем даются соответствующие комментарии по данной строке в отчетности. Благодаря такой детализации у инвесторов появляется возможность проанализировать отчетность.

2. Ход проведения и результаты тендеров.

Fee-девелопер проводит тендеры, целью которых является выбор наиболее подходящего контрагента для выполнения определенных работ. Организация тендера - довольно серьезное и сложное мероприятие. После мониторинга рынка отбирается порядка шести претендентов, они оцениваются по определенным показателям, в зависимости от планируемых задач (предлагаемая цена на мате риалы, необходимость предоплаты). По итогам конкурса составляется пояснительная записка, где содержится обоснование выбора контрагента. В инвестиционной отчетности указывается, сколько тендеров было проведено за отчетный период, кто был выбран по итогам конкурса, и дается обоснование, почему жребий пал именно на данную организацию.

Чтобы начать работу с отобранным по тендеру контрагентом, необходимо получить одобрение инвестора. Однако на практике некоторые клиенты относятся к этому довольно формально и не требуют жесткого согласования, поскольку для них важнее сам факт предоставления подробной информации и открытости исполнителя. Безусловно, все сопроводительные тендерные документы приложены к отчетности, и при необходимости инвестор может проверить, насколько объективными были результаты конкурсов. В то же время клиенты отдают бразды правления строительством в руки исполнителя. Очевидно, что если отобранный контрагент подведет в ходе реализации проекта, то "разруливать" сложившуюся ситуацию придется именно fee-девелоперу

3. Бюджет исполнения финансирования работ

В этом блоке отчетности указываются фактические затраты исполнителя, планируемые расходы, разница между ними и дается соответствующее описание. Компания уточняет, в связи с чем, например, был превышен бюджет по какой-либо позиции. Разница может возникать в связи с тем, что оплата по счету, выставленному в текущем месяце, будет произведена в следующем. И если подрядчик не желает оплаты в ближайшие несколько месяцев (допустим, в связи с колебаниями курсов доллара), то благодаря отчетности инвестор всегда сможет держать под контролем данный момент.

Помимо показателей за текущий период в отчетности также указываются данные нарастающим итогом.

Точно такой же блок посвящен и исполнению бюджета при выполнении работ. В нем указывается, все ли запланированные работы исполнены в надлежащем объеме, в установленные сроки и в рамках бюджета.

Мы рассмотрели управленческую часть инвестиционной отчетности. Помимо нее существует бухгалтерская часть.

Она готовится непосредственно для бухгалтерии инвесторов, чтобы они могли отразить в учете работы по проекту и признать затраты в целях налогообложения. Если к клиенту с проверкой придут налоговые инспекторы, то у них не должно возникнуть вопросов в отношении экономического обоснования расходов. Чтобы исключить налоговые риски для инвестора, fee-девелопер готовит пакет первичных документов, подтверждающих расходы, - сводную ведомость затрат, сводную счет-фактуру, копии подтверждающих документов и массу другой дополнительной документации, которая может быть истребована инспекторами в ходе проверки.

В настоящий момент в компании ЗАО "Открытие-Недвижимость" финансовая отчетность составляется в соответствии со стандартами РСБУ, а отчетность по МСФО готовится путем трансформации, и этот процесс отдан на аутсорсинг аудиторской фирме. В ближайшем будущем планируется внедрить параллельный учет по двум вариантам стандартов финансовой отчетности и перейти к тому, чтобы в качестве основы при подготовке инвестиционной отчетности использовались МСФО. Эти меры направлены на то, чтобы сократить сроки представления отчетности инвесторам и сделать ее формат унифицированным и более привычным и понятным для западных партнеров.

Стоит отметить, что благодаря автоматизации все необходимые для подготовки отчетности данные и документы довольно удобно хранятся. Так, все первичные документы регистрируются в единой информационной базе компании (в электронном виде или в отсканированном варианте). Благодаря специальным настройкам сформировать полный комплект инвестиционной отчетности можно буквально одним нажатием кнопки. Это позволяет своевременно и в нужном объеме предоставлять информацию пользователям отчетности. Как правило, все инвесторы хотят получать отчетность в бумажном виде, пронумерованную, прошитую и заверенную руководителем компании-исполнителя. Однако при необходимости документы могут быть отправлены заказчику и в электронном виде, правда, обязательно с последующим подтверждением на бумажном носителе.

В заключение хотелось бы отметить, что качественная отчетность по инвестиционным проектам необходима не только в случае, когда их финансирует сторонний инвестор, но и когда речь идет о собственных проектах компании. Ведь руководитель организации должен владеть полной информацией о происходящем на предприятии. Благодаря четко структурированным данным он сможет принимать более взвешенные инвестиционные решения и держать руку на пульсе событий, касающихся проектного финансирования.

Без автоматизации не обойтись

Естественно, наладить подготовку инвестиционной отчетности без соответствующей автоматизации процессов практически невозможно. Если речь идет о нескольких небольших проектах, то справиться компании, скорее всего, удастся при помощи привычного Excel. А если их число увеличится, то количество и операций, и документов, которые следует готовить, возрастет в разы. Для реализации данного проекта будет необходимо либо очень серьезно увеличивать численность персонала, в обязанности которого входит сбор необходимой информации по всем проектам, ее обработка и своевременная формализация, либо регламентировать весь процесс и внедрять специальное ПО.

Если автоматизация в компании не поставлена, то все необходимые бумаги придется копировать множество раз для всех заинтересованных пользователей - инвесторов, налоговых инспекторов, аудиторов, партнеров по бизнесу и т.д. Это крайне трудоемкий и сложный процесс. Кроме того, предварительно всю информацию придется скомпоновать в электронном виде. Вероятность ошибок при такой системе работы будет очень велика.

М. Иммоева,

финансовый директор

ЗАО "Открытие-Недвижимость"

Ю. Чингин,

руководитель отдела инвестиционной

отчетности ЗАО "Открытие-Недвижимость"

"Консультант", N 7, апрель 2008 г.