Вопрос: Руководитель предприятия часто отсутствует, и в связи с этим возникают проблемы с подписанием первичных учетных документов. Возможно ли, чтобы подписи на первичных документах, таких как накладные, счета-фактуры, счета к оплате, доверенности, заявки на склад, за руководителя подписывал другой человек? Каким образом это можно сделать и как официально провести это на фирме? ("Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.)

Руководитель предприятия часто отсутствует, и в связи с этим возникают проблемы с подписанием первичных учетных документов. Возможно ли, чтобы подписи на первичных документах, таких как накладные, счета-фактуры, счета к оплате, доверенности, заявки на склад, за руководителя подписывал другой человек? Каким образом это можно сделать и как официально провести это на фирме?

Первичными документами признаются оправдательные документы, которые подтверждают хозяйственную деятельность фирмы. На их основании ведут бухучет*(1).

Перечень лиц, которые имеют право подписывать первичные учетные документы, утверждает руководитель компании по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляют хозяйственные операции с деньгами, подписывают руководитель фирмы и ее главбух. При необходимости это могут сделать и другие лица, которые уполномочены руководством компании подписывать "денежные" документы*(2).

Право сотрудника на подписание первичных документов должно быть регламентировано внутренними документами фирмы. Все кандидатуры, которые претендуют на право подписи, обязательно должны быть согласованы с главным бухгалтером.

На практике для определения круга лиц, которые имеют право на составление первичных документов, используют должностные инструкции и сложившуюся технологию обработки документации в бухгалтерии фирмы. Полномочия сотрудников на подписание данных первичных документов могут быть закреплены также в приказе или ином распорядительном документе руководителя компании.

Что касается счетов-фактур, то они не являются первичными документами. Это прежде всего основание для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению*(3). Счет-фактура не оформляет хозяйственную операцию, а составляется наряду с первичными документами, не заменяя их. Арбитражные суды согласны с такой позицией. Так, ФАС Поволжского округа*(4) установил, что счета-фактуры без накладной не являются доказательством исполнения обязательств.

Счет-фактуру подписывает руководитель и главный бухгалтер компании либо иные лица, уполномоченные на то приказом по фирме или доверенностью от ее имени. Если счет-фактуру выставляет предприниматель, то документ подписывает сам коммерсант и указывает реквизиты своего свидетельства о государственной регистрации*(5).

Необходимо учитывать, что, как и счет-фактура, доверенность не подтверждает хозяйственную деятельность компании. Поэтому она не относится к первичным документам.

Доверенностью признают письменное уполномочие, которое выдает одно лицо другому лицу для представительства перед третьими лицами*(6).

От имени фирмы доверенность подписывает ее руководитель или иное лицо, уполномоченное на это учредительными документами. Надо также заверить подпись на такой доверенности печатью компании*(7).

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Уполномоченный может передоверить совершение таких действий другому лицу, если это предусмотрено доверенностью либо вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность*(8).

Следует отметить, что на практике полномочия лица на право подписания не только счетов-фактур, но и первичных документов закрепляются также в доверенности от имени компании, подписанной руководителем и главбухом. Можно сказать, что в данном случае к отношениям по выдаче доверенности дополнительно применяют положения пункта 3 статьи 9 закона "О бухгалтерском учете". Таким образом, в вашем случае руководителю фирмы надо выбрать один из 2 возможных вариантов:

- издать приказ, в котором указать лиц, уполномоченных на подписание от имени компании первичных бухгалтерских документов, а также счетов-фактур. Этот распорядительный документ должен быть согласован с главным бухгалтером;

- выдать от имени фирмы доверенность, которая уполномочивает сотрудников на подписание первичных бухгалтерских документов и счетов-фактур. Доверенность подписывают руководитель и (желательно) главный бухгалтер.

О. Горюнова,

эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

1 апреля 2008 г.

"Актуальная бухгалтерия", N 4, апрель 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) П. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(2) П. 3 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ

*(3) Ст. 169 НК РФ

*(4) Пост. ФАС ПО от 28.01.2000 N 5356/98-15-12

*(5) П. 6 ст. 149 НК РФ

*(6) П. 1 ст. 185 ГК РФ

*(7) П. 5 ст. 185 ГК РФ

*(8) П. 1 ст. 187 ГК РФ