Вопрос: Каков порядок оформления формы Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" для подтверждения расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль? ("Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2008 г.)

Каков порядок оформления формы Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" для подтверждения расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль?

В соответствии со ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. К расходам на оплату труда для целей налогообложения прибыли относятся, в частности:

- суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;

- начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели.

Вместе с тем в п. 1 ст. 252 НК РФ определено, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, или документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом согласно ст. 313 НК РФ налогоплательщики исчисляют налоговую базу по итогам каждого отчетного (налогового) периода на основе данных налогового учета. Налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ.

Данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу. Подтверждением данных налогового учета являются, в частности, первичные учетные документы.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

В качестве первичных учетных документов в налоговом учете выступают копии первичных документов, используемых в бухгалтерском учете.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (далее- Постановление N 1) утверждены согласованные с Минфином, Минэкономразвития, Минтрудом унифицированные формы первичной документации по учету труда и его оплаты, в том числе по учету кадров: приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а). Данные формы применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе, составляются на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает поощряемый, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку (форма Т-2 или Т-2 ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

Следует учитывать, что п. 2 Постановления N 1 распространяет унифицированные формы первичной учетной документации Т-11 и Т-11а на все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, то есть произвольная форма приказа о поощрении не допускается.

Таким образом, поскольку унифицированная форма Т-11а, предназначенная для оформления поощрений работников, является первичным документом для учета начисленных расходов на оплату труда в виде премий за производственные результаты, выплата которых предусмотрена трудовыми договорами, эта форма должна быть заполнена в порядке, установленном Постановлением N 1, включая обязательную графу 6 "С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника". При этом к обязательным реквизитам первичных документов, принимаемых для целей налогообложения прибыли, относятся реквизиты, указанные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Следовательно, приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма Т-11а), имеющий все реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ, при отсутствии записи об ознакомлении работников с приказом может быть принят в качестве документального подтверждения произведенных расходов в целях исчисления налога на прибыль.

В соответствии со ст. 313 НК РФ налоговый учет осуществляется в целях формирования полной и достоверной информации о порядке учета для целей налогообложения хозяйственных операций, осуществленных налогоплательщиком в течение отчетного (налогового) периода, а также обеспечения информацией внутренних и внешних пользователей для контроля за правильностью исчисления, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налога.

Н.В. Юрген,

эксперт журнала "Оплата труда:

бухгалтерский учет и налогообложение"

1 июня 2008 г.

"Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение", N 6, июнь 2008 г.