Соцстрах выходит на проверку (Т.Ю. Кошкина, "Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 13, июль 2008 г.)

Соцстрах выходит на проверку

Фонд социального страхования Постановлением от 07.04.2008 N 81*(1) утвердил Методические указания о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей (далее - Методические указания), признав утратившей силу аналогичную "методичку", выпущенную в 2004 году. Новое "пособие" предназначено прежде всего специалистам Фонда на местах, которые должны руководствоваться им при отборе кандидатов на выездную проверку, при ее проведении и оформлении результатов. Однако оно весьма полезно и для бухгалтера, поскольку содержит конкретные рекомендации по расчету различных пособий и правомерности возмещения тех или иных расходов организации за счет средств ФСС. Методические указания - объемный фолиант, объединяющий положения из многих нормативных актов, поэтому он вполне может стать настольной книгой бухгалтера-расчетчика.

В данной статье мы не будем акцентировать внимание читателей на правилах начисления пособий, а рассмотрим только вопросы, касающиеся проведения проверок.

Отбор страхователей для проверки

Так же, как и раньше, проверки будут носить плановый характер, то есть проводиться в соответствии с квартальным планом, утвержденным руководителем отделения (филиала отделения) Фонда. Вместе с тем, как следует из п. 2 Методических указаний, возможны и внеплановые выезды на предприятия, которые применялись и прежде.

Критерии отбора предприятий для включения в план проверок практически не изменились. В частности, к ним относятся:

- значительные суммы расходов по обязательному социальному страхованию;

- систематически получаемые от отделения Фонда значительные суммы на осуществление (возмещение) расходов по обязательному социальному страхованию;

- рекомендации (выводы) по результатам проведенной камеральной проверки представленной организацией отчетности.

В новой "методичке" среди критериев не поименовано такое основание, как периодичность проведения проверок - не реже одного раза в 3 года. Таким образом, организации, не соответствующие трем перечисленным выше критериям, вполне могут избежать внимания проверяющих в течение периода, превышающего установленный срок. Проще говоря, если предприятие не претендует на возмещение относительно крупных сумм за счет средств ФСС и сданные в отделение фонда расчетные ведомости составлены без нарушений, оно, скорее всего, не попадет в план выездных проверок даже в том случае, если с момента прошлой проверки прошло более 3 лет.

Период, подлежащий проверке, и сроки ее проведения

В рамках проверки может быть проверен период, не превышающий 3 календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о ее проведении. Если поводом для включения предприятия в план выездных проверок стали выявленные при камеральной проверке ошибки и противоречия в форме 4 ФСС РФ (4а ФСС РФ, то контролеры проверят не только 3 предшествующих календарных года, но и законченный отчетный период года, в котором проведена камеральная проверка.

В пункте 7 Методических указаний закреплено, что выездная проверка не может продолжаться более 1 месяца, однако это отнюдь не означает, что теперь проверки станут короче: решением управляющего (заместителя управляющего) отделением Фонда срок может быть продлен еще на 1-2 месяца в зависимости от конкретных обстоятельств. Кроме того, проведение проверки может быть приостановлено*(2) (приостановление и возобновление проведения проверки оформляются соответствующими решениями руководителя (заместителя руководителя) отделения Фонда).

Срок проведения проверки исчисляется со дня предъявления решения о назначении проверки и до дня составления справки о проведенной проверке.

В последний день проведения проверки контролеры обязаны вручить руководителю проверяемой организации (представителю) справку о проведенной проверке, в которой фиксируются предмет проверки и сроки ее проведения.

Проверку могут повторить!

В пункте 8 Методических указаний введено определение повторной проверки, которой признается проверка, проводимая независимо от времени проведения предыдущей проверки по тем же основаниям и за тот же период. Старые правила позволяли повторно проверить организацию только в двух случаях:

- при реорганизации или ликвидации предприятия или его обособленного подразделения;

- в порядке контроля отделения Фонда за деятельностью своего филиала, проводившего проверку.

Теперь появилась еще одна причина для повторной ревизии - это представление фирмой уточненной расчетной ведомости, в которой данные о суммах расходов (выплат) указаны в меньшем (или большем) размере, чем в ранее сданной форме отчетности.

Обратите внимание: проверяющие, придя в организацию, обязаны предъявить решение руководителя отделения Фонда о проведении проверки и служебные удостоверения (п. 5 Методических указаний).

Представление документов ревизорам

В ранее применявшейся "методичке" было сказано, что в случае непредставления организацией в ходе проведения проверки запрашиваемых документов проверяющий вправе истребовать их на основании требования о представлении документов. При этом фирме отводилось на изготовление и заверение копий затребованных документов 5 дней. Теперь срок изготовления копий и представления их контролерам продлен до 10 дней. Кроме того, п. 10 Методических указаний закреплено право проверяющих знакомиться с подлинниками документов.

Если фирма не имеет возможности представить копии в течение 10 дней, на следующий день после получения требования о представлении документов она должна в письменной форме уведомить проверяющих об этом, указать причины задержки и дату, когда необходимые документы могут быть переданы контролерам.

Руководитель (заместитель руководителя) отделения Фонда должен в течение 2 рабочих дней со дня получения такого уведомления принять решение о продлении 10-дневного срока или отказать в его продлении.

Акт проверки

Как и раньше, акт должен быть составлен в ходе проверки или не позднее 2 месяцев после ее окончания (составления справки о проведенной проверке). Акт составляется в двух экземплярах (один - для отделения Фонда, другой - для проверяемой организации) и состоит из трех частей: вводной, описательной и итоговой. В последней приводятся:

- сведения о расходах, не принятых Фондом к зачету, о наличии задолженности по страховым взносам на обязательное социальное страхование работников, а также о суммах выявленных недоплат по пособиям;

- предложения проверяющих об отражении суммы не принятых к зачету расходов в бухгалтерском учете и расчетной ведомости и представлении в налоговую инспекцию уточненного расчета по авансовым платежам по ЕСН, о погашении задолженности по страховым взносам, о доплате по неправильно начисленным пособиям и отражении расходов в расчетной ведомости и др.

Проверяющие обязательно представят акт на подпись руководителю проверяемой организации (его представителя). При наличии возражений или замечаний по акту должностные лица предприятия должны сделать об этом оговорку перед своей подписью. Тогда организация должна представить в отделение Фонда письменные возражения или замечания. Сделать это предприятию необходимо в течение 15 рабочих дней со дня получения акта*(3). При этом страхователь вправе приложить к письменному объяснению (возражению) или в вышеуказанный срок передать в отделение Фонда документы (их заверенные копии), подтверждающие обоснованность возражений или мотивы неподписания акта (п. 23 Методических указаний). Все представленные фирмой документы приобщаются к материалам проверки и являются их неотъемлемой частью.

Обратите внимание: при отказе руководителя либо представителя фирмы от подписания акта проверяющий на последней странице сделает об этом соответствующую запись (п. 21 Методических указаний). Поэтому никаких выгод организации-нарушителю отказ от подписания акта не принесет.

Оцениваем итоги выездной проверки

Новая "методичка" изменила срок, в течение которого руководитель (заместитель руководителя) отделения Фонда должен вынести решение по результатам рассмотрения акта и других материалов проверки. Теперь на это отводится не более 10 дней по истечении срока, указанного в п. 23 (15 рабочих дней со дня получения фирмой акта). Иными словами, период с момента вручения акта предприятию до даты вынесения решения не может превышать времени, равного 15 рабочих + 10 календарных дней. Ранее действовал срок в 2 недели + 14 календарных дней, то есть 28 календарных дней.

Должностные лица организации вправе присутствовать при рассмотрении материалов проверки (отделение Фонда обязано известить их о времени и месте рассмотрения этих материалов). В случае неявки должностных лиц материалы проверки и представленные предприятием возражения, объяснения, другие документы рассматриваются в их отсутствие. По результатам рассмотрения материалов проверки составляется протокол.

Если контролеры нашли ошибки, то в течение 10 рабочих дней со дня истечения срока рассмотрения материалов проверки руководитель отделения Фонда принимает решение по результатам проверки, копия которого вручается представителю предприятия под расписку или направляется по почте. По проверкам, в ходе которых не выявлены нарушения, решение руководителем отделения Фонда не принимается (п. 26 Методических указаний).

Обратите внимание: решение о непринятии к зачету расходов, произведенных страхователем - плательщиком ЕСН, будет направлено в ИФНС в течение 10 дней с даты его вынесения.

На основании решения о непринятии Фондом к зачету расходов, произведенных страхователем-"спецрежимником", отделение Фонда направляет предприятию (в течение 10 рабочих дней с момента вступления в силу решения) требование о возврате средств, полученных от отделения Фонда. При отказе от добровольного возврата указанной суммы "методичка" предписывает специалистам Фонда за возмещением нецелевых расходов обращаться в суд.

Если страхователь, применяющий спецрежим, добровольно уплачивает взносы в ФСС, и при проверке выявлена задолженность по страховым взносам, то отделением Фонда будет направлено уведомление о необходимости погашения долга с указанием срока (не позднее срока уплаты страховых взносов за следующий месяц). При невыполнении данного требования руководитель отделения Фонда вправе принять решение о прекращении отношений по добровольной уплате взносов. Отметим, что такой же порядок устанавливался и утратившей силу "методичкой".

Что проверят?

Известно, что за счет средств обязательного социального страхования производятся следующие виды выплат:

- пособие по временной нетрудоспособности;

- пособие по беременности и родам;

- единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности;

- единовременное пособие при рождении ребенка;

- ежемесячное пособие на период отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет - до 01.01.2007; с 01.01.2007 - ежемесячное пособие по уходу за ребенком;

- социальное пособие на погребение либо возмещение стоимости гарантированного перечня услуг по погребению;

- оплата дополнительных выходных дней по уходу за детьми-инвалидами и инвалидами детства до достижения ими возраста 18 лет.

Контролеры проверят обоснованность назначения пособий и размер выплаченных работникам сумм. Очевидно, что наибольший удельный вес среди названных расходов, возмещаемых за счет средств ФСС, приходится на пособия по временной нетрудоспособности, поэтому их проверке мы и уделим особое внимание.

Расходы на оплату листков нетрудоспособности

Как следует из п. 60 Методических указаний, ревизию больничных контролеры начнут с формального изучения представленных организацией листков нетрудоспособности. Ревизоры обратят внимание на заполнение реквизитов листка нетрудоспособности как финансового документа, который должен иметь разборчивые записи медицинских работников, четкие печати, название или штампы медицинской организации, а при выдаче листка нетрудоспособности врачом, занимающимся частной медицинской практикой, - его фамилию и номер лицензии на право осуществления экспертизы временной нетрудоспособности. Имеющиеся исправления или зачеркнутый текст должны быть подтверждены записью "исправленному верить", подписью лечащего врача и печатью медицинской организации. Не допускается в листке нетрудоспособности внесение более двух исправлений.

Проверяющим предписано тщательно изучить соответствие заполнения листков нетрудоспособности требованиям Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514. В частности, ревизоры должны выявлять допущенные в оформлении больничных такие нарушения, как:

- не указано место работы;

- не указана причина нетрудоспособности;

- выдан медицинской организацией, врачом, занимающимся частной медицинской практикой, не имеющими лицензии на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности;

- выдан (продлен) гражданам, находящимся вне места регистрации по месту жительства, без разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя;

- выдан медицинским работником единовременно на срок, превышающий 10 календарных дней, и единолично или без решения врачебной комиссии продлен на срок свыше 30 дней;

- выдан по месту регистрации (месту жительства гражданина), а продлен за пределами административного района без разрешения главного врача медицинской организации либо его заместителя;

- при выписке гражданина после стационарного лечения продлен на срок свыше 10 дней;

- продлен на срок более 24 календарных дней при направлении больных (после выписки из стационара) на долечивание в специализированные санаторно-курортные учреждения;

- выдан по уходу за больным членом семьи старше 15 лет - при амбулаторном лечении на срок более 3 дней или по решению врачебной комиссии на срок более 7 дней;

- выдан на срок свыше 15 дней по уходу за ребенком в возрасте от 7 до 15 лет - при амбулаторном лечении или совместном пребывании с ребенком в стационаре одного из членов семьи;

- выдан гражданину, протезирующемуся в амбулаторно-поликлинических условиях; и т.д.

При наличии таких нарушений проверяющие в ходе проверки дают предприятию возможность исправить ошибки в оформлении оплаченных листков нетрудоспособности. В случае неустранения выявленных нарушений контролеры примут решение о непринятии к зачету расходов на основании акта проверки.

После визуального (формального) контроля начнется проверка по существу. Специалисты отделения Фонда проверят, соответствует ли общая сумма (в разрезе по месяцам), начисленная по листкам нетрудоспособности, данным бухгалтерского учета (дебет счета 69 "Расчеты по социальному страхованию") и отчетным данным, отраженным в расчетной ведомости по средствам ФСС. Выплату пособий проверят по кассе. Сверяя контрольные цифры, ревизорам предписано учесть, что с пособий по временной нетрудоспособности удерживается НДФЛ (полагаем, бухгалтер помнит об этом).

Обязательно проверят правильность определения заработка, из которого исчислены пособия. В связи с этим будут исследованы (п. 57 Методических указаний):

- виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда, действующей в организации;

- правильность определения расчетного периода, за который исчисляется средний заработок;

- точность расчета среднего дневного заработка и размера дневного пособия;

- правильность исчисления страхового стажа.

Выше мы отмечали, что Методические указания - объемный документ, который по праву может стать настольной книгой бухгалтера, осуществляющего расчеты с работниками. И это действительно так, поскольку в п. 45-61 подробно сказано, какими нормативными документами следует руководствоваться при расчете выплат по листкам нетрудоспособности, какие виды выплат включаются в расчет среднего заработка, перечислены основания для снижения размера пособия, указаны максимальные размеры пособий, принимаемых к возмещению за счет средств Фонда, приведены нюансы определения сумм выплат при временной нетрудоспособности для отдельных категорий работников (например, лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, чернобыльцам и др.). На всех вопросах мы останавливаться не будем (освежить эти правила в памяти бухгалтер может самостоятельно), а коротко рассмотрим данные контролерам рекомендации по проверке других видов пособий.

Единовременное пособие при рождении ребенка

Правилам проверки назначения и выплаты этих пособий посвящены п. 62 -71 "методички". В них разъяснено, кто вправе претендовать на получение денег при рождении ребенка, в каких размерах и в каком порядке они выплачиваются. Мы акцентируем внимание читателей на п. 64 Методических указаний, где отмечается, что пособие выплачивается не позднее 10 дней с даты представления всех необходимых документов, а именно:

- заявления о назначении пособия;

- справки ЗАГСа о рождении ребенка;

- справки с места работы (службы, учебы) другого родителя о том, что пособие ему не назначалось (в случае, если оба родителя работают (служат, учатся));

- выписки из решения об установлении над ребенком опеки (копия вступившего в законную силу решения суда об усыновлении для лица, заменяющего родителей (опекуна, усыновителя)).

Обратите внимание: перечисленные документы вместе с расходным ордером на выплату пособия должны быть подшиты в кассовые документы и храниться в бухгалтерии организации.

Ежемесячное пособие по уходу за ребенком

Вновь оставим за кадром подробности выплаты этого пособия и напомним бухгалтеру, какие документы потребуют контролеры в обоснование таких расходов. Итак, на проверку потребуют представить (п. 74 Методических указаний):

- заявления о назначении пособия;

- заявления матерей, находящихся в послеродовом отпуске, о замене послеродового отпуска на отпуск по уходу за ребенком (в случае, если размер пособия по уходу за ребенком выше, чем размер пособия по беременности и родам);

- копии свидетельств о рождении (усыновлении) ребенка, за которым осуществляется уход;

- копии свидетельств о рождении (усыновлении, смерти) предыдущего ребенка (детей);

- выписки из решений об установлении над ребенком опеки (при усыновлении или установлении над ребенком опеки);

- копии приказов о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

- справки с места работы (учебы, службы) матери (отца, обоих родителей) ребенка о том, что она (он, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия, а в случае, если мать (отец, оба родителя) ребенка не работает (не учится, не служит), - справки из органов социальной защиты населения по месту жительства матери, отца ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком - для одного из родителей в соответствующих случаях, а также для лиц, фактически осуществляющих уход за ребенком вместо матери (отца, обоих родителей) ребенка.

Данные документы должны храниться на каждого получателя пособия в бухгалтерии страхователя.

Единовременное пособие женщинам, вставшим на учет
в ранние сроки беременности

Право на это пособие (300 руб.) дополнительно к пособию по беременности и родам имеют женщины, вставшие на учет в медицинских учреждениях в ранние сроки беременности (до 12 недель). В бухгалтерии организации должна храниться на каждого получателя пособия справка из женской консультации (другого медицинского учреждения, поставившего женщину на учет в ранние сроки беременности). Справка подшивается вместе с листком нетрудоспособности (п. 79 Методических указаний).

Другие расходы

Контролеры не оставят без внимания затраты на оплату путевок на санаторно-курортное лечение и оздоровление работников и их детей. В этом случае предприятию необходимо представить решения комиссии (уполномоченного) по социальному страхованию о предоставлении работнику путевки в санаторий (санаторий-профилакторий, пансионат с лечением), заявления работников, медицинские заключения (справки для получения путевки - формы 070/у-04), обратные (отрывные) талоны к санаторно-курортной путевке.

В пунктах 101-104 "методички" разъяснено, какие цифры следует сверить при проверке. Так, стоимость путевок, приобретенных организацией самостоятельно, отражается на счете 50 "Касса", субсчет 3 "Денежные документы" с последующим списанием (по мере выдачи) на счет 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению". В расчетной ведомости по средствам ФСС стоимость выданных путевок отражается в таблице "Расходы по обязательному социальному страхованию с начала года".

Путевки, полученные фирмой под отчет от отделения (филиала отделения) Фонда, учитываются на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". По мере выдачи путевок работникам расходы отражаются предприятием в расчетной ведомости в таблице "Сведения о путевках".

В разделе IV Методических указаний (п. 109-116) приведены требования к подтверждению расходов на оздоровление детей работников.

В заключительной части "методички" перечислены виды пособий, при начислении которых следует применять районные коэффициенты (см. п. 117 документа).

Т.Ю. Кошкина,

редактор журнала "Строительство:

бухгалтерский учет и налогообложение"

"Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", N 13, июль 2008 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Документ зарегистрирован в Минюсте 13.05.2008 N 11667.

*(2) Очевидно, что одним из оснований приостановления проверки может стать несвоевременное представление затребованных контролерами документов.

*(3) Напомним, что до введения новых правил представить возражения организация должна была в течение 2 недель со дня получения акта.