Если работнику нужно помочь материально (Н.А. Теплова, "Упрощенка", N 6, июнь 2010 г.)

Если работнику нужно помочь материально

Многие работодатели время от времени оказывают финансовую поддержку сотрудникам. Выясним, как оформляется материальная помощь, чем облагается и отражается ли в налоговом учете при УСН.

Материальная помощь выплачивается работникам по желанию работодателя и при наступлении определенных событий: свадьбы, рождении ребенка, смерти родственника и т.д. Другими словами, именно руководитель организации или индивидуальный предприниматель решает, когда, кому и в какой сумме она полагается. Материальная помощь относится к непроизводственным выплатам, носит единовременный характер и не связана с выполнением сотрудником трудовых обязанностей.

Документальное оформление

Чтобы получить материальную помощь, работник должен написать заявление и указать в нем событие, в связи с которым он рассчитывает ее получить. К нему прикладываются документы, подтверждающие наличие особых обстоятельств.

Получив заявление, руководитель выносит решение о выплате или невыплате материальной помощи. При положительном ответе на основании заявления издается приказ о выдаче помощи. Унифицированной формы приказа не существует, поэтому он составляется произвольно. Обязательными реквизитами этого приказа является размер денежной суммы, полагающейся сотруднику, и срок ее выплаты. Образцы заявления и приказа представлены на рис. 1 и 2.

Примечание. Отметим, что прибыль для распределения определяется по данным бухгалтерского учета, поэтому организации, желающей выплачивать материальную помощь работникам за счет прибыли прошлых лет, придется вести бухучет в полном объеме.

Некоторые организации выплачивают материальную помощь работникам за счет нераспределенной прибыли прошлых лет. Напомним, что право распределять ее, в том числе и на выплату помощи, есть только у общего собрания учредителей, участников и акционеров (подп. 3 п. 3 ст. 91 и подп. 4 п. 1 ст. 103 ГК РФ). Поэтому решение о распределении прибыли для выплаты материальной помощи (непосредственно какому-то работнику или путем создания фонда для выплаты помощи) принимает общее собрание участников или акционеров, и оно отражается в протоколе собрания.

Рис. 1. Образец заявления об оказании материальной помощи

Генеральному директору ООО "Коралл"

Романову А.Н.

от бухгалтера Шмелевой Н.Е.

Заявление

В связи с рождением 2 апреля 2010 года в моей семье ребенка (Шмелева Дмитрия Петровича) прошу оказать мне материальную помощь.

Приложение: копия свидетельства о рождении ребенка

                                            Шмелева 11 мая 2010 года

Рис. 2. Образец приказа об оказании материальной помощи

Приказ N 23-К

г. Москва                                            11 мая 2010 года

О выплате материальной помощи

Согласно пункту 21 коллективного договора

Приказываю

оказать единовременную материальную помощь бухгалтеру Шмелевой Н.Е. в размере 40 000 (Сорока тысяч) рублей в связи с рождением ребенка. Выплату из кассы произвести до 17 мая 2010 года.

Основания:

1) заявление Шмелевой Н.Е. с просьбой оказать материальную помощь;

2) копия свидетельства о рождении ребенка.

Генеральный директор      Романов              А.Н. Романов

Налог на доходы физических лиц

Согласно пункту 5 статьи 346.11 НК РФ "упрощенцы" не освобождаются от исполнения обязанностей налоговых агентов. Нужно ли исчислять и удерживать НДФЛ с материальной помощи? Не облагается НДФЛ сумма помощи, не превышающая 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). А вот с превышения придется платить налог в общем порядке. Обратите внимание: это касается даже тех случаев, когда финансовая поддержка оказывается бывшим сотрудникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту.

Примечание. О суммах, не облагаемых НДФЛ, сказано в пункте 8 статьи 217 НК РФ.

Также не облагается материальная помощь, выплаченная:

- в связи со стихийным бедствием или с другим чрезвычайным обстоятельством, а также гражданам - членам семей лиц, погибших в результате указанных событий, в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда их здоровью;

- членам семьи умершего работника или бывшего работника, вышедшего на пенсию;

- работнику или бывшему работнику, вышедшему на пенсию, в связи со смертью члена его семьи;

- работникам (родителям, усыновителям и опекунам) в течение первого года после рождения (усыновления или удочерения) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

- гражданам, пострадавшим от террористических актов в России, и членам семьи лиц, погибших в результате таких действий.

До 2010 года срок оказания финансовой поддержки в связи с рождением (усыновлением или удочерением) ребенка был не ограничен. То есть когда бы ни была произведена выплата, не превышающая 50 000 руб., она не облагалась НДФЛ. Теперь НДФЛ не удерживается лишь с выплаты, осуществленной в течение года после рождения (усыновления или удочерения). Такие изменения введены Федеральным законом от 24.07.2009 N 213-ФЗ.

Однако это не все нововведения. Как уже было сказано, НДФЛ не облагается материальная помощь, выданная членам семьи умершего работника или работнику в связи со смертью члена его семьи. С этого года НДФЛ также не взимается с помощи, выплаченной бывшему работнику, вышедшему на пенсию, из-за смерти члена его семьи или членам его семьи в связи с его смертью (Федеральный закон от 19.07.2009 N 202-ФЗ).

Здесь необходимо уточнить, кто признается членами семьи. Согласно статье 2 СК РФ к ним относятся супруги, родители, дети, усыновители и усыновленные. Поэтому остальные родственники ими не являются. Такой же позиции придерживается Минфин (письмо от 03.08.2006 N 03-05-01-04/234).

А вот судебная практика по этому вопросу противоречива. Так, суды неоднократно указывали, что семья рассматривается как единое целое, а значит, в ее состав входят как родители мужа, так и родители жены. Поэтому материальная помощь, оказанная в связи со смертью тестя, тещи, свекра или свекрови, не должна облагаться НДФЛ (постановления ФАС Московского округа от 29.09.2008 N КА-А40/6198-08-О, ФАС Дальневосточного округа от 15.02.2005 N Ф03-А37/04-2/4191 и ФАС Уральского округа от 29.03.2005 N Ф09-1057/05-АК). Однако вряд ли контролирующие органы согласятся с этими доводами, поэтому руководствоваться ими мы не советуем. К тому же есть судебное постановление, содержащее противоположную точку зрения (постановление ФАС Московского округа от 30.12.2005 N КА-А40/13252-05).

Примечание. Термины семейного законодательства, содержащиеся в Налоговом кодексе, применяются в значении, в котором они используются в этой отрасли права (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Пример 1

ООО "Восток" применяет УСН. В апреле 2010 года у водителя В.П. Малышева умерла родная сестра. От него в отдел кадров поступило заявление об оказании финансовой помощи. Руководитель издал приказ о выплате В.П. Малышеву 8000 руб. Иная материальная помощь работнику в 2010 году не оказывалась. В какой сумме нужно удержать и перечислить НДФЛ при условии, что стандартные и иные налоговые вычеты В.П. Малышеву в апреле не полагаются?

С материальной помощи, выплаченной работнику в связи со смертью члена его семьи, НДФЛ не взимается (п. 8 ст. 217 НК РФ). Однако, как мы выяснили, Семейный кодекс не относит к членам семьи родных сестер, поэтому в данном случае НДФЛ нужно исчислить в общем порядке. Налогом не облагается сумма, если она меньше или равна 4000 руб. за налоговый период (п. 28 ст. 217 НК РФ). С превышения же уплачивается НДФЛ. Таким образом, бухгалтер ООО "Восток" должен был удержать и перечислить НДФЛ в размере 520 руб. [(8000 руб. - 4000 руб.) х 13%]. На руки водителю выдадут 7480 руб. (8000 руб. - 520 руб.).

Страховые взносы во внебюджетные фонды

Согласно пункту 1 статьи 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (далее - Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и другие вознаграждения, начисляемые в пользу граждан по трудовым, гражданско-правовым, авторским и иным подобным договорам. Означает ли это, что, если выплата материальной помощи в трудовом договоре не предусмотрена, с нее не надо платить взносы? По логике, да. Однако доказать свою правоту контролирующим органам, бухгалтеру, не начислившему взносы с материальной помощи в пользу лица, с которым заключен трудовой договор, будет довольно сложно. И наверняка спор придется разрешать в судебном порядке. А арбитражной практики по этому вопросу пока нет. Так что тем, кто не желает спорить, лучше взносы все же начислить.

Примечание. По мнению Минздравсоцразвития (см. письмо от 23.03.2010 N 647-19), выплаты, не указанные в трудовом договоре, облагаются страховыми взносами.

Не облагается взносами сумма материальной помощи, не превышающая 4000 руб. (подп. 11 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ). С суммы выше 4000 руб. начисляются взносы. Кроме того, страховые взносы не взимаются с материальной помощи, выплаченной (подп. 3 п. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ):

- гражданам в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством в целях возмещения причиненного им материального ущерба или вреда их здоровью;

- гражданам, пострадавшим от террористических актов на территории РФ;

- работнику в связи со смертью члена его семьи;

- работнику (родителю, усыновителю и опекуну) в течение первого года после рождения (усыновления или удочерения) ребенка, но не более 50 000 руб. на каждого ребенка.

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в ФСС России, утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 N 765 (далее - Перечень). Согласно пунктам 7 и 8 Перечня не облагается взносами на случай травматизма материальная помощь, оказываемая:

- сотрудникам в связи с чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения вреда, причиненного здоровью и имуществу граждан, на основании решений органов государственной власти и местного самоуправления, иностранных государств, а так-же правительственных и неправительственных межгосударственных организаций;

- работникам в связи с постигшим их стихийным бедствием, пожаром, хищением имущества, увечьем;

- в связи со смертью работника или его близких родственников.

На заметку. Материальная помощь и средний заработок

Для расчета государственных пособий бухгалтеру приходится рассчитывать средний заработок. В него включаются все выплаты и вознаграждения в пользу сотрудника, которые учитываются в базе для начисления страховых взносов (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ). Получается, что если выделена, например, материальная помощь в связи с регистрацией брака в размере 10 000 руб., то она войдет в средний заработок лишь частично - в размере 6000 руб. Согласно подпункту 11 пункта 1 статьи 9 Закона N 212-ФЗ материальная помощь, сумма которой не превышает 4000 руб., страховыми взносами не облагается.

А вот при расчете среднего заработка для иных случаев, предусмотренных Трудовым кодексом (например, начисления отпускных), руководствуются Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.

В соответствии с пунктом 3 этого документа при определении среднего заработка не учитываются выплаты, не относящиеся к оплате труда, в том числе и материальная помощь.

При этом близкими признаются родственники по прямой восходящей и нисходящей линии (родители, дети, дедушки, бабушки, внуки), а также полнородные и неполнородные братья и сестры (ст. 14 Семейного кодекса РФ). Как видим, термин "близкие родственники" значительно шире термина "члены семьи". Поэтому при начислении НДФЛ и страховых взносов нужно быть очень внимательным. Например, материальная помощь, выделенная сотруднику в связи со смертью бабушки, взносами на случай травматизма не облагается. Однако если ее сумма больше 4000 руб., с превышения взимаются НДФЛ и страховые взносы в ПФР, ФСС, ТФОМС и ФФОМС.

Виды материальной помощи, не указанные в пунктах 7 и 8 Перечня, должны включаться в базу для исчисления взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Так считают контролирующие органы (письма ФСС России от 18.10.2007 N 02-13/07-10008, от 10.10.2007 N 02-13/07-9665 и УФНС России по г. Москве от 14.09.2006 N 18-11/081282@), а также некоторые судьи (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 24.04.2008 N А33-8071/07-Ф02-1640/08, ФАС Московского округа от 13.10.2008 N КА-А40/9447-08 и ФАС Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А44-2062/2008), и с ними сложно не согласиться.

Примечание. Неполнородными считаются братья и сестры, имеющие только одного общего родителя.

Однако есть и противоположное мнение. Страховые взносы начисляются на оплату труда (доход) сотрудников, а также на вознаграждения по гражданско-правовым договорам (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). На этом основании некоторые судьи приходят к выводам, что любая единовременная материальная помощь (к регистрации брака, рождению ребенка, юбилею и т.д.), не указанная в трудовом или коллективном договоре, не связана с оплатой труда и не должна облагаться взносами (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 03.02.2009 N А58-3247/08-0327-Ф02-76/09 и Западно-Сибирского округа от 27.07.2009 N Ф04-3501/2009(11928-А27-41)). Однако руководствоваться этими доводами мы не советуем. Позиция контролирующих органов иная, а значит, придется отстаивать свою правоту в суде. А арбитражная практика, как видим, есть как положительная, так и отрицательная.

Н.А. Теплова,

эксперт журнала "Упрощенка"

"Упрощенка", N 6, июнь 2010 г.